Unidad 2 Sistemas PDF

GUÍA TEÓRICA-AÑO 2021
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
UsuarioGUÍA TEÓRICA-UNIDAD TEMÁTICA 2

UNNE-ACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 2021
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
GUÍA PARTE TEÓRICA
ElElcontenido
contenidoatiende
atiendeaalos
loslineamientos
lineamientosde
decátedra
cátedraestablecidos
establecidosen
enelel
programa. Programa
Elaborada por:
L.A-Cra. Ethel Krejci
Esp. Cra. Alicia Dusicka
Mgter. Cra. María Lucía Rodríguez
Esp. Cra. Maris Telma Gamón
Guía Temática de SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, actualizada y ampliada a marzo de

2021.
“Los líderes de éxito serán aquellos que dirijan inspirando a los individuos”.
John Sculley
P á g i n a 1 | 19-U.2
GUIA TEMATICA DE “SISTEMAS ADMINISTRATIVOS”- ACTUALIZADA Y

AMPLIADA A MARZO 2021
Este material didáctico y los sucesivos estarán orientados a los alumnos de las
carreras de contador público y licenciados en administración.
Describe los lineamientos de la cátedra Sistemas Administrativos, que está
incluida en el tercer año de las carreras de Contador Público y Licenciatura en
Administración de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional
del Nordeste (UNNE).
Es:
 Una actualización del material desarrollado en la materia Organización
Administrativa.
 Un aporte a los conocimientos que el alumno fue incorporando desde la
Asignatura Principios de Administración, Fundamentos de Administración a
los fines de considerar la importancia del trabajo en equipo y las
competencias para el campo laboral-profesional.
El material fue elaborado por las docentes responsables del dictado teórico de la
materia, en base al material ya existente en la cátedra y considerando las
actualizaciones en base a distintas bibliografías actualizadas y otras fuentes
complementarias.
El material está diseñado de acuerdo a las unidades temáticas del programa de la

asignatura, que se irán desarrollando en las distintas clases y bajo las diferentes
modalidades: presencial y/ o virtual.
Por lo tanto, los tópicos acá descriptos serán requeridos en las evaluaciones
parciales y finales, sean presenciales o virtuales
OBJETIVOS GENERALES:
 Habituar al alumno a la lectura y análisis previo de los temas que se
profundizarán en las clases institucionales.
 Desarrollar habilidades para la investigación en variadas fuentes primarias y
secundarias.
P á g i n a 2 | 19-U.2
Unidad Temática II: Documentos formales de la

Organización
2.1 Organigramas. Concepto. Metodología de Elaboración. Aplicaciones.

2.2 Manuales de Funciones. Concepto Contenidos. Ventajas y Limitaciones.
Bibiografía Básica (detalles en el programa de la asignatura)

 Perel, Ader, Etkin, Kutnowski, López Cascante, Fernando
Magdalena) “Técnica de la Administración”
 Alberto R. Lardent, Manuel Gómez Echarren Alberto Loro
“Técnicas de Organización Sistemas y Métodos
Elaborado por: Esp. Cra. Maris Telma Gamón
P á g i n a 3 | 19-U.2
2.1 Organigramas. Concepto. Metodología de Elaboración.

Aplicaciones.
Cualquier estudio o desarrollo de una técnica, requiere formularse y sustentarse
en algún tipo de herramienta, la organización administrativa se vale de
representaciones gráficas para sistematizar la información; es decir representar la
información a través de símbolos o pautas de diseño preestablecidas y
generalmente aceptadas y difundidas. Esta sistematización aporta coherencia en la
representación de alguna situación y contribuye de esta manera a su compresión,
análisis y difusión. Por otra parte, una representación gráfica sintetizada facilita la
interpretación, ahorrando tiempo de lectura de textos descriptivos.
En esta materia utilizaremos los cursogramas que son gráficos que representan
procedimientos administrativos y que expondremos en otra unidad, y los
organigramas que representan estructuras jerárquicas de una organización y
responden al tipo de departamentalización adoptado, la estructura jerárquica y los
tipos de relaciones formales que se registran dentro de la institución.
En otras palabras, podemos decir, que un organigrama es la representación
gráfica simplificada de la estructura formal de la organización.
Metodología de Elaboración:
Se utilizan dos elementos básicos: rectángulos y líneas.
Con los rectángulos se representan cargos, funciones, categorías o personas.

Las líneas representan relaciones de autoridad, dependencia y comunicación entre
los cargos.
Las líneas de trazo lleno reflejan situaciones de autoridad líneas, jerárquico o de

tipo militar. Las líneas de trazo partido representan autoridad funcional o staff.
Los rectángulos se denominan entegramas.
P á g i n a 4 | 19-U.2
 Formas de unión entre rectángulos y líneas
Las líneas se graficarán en forma horizontal o vertical, de forma que su

unión con un rectángulo u otra línea formen un ángulo de 90º. Las líneas
deben partir del punto medio inferior del rectángulo de mayor nivel y llegar
al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectángulo de
menor nivel.
Cuando se representan líneas de autoridad funcional se dibujarán con

líneas de trazo partido originado en el punto medio inferior del rectángulo
de mayor nivel y arribará al punto medio superior del rectángulo de menor
nivel.
 Distancia entre rectángulos
La separación vertical entre rectángulos de niveles inmediatos estar

dada por el alto del rectángulo superior.
La separación horizontal se hará en función de la cantidad de

rectángulos que deban diagramarse a una misma altura y del espacio
disponible. Es recomendable que la separación no sea menor a la mitad
del ancho de los rectángulos correspondientes a ese nivel.
P á g i n a 5 | 19-U.2
Representaciones equivalentes
P á g i n a 6 | 19-U.2
Aplicaciones
 Como herramienta de comunicación sirve para:
 Tener una idea global de la estructura.

 Informar a los integrantes de la organización cuál es su posición o situación
dentro la estructura, y su relación con el resto de la misma.
 Para los nuevos empleados, como una herramienta de capacitación, al tomar
contacto con la estructura.
 Que los empleados comprendan que posibilidades tienen de ascender a otras
posiciones de la estructura.
 Informar a terceros interesados como está estructurada la organización.
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 Como herramienta de análisis administrativo sirve para detectar

Transgresión a los principios de organización
 Homogeneidad Operativa
 Espacio de control
 Unidad de Mando y
 Delegación efectiva
A. Transgresión a los principios de organización.

A-1-Homogeneidad Operativa
En cada área a cargo de un jefe o supervisor, no es correcto desempeñar

funciones heterogéneas. Consecuentemente, las operaciones que sean de
responsabilidad de cada jefatura, deben ser de naturaleza homogénea es decir
estar dirigidas a lograr el objetivo del área del cual dependen
Este principio se sustenta en la división del trabajo y está orientado a lograr la

especialización de la función agrupando las tareas con criterio de afinidad, y
compatibilidad en cuanto a naturaleza y características. Se transgrede el principio si
existe un agrupamiento de tareas inadecuado, por no ser compatibles entre sí y no
estar dirigidas a lograr el objetivo de la jefatura de la cual dependen, como el
ejemplo que se presenta seguidamente:
Falta de Homogeneidad Operativa
Dirección de
Personal
Liquidación de Dpto Bienes

Sueldos Patrimoniales
P á g i n a 8 | 19-U.2
A-2-Espacio de Control
Ningún Jefe debe tener mando directo sobre un número de subordinados

mayor que el compatible con una supervisión efectiva
Habitualmente un número mayor de seis subordinados presenta dificultades para

supervisar, pero ello depende de diversos factores existen dificultades técnicas y
también físicas para que un jefe desarrolle correctamente sus funciones sobre un
número mayor de personas que las que efectivamente pueda dirigir.
Así la mayor o menor amplitud de los espacios de control dependen de la
complejidad de la tarea, de la capacidad y experiencia de los dirigentes y
dirigidos y de la dispersión geográfica de la unidad a supervisar.
Es conveniente aclarar que cuando nos referimos a supervisión efectiva nos

estamos refiriendo a las funciones de planificación, organización, dirección,
coordinación y control de las tareas que deben cumplir los subordinados.
Ejemplo de una sobrecarga de áreas a controlar
Secretaría
Académica
A-3-Unidad de Mando
Ningún empleado o puesto de trabajo debe tener más de un jefe directo, es
decir, ningún cargo debe ser supervisado por más de un superior
Ejemplo de falta de Unidad de Mando
Secretaría Secretaría
Administrativa Académica
Jefe de Mesa de
Entradas
P á g i n a 9 | 19-U.2
A-4-Delegación Efectiva
Para cumplir eficientemente con las funciones asignadas, cada cargo debe
recibir de la superioridad, una real y efectiva delegación de autoridad, y la
consiguiente asignación de responsabilidad, que asume personalmente.
Aunque esta situación no es posible visualizarla en el organigrama, tiene

importancia vital en la estructuración de la empresa.
B-Fallas de estructuración
B-1-Fallas de control interno
Estas situaciones se producen cuando el responsable de un cargo tiene

asignadas funciones incompatibles desde el punto de vista del control interno,
lo que puede dar lugar a impericia, negligencia, dolo o fraude.
Ejemplos:
 Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas por del Departamento

Contable, no por el área Tesorería custodio de los fondos y responsable de los
depósitos y emisión de cheques.
 La auditoría de gestión y las tareas ejecutivas no deben ser realizadas por un
mismo responsable.
B-2-Superposición de funciones
Esta falla de estructuración se produce cuando dos o más cargos son
responsables del cumplimiento de igual o similar función.
Por ejemplo, que, dentro de una misma facultad, dos carreras tengan cada una su
propia área de impresiones y fotocopiado.
P á g i n a 10 | 19-U.2
B.3.- Relación de dependencia confusa: Se produce cuando no está

determinado con claridad la relación de autoridad con que un cargo está
vinculado a otros cargos dentro de la Institución.
¿Tiene autoridad lineal o asesora?
B.4. Subordinación unitaria: Cuando de un cargo depende un único

subordinado del cual a su vez depende otro subordinado y así sucesivamente
(situación “uno sobre uno”).
Ejemplo: Situación uno sobre uno
P á g i n a 11 | 19-U.2
B.5 Indefinición de Niveles: Cuando no está clara la posición relativa que un

determinado cargo tiene en jerarquía, remuneración etc.
Nivel Gerencia
Nivel Departamentos
¿…….?
Nivel Secciones
B.6. Estructura desequilibrada: Cuando un área tiene exceso de niveles o

personal con respecto a otra de la misma jerarquía.
Sec. Académica Sec. Administrativa
B, 7. Asignación Inadecuada de Niveles: Cuando una posición tiene asignado

un nivel no acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos de la
organización.
Gerente General
Compras Comercialización RRHH Producción
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Finanzas y
Control
B, 8. Designación confusa de los nombres de los cargos que no guardan

relación con las reales funciones que cumplen.
El nombre del cargo, aunque sintético debe dar una somera idea de las funciones
que desempeña.
Evitar en lo posible nombres que no dicen nada tales como Coordinación General.
Limitaciones del Organigrama:

El organigrama es una representación simplificada de la estructura formal de la
Organización, por consiguiente, la simplicidad es la primera limitación que es
necesario asumir, aun con el riesgo de que la información sea incompleta.
El organigrama representa parcialmente la estructura formal de la organización, en
razón de ello y de las características de la gráfica, es imposible representar cierto
tipo de situaciones, por ejemplo, no resulta factible representar el grado de
descentralización de autoridad y la asignación de responsabilidad.
La segunda limitación: Si bien el organigrama nos muestra una visión estática

del Ente en un momento dado, pero la dinámica de la organización demanda que
está permanentemente se adapte a los requerimientos del medio social en que se
desenvuelve, estas necesarias adaptaciones obligan que el organigrama deba ser
actualizado, ya que cualquier cambio en la estructura lo transforma en obsoleto, y
si no se lo modifica, traerá como consecuencia que sus propósitos de comunicación
se vean distorsionados y la gráfica dejará tener utilidad como herramienta de
análisis e información; además, no servirá para que la institución alcance sus
objetivos y hasta puede dar lugar a conflictos.
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2.2 Manuales de Funciones. Concepto Contenidos. Ventajas y

Limitaciones.
En el punto 2.1, dijimos que el organigrama, es la representación gráfica,

simplificada de la estructura formal de la organización. Que la principal limitación
que tiene el organigrama, es la poca información que brinda en el sentido de
que se puede visualizar el objetivo principal de la organización (si los nombres
consignados dentro del entegrama son representativos de la función que
desempeñan), los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad, etc. etc ....
Pero, por ejemplo, no podemos ver el grado de delegación de autoridad, ni la

responsabilidad asignada, para ello necesitamos del manual de misiones y
funciones que es la expresión escrita que viene a completar la información
contenida en el organigrama. Los manuales de misiones y funciones tienen por
objeto decirle a cada jefe, por escrito, lo que se espera de él, en materia de
funciones, tareas, responsabilidad, autoridad, comunicaciones e interrelaciones
dentro y fuera de la Institución.
La organización formal es una de las partes del sistema organizacional. Las
comunicaciones son uno de los procesos que unen a las partes, los manuales son
parte de ese proceso ligante y consecuencia inmediata de los organigramas, al
comunicar a todos y cada uno de los jefes:
1. La designación formal de su cargo.
2. El enunciado de sus funciones.
3. La descripción de sus tareas habituales.
4. Las características de su trabajo y sus distintos tipos de

vinculaciones, dentro y fuera de la Institución.
5. Quienes dependen de él y él de quien depende.
P á g i n a 14 | 19-U.2
6. La información que recibe la que procesa y la que emite.
7. Los distintos niveles y tipos de autoridad.
Los manuales, deben estar redactados de manera sencilla, clara, en

modo imperativo, y no debe dejar lugar a dudas, pues es el elemento
clave a consultar cuando existe una crisis o un conflicto que deba dirimirse
entre sectores, en lo referente a responsabilidad, autoridad de línea,
superposición de funciones y problemas de jurisdicción, oportunidad o
periodicidad con que deben realizarse ciertas tareas, la autoridad
funcional debe estar expresada con toda claridad pues suele ser fuente de
conflictos innecesarios.
El manual debe contener:
l. La misión general y funciones básicas
2.Responsabilidades
3.Autoridad
4. Las finanzas de su departamento, no solo referido a los

presupuestos sectoriales sino también todo lo referido a costos
5. El sistema de información, la que genera para uso propio, para

integrar el sistema de información para el control general de la
Institución.
6.El sistema de relaciones, esto es con sus superiores, sus pares,

sus subordinados, los usuarios de los servicios que presta y
proveedores del Ente.
7.Contribución al progreso de la Organización, esto se concreta a

través de la calidad en el trabajo, optimizar el uso de materiales e
insumos, elevar al máximo la eficiencia de los métodos de
planificación coordinación y control.
Habitualmente, se redacta el manual con un capítulo que se denomina

funciones comunes a todos los jefes, que contiene funciones referidas a
los siguientes aspectos:
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1. Planeamiento del trabajo
2.Asignación de responsabilidad y delegación de autoridad
3.Dirección de tareas y conducción del personal a su cargo.
4.Mantenimiento y mejora de la calidad.
5.Mejora de métodos de trabajo y reducción de costos.
6.Información dentro de la Institución
7.Seguridad, salubridad, y mantenimiento de las instalaciones y

equipos.
8.-Aspectos varios.
Ventajas y limitaciones:
Ventajas:
 Los manuales son reglas de cumplimiento obligatorio, y como tales,

constituyen una valiosa herramienta de comunicación que
facilitan el desarrollo de las funciones administrativas.
 Son un cuerpo ordenado de las prácticas reconocidas dentro de la

organización y sirven de permanente fuente de consulta en
especial ante situaciones conflictivas en que resulte necesario
definir situaciones de jurisdicción, competencias, límites de
responsabilidad, superposición de funciones, oportunidad de las
acciones.
 Mantienen la uniformidad en la gestión administrativa, impidiendo la

excusa del desconocimiento.
 Facilita la capacitación del personal.
 Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones
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delegadas, y de las responsabilidades asignadas.
 Favorecen y facilitan el ejercicio de cada una de las fases de

la administración (Planificación, organización dirección,
coordinación y control) al tener claramente definidos los objetivos a
alcanzar y las responsabilidades para cumplirlos.
 Economizan tiempo en la toma de decisiones pues reducen

notablemente las improvisaciones y estas no quedan supeditadas a
la subjetividad de los funcionarios actuantes, pues brindan
soluciones a situaciones que antes debían ser analizadas
evaluadas y resueltas en cada caso.
Limitaciones:
La principal limitación es que el manual requiere mantenerse actualizado

dado que la pérdida de vigencia de su contenido, provoca su total
inutilidad. Indudablemente esto tiene un costo de estudio y confección de
las correcciones que debe afrontarse. Lo ideal es que en la organización
exista un área o un comité de estudio permanente para mantener
actualizado el manual de misiones y funciones.
Organigramas virtuales y lo que viene en las

empresas: Cómo el home office cambió la típica cadena de mando
La virtualidad ganó terreno y los organigramas de las empresas -al igual que el
proceso de toma de decisiones- se han ido aggiornando a los tiempos que
corren. Desde pirámides que se achatan hasta perfiles que vienen ganando
protagonismo, todo apunta a transitar el día a día de modo mucho más ágil y con
colaboradores empoderados. "Los organigramas serán cada vez más planos, con
estructuras más chicas que se agrandarán sólo de manera temporal, de acuerdo a
P á g i n a 17 | 19-U.2
los proyectos que encare la organización y según el momento. Es decir,
el trabajo por proyectos los irá achicando y expandiendo",
"Las compañías ya no pueden ser pensadas como una estructura fija en un

contexto de complejidad, volatilidad, incertidumbre y ambigüedad como el que
estamos viviendo". "las organizaciones virtuales horizontalizan la comunicación y
destruyen barreras.
(Fuente: Ariel Vázquez, responsable de la Licenciatura en Recursos Humanos de UADE)
COMO SON LOS ORGANIGRAMAS DE LAS EMPRESAS 4.0

Las Claves:
 Trabajar en función de competencias y no de jerarquías
 Los resultados deben alcanzarse de manera más simple
 Las relaciones son colaborativas, ágiles, dinámicas y espontáneas
 Los grupos de trabajo se arman y desarman según el proyecto
 El foco debe estar en las necesidades y experiencias del cliente
 El desempeño se mide todo el tiempo
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ESTRUCTURA DE REDES
La estructura de redes rompe los modelos clásicos y torna obsoletos los
conceptos tradicionales. Este tipo de estructura no tiene divisiones entre las partes y
muestra una integración e interrelación entre todos los elementos de la estructura.
En este tipo de organigramas se ubica al gerente general en el centro como líder o
facilitador. Como satélites del gerente general se sitúan las áreas dependientes
funcionalmente de éste. Cada uno de estos gerentes funcionales tendrá otras áreas
satélites y así sucesivamente. En estas estructuras también llamadas celular,
satelital, o por procesos, se preservan las jerarquías, pero totalmente integradas o
interrelacionadas.
Las estructuras de redes son necesarias en un contexto como el actual por los
cambios que se están produciendo que traen como consecuencia una nueva forma
de ver y entender la realidad.
Características de la Estructura de Redes:
 La fluidez, flexibilidad y originalidad
 La motivación (premios y castigos)
 Objetivos por proyectos,
 Son estructuras dinámicas,
 Colaboración en el logro de resultados
(Fuente: Administración y Estrategia- Cap 16- Jorge Hermida, Roberto Serra y Eduardo Kastika-
Grupo Editorial Norma- 1ra EdiciÓn- 2004)
P á g i n a 19 | 19-U.2

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Guía Temática de SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, actualizada y ampliada a marzo de

GUIA TEMATICA DE “SISTEMAS ADMINISTRATIVOS”- ACTUALIZADA Y

El material está diseñado de acuerdo a las unidades temáticas del programa de la

Unidad Temática II: Documentos formales de la

2.1 Organigramas. Concepto. Metodología de Elaboración. Aplicaciones.

Bibiografía Básica (detalles en el programa de la asignatura)

Elaborado por: Esp. Cra. Maris Telma Gamón

2.1 Organigramas. Concepto. Metodología de Elaboración.

Con los rectángulos se representan cargos, funciones, categorías o personas.

Las líneas de trazo lleno reflejan situaciones de autoridad líneas, jerárquico o de

 Formas de unión entre rectángulos y líneas

Las líneas se graficarán en forma horizontal o vertical, de forma que su

Cuando se representan líneas de autoridad funcional se dibujarán con

 Distancia entre rectángulos

La separación vertical entre rectángulos de niveles inmediatos estar

La separación horizontal se hará en función de la cantidad de

 Como herramienta de comunicación sirve para:

 Tener una idea global de la estructura.

 Informar a terceros interesados como está estructurada la organización.

 Como herramienta de análisis administrativo sirve para detectar

A. Transgresión a los principios de organización.

En cada área a cargo de un jefe o supervisor, no es correcto desempeñar

Este principio se sustenta en la división del trabajo y está orientado a lograr la

Liquidación de Dpto Bienes

Ningún Jefe debe tener mando directo sobre un número de subordinados

Habitualmente un número mayor de seis subordinados presenta dificultades para

Es conveniente aclarar que cuando nos referimos a supervisión efectiva nos

Ejemplo de falta de Unidad de Mando

Aunque esta situación no es posible visualizarla en el organigrama, tiene

B-1-Fallas de control interno

Estas situaciones se producen cuando el responsable de un cargo tiene

 Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas por del Departamento

B.3.- Relación de dependencia confusa: Se produce cuando no está

¿Tiene autoridad lineal o asesora?

B.4. Subordinación unitaria: Cuando de un cargo depende un único

Ejemplo: Situación uno sobre uno

B.5 Indefinición de Niveles: Cuando no está clara la posición relativa que un

B.6. Estructura desequilibrada: Cuando un área tiene exceso de niveles o

Sec. Académica Sec. Administrativa

B, 7. Asignación Inadecuada de Niveles: Cuando una posición tiene asignado

Compras Comercialización RRHH Producción

B, 8. Designación confusa de los nombres de los cargos que no guardan

Limitaciones del Organigrama:

La segunda limitación: Si bien el organigrama nos muestra una visión estática

2.2 Manuales de Funciones. Concepto Contenidos. Ventajas y

En el punto 2.1, dijimos que el organigrama, es la representación gráfica,

Pero, por ejemplo, no podemos ver el grado de delegación de autoridad, ni la

1. La designación formal de su cargo.

2. El enunciado de sus funciones.

3. La descripción de sus tareas habituales.

4. Las características de su trabajo y sus distintos tipos de

5. Quienes dependen de él y él de quien depende.

7. Los distintos niveles y tipos de autoridad.

Los manuales, deben estar redactados de manera sencilla, clara, en

El manual debe contener:

l. La misión general y funciones básicas

4. Las finanzas de su departamento, no solo referido a los

5. El sistema de información, la que genera para uso propio, para

6.El sistema de relaciones, esto es con sus superiores, sus pares,

7.Contribución al progreso de la Organización, esto se concreta a