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El objetivo de realizar talleres como parte del curso de Gestión de Proyectos es asegurar
que el participante logre aplicar usando información de un proyecto REAL los
conocimientos teóricos adquiridos.
1.- Cada grupo de estudiantes escogerá un proyecto REAL, al cual tenga acceso y pueda
obtener la mayor información posible. El proyecto debería ser un proyecto finalizado con
el propósito de que se pueda disponer de toda la información completa desde sus inicios
hasta el cierre, y se puedan aplicar todos los procesos de la gestión de proyecto.
2.- En cada sesión de Taller se avanzarán los formatos de acuerdo al avance programado
del curso. El Instructor deberá guiar y atender las consultas y dudas que surjan durante la
aplicación en cada caso real.
3.- A partir de la segunda sesión de Taller los grupos deberán presentar los avances con
los formatos completos y finalizados a fin de que el instructor pueda evaluar la aplicación.
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Formatos de los Principales Registros
de la Gestión de Proyectos
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ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO
Título del Proyecto
Gerente del
Proyecto
Patrocinador del
Proyecto
Organización
Ejecutora
Cliente
Breve Descripción
de Actores
Involucrados e
Influencia
Requerimientos de
los interesados
Justificación del
Proyecto
Breve descripción
del Producto
Asunciones del
entorno
Restricciones del
entorno
Análisis Preliminar
Costo/Beneficio
Presupuesto
Resumido
Fase Hito
<Primera Fase> <Primer Hito>
Fases Principales
del Proyecto
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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
<Los criterios cuantificables que deben ser alcanzados por el proyecto para ser
Objetivos del
determinado exitoso. Los objetivos del proyecto deben al menos incluir costo,
Proyecto
cronograma y métricas de calidad>
Riesgos iniciales
definidos
Costo
Preliminar
Fase Hito
(Unidad
monetaria)
Fases Principales <Primera Fase> <Eventos claves>
del Proyecto
Asunciones
Restricciones
Límites del
<Que trabajo esta incluido y excluido del proyecto>
Proyecto
Organización inicial
<Puede ser bosquejado como forma de un organigrama del proyecto>
del proyecto
Limitación de
<Limitación relacionada al financiamiento del proyecto>
Fondos
Requerimientos de <Especifica los requerimientos a cumplir para gestionar la configuración y control de
gestión de la cambios del proyecto>
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configuración del
proyecto
Especificaciones
<Especificaciones técnicas del proyecto>
del Proyecto
Requerimientos de
aprobación del
proyecto
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El gráfico ejemplo de la EDT es mostrado en la página siguiente página.
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ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO (WBS) - Plantilla
6.5
Cierre
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DICCIONARIO DE LA EDT
Código de control <Indicar el código del componente de la EDT donde se piensa gestionar el valor
de cuentas ganado>
Código del
<Indicar el código del paquete de trabajo de la EDT>
paquete de trabajo
Fecha de
actualización
Organización o
individuo
responsable
Descripción del
paquete de trabajo
Entregable (s)
Criterios de
aceptación del <Indicar los parámetros y límites aceptados>
entregable (s)
Asunciones
Recursos
Duración estimada
Costo estimado
Fecha de término
estimada
Aprobación
Gerente de Proyecto _______________ Fecha ________
requerida
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La lista de actividades y los atributos de la actividad se muestran en la siguiente página.
COD
COD Adelanto/ Tipo de
Paq. Descripción Predecesor Sucesor Duración Resp.
Act. Retrasos Dependencia
Trab.
LISTA DE HITOS
Inicio Fin
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Paq
Act. Recurso Unitario
Trab.
Proyecto
Implementación de
Software
Personal Equipos
Equipo de
Equipo de Gestión Servidores Computadores
Desarrollo
Ofimático Operador
(OF) (OP)
CALENDARIO DE RECURSOS
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Recursos
Recurs 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1
necesitados
os # 0 1 2 3 4 5
1 <Especificar
recursos>
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Ejemplo:
Diseño
Diseño de la Arquitectura 24 Abr 12-May
Diseño de la Interfase usuaria 02-May 12-May Aprobación de interfases del sistema
Pruebas
Migrar aplicativo a ambiente de test 24 Abr 05-May Culminación de migración
Elaboración de casos de pruebas 08-May 19-May
Pruebas de Aceptación de Usuarios 19-Jun 30-Jun Aceptación
de usuarios
Implementación
Migrar aplicativo a ambiente de test 07-Abr 14-Abr Culminación de migración
Capacitar a usuarios 17 Abr 30 Abr Entrega de evaluaciones de capacitación
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COD Descripción Personal Equipos Mater./Insum Parcial
Activid. P1 P2 Pi E1 E2 Ei M1 M2 Mi ($)
Tarifas ($)- TPi TEi TMi
A0001 Programación CPi CEi CMi
Totales
CPi = Cantidad del recurso Pi (personal) que está a una tarifa TPi
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LINEA BASE DE COSTO
Mes Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago TOTAL
Cod EDT Ppto. Base Duración Inicio Fin 1 2 3 4 5 6 7 8
TOTAL / MES 6,500 75,600 101,900 167,575 425,763 452,986 416,538 296,319
ACUM 6,500 82,100 184,000 351,575 777,339 1,230,324 1,646,863 1,943,182
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago
%ACUMULADO 0.33% 4.23% 9.47% 18.09% 40.00% 63.31% 84.75% 100.00%
Valores Acumulados
2,500,000
2,000,000 1,943,182
1,646,863
1,500,000
1,230,324
1,000,000
777,339
500,000
351,575
184,000
0 6,500 82,100
1 2 3 4 5 6 7 8
Tiempo
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PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
Sistema de Calidad
Estructura <Organigrama para la calidad del proyecto>
Organizacional
Mejora Continua <Indicar cómo se logrará que los procesos actúen con mayor
del Proceso eficiencia y efectividad>
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PLAN DE PUNTOS DE INSPECCION
(PLAN DE CONTROL DE LA CALIDAD- QC)
C: Contratista (Ejecutor)
S: Supervisor (QA)
O: Propietario (Owner)
PLAN DE AUDITORIAS
(PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD -QA)
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PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL
Necesidades de < Para cada curso de capacitación necesario para los miembros del
capacitación del equipo de proyecto se debe detallar lo siguiente: Descripción del
personal curso, Fecha de Inicio, Fecha de fin, Número de horas,
Asistentes...etc.>
Gerente de Proyecto
PMO
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Líder Usuario
Analista Funcional
Gerencia Solicitante
Arquitecto de la Solución
Entregables Principales
I
I
I
E
P
R
RAM
I
I
E
PTM
P/R P/R
E
A
R
Especificación Funcional
I
P
E
R
EDT
I
E
R
Plan de Gestión de Recursos Humanos
I
I
E
R
Matriz de Comunicaciones
= Revisión Requerida
= Debe ser Informado
I
E
R Matriz de Riesgos
I
P
E
Cronograma del Proyecto
R/A
I
P
E
A
Hoja de Costos
E
A
RIG
MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
E
A
R
Solicitud de Cambios
I
I
S
P
A
Manual de Instalación
E
R
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I
I
E
Información que <Se incluyen los formatos, contenido y nivel de detalle de información
será a comunicar (entregables). Ver matriz de comunicaciones en la
comunicada siguiente página>
Responsables
de distribuir la <Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página>
información
Personas que
recibirían la <Interesados que recibirán la información. Ver matriz de
información comunicaciones en la siguiente página >
Métodos o
tecnologías <Memorandos, correo electrónico, comunicados de prensa...etc. Ver
para transmitir matriz de comunicaciones en la siguiente página >
la información
Método para
actualizar y <Procedimiento para actualizar y afinar el plan de gestión de
refinar el plan comunicaciones>
de
comunicaciones
Glosario de
terminología
común
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MATRIZ DE COMUNICACIONES
Método de
Comunicación a Frecuencia de
Información
Interesados Responsables de ser utilizado comunicación
que será
principales distribuir la (Memorando, (mensual,
comunicada
información correo seminal,
(entregables)
electrónico, actas, quincenal)
etc.)
Cliente
Gerencia
Ejecutiva
Patrocinador
Miembros del
equipo de
proyecto
Empleados
Proveedores
Sindicatos
Agencias del
Gobierno
Prensa
Comunidad
Otros
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PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
Métodos
Fuentes de Información
Definiciones de
Probabilidad e <Definición de escalas de impacto para los objetivos del proyecto.
Impacto Ver definición ejemplo en la siguiente página>
Matriz de
Probabilidad e <Ver matriz de ejemplo en la página sub siguiente>
impacto
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ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RIESGOS (RBS)
Proyecto
Tecnología Comunicación
TABLA DE IMPACTO
Condiciones definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo sobre los Principales Objetivos del
Proyecto
Moderado Alto Muy Alto
Objetivos del Proyecto Muy Bajo (0.1) Bajo (0.2) (0.4) (0.6) (0.8)
Aumento del Aumento del
Costo: El presupuesto no exceda
Aumento del Aumento del presupuesto entre 8- presupuesto entre 16 - Aumento del
el presupuesto asignado
presupuesto < 3 % presupuesto < 8 % 15 % 25 % presupuesto > 25 %
Tiempo: El plazo para la Retraso de la Retraso de la Retraso de la
implantación del proyecto no debe Retraso de la Retraso de la implantacion entre 6 a implantacion entre 11 implantacion > 15
pasar de Octubre del 2006 implantacion < 3 días implantacion < 5 días 10 días a 15 días días
Alcance: Cambios en el Alcance Cambios mínimos que Cambios que afectan Cambios que afectan
Inicial del Proyecto, ya sea por no afectan ni al Cambios que afectan al presupuesto y/o al al presupuesto y/o al Cambios que afectan
decisión del Negocio o del presupuesto ni al al presupuesto y/o al cronograma entre 4 - 7 cronograma entre 8 - al presupuesto y/o al
Organismo Regulador cronograma cronograma
Númeroende< 3 % % de
Número 10 % de
Número cronograma
Númeroende> 10 %
Incidencias en los Incidencias en los Incidencias en los Incidencias en los
Número de Incidencias aplicativos entre 6 a aplicativos entre 13 a aplicativos entre 21 a aplicativos > 30 y/o
Calidad: Deben haber pocas
en los aplicativos < 5 y/o 12 y/o tiempos de 20 y/o tiempos de 30 y/o tiempos de tiempos de respuesta
incidencias y un buen tiempo de
tiempos de respuesta de respuesta de 5 respuesta de 7 respuesta de 9 de más de 10
respuesta en las aplicaciones
3 segundos por segundos por segundos por segundos por segundos por
transacción transacción transacción transacción transacción
0.7 0.035 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.035
0.5 0.025 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.025
0.3 0.015 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.015
0.1 0.005 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.005
0.05 0.1 0.2 0.4 0.8 0.8 0.4 0.2 0.1 0.05
REGISTRO DE RIESGOS
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Riesgo Causas de Categorí Prob Imp Record Nivel Reserva
identifica los a de de Contingencia
do riesgos Riesgo Riesgo
(RBS)
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PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Tipos de
Contratos a <Precio Fijo, Tiempo & Materiales, Costo Reembolsable...etc.>
utilizar
Estimaciones
independientes <Indicar si son requeridas estimaciones independientes>
Responsables
de
estimaciones
independientes
Acciones para < Acciones que el equipo de gestión de adquisiciones puede tomar
gestionar las independientemente del departamento de adquisiciones >
adquisiciones
Documentos de
adquisiciones Referencia a los documentos de adquisición si fuera necesario
estandarizados
Gestión de
múltiples <Indicar cómo serán gestionados múltiples proveedores>
proveedores
Coordinación
de
adquisiciones
con otras áreas
del proyecto
Restricciones y <Restricciones y asunciones que podrían afectar las adquisiciones>
asunciones
Decisiones de
fabricación
propia o
compra
Hitos <Hitos relacionados a las adquisiciones>
EDT del
Contrato
Formato del
SOW Indicar el formato del SOW
Vendedores
pre-calificados Lista de vendedores pre-calificados si los hubieran
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ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)
Componente de la
EDT a contratar <Componente de la EDT a la cual afectará el trabajo a contratar >
Objetivos
Alcance del
Trabajo
Duración Estimada
Políticas de
Confidencialidad y
Responsabilidades
Civiles
Requerimientos <Requerimientos de los productos entregables a proveer>
Riesgos
Participación del
Cliente
Control de
Cambios al Indicar el formato del SOW
Contrato
Forma de Pago <Forma de pago de los entregables a proveer>
Criterios de
aceptación de <Criterios tangibles de los productos entregables>
entregables
Anexos <Cualquier otra información necesaria>
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SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
Descripción del
Trabajo
solicitado <Objetivo, alcance y beneficios>
(a ser llenado por
el cliente)
Información <Descripción de la empresa solicitante, persona de contacto a quien
administrativa enviar la propuesta, compromiso de los proveedores, requerimientos a
(a ser llenado por cumplir para enviar las propuestas, criterios para la selección de
el cliente) mejores propuestas, fecha límite de recepción de propuestas…etc.>
// fin de documento
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