ION-F-DA-008-4

DESCRIPCION DE CARGOS Elaboró DA

Aprobó GG
Versión 02
Fecha: 09-04-2018
Dirección Administrativa- Gestión Humana
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NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA

Administrativamente Funcionalmente
Reporta a: Dirección Administrativa Dirección Administrativa.-
Gerencia General

Misión del cargo: Ejecutar y verificar las actividades de apoyo y complementarias de los
procesos misionales y administrativos de acuerdo con las políticas y
directrices establecidas, garantizando la satisfacción de los usuarios, el
mejoramiento continuo y la proyección de los productos y servicios.

Perfil: Nivel educativo: Técnica, tecnológica

Formación/Profesión: Técnico Administrativo, secretariado, Gestión
Administrativa
Experiencia general: 2 años
Experiencia específica: 1 año

Habilidades informáticas y tecnológicas:

• Conocimiento, y destreza para manejar programas del Sistema Office:
Word, Excel, PowerPoint; correo electrónico, internet y Box.

Habilidades técnicas y metodológicas:

 Atención al cliente.
 Sistemas de inventarios.
 Gestión de archivos documentales físicos y digitales.
 Gestión de procesos.
 Sistemas de gestión.
 Comunicación efectiva.
 Redacción y ortografía.
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Aprobó GG
Versión 02
Fecha: 01-30-2014
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NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA

Competencias para el Indique para cada competencia si el cargo requiere nivel Muy Alto (MA), Alto
cargo: (A), Medio (M) o Bajo (B).

Competencias
Corporativas MA A M B
Innovación X

Calidad X

Integridad X

Creatividad X

Honestidad X

Ética X
Competencias
Específicas MA A M B
Servicio al Cliente X

Proactividad X

Flexibilidad X
Orientación al
detalle X
Orientación al
resultado X

Responsabilidades  Conocer y poner en práctica el Reglamento Interno de Trabajo, manual

generales: de convivencia y las Políticas de la empresa publicadas.
 Conocer, implementar y hacer seguimiento al Sistema de Gestión de
calidad de la empresa.
 Participar activamente en la identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos, junto con el cumplimiento de las normas de
seguridad y salud en el trabajo planteadas en el SG-SST
 Procurar el cuidado integral de su salud.
 Conocer el Plan de Manejo Ambiental que es implementado en la
empresa y velar por su cumplimiento
 Presentar informe de sus actividades a los jefes inmediatos de la
empresa
 Velar por el hermetismo y confidencialidad de la información de la
empresa, del área en que se desempeña, y de los procesos realizados
en la misma.
 Seguir y acatar las directrices estipuladas por la gerencia y la dirección
administrativa.
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NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA

 Fomentar relaciones humanas basadas en la ética, el respeto, la

responsabilidad, el compromiso, el liderazgo, el profesionalismo, la
discreción, la honestidad y el sentido de pertenencia.
 Participar activamente de las reuniones programadas por la empresa.
 Administrar los bienes y recursos del área, velando por su buen manejo,
funcionamiento e integridad.
 Mantener organizada su área de trabajo
 Responder por los implementos y equipos utilizados en su puesto de
trabajo
 Tener excelente presentación personal acorde con el cargo, y con las
políticas de la empresa

Funciones específicas:  Recibir y realizar llamadas telefónicas laborales, haciendo la debida

identificación de la empresa y de la persona que responde, operar los
medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos.
 Elaborar, recibir, examinar, clasificar, radicar y efectuar el registro de los
documentos relacionados con las diferentes áreas, incluyendo correos
electrónicos, facturas, aplicar el criterio de clasificación de la misma
asegurando su seguimiento y proceso de archivo.
 Elaborar y controlar las diferentes comunicaciones para la finalización
de contratos de obra del personal, autorización de retiro de cesantías y
certificados laborales, entre otras los cuales serán revisadas y firmadas
por la Dirección Administrativa.
 Elaborar los procedimientos para los viajes (pasajes, tiquetes aéreos) y
reservas de hoteles, preparación de autorizaciones de viaje, tramitación
de solicitudes de visas y otros documentos que se requieran, del
personal de la empresa, o invitados.
 Controlar e informar sobre las copias y fotocopias realizadas por las
diferentes áreas de la empresa, presentar informe mensual a la
Dirección Administrativa.
 Apoyar los procesos de compra: solicitud de 3 cotizaciones como
mínimo, realizar el comparativo y finalizar la compra, hacer la entrega a
la dependencia respectiva.
 Realizar el control de inventarios de insumos y consumos de oficina,
presentar informe mensual a las directivas de la empresa.
 Llevar control sobre combustibles utilizados en los vehículos de la
empresa; presentar informe mensual a las directivas de la empresa.
Tramitar renovaciones de planillas de circulación de vehículos placa
blanca de la empresa.
 Notificar y controlar respecto a los mantenimientos preventivos de los
vehículos de la empresa y de la gerencia, renovaciones de licencias de
conduccion y SOAT, pago de impuestos.
 Realizar el apoyo administrativo y logístico para las reuniones de
trabajo, seminarios, conferencias, talleres, retiros, participar activamente
de ellas y elaborar las actas.
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NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA

 En caso de requerirse, coordinar, controlar el horario y llevar registro de

las rutas programadas para los conductores asignados.
 Registrar y notificar mensualmente, el consumo de servicios públicos en
oficina.
 Registrar asistencia del personal de oficina y del personal de aseo.
 Realizar la recepción y puesta en marcha de los formatos de
requerimiento de personal, reclutamiento con las bolsas de empleo,
exámenes ocupacionales, a su vez finalizar el trámite con entrega de la
carta de aceptación de oferta laboral y listado de documentos para
ingreso.
 Realizar el proceso de vinculación y retiro del personal contratado por la
empresa, garantizando la efectividad de los trámites extendidos hasta el
núcleo familiar del empleado.
 Elaboración de prefactura planilla PILA de las empresas ION S.A.S y
BIONEXUS S.A.S.
 Archivar y llevar el control de los documentos del área, incluidos
incapacidades, vacaciones, compensatorios y /o ausentismos.
 Realizar trámites de transcripción de incapacidades, radicar las mismas

Indicadores de  Utilización efectiva de recursos.

desempeño:  Cumplimiento de los objetivos de trabajo en el tiempo esperado.
 Actividades de apoyo y complementarias cumplidas eficazmente en el
tiempo esperado.
 Aplicación de herramientas técnicas y tecnológicas con acierto.

Personal a su cargo:  Personal de aseo.

 Conductor

Relaciones internas y Internas:

externas  Gerentes
 Alianza - UT
 Director Administrativo
 Ingenieros.
 Arquitectos
 Gestión Humana
 Personal en general de la empresa.

Externas:
Clientes, Proveedores y Visitantes

Demandas físicas y  Riesgo ergonómico.

riesgos  Riesgo psicosocial.
 Riesgo mecánico-
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NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA

Estructura
Organizacional

Observaciones:

Elaboró: Dirección Administrativa

Revisó: Dirección de gestión humana
Aprobó: Gerente General - Ingeniero Enrique Acevedo Ruiz
Fecha: Enero de 2018

Fecha de entrega:

Nombre responsable del Cargo Firma