MODULO IV

La organización y sus áreas funcionales

194
 Propósito

Analiza las áreas funcionales de la empresa, a través de los

recursos que lo conforman.

195
 Las áreas funcionales representan las principales funciones de
una empresa u organización, y su destino es cumplir con la
“visión integrada de la empresa.”

Estas nacen y se adaptan según las necesidades que la organización tenga, por lo que no existe
una fórmula para definir qué áreas funcionales deben estar presentes y cuáles no.

196
 Recursos
Humanos

Producción

Finanzas

197
DINÁMICA

198
 Las áreas funcionales representan las principales funciones de
una empresa u organización, y su destino es cumplir con la
“visión integrada de la empresa.”

Estas nacen y se adaptan según las necesidades que la organización tenga, por lo que no existe
una fórmula para definir qué áreas
funcionales deben estar presentes y cuáles no.

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 Administración de un área funcional: la aplicación del proceso
administrativo al área funcional de que se trate.

Ejemplo: Administración de la producción: es la aplicación del proceso administrativo en las

actividades encaminadas hacia la producción de bienes o servicios.

Administración financiera: es la aplicación del proceso administrativo en las actividades que se

realizan para lograr el óptimo manejo de los recursos financieros de un organismo social.

200
 Finanzas

Operaciones
Producción

Mercadotecnia
Recursos humanos

Administración financiera: es la aplicación del proceso administrativo en las actividades que se

realizan para lograr el óptimo manejo de los recursos financieros de un organismo social.

201
202
 El departamento de Recursos Humanos, también conocido como
«Capital Humano», apuesta a que los individuos que forman parte de
la organización logren los objetivos de la empresa al mismo tiempo
que sus metas personales.

Es decir, la principal función que cumple recursos humanos al interior de la empresa es

aumentar la productividad de dicho recurso (el humano).

203
 f(HUMAN RESOURCES)

• Realizar la planeación de
los Recursos Humanos
• Reclutar personal
• Administrar sueldos y
salarios
• Recabar información
•Mantener relaciones favorables entre la
dirección y el personal
•Evaluar las necesidades de capacitación
•Brindar al trabajador bienestar personal
•Realizar funciones administrativas

Realizar la planeación de los Recursos Humanos, es decir hacer una proyección de las
necesidades de personal para la organización. Cuidar que todos los puestos que integran la
organización estén cubiertos de la mejor forma posible.

Reclutar personal. Este departamento debe ser capaz de atraer a los candidatos más aptos
para ocupar un puesto determinado. Seleccionar, por medio de todo un proceso de selección de
personal, al más idóneo para tomar una posición dentro de la empresa.

Administrar sueldos y salarios, es decir, conseguir que los empleados sean compensados de
manera equitativa mediante un adecuado sistema de retribución que evalúe de manera integral el
trabajo realizado por éstos.

Mantener relaciones favorables entre la dirección y el personal con la finalidad de que

sean las más adecuadas, conciliando siempre los intereses de ambas partes, así como propiciar la
búsqueda de la satisfacción laboral y las oportunidades de trabajo al interior de la organización

Evaluar las necesidades de capacitación que tiene el personal y brindarle la preparación

necesaria, con la propósito de mejorar la calidad del recurso humano.

Brindar al trabajador bienestar personal por medio de elementos tales como prevención,

204
higiene y seguridad, recreación, servicio médico, etc.

Recabar información que describa la situación de los empleados en la organización, por

ejemplo, mediante la aplicación de encuestas que midan el clima organizacional.

Realizar funciones administrativas, es decir, efectuar trámites que la empresa requiere, tales
como altas y bajas de empleados, pago de nómina, contratación de personal, elaboración de
manuales, etc.

204
ADMINISTRACIÓN
POR
COMPETENCIAS

205
 Busca alinear los talentos y habilidades de los colaboradores con
la visión y el objetivo de la empresa, partiendo de la idea de
identificar el perfil perfecto del colaborador para un cargo específico
y, en base a ello, crear una dinámica de reclutamiento y capacitación.

ADMINISTRACIÓN
POR
COMPETENCIAS

206
 Competencias: un conjunto de habilidades, aptitudes y
conocimientos que una persona tiene para ejecutar una tarea o
función específica.

• liderazgo;
• servicio al cliente;
• flexibilidad;
• creatividad;
ADMINISTRACIÓN
• organización;
POR
• enfoque en resultados;
COMPETENCIAS

207
ADMINISTRACIÓN
POR
COMPETENCIAS FINANZAS

208
 La función financiera de la organización, es tratar de aumentar el
patrimonio de los accionistas por medio de la obtención de fondos
módicos y la correcta administración e inversión en los recursos que
generen ganancias económicas.

Área que se preocupa de la obtención de los fondos que requiere la empresa, además de
distribuir y administrar esos fondos entre los diversos activos, plazos y fuentes de
financiamiento, con el objetivo de maximizar el valor económico de la empresa.

209
 f(FINANCE)
• Inversión
• Financiamiento
• Contabilidad
• Obtener liquidez y rentabilidad
• Precisar y operar la estrategia fiscal

Es obtener liquidez y rentabilidad, de otra manera la organización desaparecería, pues no

tendría ningún sentido estar perdiendo dinero, recursos y tiempo.

La función de inversiones por parte de finanzas consiste en:

• Buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa, tales como la creación de
nuevos productos, adquisición de activos, ampliación del local, compra de títulos o acciones,
etc.
• Evaluar dichas opciones de inversión, teniendo en cuenta cuál presenta una mayor
rentabilidad y cuál permite recuperar el dinero en el menor tiempo posible. Asimismo, evaluar si
contamos con la capacidad financiera suficiente para adquirir la inversión, usando capital
propio, o si contamos con la posibilidad de poder acceder a alguna fuente externa de
financiamiento.
• Seleccionar la opción más conveniente para nuestro negocio.

2.1.2 Financiamiento
La función de financiamiento por parte de finanzas consiste en:
• Buscar fuentes de financiamiento para la empresa, tales como préstamos, créditos, emisión de
títulos valores, de acciones, etc.
• Evaluar dichas fuentes de financiamiento: por ejemplo, en el caso de adquirir un préstamo o
un crédito, evaluar cuál nos brinda mejores facilidades de pago y cuál tiene un menor costo

210
(menor tasa de interés). A su vez, evaluar nuestra capacidad para hacer frente a la adquisición de
la deuda.
• Seleccionar la más conveniente para nuestro negocio.

La contabilidad sirve para proporcionar información relacionada con las actividades financieras
de una empresa o una persona.

En el sistema contable se deben ejecutar tres pasos:

• Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro
sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.
• Clasificación de la información: para que la información contable sea útil, debe existir un
registro completo de todas las actividades comerciales. Por lo tanto, la información se debe
clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se
recibe o paga dinero.
• Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman
decisiones sea útil, esta debe ser resumida.

210
OPERACIONES (PRODUCCIÓN)

211
 Es el área encargada de la transformación de los insumos en
productos o servicios terminados.

Una de las definiciones mas simples y concretas que se han dado

sobre producción es la de Elwood S. Buffa, que dice: "La producción
es el proceso mediante el cual se elaboran bienes y servicios".

La producción es de trascendental importancia en la vida de toda sociedad, puesto que la

producción de bienes y servicios va a satisfacer las necesidades de los integrantes de la misma;
el incremento de la producción constituye el factor de desarrollo y progreso material más
importante de una sociedad.

212
 f(OPERATIONS)
• Optimizar procesos
• Transformación de materias primas
• Localización
• Distribución de la planta
• Prevención de riesgos

Lograr una óptima transformación de los insumos, a través de procesos eficientes y

eficaces en cuanto al uso de la materia prima, la maquinaria, la tecnología, los métodos, la mano
de obra y otros recursos que se utilicen.
La adecuada localización de futuras plantas producción, mediante el análisis apropiado de
los siguientes criterios: cercanía de los insumos, del mercado real y disponibilidad del recurso
humano calificado.
La planeación de la distribución física, es decir determinar los espacios necesarios para
facilitar los procesos de producción.
El estudio del trabajo, el cual consiste en determinar mediante un análisis sistemático las
tareas que se habrán de realizar.
La prevención de riesgos laborales, la cual tiene como propósito eliminar o reducir al
mínimo los peligros relacionados con las propiedades físicas de la empresa, la administración o
con las actividades de producción (es decir, con la mano de obra y materiales).

213
 Calidad

Las fases del control en los productos pueden ser sobre las materias primas, los productos en
proceso o los productos terminados. El departamento de control de calidad determina cuándo,
con qué frecuencia y cuántas unidades se deben inspeccionar; si existen anomalías, el control
investiga las causas y establece las medidas correctivas para evitar que se siga produciendo un
mayor número de unidades defectuosas.
En cuanto a los servicios, la calidad puede determinarse con respecto a su rapidez, eficiencia,
facilidad, comodidad, etc.

214
 Calidad
Asegurar que el producto cumple con las
características técnicas establecidas.

Esta función consiste en confirmar que los productos fabricados se ajusten a las características
y especificaciones previamente establecidas en cuanto a: composición física o química,
volumen, peso, forma, sabor, limpieza, confiabilidad, etc.
Las fases del control en los productos pueden ser sobre las materias primas, los productos en
proceso o los productos terminados. El departamento de control de calidad determina cuándo,
con qué frecuencia y cuántas unidades se deben inspeccionar; si existen anomalías, el control
investiga las causas y establece las medidas correctivas para evitar que se siga produciendo un
mayor número de unidades defectuosas.
En cuanto a los servicios, la calidad puede determinarse con respecto a su rapidez, eficiencia,
facilidad, comodidad, etc.

215
 f(QUALITY)
• Métodos y medidas de control
• Inspección y pruebas
• Recuperación

A. Métodos de control. Determina las formas de prevenir o limitar desperfectos no aceptables

en los productos, partes o subensambles.
B. Medidas de control. Mantiene la precisión de medida en los instrumentos utilizados en las
actividades de inspección.
C. Inspección y pruebas. Conduce el análisis y medidas de control, rechaza productos con
defectos y recomienda la detención de producción de procesos defectuosos.
D. Departamentos de quejas de clientes. Investiga y reporta la responsabilidad en
manufacturas de productos defectuosos según el cliente, y toma medidas correctivas.
E. Recuperaciones. Determina métodos económicos para utilizar artículos defectuosos u
obsoletos, para recuperar al menos parcialmente su costo.

216
Compras

217
 Calidad
Se encarga de hacer las distintas requisiciones o
pedidos a sus proveedores.

. Una vez establecida la fecha de entrega de los insumos, el departamento realizará el

seguimiento oportuno de las órdenes para asegurarse de que la entrega se cumpla en el tiempo
pactado.

Esta situación exige a la empresa contar con un personal no sólo altamente capacitado en el
área de finanzas o mercadotecnia para obtener las mejores utilidades, sino también
suficientemente competente para abastecer a la empresa con suministros de alta calidad y a un
bajo precio

Mayor confianza en el producto del proveedor,

Mejor servicio del suministrador,
Análisis de valores,
Pronóstico de precios a largo plazo,
Adaptación a procedimientos automatizados,
Relaciones comerciales más eficaces,
Introducción de nuevos materiales,
Coordinación de los requisitos de los materiales y sostener sus costos tan bajos como sea
posible sin menoscabo de la calidad.

218
 f(PROCUREMENT)
• Políticas de compras
• Evaluar proveedores
• Conservar un flujo ininterrumpido de materiales
y servicios.
• Mantener el nivel de los stocks
• Cuidar que los precios de compra.

Establecer políticas de compra: esto consiste en determinar las directrices que regularán el
marco de acción al que deberá ajustarse la persona que realiza la gestión diaria de las compras.
Evaluar a los proveedores: la finalidad de esta actividad es conocer varios distribuidores de
productos o prestadores de servicios para así poder tener una comparación sobre precios,
condiciones de pago, plazos de entrega, etc.
Conservar un flujo ininterrumpido de materiales y servicios.
Mantener el nivel de los stocks en sus niveles más bajos posibles.
Cuidar que los precios de compra siempre sean los más bajos posibles.
Conservar el nivel de calidad necesario en los insumos y productos terminados que se
adquieren.
Realizar una búsqueda continua de nuevos productos y fuentes alternas de
abastecimiento.

219
Almacenes

220
 Calidad
Controla físicamente, y mantiene, todos los artículos
inventariados.

Se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño,
desuso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos.
Los registros se deben mantener, lo cual facilita la localización inmediata de los artículos.

221
 f(Warehouse)
• Control de inventarios.
• Abastecimiento

La función de control de inventarios tiene la responsabilidad de conservar los registros

detallados de partes y materiales utilizados en el proceso de producción.
Se mantienen en orden los registros de partes y materiales y se realizan inventarios físicos
periódicos para verificar y ajustar los registros.
Los requerimientos de material determinados por el control de producción son comprobados
contra los registros del inventario antes que las necesidades detalladas de requisiciones se envíen
al departamento de compras.
Además, este departamento tiene la responsabilidad de controlar los materiales ajenos a
producción, tales como herramientas prescindibles, artículos de oficina, de mantenimiento, de
reparación y de operación.

222
MERCADOTECNIA

223
 Calidad
el proceso mediante el cual las empresas crean valor
para sus clientes y generan
fuertes relaciones con ellos para, en reciprocidad,
captar el valor de sus clientes.

El marketing no debe ser entendido con el viejo significado de hacer una venta —“decir y
vender”— sino en el nuevo sentido de satisfacer las necesidades de los clientes.

Si el mercadólogo comprende las necesidades del cliente, desarrolla productos que le

proporcionen valor superior y les fi ja precios adecuados, además de distribuirlos y promoverlos
eficazmente, esos productos se venderán con facilidad.

El departamento de mercadotecnia juega un papel muy importante en las organizaciones, ya

que es el que se encarga de identificar una necesidad y satisfacerla a través del conocimiento
profundo del cliente y busca lograr que el producto o servicio sea hecho a la medida de éste.

224
 f(Marketing)
• Investigaciones de mercado.
• Decisiones de productos
• Decisiones de puntos de ventas y precios
• Estrategias de Promoción

Realizar investigaciones de mercado: esta actividad consiste en elaborar estudios para

conocer la información más relevantes obre los clientes potenciales de los bienes o servicios
que ofrece la organización.
Tomar decisiones sobre los productos o servicios: esto implica hacer las modificaciones
necesarias en sus características de contenido, calidad y presentación para satisfacer las
necesidades de los clientes.
Tomar decisiones de precio: consiste en determinar las estrategias a seguir para la fijación de
precios, con base en el análisis de los clientes y competidores de la organización.
Toma de decisiones de distribución o plaza: se determinan las bases para que el producto o
servicio llegue a los consumidores finales.
Diseño de estrategias de promoción: a través de ellas, se dan a conocer los productos o
servicios, buscando la forma de incentivar a los consumidores a adquirirlos.
Servicios Post-venta: consiste en dar seguimiento a los clientes después de realizar una venta,
para conocer su opinión y nivel de satisfacción.

225
 Ventas

lograr que los esfuerzos comerciales de la compañía se traduzcan en ventas, las cuales, a su vez,
contribuyen a incrementar la rentabilidad de la empresa.

226
 Calidad
El término "ventas" se refiere a todas las
actividades involucradas en la venta de un producto
o servicio a un consumidor o empresa.

Desde la obtención de prospectos hasta la construcción de relaciones y la provisión de

soluciones a los clientes.

El objetivo es llegar a los clientes potenciales que han mostrado interés o se ajustan a la
descripción del cliente objetivo de la empresa, con la esperanza de brindarles una solución que
resulte en la compra de su producto o servicio.

227