Elaboración de manuales de

procedimientos
Msc. Omar Lawrence
Msc. Karoll Flores

Sesión 1
 Contenido

➢Introducción
➢Planeación para la elaboración de manuales
• Conformación del equipo
 Introducción

El propósito de cualquier documento escrito es comunicar

pensamientos o información, para lo cual es necesario que exista
claridad al momento de su redacción, definiendo el público al que
está dirigido.
En cuanto a las políticas, procesos y procedimientos es necesario
que el documento sea consistente, fácil de leer y de aplicar.
Así mismo, para garantizar el uso y aplicación del manual la alta
dirección debe apoyar el proyecto designando el personal
competente para la elaboración del mismo, y comunicando al resto
de colaboradores en la organización que será requerida su
participación conforme el proyecto se ejecute
 Conformación del equipo

Un equipo de trabajo está conformado por dos o más personas

capacitadas para alcanzar objetivos en común y obtener los
mejores resultados.
Debe conformarse correctamente para así conseguir el mejor
funcionamiento.
Para esto se debe tener presente las especificaciones de qué se
busca y cómo se piensan llevar a cabo las ideas, también deben
estar conscientes de las cualidades de los integrantes, ya que
las ideas y aportes de cada uno pueden resultar útiles para el
desarrollo de actividades propuestas.
 Conformación del equipo

Una de las primeras tareas de la persona a cargo de la

elaboración de manuales de políticas, procesos y
procedimientos, establecer un plan de trabajo donde incluya
las actividades de levantamiento de información a través de
entrevistas con personal clave en los principales procesos, así
como la observación de la ejecución de éstos, de forma que le
permitan a lo largo del proyecto documentar las políticas,
procesos y procedimientos reales y detectar las mejoras a los
mismos que apliquen.
 Conformación del equipo
Es necesario la participación de todos los niveles, por tanto, las siguientes acciones son
requeridas:

De la Dirección Superior
1. Mostrar su compromiso con el área encargada del desarrollo de las Políticas y
Procedimientos de la organización, mediante la inclusión de declaraciones en su
visión, misión, objetivos estratégicos y objetivos sobre la importancia de escribir
procesos, políticas y procedimientos del negocio eficaces, así como para la
comunicación, formación, capacitación, medición y mejora de tales políticas y
procedimientos.

2. Brindar apoyo al área encargada del desarrollo de las Políticas y Procedimientos de

la organización, fomentando entre el resto del personal que la aplicación y el
cumplimiento de éstos es compromiso de todos, así como la mejora continua.
 Conformación del equipo
Del Escritor a cargo del Manual

1. Revisar la misión, la visión y los objetivos de negocio estratégicos de la organización. Comparar

estas declaraciones con la misión, visión y objetivos estratégicos de las políticas y
procedimientos de cada departamento en que se esté trabajando el desarrollo de manuales.

2. Identificar los procesos, problemas, asuntos o preocupaciones que necesitan ser mejorados o
documentado.

3. Iniciar la identificación de los propietarios del proceso, patrocinadores de gestión, y los

contactos de los usuarios primarios.

4. Establecer un equipo multi-funcional para estudiar el proceso; así como las directrices
necesarias para el funcionamiento del equipo multi-funcional.
 Conformación del equipo
5. Proporcionar entrenamiento del equipo (por ejemplo, la resolución de problemas, capacidad
de escucha, y habilidades para la entrevista, así como el uso de herramientas de calidad).

6. Discutir una visión general de alto nivel de los procesos, problemas, preocupaciones y
desafíos, y una lluvia de ideas con los miembros del equipo; y cuestionar los supuestos
actuales y las prácticas comerciales aceptadas, procesos, políticas y procedimientos, en
busca de simplificación y mejora de la documentación de éstos.

7. Elaborar diagramas de flujo para describir las relaciones de todas las actividades en el
proceso, de acuerdo a entrevistas iniciales.
8. Observar los procesos de negocio de primera mano por "caminar a través de" los diversos
departamentos, lo que permitirá identificar si el diagrama elaborado requiere ajustes así
como las mejoras a corto plazo para el proceso.
 Conformación del equipo

9. Revisar los ajustes y mejoras propuestas con los propietarios de los procesos de
gestión, patrocinadores y usuarios primarios; hasta lograr un mejor diagrama de
flujo, el que permitirá establecer los procedimientos mediante el formato de
escritura estándar para las políticas y procedimientos.

10. Obtener las aprobaciones de los documentos elaborados (políticas, procesos

diagramados y procedimientos) desde el equipo multi-funcional, los usuarios y
otras partes afectadas como clientes o proveedores, conforme sea requerido.

11. Establecer comunicaciones, capacitación y planes de revisión de los documentos.

Así como un plan de cumplimiento, el cual deberá ser revisado periódicamente
para garantizar la mejora continua.
 Conformación del equipo
12. Crear un repositorio -carpetas de archivos (física y / o electrónico)- para mantener los
datos recogidos, diagramas de flujo, listas de tareas, y las políticas y procedimientos para
los esfuerzos de mejora de procesos, llevando el control histórico de éstos.

13. Comunicar el progreso, en conjunción con los pasos anteriores, para los dueños del
proceso, patrocinadores, gestión, o los usuarios. Se difunde el progreso de las políticas y
procedimientos nuevos o revisados a la empresa a través de los medios descritos en la
estrategia de comunicación definida en la organización.

14. Promover las actividades de su grupo de políticas y procedimientos a través del uso de un
boletín de noticias "Políticas y Procedimientos" u otros métodos de comunicación
disponibles.

15. Añadir la política o procedimiento para su "Plan de la opinión" publicado anteriormente

para seguir los acontecimientos que podrían influir o apoyar una política o procedimiento
actual.