HERRAMIENTAS DE

PLANIFICACION PROGRAMACION
Y CONTROL

DE PROYECTOS
Un proyecto en es una serie de tareas o actividades que están
dirigidas a la consecución de un resultado importante y que
requieren de un período significativo de tiempo para realizarse.
Un proyecto tiene inicio y término.
La gerencia de proyectos se define como la planeación, dirección
y control de recursos (personas, equipos, materiales) para
cumplir con las restricciones técnicas, de costos y de tiempo del
proyecto.
Un proyecto debe especificar fecha de inicio y fecha de término,
también puede contener mediciones de desempeño en términos
de presupuestos y fases de terminación (Hitos).
Una tarea o actividad es una subdivisión de un proyecto que si es
preciso se vuelve a subdividir en subtareas.
Un paquete de trabajo es un grupo de actividades que se combinan
para ser asignadas a una sola unidad organizacional
HITOS son eventos específicos que se deben alcanzar en
determinados momentos (termino del diseño, producción de un
prototipo, aprobación de prueba piloto).
La estructura de fragmentación del trabajo define las jerarquías de
las tareas, subtareas y paquetes de trabajo del proyecto
La terminación de uno o más paquetes implica término de
subtareas.
La terminación de una o más subtareas implica término de tareas
 ADMINISTRACION DE PROYECTOS
LA CARTA GANTT
La carta Gantt es una herramienta de planificación y control que
permite visualizar hechos futuros presentándolos en relación al
tiempo.
El Tiempo que se planea y ejecuta se muestra en un mismo plano,
en su relación mutua y en su relación con el tiempo
Existen diferentes cartas Gantt o gráficas de Gantt, tales como:
Carta de registro de máquinas, Carta de disposición en planta
(Layout), Carta de carga de máquinas, Carta de registro de procesos
Las gráficas de Gantt ayudan a suministrar información respecto de
un programa y su medida de progreso, visualizan la carga de
departamentos y de máquinas individuales, así como la
disponibilidad de equipos mano de obra Etc..
La gráfica debe mantenerse ordenadas.

Ejemplo de construcción de una carta Gantt

(Realización de una encuesta de vivienda)

1.- Estudio del propósito de la investigación (2)

2.- Aviso en un periódico (1)
3.- Selección de encuestadores (2)
4.- Diseño del Cuestionario (2)
5.- Entrenamiento del personal en uso de cuestionario (3)
6.-Selección aleatoria de viviendas según propósito de la
investigación (1).
7.- Realización de la encuesta (7)
8.- Control de encuestas realizadas (2)
9.- Recepción y tabulación de información (3)
10.- Informe final (2)
EN MSPROJECT
Ventajas de una carta Gantt
1.- Obliga a los planificadores a definir clara y precisamente en las
tareas que se van a realizar y quienes las van a llevar a cabo
2.- Ahorra tiempo a los ejecutivos ya que el control de avance de un
plan puede ser comprobado por sus subordinados
3.- Ayuda a determinar los responsables por el éxito o fracaso de
un plan
4.- Concentra mucha información en un solo plano
5.-Es muy fácil de dibujar
6.- Es muy fácil de leer
7.- Visualiza el paso del tiempo ayudando a evitar que se produzca
inactividad, pérdida de tiempo o retrasos
Desventajas de la carta Gantt

1.- No indica en forma clara la secuencia de actividades

2.- No indica la dependencia y coordinación que obligadamente

se presenta entre las actividades de un proyecto

3.- No es clara la conveniencia de trasladar recursos de una

actividad a otra.
 CPM (Critical Path Method)
Para enfrentar las limitaciones del sistema Ganttt y perfeccionar el
proceso de planificación y control se establecen las Redes o Mallas
CPM.
Consiste en representar gráficamente mediante una red, las
actividades e interrelaciones que hacen posible la realización de un
proyecto
El procedimiento General consiste en:

A) Determinar las actividades que participan en proyectos

B) Establecer sus interrelaciones
C) Reasignar bien por las actividades de acuerdo a una adecuada
asignación de recursos
D) Presentar estos elementos mediante una red o malla
E) Estudiar los diversos caminos que se puedan seguir por el interior
de la malla
F) Escoger aquel que tome más tiempo. Esa trayectoria es la sucesión
crítica que representa el camino más largo por el interior del
proyecto y que a su vez es establece el menor tiempo en que se
puede realizar.
Definiciones
Actividad. - Es un segmento de trabajo lógico del proyecto que tiene
establecido su inicio y término
Actividad real. - Es aquella que consume tiempo, se representa
mediante una flecha y siempre está entre Eventos o Nodos.

A
i j Actividad ij
 d d
Actividad
o
ficticia . – op
p
Es aquella
o de tiempo cero o y se usan para:
r r
Establecer
r la diferencia r en la denominación por Nodos entre
actividades
a que nacen y terminan
a en los mismos Nodos.
z z
o A o
n 2
n A f1
1 2
s s
d 1 3
d B
B
e e
r r
e e
Cuandoq
por razones deq requerimientos de las interrelaciones entre
actividades
u se hace imposible
u de graficarlas (representar relaciones
de prioridad
e e
o precedencia)
ri ri
m m
i i
e e
n n
t t
Eventos, Nodos o Acontecimientos. - Son puntos en el tiempo
que indican inicio o término de actividades, no consumen tiempo y
se representan generalmente por círculos dentro del cual se coloca
el número del Evento.
Malla o red. - Es un diagrama compuesto por fechas y Eventos
donde se muestran las actividades que componen el proyecto y la
forma en que estas se interrelacionan
Camino Crítico. - En la secuencia actividades que toma más
tiempo desde el principio al fin del proyecto y que garantiza la
realización de todas las actividades que lo constituyen.
 Construcción de la malla

Para construir la Malla de un proyecto se necesita establecer con

precisión el listado de actividades que lo componen, los tiempos
de duración y sus interrelaciones.

Para dibujar Malla es preciso conocer todas las actividades y para

esto es necesario hacer participar a todo el personal que tenga
experiencia en el desarrollo de proyectos similares y también a
aquellos que van a tener la responsabilidad a llevarlo a cabo

La Malla en sí debe ser dibujada por un ejecutivo responsable

asesorado por los subordinados que correspondan (no más de
cinco seis para evitar desacuerdos)
Para establecer las interrelaciones entre actividades, se procura dar
respuesta a las siguientes preguntas para cada actividad.

¿Qué actividad o actividades le preceden en forma inmediata?

¿Qué actividades le siguen inmediatamente?
¿Qué otras actividades pueden realizarse en paralelo?

Las respuestas a dichas preguntas se resumen en una matriz de

secuencia, que es una matriz cuadrada que tienen por filas y
columnas las actividades que conforman el proyecto.
 EJEMPLO TIPO MATRIZ DE SECUENCIAS
ACTIVIDADES QUE SIGUEN
QUE PRECEDEN A B C D E F G H I
A X X X
B X
C X X
D X
E
F
G X
H X
I
Para construir la malla :
1.- Se traza una flecha para cada actividad del proyecto poniendo
sobre ella el nombre de la actividad y bajo ella el tiempo de
duración de la misma.
2.- Las celdas que contienen una X en las filas son las actividades
que siguen a la estudiada.
3.- Las celdas que contienen X en las columnas deben preceder a la
actividad bajo estudio.
4.- Se establece el sentido de las flechas de izquierda a derecha.
Esto es, en el sentido del tiempo.
5.- Los nodos se enumeran de izquierda a derecha. Nodo i antes
que el nodo j ( i < j )
6.- Se procura evitar (en la medida de lo posible) el cruce de
actividades (malla fácil de leer).
7.- La malla no se construye necesariamente a escala (una flecha
pequeña puede ser de mayor tiempo que otra mucho mas grande.
 ACTIVIDADES QUE SIGUEN

QUE PRECEDEN A B C D E F G H I
A X X X
B X
C X X
D X
E
F
G X
H X
I
2

B F
1 4

C
D E

3
 5
H
f2

G
2 6

A f1 I

B F
1 4 7

C
D E

3
 5
H
f2
5
G
2 6
1

A f1 I
8
7

B F
1 4 7
4 6

C
2 D 5 E
8

3
CALCULO DE LA MALLA
FECHA MAS TEMPRANA DE REALIZACION DE UN EVENTO:Ti= (MIN Cij)
Early Start Time (ES)
13
5
H
f2
8 5
13
G
2 6
1

A f1 I
8 7

0 8 20
B F
1 4 7
4 6

C
2 D E
5
8
2
3
CALCULO DE LA MALLA
FECHA MAS LEJANA DE REALIZACION DE UN EVENTO Lj=(MAX Tij)
Late Finish Time (EF)
13
5
H
f2
8 5
G 13
2 6
1

A f1 I
8 7
0 14 20
B F
1 4 7
4 6

C
2 D E
5
8
9

3
CALCULO DE LA MALLA
FECHA MAS TEMPRANA DE REALIZACION DE UN EVENTO (MIN Cij)

13 13
5
H
f2
8 8 5
13 13
G
2 6
1

A f1 I
8 7

0 0 8 14 20 20
B F
1 4 7
4 6

C
2 D E
5
8
2 9
3
A partir de los mínimo comienzos se pueden calcular los mínimos
términos (early finish time)
Min Tij = Min Cij + tij

A partir del Máximo termino se puede calcular el máximo comienzo

(late start time)
Max Cij = Max Tij – tij

t representa la variable tiempo

tij es el intervalo de tiempo de la actividad que lleva de una situación
i a una situación j
Hay eventos cuyas fechas mas tempranas y mas lejanas coinciden
(Ti=Lj) en el ejemplo son los nodos 1 – 2 – 5 - 7 . Se trata de eventos
que no pueden atrasarse ni adelantarse porque afectan al programa.
Los otros eventos tienen cierta flexibilidad lo que implica que las
actividades relacionadas con dichos eventos también son flexibles.
Las fechas MinCij y MinTij constituyen el plazo mínimo en que
se puede programar la actividad ij

Las fechas MaxCij y MaxTij constituyen el plazo máximo en

que se puede programar la actividad

Holgura o Margen es el incremento en tiempo que se le

puede dar a la duración de una actividad considerando algunas
restricciones
Holgura Total (HT) Es el margen de tiempo en que se puede
variar la duración de una actividad sin alterar la fecha de termino
del proyecto.

HT = MaxCij - MinCij HT = MaxTij - MinTij

Holgura Libre (HL) Es el margen de tiempo en que se puede variar
la duración de una actividad sin afectar a las actividades que le
siguen en secuencia.
S que sigue en secuencia
HL = Min Cs – Min Tc
C actividad bajo estudio

Actividades Críticas Si ocurre que Max C = Min C , es decir

HT = 0 , la actividad correspondiente se llama critica
La secuencia de actividades criticas constituye la Ruta Critica
que es el menor tiempo en que se puede realizar el proyecto,
utilizando recursos normales
 RESUMEN DE CALCULOS DE UNA MALLA

PLAZOS MINIMOS PLAZOS MAXIMOS HOLGURA S

ACTIVIDAD tij Min C Min T Max C Max T HL HT CRITICA

A 8 0 8 0 X
B 4 0 14 10
C 2 0 9 7
D 5 2 14 7
E 8 2 20 10
F 6 8 6
G 1 8 4
H 5 8 0 X
I 7 13 0 X
ACT ANTES DE
A C
2
A C
B E
D
C D-E
1 B
3 E

C D
2 3
A

1 B
E
4
 D
ACT ANTES DE 2
A D-E A
B E-F
C F
B E
1 3

F
4

D
2
A

1 B E
3 5
C

F
4
ACT ANTES DE
A C D
A C
1 2 4
B D
C D

2
C
A

D
B
1 3
 C E
3 4
ACT ANTES DE
A
A C
B C-D-E
C E
1

B
D
2

C E
3 4
A

B
D
2
PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE)
El sistema o método PERT, reconoce el hecho de que la
duración de las actividades no es detrminista y por distintas
razones , no consideradas en la palnificacion se producen
variaciones considera tres tipos de tiempos:
t o = Tiempo optimista
tp = Tiempo pesimista
tm = Tiempo más probable

Un supuesto importante del método PERT es que los

tiempos reales de cada actividad tienen una distribución de
probabilidad Beta
( equivale una curva normal pero sesgada hacia la derecha
indicando que el tiempo pesimista tiene una mayor
probabilidad de ocurrencia y el tiempo pesimista)
La distribución Beta permite calcular la duración esperada de
cada actividad a partir de la fórmula

+4 +
=
6
Este tiempo esperado puede ser usado como tiempo
determinístico para usarlo en CPM

Por otra parte, la desviación estándar de cada actividad se

calcula mediante la formula :

− −
= Y su Varianza ² =( )²
6 6
Como un proyecto es un conjunto de actividades distribuidas
Beta, por el Teorema del limite central de la estadística se puede
suponer que en PERT, la duración del proyecto es una variable
aleatoria con distribución Normal o de Gauss.
Por lo tanto, PERT nos permite calcular la probabilidad de
terminar el proyecto en un tiempo dado

~ ̅;
 El Tiempo esperado del proyecto es la suma de los tiempos
esperados de las actividades que conforman la Ruta Critica

La varianza del proyecto esta dada por la suma de las varianzas

de las actividades del camino critico (CC)

Un proyecto se distribuye Normal con centro en y varianza

~ ;
La holgura en una red PERT es una cifra útil sólo con
indicación de su orden de magnitud pues la incertidumbre del
tiempo de cada actividad se reflejará también en una
incertidumbre en el valor de la holgura
EJEMPLO
ACTIVIDAD ACT to tm tp
A 1,2 1 2 3
B 1,3 2 4 6
C 2,3 1 3 11
 2 2
2
C
A
2 4
0 0 6 6
B
1 3
4

ACTIVIDAD ACT to tm tp te σ σ²
A 1,2 1 2 3 2 1/3 1/9
B 1,3 2 4 6 4 2/3 4/9
C 2,3 1 3 11 4 5/3 25/9

~ 6; 26/9 ~ 6; 2,89
¿Cuál es la probabilidad de terminar el proyecto en 7 días?
̅ ̅
P( X≤ 7 ) = P( ≤ )

Z= = 0,57
,
De tabla de distribución normal con 0,57 se obtiene que este
corresponde al 71,57%
0,2157 + 0,5 = 0,7157
Z es una relación que nos permite medir la seguridad que tenemos
de estar en probabilidad de éxito.
Puede ser positivo o negativo y se recurre a la tabla de distribución
normal de probabilidad
Para cada valor de Z se encuentra un numero que simboliza la
probabilidad.
Ej: si Z=2 la probabilidad es 0,9772% lo que significa que hay 9772
probalidades de éxito sobre 10000 ejecuciones.
 Interpretación del valor de Z

z PROBABILIDADES Indicaciones
-3,0 a -2,0 0,013 a 0,0228 Grave Problema
-2,0 a -1,0 0,0228 a 0,1587 Conviene Revisar
-1,0 a 0,0 0,1587 a 0,5000 Vigilar Celosamente
0,0 a 1,0 0,5000 a 0,8413 Ligeramente Bien
1,0 a 2,0 0,8413 a 0,9772 Bastante Bien
2,0 a 3,0 0,9772 a 0,9987 Éxito casi Asegurado
Si en CPM hay mas de una ruta critica , todas son criticas
En PERT si hay dos o mas rutas criticas , solo es critica aquella
ruta que tenga la mayor varianza

Ejemplo de programa PERT

ACTIVIDAD ACT to tm tp
A 1,2 3 4 5
B 1,3 1 3 5
C 2,4 4 4 4
D 3,4 2 5 8
E 3,5 2 3 4
F 4, 6 1 2 3
G 5,6 2 4 6
 ACTIVIDAD ACT to tm tp
A 1,2 3 4 5
B 1,3 1 3 5
C 2,4 4 4 4
D 3,4 2 5 8
E 3,5 2 3 4
F 4, 6 1 2 3
G 5,6 2 4 6

C
2 4

F
A

D 6
1
B G

E
5
3
ACTIVIDAD ACT to tm tp te σ σ²
A 1,2 3 4 5 4 1/3 1/9
B 1,3 1 3 5 3 2/3 4/9
C 2,4 4 4 4 4 0 0
D 3,4 2 5 8 5 1 1
E 3,5 2 3 4 3 1/3 1/9
F 4, 6 1 2 3 2 1/3 1/9
G 5,6 2 4 6 4 2/3 4/9
4 4 8 8
C
2 4
4
F
A
4 2 10 10
0 0
D 6
1 5
B G
6 6 4
3 E
3 3
5
3
3
 Si se tratara de una Red CPM todas las rutas serian criticas
A-C-F , B-D-F y B-E-G. Todas con un tiempo total de 10

RUTA V A R I A N Z A S SUMA
A-C-F 1/9 0 1/9 2/9
B-D-F 4/9 1 1/9 14/9
B -E -G 4/9 1/9 4/9 9/9

LA RUTA CRITICA ES LA QUE PRESENTA MAYOR VARIANZA

~ 10; 1,555