Código:

HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.1. PERFIL DE LA EMPRESA

Nombre:
Nit:
Departamento:
Dirección Oficina Principal:
Teléfonos:
Representante Legal:

1.2. MISIÓN

Firma.
Revisada y aprobada por: xxxxxxxxxxxxxxxx/ Gerente
Fecha de aprobación: xxxxxxxxxxxxxxxx

1.3. VISIÓN

Firma.
Revisada y aprobada por: xxxxxxxxxxxxxxxx/ Gerente
Fecha de aprobación: xxxxxxxxxxxxxxxx

1.4. VALORES CORPORATIVOS

1.5. ORGANIGRAMA
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

2. SISTEMA DE GESTIÓN

2.1. DEFINICIONES
Acción Correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada y u otra
situación indeseable.
Acción De Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Acción Preventiva. Acción para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su
ocurrencia. Las acciones preventivas tomadas deben ser apropiadas para los efectos de los problemas
potenciales.
Alta Dirección. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan el más alto nivel de la empresa.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanza los resultados
planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Manual de Gestión Integral: Documento que especifica el sistema de gestión integral de la empresa.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
Objetivo de SGI: Algo Ambicioso, o pretendido, relacionado con calidad, seguridad y Salud en el
Trabajo y medio ambiente
Política de SGI: Intenciones globales y orientación de una empresa relativa a la calidad, seguridad y
Salud en el trabajo y medio ambiente, tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
Sistema de Gestión Integral: Sistema de gestión para dirigir y controlar la empresa con respecto a la
calidad, seguridad y Salud en el trabajo y medio ambiente.

2.2. OBJETIVO DEL MANUAL

Describir el Sistema de Gestión de la Empresa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx para comprender la interacción
entre los procesos; buscando la satisfacción de nuestros usuarios, el mejoramiento continuo del
Sistema de Gestión, la protección de sus trabajadores y del medio ambiente.

2.3. ALCANCE
El Manual del Sistema de Gestión es de aplicación a todos los procesos necesarios para la prestación
del servicio en la empresa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx y está bajo los lineamientos de la norma
NTC-ISO 9001:15 - 14001:15 – 45001:18.

2.4. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL S.G.I.

ALCANCE NTC - ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018:
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Se escribe si fabrica o presta servicio y lo menciona cual

Exclusiones: no se presenta ningún numeral en exclusión

2.5. REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

La Gerencia de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx delega como representante por la Dirección en materia de
Calidad y Responsable del Sistema de Gestión, al Sr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx quien desempeña el cargo
de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; quien con independencia de otras responsabilidades tiene definida la
autoridad para:
 Asegurar la correcta implantación, mantenimiento y efectividad del SGI
 Informar a la Alta Dirección del desarrollo y funcionamiento del Sistema de Gestión.
 Garantizar que los requisitos del cliente, los legales y otros que sean suscritos por la empresa sean
divulgados y entendidos a todos los niveles de la misma.

2.6. COMPROMISO GERENCIAL

La gerencia se compromete con el diseño, implementación y actualización del S.G.I, así como la Mejora
continua de la eficacia cumpliendo los siguientes aspectos:
A. comunicando a la empresa la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los
legales y reglamentarios, así como la aplicación del SGl. Para esto será necesario llevar a cabo
reuniones informativas con el personal involucrado.
B. Priorizando y comunicando los riesgos e impactos más altos de la empresa.
C. Estableciendo la política de integral adecuada a la actividad de la empresa y actualizándola
cuando sea necesario.
D. Prevención de la contaminación.
E. Asegurando que se establecen los objetivos de SGI y que estos sean coherentes con la política de
integral establecida por la empresa
F. Llevando acabo periódicamente revisiones por la gerencia
G. Asegurando la disponibilidad de recursos para la correcta ejecución del producto o servicio así
como del funcionamiento del SGl

2.7. POLÍTICA INTEGRAL

Firma.
Revisada y aprobada por: xxxxxxxxxxxxxx / Gerente
Fecha de aprobación: xxxxxxxxxxxx
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

2.8. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Fecha de aprobación: v.01

2.9 POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL CONSUMO DE ALCOHOL,

SUSTANCIAS PSICOACTIVAS Y TABAQUISMO
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, con el ánimo de promover y fomentar un ambiente de trabajo
sano y seguro y una cultura de autocuidado, establece actividades y acciones conforme a lo estipulado
dentro del marco legal, las cuales permitan disminuir o evitar el consumo del alcohol y el uso de las
sustancias psicoactivas.

Como medida de prevención y control se establecen las siguientes directrices para todos los
colaboradores y contratistas:
 No se permitirá el ingreso a las instalaciones de la empresa aquellos funcionarios, contratistas o
visitantes, que se encuentren bajo estado de embriaguez y/o sustancias psicoactivas
 Está prohibido la venta, distribución o tenencia de alcohol y/o sustancias psicoactivas dentro de las
instalaciones de la Organización.
 Prohibición del consumo de tabaco, alcohol o sustancias psicoactivas durante la jornada laboral
y/o funciones dentro de las instalaciones.
 Desarrollo de actividades de sensibilización y capacitación en pro del autocuidado, estilos de vida
saludables con relación a las consecuencias causadas por el consumo del alcohol, uso de sustancias
psicoactivas y fumar cigarrillo.
 El desarrollo de pruebas de alcoholemia periódicas que permitan esclarecer hechos ante
incidentes o sospecha de consumo.

Esta política es aplicable para todos los conductores, trabajadores, de la empresa, contratistas los
cuales deben cumplir.

Firma.
Revisada y aprobada por: xxxxxxxxxxxxxxx / Gerente

2.10 POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE ACOSO LABORAL

 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, es consciente de la importancia de establecer mecanismos de

prevención, control y corrección de conductas de acoso laboral, por tal motivo se ha instituido el
Comité de Convivencia Laboral, el cual en conjunto con nuestros colaboradores se desarrollarán
actividades dadas a generar una sana convivencia y un ambiente de trabajo digno y justo entre todo el
personal de la Organización.

Como medida de prevención y control se establecen las siguientes directrices:

 Sensibilización y capacitación sobre acoso laboral, manejo de conflictos, comunicación asertiva,
relaciones interpersonales.
 Se prohíbe cualquier acto o conducta que conlleve a generar presuntos casos de acoso laboral.
 Se autorizan los tiempos y recursos para cumplir con las reuniones del Comité de convivencia en
pro de prevenir y tratar caso que se puedan presentar.
 Es obligación de todo trabajador la participación en la conformación y funcionamiento del comité
de convivencia.
 Llevar a cabo, cuando hubiere lugar, el procedimiento contemplado en el reglamento interno de
trabajo, el cual contempla la búsqueda de prevención y/o solución de las conductas calificadas
como de acoso laboral.

Esta política es aplicable para todos los conductores, trabajadores, de la empresa, contratistas los
cuales deben cumplir.

Firma.
Revisada y aprobada por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx / Gerente
Fecha de aprobación: xxxxxxxxxxxxxxxx V.01
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

3. PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

3.1. MAPA DE PROCESOS

 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

3.2 DESCRIPCIÓN DEL MAPA DE PROCESOS

PROCESOS GERENCIALES
1
2
3

PROCESOS MISIONALES
1
2
3

PROCESOS DE APOYO
1
2
3

3.3 CARACTERIZACIONES DE PROCESO

En las páginas siguientes se encontrará la caracterización de los procesos que representa la manera
cómo funciona la empresa.
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Procesos: ADMINISTRACIÓN GERENCIAL Tipo de proceso: Gerencial

Objetivo: Direccionar la empresa hacia el cumplimiento de las necesidades y expectativas del cliente a partir del mejoramiento continuo del sistema
de gestión
Alcance: Desde el establecimiento del direccionamiento estratégico hasta el cumplimiento y mejora de los procesos
PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI PROCESOS DE SALIDA: Todos los procesos del SGI
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Desempeño de los procesos.
Realizar la planeación estratégica de la empresa Planeación Estratégica
Retroalimentación del cliente.
Programar y ejecutar las revisiones por la gerencia Informe de revisión por la Gerencia
Resultado de las revisiones anteriores y las
auditorías, Internas. Revisión de la eficacia de los procesos del sistema

Cambios que podrían afectar el SGI.

Realizar los planes de acción para la mejora. Planes de acción para la mejora.
Requisitos legales.

Necesidades del cliente. Realización de presupuesto. Presupuesto

Desempeño de la fabricación del producto. Revisión y toma de decisión con referencia a la

fabricación del producto
INDICADORES DE PROCESOS DE
PARÁMETROS DE CONTROL RECURSOS
GESTIÓN SOPORTE
Revisión periódica de la planeación estratégica visión, Ver formato de Todos los Recurso humano, financiero
misión, política, objetivos de SGI, Auditorías internas indicadores de gestión Procesos del SGI Sistematizado, registros el SGI
RESPONSABLES DOCUMENTOS
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Responsable: Gerente / Coordinador Operativo /Coordinador

Documentación del Sistema
Administrativo

Proceso: GESTIÓN INTEGRAL Tipo de proceso: Gerencial

Objetivo: Administrar y verificar el cumplimiento del sistema integrado de gestión, con el fin de identificar oportunidades de mejora, acciones
correctivas y preventivas, aspectos e impactos ambientales, riesgos y peligros laborales, satisfacción del cliente y conformidad del servicio. A su vez,
verificar el cumplimiento de los requisitos legales y la eficiencia del cumplimiento de las no conformidades. Realizar auditorías internas del SGI,
encuestas de satisfacción de clientes y el análisis de los indicadores del sistema de gestión integral de la empresa; estableciendo las actividades
necesarias para el control de los documentos y registros del S.G.I.
Alcance: Todos los procesos del SGI

PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI PROCESOS DE SALIDA: Todos los procesos del SGI

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Conocer el grado de satisfacción de los clientes Realizar las encuestas de satisfacción del cliente. Encuestas de satisfacción

Oportunidades de mejora, producto no Realizar la medición y análisis de los indicadores de Resultados de los indicadores de
conforme, acciones correctivas Gestión Gestión

Necesidades de realizar auditoria internas Identificación y tratamiento de oportunidades de Soluciones acciones correctivas
mejora e incidentes preventivas, de mejora, incidentes y
PNC,
Programar y ejecutar la Auditoria Interna del Sistema
Necesidades de crear, modificar o anular un Integrado de Gestión Registro de Auditoria Internas
documento y formatos.
Realizar seguimiento y mejora al SGI, a partir de la Documento Interno y Externo del
Documento y registro del SGI. Auditoría SGI, elaborados y Controlado
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Planificación y control documental del Sistema Listado maestro de documentos

Integrado de Gestión, de los registros Internos y internos, externos y de registros
Documento de origen externo Externos del SGI.
Matriz de aspectos e impactos
Identificación y valoración de Impactos ambientales y ambientales y su aplicación.
Necesidad de identificar los impactos factores de riesgo.
Matriz de peligros y riesgos laborales
ambientales y sus factores de riesgo; así como los Identificación de peligros y riesgos laborales
peligros y riesgos laborales.
Iidentificación, cumplimiento, seguimiento y
Normativa legal vigente evaluación de requisitos legales del SGI y otra índole. Matriz de requisitos legales

Matriz de la parte interesadas

Desarrollar y hacer seguimiento a los procesos
necesarios para las comunicaciones internas y externas Matriz del plan de comunicación.
del sistema integrado de gestión.

Control y seguimiento a las acciones correctivas y

preventivas obtenidas a través del análisis de Registro de acciones preventivas y
desempeño de cada proceso del Sistema de gestión correctivas
Resultado de revisiones gerenciales
integral

Realizar Inspecciones a los procesos para identificar y

Matriz de riesgos y oportunidades
validar los riesgos asociados a cada uno de ellos
(Ambiental, SST, Calidad)

PARÁMETROS DE CONTROL INDICADORES DE GESTIÓN PROCESOS DE SOPORTE RECURSOS

Auditorías internas Ver formato de indicadores de

Todos los Procesos del SGI Técnico, humano y financiero
Listado de documentos gestión

RESPONSABLES DOCUMENTOS
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Responsable: Coordinador SGI Documentación del Sistema

Proceso: GESTIÓN COMERCIAL Tipo de proceso: Misional

Objetivo: Analizar y entender las necesidades del mercado, con el fin de diseñar estrategias orientadas hacia el cumplimiento de las necesidades y
expectativas de los clientes.
Alcance: Aplica desde la adquisición, distribución, promoción y ventas de los productos y servicios que ofrece la empresa.

PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI PROCESOS DE SALIDA: Clientes y comercialización

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Órdenes de compra Ejecutar las facturas Liquidación de facturas.

Reuniones de trabajo para la identificación de Elaborar plan de mercadeo, teniendo en cuentas las Estudio de mercado
necesidad de los clientes. necesidades y expectativas externas (Clientes).

Análisis de necesidades y expectativas de los Estructurar plan de incentivos internos y externos que Plan de Comercialización
clientes ayuden al posicionamiento de la marca a nivel local y
nacional. Programa apoyo a eventos

Desarrollar estrategias pull y push enfocadas a Posicionamiento de marca

Oportunidad de negocio fidelización del cliente.
Portafolio de productos. Cumplimiento a satisfacción de los
Elaboración de los portafolios de servicios y de material
clientes.
físico y de apoyo a la venta y promoción

Establecer y dar cumplimiento a las metas mensuales Portafolios de la empresa

 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

por asesor comercial.

Realizar seguimiento al personal encargado de

Movimiento de cartera por asesor comercial
comercialización Programación ruteros y visitas a
Posicionar, comunicar y promocionar los diferentes clientes
servicios y productos de la empresa.
Respuestas y soluciones de PQRSF
Gestionar junto con el departamento contable el
recaudo de cartera.

Realizar visitas de servicio integral a los clientes, de

acuerdo a sus prioridades
Productos y Servicios nuevos
Asesorar el diseño de nuevos productos y servicios
Informe de gestión
Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión
oportunos al superior inmediato

PARÁMETROS DE CONTROL INDICADORES DE GESTIÓN PROCESOS DE SOPORTE RECURSOS

Auditorías internas Ver formato de indicadores de

Todos los Procesos del SGI Técnico, humano y financiero
Listado de documentos gestión

RESPONSABLES DOCUMENTOS

Responsable: Coordinador Administrativa / Coordinador Comercial Documentación del Sistema

 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Proceso: GESTIÓN DE LOGISTICA Tipo de proceso: Misional

Objetivo: Garantizar la entrega de mercancía, dentro del tiempo pactado y con las cantidades requeridas.

Alcance: Aplica desde la solicitud de producción hasta la entrega del pedido a los clientes de la empresa.

PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI PROCESOS DE SALIDA: Comercialización y Clientes

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Orden de pedidos Ordenar y alistar la mercancía solicitada en las órdenes Facturas de clientes
de pedido y contrastar con la debida factura.

Establecer cronograma de entrega teniendo en cuentas,

Facturas de clientes Rutograma
rutas, tiempos, disponibilidad de transporte, etc.

Determinar el stock óptimo de productos fabricados,

teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento y Solicitud de producción
Inventario de productos comercializados.
fluctuación de la demanda.
Recepción de producto terminado.
Informar al departamento de mercadeo y ventas la Inventario de mercancías en
Control de devoluciones. disponibilidad de productos a comercializar. bodega

Dar cumplimiento a la política de rotación de mercancía

Directrices para almacenamiento
teniendo en cuenta los lotes de productos.
de productos
Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión Informe de gestión
oportunos al superior inmediato

PARÁMETROS DE CONTROL INDICADORES DE GESTIÓN PROCESOS DE SOPORTE RECURSOS

Auditorías internas Ver formato de indicadores de Todos los Procesos del SGI Técnico, humano y financiero
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Listado de documentos gestión

RESPONSABLES DOCUMENTOS

Responsable: Coordinador de Logística Documentación del SGI

Proceso: ADMINISTRACIÓN DE PRODUCCIÓN Tipo de proceso: Misional

Objetivo: Realizar la planeación y el control de todos los procesos productivos que se realizan dentro de la Empresa, comprimiendo y garantizando
los parámetros técnicos y de calidad establecidos.
Alcance: Inicia con la orden de producción y finaliza con la entrega del Producto Terminado

PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI PROCESOS DE SALIDA: Clientes y comercialización

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Elaborar la planeación diaria de producción basado en Reporte diario de producción

la solicitud realizada por el área logística.
Solicitudes de producción Ordenes de fabricación
Indicar a los supervisores, operarios y auxiliares los
Recepción de Insumos productos a fabricar, envasar y encajar, bajo los Ordenes de envasado
diferentes formatos establecidos para el proceso.

Establecer y mantener un stock óptimo de insumos. Inventario de insumos y materia

prima actualizada.
Abastecer al área logística de manera oportuna y bajo
los plazos determinados. Cumplimiento de los parámetros

Establecer e implementar estrategias las cuales ayuden

a disminuir tiempos muertos dentro del área de Control de calidad de viscosidad y
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

producción, disminución de productos no conformes PH.

(anomalías) durante el periodo productivo.
Tratamiento de PNC
Realizar análisis técnicos de los productos durante los
procesos de fabricación, teniendo en cuenta las Inventario de insumos y materia
especificaciones técnicas previamente establecidas por prima
la empresa, para cumplir con los estándares de calidad.

Identificar las no conformidades en los procesos de

compras.

Cumplimiento del marco legal que regula los procesos

de fabricación de productos para el aseo (Decisión 721)

PARÁMETROS DE CONTROL INDICADORES DE GESTIÓN PROCESOS DE SOPORTE RECURSOS

Solicitudes de cotización, ordenes de Ver formato de indicadores de

Todos los Procesos del SGI Técnico, humano y financiero
trabajo, manifiestos de cargar, contratos gestión

RESPONSABLES DOCUMENTOS

Responsable: Coordinación de producción Documentación del SGI

Procesos: GESTIÓN HUMANA Tipo de proceso: Apoyo

Objetivo: Vincular y mantener el personal calificado y competente para el desarrollo de las actividades propias de su cargo, siempre promoviendo la
toma de conciencia.
Alcance: Desde el proceso de selección, vinculación, inducción, capacitación y desvinculación del personal en la empresa

PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI
Entradas
Solicitud del personal
Manual de Funciones, Competencias y
Responsabilidades
Requisitos legales
Requisitos normativos
Solicitudes de capacitación
Verificar áreas y condiciones de trabajo
adecuadas para la ejecución de sus
responsabilidades
Contratos y sus modificaciones
Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01
PROCESOS DE SALIDA: Todos los procesos del SGI
Actividades Salidas
Establecer los métodos de selección del personal, Cumplimiento a la normatividad legal vigente
verificando el cumplimiento del perfil y la
Manual de Funciones, Competencias y
documentación exigida.
Responsabilidades
Verificar que el proceso de contratación cumpla con
Ambiente adecuado y seguro
las exigencias establecidas por la empresa y la ley.
Verificar las funciones y competencias para el Personal idóneo y competente para el
cumplimiento de las actividades inherentes a
personal que compone las diferentes dependencias
de la empresa. su cargo.
Personal que cumpla con sus requisitos
Realizar el proceso de inducción y re inducción al
personal legales y reglamentarios.
Evaluar la eficiencia del plan de capacitación y
Elaborar y ejecutar la evaluación de desempeño;
analizando sus resultados para la toma de decisiones. los resultados del proceso.
Generar herramientas de seguimiento y
Establecer los perfiles y las responsabilidades de los
diferentes cargos en la empresa control a los resultados obtenidos en las
evaluaciones de desempeño.
Establecer el cronograma de capacitaciones para
ejecutarlo durante los tiempos establecidos.
Gestionar las situaciones administrativas de las
funciones: Ingreso, permanencia y retiros.
Ejecutar las evaluaciones de desempeño y evaluar los
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

resultados de los mismo.

Liquidar nómina de funcionarios, aportes parafiscales

y seguridad social.

Desarrollar actividades de bienestar, que ayuden a

mejorar y mantener un ambiente de trabajo sano

Gestionar motivación e incentivos al personal

Solicitar y entregar la dotación al personal

Parámetros de control Indicadores de Gestión Procesos de Soporte Recursos

 Necesidades de formación, capacitación del personal Ver formato de indicadores de Todos los Financieros, técnicos y
gestión Procesos del SGI humanos

Responsables Documentos

Responsable: Coordinación de Gestión Humana Procedimiento y formatos

Procesos: MANTENIMIENTO Tipo de proceso: Apoyo

Objetivo: Mantener y garantizar que la maquinaria, equipos e infraestructura se encuentren disponibles y en óptimas condiciones para la ejecución
de las actividades.
Alcance: Todos los equipos, la maquinaria y la infraestructura que intervienen en la prestación del servicio
PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI PROCESOS DE SALIDA: Todos los procesos del SGI
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Elaborar y ejecutar el cronograma de mantenimiento Cronograma de mantenimiento

preventivo según las indicaciones del fabricante y de la ejecutado
empresa
Inventario de bienes
Establecer directrices para el reporte de daños.
Hoja de vida de equipos actualizada.
Asignar la maquina y/o equipo al trabajador
Inspección de maquinaria, área, equipos y correspondiente. Acta de entrega de maquinaria y/o
vehículos. equipo al trabajar seleccionado.
Ejecutar el mantenimiento correctivo de acuerdo al
Solicitud de mantenimiento preventivo y/o reporte de datos. Maquinaria y equipo aptos para la
correctivo de maquinaria, área, equipos y ejecución de la actividades.
vehículos. Coordinar las calibraciones de los equipos
correspondientes. Equipos de medición calibrados según
Cotizaciones para servicios de las especificaciones técnicas
mantenimiento Codificar los bienes de la empresa y realizar las hojas de establecidas.
vida de los nuevos equipos.
Servicios de mantenimiento Acta de activos fijos actualizada.
Actualizar las hojas de vida de la maquinaria y/o equipos
de acuerdo a los mantenimientos o modificaciones Control de los activos fijos.
realizadas.

Remplazar los activos fijos cuando corresponda.

Realizar las mejoras requeridas en la maquinaria,

equipos y la infraestructura

INDICADORES DE PROCESOS DE
PARÁMETROS DE CONTROL RECURSOS
GESTIÓN SOPORTE
Ver formato de Todos los Recurso humano, financiero
Auditorías internas y externas
indicadores de gestión Procesos del SGI Sistematizado, registros el SGI
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

RESPONSABLES DOCUMENTOS

Responsable: Supervisor de Mantenimiento Documentación del Sistema

Procesos: COMPRAS Tipo de proceso: Apoyo

Objetivo: Gestionar y aadquirir bienes y servicios necesarios para el óptimo funcionamiento de la empresa en condiciones de calidad, oportunidad y
precios
Alcance: Inicia con la solicitud, cotización y orden de compra hasta la entrega de los bienes y servicios
PROCESOS DE ENTRADAS: Todos los Procesos del SGI PROCESOS DE SALIDA: Todos los procesos del SGI
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Solicitud de bienes y servicios Recepción de las solicitudes realizadas a través del Verificación de cuentas de cobro con los
formato de requisición. soportes

Programar el envío de órdenes de compra de acuerdo Bienes y servicios solicitados

a los inventarios.
Listado Maestro de Proveedores
Recepción y verificación de la materia prima, insumos
y demás solicitudes realizadas. Almacenamiento de bienes

Establecer los criterios para la selección de los Evaluación y reevaluación de

proveedores con el objetivo de asegurar la proveedores
confiabilidad del producto solicitado.
Proveedores acordes a las necesidades
Gestionar las compras de productos y servicios según de la empresa.
las necesidades de la empresa.
Control de inventarios.
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

Verificar que los precios establecidos cumplan con el

acuerdo comercial establecido entre el proveedor y la Certificados de calidad de los productos
empresa. (Materia prima e insumos) solicitados.

Verificar que los inventarios se lleven de manera Información sobre necesidades para el
correcta. cumplimiento de sus actividades.

INDICADORES DE PROCESOS DE
PARÁMETROS DE CONTROL RECURSOS
GESTIÓN SOPORTE
Ver formato de Todos los Recurso humano, financiero
Auditorías internas y externas
indicadores de gestión Procesos del SGI Sistematizado, registros el SGI
RESPONSABLES DOCUMENTOS

Responsable: Coordinador Operativo Documentación del Sistema

 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

4. DOCUMENTACIÓN
El Sistema de Gestión de la Empresa xxxxxxxxxxxxxxxxx, establece los controles necesarios para la
aprobación, revisión, actualización, identificación, distribución y manejo de los documentos y registros
conforme a los requisitos de las normas. Maneja así dos procedimientos documentados Control de
documentos y Registros y Gestión de cambios.

El Sistema de Gestión integrado se encuentra documentado por el presente Manual y los

procedimientos requeridos por las normas ISO 9001:2015 - 14001:2015 – 45001:2018; los cuales
determinan los pasos a seguir durante la implementación del Sistema, los documentos de trabajo
establecidos por los Líderes de los procesos, así como instructivos y los registros que se originan de
éstos.

Los documentos del Sistema de Gestión son fácilmente identificables, mediante su codificación y
nombre. Una vez aprobado el documento por el Representante de la Dirección, el responsable del
proceso entrega una copia a las personas para que sea utilizado teniendo en cuenta los procesos
implementados.

4.1. PROPIEDAD DEL CLIENTE

La Empresa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, ha dispuesto los medios necesarios para asegurar la información
del personal interno y de los clientes.

Los documentos del personal interno se encuentran almacenados y protegidos en la carpeta de cada
empleado en la oficina de Gestión Humana y los registros de los clientes se encuentran en la oficina de
Contabilidad. A este archivo solo tendrán acceso los cargos superiores y autorizados por la Dirección
de la empresa.

4.2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Y PARTES

INTERESADAS
La empresa ha definido el contexto de la organización y las partes interesadas desde la planeación
estratégica en el formato Direccionamiento Estratégico.

Pueden mencionar las partes interesadas

4.3. RIESGOS Y OPORTUNIDADES

La empresa ha definido los riesgos y oportunidades desde la planeación estratégica en la Matriz de
Riesgos y Oportunidades.
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

La responsabilidad del personal de la Empresa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx está determinada por el
Organigrama, por las responsabilidades y obligaciones que se encuentran en los contratos de trabajo y
las funciones soportadas en el Manual de Funciones Competencias y Responsabilidades.

El Representante de la Dirección, tiene la función de coordinar la implementación del Sistema de

Gestión, asegurándose de que éste cumpla con los requisitos establecidos por las normas. Del mismo
modo, deberá promover la toma de conciencia sobre el cumplimiento de las necesidades y
expectativas de los clientes. Ya implementado el Sistema de Gestión, el Representante de la Dirección
deberá informar a la Gerencia sobre el desempeño del sistema y de cualquier necesidad de mejora
conforme los requisitos de las normas.

La Empresa ha establecido en el Procedimiento De Comunicación, Participación Y Consulta; las

directrices para la comunicación, participación y consulta del personal interno y externo.

La Alta Dirección se encuentra comprometida con el Sistema, efectuando revisiones anuales. Con esta,
la gerencia se asegura de la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión integrado de la
empresa y se evalúan las oportunidades de mejora del sistema y de la prestación del servicio, de
acuerdo a los requisitos y expectativas de los clientes.
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

6. GESTIÓN DE RECURSOS
La Alta Dirección es la responsable de identificar las necesidades que se presentan en la prestación del
servicio y al mismo tiempo, de proveer los recursos destinados a satisfacerlas, dando cumplimiento de
este modo a los Objetivos del SGI y proveyendo a los Clientes un servicio adecuado a sus necesidades,
expectativas y requisitos.

Así mismo, asume el compromiso de seleccionar y mantener un excelente capital humano, con
grandes calidades personales y profesionales, reconociendo que la prestación de servicios implica
darle una trascendental importancia a la formación de los miembros de la empresa para un ejercicio
idóneo de las labores correspondientes a cada uno de los cargos.

Como parte importante de la buena gestión de los recursos, la empresa cuenta con una excelente
planta física, que es garantizado a través de un programa de mantenimiento constante, asistido por un
proceso de compras que permite la disponibilidad de recursos económicos para atender las
necesidades que se generan.

Dentro del proceso de compras también se adquieren todos los elementos necesarios para ofrecer
condiciones óptimas de trabajo para todo el personal, cumpliendo con las condiciones requeridas para
la prestación del servicio, cumpliendo y excediendo los estándares mínimos aplicables al tipo de
actividad económica de la empresa.
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

7. MEJORA CONTINUA
La mejora continua del Sistema de Gestión se evidencia a través de las acciones correctivas,
preventivas y de mejora, auditorías internas, el análisis de los Indicadores de gestión, el cumplimiento
de las metas establecidas, la mejora en la realización de los productos o servicios y de los procesos, la
tecnificación de las materias primas y de la infraestructura de la empresa, y la realización de la
revisiones por la dirección.

La empresa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, establece y mantiene un procedimiento documentado

para planear e implementar Auditorías Internas, con el objetivo de confirmar que las actividades
propuestas se realicen a satisfacción. Éstas se realizan a intervalos planificados y verifican la
conformidad con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las Normas y con los requisitos
del Sistema de Gestión establecidos por la empresa, evaluando la operación y efectividad del Sistema
de Gestión.
 Código:
HSEQ-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL V.01

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN MODIFICACIONES FECHA DE
APROBACIÓN
1 Creación inicial 12/11/2022

Elaboró: Revisó/ Aprobó:

COORDINADOR SGI COORDINADOR OPERATIVO