COMUNICACIÓN VÍA TELEFÓNICA DEPTO.
DE COMPRAS
HALLAZGOS
La mayoría de proveedores inicia a atender a las 8:00 a.m.
Se tiene disponible un celular por cada dos personas a
cargo de compras, lo cual limita lo siguiente:
 El seguimiento inmediato por medio de llamadas o
WhatsApp.
 La respuesta de mensajes. (dan lectura sin notificar
a la persona interesada)
 Limita la descarga de documentos, imágenes y
demás información proporcionada por los
proveedores.
Las encargadas de compras indican a los clientes internos
(gerencia/supervisión) que en 15 minutos trasladaran la
cotización requerida, pero a veces tardan de uno a varios
días en hacerlo.
ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
 En cuanto las encargadas inician labores en
SALVAJE S.A. pueden enviarles a los proveedores
la solicitud de cotización por el medio
correspondiente. Esto puede favorecer el tener una
pronta respuesta.
 Se considera necesario que cada encargada de
compras cuente con un dispositivo (celular) para
agilizar el proceso de compras.
 Las encargadas tienen que estar pendientes de los
medios de comunicación en que los que hacen
cotizaciones: WhatsApp/ pocas veces en Skype.
 Fijar los principales chats en WhatsApp:
1. Cotiza. Especial Transver
2. Cotiza. Especial Verapace
3. Gerencia Verapaces/Poptun
 Considerar el tiempo que se demora cada
proveedor en responder una cotización para así
acordar con los proveedores internos un tiempo de
respuesta.
(no siempre son 15 minutos que se requieren)
  Por ejemplo, al cotizar con un mínimo de 3
proveedores y que el producto esté inexistente, la
encargada de compras debe informar al cliente
interno, y detallarle con que otros proveedores se
consultará o bien si se agotaron las opciones.
Esto será un respaldo de que se está dando
seguimiento.

No todas las encargadas de compras tienen un registro de  Se considera oportuno ejecutar el siguiente
las cotizaciones solicitadas por medio de WhatsApp. formato: (agenda o cuaderno)

Opción 1:

FECHA
NO. SUC. PRODUCTO PROVEEDORES

Opción 2:
FECHA
No. Suc.
Producto
Proveedor

 El registro debe ser inmediato asegurando que se

completara el proceso, es decir que les servirá
como recordatorio de cotizaciones pendientes.
 Esto será una guía de productos-proveedores para
las próximas compras.

Cabe mencionar que es necesario que cada encargada

persista en la información solicitada.

De la mayoría de proveedores cuentan únicamente con un  El personal de compras debe solicitar al proveedor:
número de teléfono para contactarlos.  Dos números de teléfono como mínimo

De manera que se tenga varias opciones para lograr la
comunicación.
Las encargadas de compras no siempre confirman por
escrito lo conversado por llamada telefónica con los
proveedores.
El personal de compras opta más por comunicarse por
medio de WhatsApp.
La respuesta que brindan las encargadas de compras a
los proveedores en ocasiones no es adecuada, y por ende
se pierde la comunicación con ellos.
(celular y oficina).
 Correo electrónico
 Toda información que proporcione el proveedor por
medio de llamada telefónica, dejarla por escrito
(correo electrónico o WhatsApp) solicitando su
confirmación, esto para prevenir cualquier
desacuerdo.
 En caso de que el proveedor demore 5 minutos en
dar una respuesta por chat, hacerle una llamada.
Y si luego de varios intentos no se logra la
comunicación, las encargadas deben informar al
jefe inmediato la situación para respaldar la demora
en trasladar una respuesta de cotización.
 El personal de compras debe estar pendiente de
toda respuesta que brinden los proveedores.
 Evitar respuestas tales como “Ok”. o solamente
enviar un icono al recibir una cotización; ya que eso
puede afectar el interés del proveedor para
continuar dando la información que se requiera en
ese momento o bien en próximas ocasiones.