06-Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

UNIDAD VI
GRUPO DE PROCESOS DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
OCTUBRE, 2016
COCHABAMBA - BOLIVIA
Seguimiento y control del proyecto
• La etapa de SEGUIMIENTO Y CONTROL está compuesto por aquellos
procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y
desempeño del proyecto. En esta etapa se incluye:
• Controlar cambios y recomendar acciones correctivas a fin de evitar

problemas.
• Monitorear el proyecto comparándola con el plan para la dirección
del proyecto y la línea base de desempeño.
• Garantizar que solamente se ejecuten cambios aprobados.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN EN LA ETAPA DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL:
 MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO

 CONTROLAR CAMBIOS
GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE TOTAL
INICIACION PLANIFICACION EJECUCION SEGUIMIENTOY CONTROL CIERRE
CONOCIMIENTO PROCESOS
GESTIÓN DE LA - Monitorear y controlar el trabajo

x x x x 6
INTEGRACIÓN - Controlar cambios
GESTIÓN DEL ALCANCE x - x -x x -x 5
GESTIÓN DEL TIEMPO x - x -x - x -x x 6
GESTIÓN DE LOS COSTOS x -x x 3
GESTIÓN DE LA CALIDAD x x x 3
GESTIÓN DE LOS RRHH x x - x -x 4
GESTIÓN DE LAS
x x x -x x 5
COMUNICACIONES
GESTIÓN DE LOS RIESGOS x - x -x - x -x x 6
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES x x x x 4
TOTAL PROCESOS 2 20 8 10 2 42
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN EN LA ETAPA DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL:
6.1 MONITOREAR Y CONTROLAR EL

TRABAJO
CONTROLAR INTEGRADO DE CAMBIOS
6.1 Monitorear y controlar el trabajo
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN EN LA ETAPA DE
MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO
6.2 CONTROLAR CAMBIOS

6.2 Controlar cambios
GESTIÓN DEL ALCANCE EN LA ETAPA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:
 VERIFICAR ALCANCE
 CONTROLAR ALCANCE
GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE TOTAL
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN x x x x -x x 6
- Verificar alcance
GESTIÓN DEL ALCANCE x - x -x 5
- Controlar alcance
GESTIÓN DE LAS
x x x -x x 5
COMUNICACIONES
GESTIÓN DEL ALCANCE EN LA ETAPA DE
6.3 VERIFICAR ALCANCE

CONTROLAR ALCANCE
6.3 Verificar el alcance
GESTIÓN DEL ALCANCE EN LA ETAPA DE
VERIFICAR ALCANCE
6.4 CONTROLAR ALCANCE

6.4 Controlar el alcance
GESTIÓN DEL TIEMPO EN LA ETAPA DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL
6.5 CONTROLAR CRONOGRAMA

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE TOTAL
GESTIÓN DEL TIEMPO x - x -x - x -x - Controlar cronograma 6
GESTIÓN DE LAS
x x x -x x 5
COMUNICACIONES
6.5 Controlar cronograma
TECNICAS Y HERRAMIENTAS:
GESTIÓN DE LOS COSTOS EN LA ETAPA DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL :
6.6 CONTROLAR LOS COSTOS

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE TOTAL
GESTIÓN DE LOS COSTOS x -x - Controlar los costos 3
GESTIÓN DE LAS
x x x -x x 5
COMUNICACIONES
6. 6 Controlar los costos
MÉTODO DEL VALOR GANADO (EVM – EARNED VALUE MANAGEMENT)
Esta herramienta se utiliza para controlar la gestión integrada del
alcance, el cronograma y los costos. Para llevar a cabo la gestión del
valor ganado es necesario calcular 3 valores:
• VALOR PLANIFICADO (PV: PLAN VALUE)
• COSTO REAL (AC: ACTUAL COST)
• VALOR GANADO (EV: EARNED VALUE) O VALOR DEL TRABAJO REALIZADO
TECNICAS Y HERRAMIENTAS:
EJEMPLO: PROYECTO AUTOMOVIL
Cronograma planificado:
Valor planificado (PV):
El Valor planificado (PV) coincide con el presupuesto acumulado de costos

o sea la LÍNEA BASE DE COSTOS:
Costos reales (AC):
Diferencia entre Valor Planificado (PV) y Costos Reales (AC):
Gráficamente:
Porcentaje de avance y valor ganado (EV): Gráficamente: PV / AC / EV
Análisis de variación en los costos:

Para analizar los desvíos de costos se debe comparar el valor ganado (EV) con el costo real (AC).
Esta comparación se puede hacer a través de la variación del costo (CV: Cost Variance) o con el
índice de desempeño del costo (CPI: Cost performance índex).
• Variación del costo: CV = EV – AC

• Índice de desempeño del costo: CPI = EV/AC
Análisis de variación en el Cronograma:
Para evaluar en forma apropiada el cumplimiento del avance en los tiempos del
proyecto es necesario comparar el EV con el PV. Esta comparación se puede
hacer a través de la Variación del Cronograma (SV: Schedule Variance) o con el
Índice de Desempeño del Cronograma (SPI: Schedule Performance Index).
• Variación del cronograma: SV = EV – PV

• Índice de desempeño del cronograma: SPI = EV/PV
Resumen de indicadores del Valor ganado:

Proyección de costos:
La terminología utilizada para las proyecciones de costos es la siguiente:
• Presupuesto hasta la conclusión (BAC: Buget at completion)
BAC = 10.000
• Estimación hasta la conclusión (ETC: Estimate to complete)
ETC = BAC – AC = 4.000
• Estimación a la conclusión (EAC: Estimate at completion)
EAC = AC + (BAC – EV)
EAC = 8.000 + (10.000 – 6.000) = 12.000
• Índice del trabajo por completar (TCPI: To conclude performance index)

Este índice mide la relación entre lo que falta trabajar (BAC – EV) y los fondos
restantes (BAC – AC). Indica la eficiencia de costos necesaria para alcanzar el
BAC (o el EAC).
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
TCPI = (10.000 - 6.000) / (10.000 – 8.000) = 2
Parámetros del indicador TCPI:

TCPI > 1: Malo. Se debe mejorar la eficiencia en los trabajos restantes para no
exceder el presupuesto inicial.
TCPI < 1: Bueno. Se tiene holgura para en algún momento gastar en alguna
actividad más de lo presupuestado, sin que esto afecte al presupuesto global.
RESUMEN DE LOS INDICADORES DE LA PROYECCIÓN DE COSTOS:
NOMBRE FORMULA INTERPRETACION
Estimación a la conclusión (EAC) AV + (PV-EV) Cúanto costará el proyecto al finalizar

Estimación hasta la conclusión (ETC) EAC - EV Cuanto más costará el proyecto
Lo que falta trabajar BAC - EV Lo que falta trabajar
Variación a la conclusión (VAC) BAC - AC Los fondos restantes que se necesita para terminar
Indice de desempeño del trabajo porcompletar (TCPI) (BAC - EV)/(BAC - AC) Indica la eficiencia de costos necesaria para terminar el proyecto.
GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA ETAPA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:
6.7 REALIZAR EL CONTROL DE CALIDAD

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE TOTAL
GESTIÓN DE LA CALIDAD x x - Realizar el control de calidad 3
GESTIÓN DE LAS
x x x -x x 5
COMUNICACIONES
6. 7 Realizar el control de calidad
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES EN LA ETAPA DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL:
6.8 INFORMAR EL DESEMPEÑO

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE TOTAL
GESTIÓN DE LAS
x x x -x - Informar el desempeño 5
COMUNICACIONES
6. 8 Informar el desempeño
INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LOS RIESGOS EN LA ETAPA DE
6.9 MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE TOTAL
GESTIÓN DE LAS
x x x -x x 5
COMUNICACIONES
GESTIÓN DE LOS RIESGOS x - x -x - x -x - Monitoear y controlar los riesgos 6
6. 9 Monitorear y controlar los riesgos
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES EN LA ETAPA DE
SEGUIMEINTO Y CONTROL:
6.10 ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DE SEGUIMIENTOY TOTAL
INICIACION PLANIFICACION EJECUCION CIERRE
CONOCIMIENTO CONTROL PROCESOS
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES x x x -x x 5
GESTIÓN DE LAS
x x - Administrar las adquisiciones x 4
ADQUISICIONES
6.10 Administrar las adquisiciones
EVALUACIÓN CONTINUA
PARTICIPATIVA

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UNIDAD VI

• Controlar cambios y recomendar acciones correctivas a fin de evitar

 MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO

GESTIÓN DE LA - Monitorear y controlar el trabajo

6.1 MONITOREAR Y CONTROLAR EL

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO

6.2 CONTROLAR CAMBIOS

6.3 VERIFICAR ALCANCE

6.4 CONTROLAR ALCANCE

6.5 CONTROLAR CRONOGRAMA

6.6 CONTROLAR LOS COSTOS

Valor planificado (PV):

El Valor planificado (PV) coincide con el presupuesto acumulado de costos

Diferencia entre Valor Planificado (PV) y Costos Reales (AC):

Análisis de variación en los costos:

• Variación del costo: CV = EV – AC

Análisis de variación en el Cronograma:

• Variación del cronograma: SV = EV – PV

Resumen de indicadores del Valor ganado:

• Índice del trabajo por completar (TCPI: To conclude performance index)

Parámetros del indicador TCPI:

RESUMEN DE LOS INDICADORES DE LA PROYECCIÓN DE COSTOS:

NOMBRE FORMULA INTERPRETACION

Estimación a la conclusión (EAC) AV + (PV-EV) Cúanto costará el proyecto al finalizar

6.7 REALIZAR EL CONTROL DE CALIDAD

6.8 INFORMAR EL DESEMPEÑO

INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO

6.9 MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

GESTIÓN DE LOS RIESGOS x - x -x - x -x - Monitoear y controlar los riesgos 6

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES x x x x 4

6.10 ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES

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