Código: GST-PR-003

ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

Versión: 001

Fecha Versión: 10-08-2017

ADQUISICIÓN DE BIENES
Y/O SERVICIOS

CONTROL DE VERSIÓN – CAMBIOS - REVISIONES

N° DESCRIPCIÓN DE LA
VERSIO MODIFICACIÓN, REVISIÓN O ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
N CAMBIO

Consejo de
001  Elaboración Genifer Prieto Administración ADMON.

Este documento contiene información de propiedad de DAVINCI II. Antes de utilizar alguna copia de este, verifique que la versión sea igual a la última autorizada.
Verifique la validez de su origen, de no ser así, destruya la copia para asegurar que no se haga de ésta un uso inadecuado. Toda copia sin previa autorización del
Comité de Calidad, se considerará plagio y por tanto está prohibido la copia, publicación o reproducción masiva por cualquier medio, y para fines diferentes a los
originalmente planteados.
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ÍNDICE

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
5. PROCEDIMIENTO
5. ANEXOS

1. OBJETIVO

Este documento contiene información de propiedad de DAVINCI II. Antes de utilizar alguna copia de este, verifique que la versión sea igual a la última autorizada.
Verifique la validez de su origen, de no ser así, destruya la copia para asegurar que no se haga de ésta un uso inadecuado. Toda copia sin previa autorización del
Comité de Calidad, se considerará plagio y por tanto está prohibido la copia, publicación o reproducción masiva por cualquier medio, y para fines diferentes a los
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Establecer el procedimiento para realizar la selección, evaluación y reevaluación de proveedores y

contratistas con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos especificados internamente por
el conjunto.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los proveedores que suministren bienes y/o servicios para los
procesos del conjunto; tiene alcance al proceso de seguridad y salud en el trabajo del conjunto.

3. DEFINICIONES

 Proveedor: Persona natural y/o jurídica que bajo este procedimiento suministrará un bien
y/o servicio.

 Evaluación de proveedores: Mecanismo que se establece para verificar si el proveedor

cumple con las características necesarias para que el conjunto contrate con él.

4. RESPONSABILIDADES

El consejo de administración será el responsable por aprobar las solicitudes de compras y recursos
de acuerdo con las solicitudes realizadas por la administración.

La administración será la encargada de realizar las cotizaciones y validaciones de los proveedores

de acuerdo con las necesidades y acorde y a lo establecido en el presente procedimiento.

5. PROCEDIMIENTO

Para la adquisición de bienes y/o servicios se deberá tener en cuenta los siguientes puntos, así
como emplear los formatos descritos en cada uno de los numerales.

5.1 Requerimientos

La administración deberá hacer la solicitud formal a través de correo electrónico y/o en reuniones
de administración al consejo de administración.

5.2 Cotización

Una vez se tenga aprobación del consejo para la compra de bien y/o servicio, se procederá a
realizar las cotizaciones, se deberán solicitar como mínimo 3 cotizaciones de distintos

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Verifique la validez de su origen, de no ser así, destruya la copia para asegurar que no se haga de ésta un uso inadecuado. Toda copia sin previa autorización del
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proveedores; y estas deberán ser comparadas y consignadas en el formato “Cuadro comparativo

para adquisición de bienes y/o servicios”. Cuando la compra que se vaya a realizar sea de
productos inherentes a seguridad y salud en el trabajo (Dotación, elementos de protección
personal, elementos ergonómicos, entre otros) además de las cotizaciones se deberá presentar
las fichas técnicas de los productos a comprar.

5.3 Selección y evaluación del proveedor

Una vez se tenga el cuadro comparativo con las respectivas cotizaciones y demás documentos
requeridos en la cotización, se deberá realizar las gestiones necesarias para obtener la
información que permita hacer la evaluación inicial para determinar si el proveedor es aceptable o
no.

Lo anterior de acuerdo con lo establecido en el formato “Criterios de selección proveedores” el

cual seguirá los siguientes criterios:

DEFINICIÓN DE CRITERIOS
PRECIO: Seleccionar proveedores con precios razonables, acordes a la calidad del producto y/o
servicio que ofrecen y a las necesidades del conjunto.

En el momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el
proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por
pronto pago, etc.

5. Es el precio más bajo entre las cotizaciones recibidas.

3. Proveedores que ofertaron precios por debajo del promedio.
1. proveedores que ofertaron por encima del promedio.
TIEMPO DE ENTREGA: Evaluar oportunidad y tiempo de entrega, es decir, si realizan entregas
de productos y/o servicios a los 3 días, a los 30 días, etc.

5. La entrega del producto o servicio se entrega entre 0 y 15 días.

3. La entrega del producto o servicio se entrega entre 16 y 30 días.
1. La entrega del producto o servicio se entrega entre más de 31 días.
CONDICIONES DE PAGO: Evaluar las condiciones o el plazo de pago (contado, pagos
anticipados 50%, 30-60 90 días, etc.)
Analizar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crédito
otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno. A mejores condiciones de
pago, mayor liquidez para el conjunto.

5. Los plazos de Pago son mayores a 60 días.

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3. Los plazos de Pago están entre 30 y 59 días.

1. Los plazos de Pago son inferiores a 29 días.
EXPERIENCIA: A mayor experiencia del proveedor, mayor eficiencia y seguridad en la prestación
del servicio.

5. El proveedor cuenta con más de 3 años de experiencia.

3. El proveedor cuenta entre 1 y 3 años de experiencia.
1. El proveedor cuenta con menos de 1 año de experiencia.
GARANTÍA: En el servicio post venta evaluamos principalmente las garantías que el proveedor
nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas.

Evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el uso de sus productos y servicios, la
asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de
canjear productos de baja rotación, etc.

5. El producto o servicio ofrecido cuenta con más de 3 años de garantía.

3. El producto o servicio ofrecido cuenta entre 1 y 3 años de garantía.
1. El producto o servicio ofrecido cuenta con menos de 1 año de garantía.
CUMPLIMIENTO DEL SG-SST: Se evalúa el cumplimiento del sistema de gestión de seguridad y
salud y las disposiciones legales, esto a través del manual del sistema de gestión y la certificación
del representante legal de la empresa contratista.

5. El proveedor cumple con las disposiciones legales en SST

3.El proveedor cumple parcialmente con las disposiciones legales en SST
1. El proveedor no cumple con las disposiciones legales en SST

Una vez se haya realizado la evaluación del proveedor y éste de una calificación aceptable se
deberá proceder con el proceso de contratación remitiendo al proveedor la orden de compra
“Orden de prestación de servicios”.

Cuando se contraten servicios profesionales, previo a la realización del contrato y/u orden de
compra se deberá solicitar los soportes que acrediten la idoneidad del personal que prestará el
servicio (Tarjeta profesional, licencias, certificados de antecedentes disciplinarios, entre otros).
Además, se deberá solicitar los pagos de la seguridad social.

5.4 Verificación del producto comprado o servicio contratado

5.4.1 Inspección de la Documentación

Todo despacho de materiales debe venir acompañado de su respectiva factura en donde indique el

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número de la orden de compra y/o solicitud de materiales a la que corresponde la entrega.

Cuando se realice la contratación de servicios, para el pago de los servicios se deberá validar el
cumplimiento del servicio pactado en el contrato y/u orden de prestación de servicios.

La inspección inicial consiste en la verificación de la documentación, teniendo en cuenta lo siguiente:

 Verificar el número de orden de compra en los documentos.

 Verificar que el material indicado en los documentos coincide con el material despachado (nombre
del producto, marca y número de lote).
 Visto bueno del área que recibió el servicio.

5.4.2 Verificación del Producto Comprado

Al momento en que se recibe el producto, éste será verificado con la solicitud de compra, que coincida
en cuanto a especificaciones, cantidad y calidad.

5.4.3 Devolución de Materiales

De haber rechazo del material, el área encargada hace la comunicación escrita al subcontratista, en el
cual se relaciona:

 No del registro
 Fecha de la devolución.
 Seleccionar si es cliente o contratista.
 Datos como nombre, NIT, Dirección, Teléfono, correo electrónico.
 Datos del producto devuelto, cantidad devuelta, motivo de la devolución y pruebas realizadas.
 Nombre de la persona que analizó el producto devuelto.
 Persona que aprobó la devolución.
 Persona que recibió la devolución.
 Observaciones adicionales del producto devuelto.

Estas devoluciones serán tenidas en cuenta en la evaluación y reevaluación de proveedores, las

cuales quedarán consignadas en el formato “Registro de evaluación y reevaluación de proveedores”.

6. ANEXOS

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 “Cuadro comparativo para adquisición de bienes y/o servicios”

 “Criterios de selección proveedores”
 “Registro de evaluación y reevaluación de proveedores”
 “Orden de prestación de servicios”

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