CÓMO REDACTAR UN OFICIO

La importancia de tener claro el cómo redactar un oficio es evidente al considerar

que estos documentos tienen como función el relacionamiento de órganos
administrativos de la más alta jerarquía. Por esto es que debe ir firmado por el
máximo representante legal de la institución que lo emite.

Para saber cómo redactar un oficio, en principio hay que tener en cuenta que existen
dos tipos de este tipo de comunicación:

1. El oficio simple o directo

Es cuando el contenido va dirigido a una sola persona.

2. El oficio múltiple
Es el que se utiliza cuando el mismo contenido va dirigido a distintos y vios
destinatarios.

En cuanto al diseño de puesta en página de la información, el saber cómo redactar

un oficio equivale a conocer la siguiente estructura:

 En primer lugar aparecen la Fecha y el lugar desde donde se escribe.

 Luego, la numeración del expediente que corresponda al caso, según el

modelo de carta y con las siglas de la oficina y el año de expedición.

 En tercer lugar debe aparecer el organismo o destinatario que recibirá el

oficio.

 En cuarto, una breve y concisa explicación del asunto a tratar.

 El quinto paso contiene el texto explicativo, en el cual es posible extenderse

y optar por frases más o menos complejas o explicaciones que requieran de
mayor tiempo de exposición.

 En sexto lugar aparecerá un saludo o una despedida cordial.

 Por último una firma a mano y con bolígrafo cerrará el oficio.

Por último y a modo de conclusión, la solución al asunto de cómo redactar un oficio

encuentra respuesta más que nada en la repetición y automatización de hacerlo.
CÓMO REDACTAR UN INFORME

El destinatario de un informe se trata de una persona o un grupo de personas;

gente que al recibirlo deberá leerlo y evaluarlo.

Por ello, saber cómo redactar un informe será crucial para la efectividad de la
información manejada a la hora de resolver las situaciones en él planteadas.

Existen tres tipos de informe:

 Expositivo
 Interpretativo
 Demostrativo

Conocer las características de cada uno resulta ser de los primeros pasos para
saber cómo redactar un informe:

El informe Expositivo narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni

interpretaciones del autor; por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones.

El informe Interpretativo narra los hechos, los interpreta y analiza para obtener
conclusiones y dar recomendaciones.

El informe Demostrativo presenta una tesis planteada por el autor y la descripción

de los pasos que se han seguido para su demostración y las conclusiones
obtenidas.

Hay una estructura general que es de inevitable conocimiento a la hora de saber

cómo redactar un informe: introducción, desarrollo y conclusión.

En la introducción se presenta el problema y los objetivos buscados (¿Para qué?

¿Por qué? y ¿Con qué?).

El desarrollo habla de los procedimientos, la metodología utilizada para recabar la

información: experimentos, entrevistas, etc. (¿Cómo?). Y en la conclusión, se
presentan los resultados obtenidos utilizando cuadros, tablas, gráficos, etc. (¿Qué
se encontró?).
Resulta obvio, aunque necesario, aclarar que la definición que se tenga en las
respuestas de las preguntas planteadas facilitará la resolución de la cuestión de
cómo redactar un informe.

Por último, algunos consejos para una mejor redacción de su informe: presentar la
información con objetividad; mencionar el mayor número de datos posibles,
presentarlos organizada y jerarquizadamente; citar las fuentes de información
consultadas; usar párrafos cortos y exponer concreta y precisamente las
conclusiones y recomendaciones.

CÓMO REDACTAR UNA SOLICITUD

Para la consulta de cómo redactar una solicitud, pueden existir incontables

respuestas, pero tomemos lo que de alguna manera aparece común entre todas
esas posibilidades.

Hoy en día cada vez más empresas tienen ya prevista la solución a la cuestión de
cómo redactar una solicitud, tanto para sus clientes como para sus mismos
trabajadores, proponiendo formularios prediseñados cuyo formato consiste en un
modelo carta de solicitud, de modo que los solicitantes solo los rellenen y expongan
así sus solicitudes.

Pero también siguen existiendo los casos en que no existe ese formulario y el
solicitante debe redactar su propio modelo de carta de solicitud.

Existen ciertos aspectos que son necesarios a la hora de saber cómo redactar una
solicitud.

En lo posible ir directamente al asunto de la carta y dejar suficientemente claro en

su primer párrafo lo que se solicita es una de las claves del éxito.

El uso de un lenguaje claro, sencillo, conciso y sin demasiada formalidad es la

respuesta más efectiva a la cuestión de cómo redactar una solicitud: sin vueltas,
aludir explícitamente a aquello que se solicita.

Por último, y como sucede en una instancia directa, en la que se utiliza el diálogo
como forma de comunicación, es muy bueno agradecer al final de la carta; se trata
de una formalidad en la que es conveniente dar por hecho que la solicitud va a tener
respuesta positiva.
Documentos mercantiles

Tal es la importancia de este tipo de documentos, que se han creado normas

específicas, leyes y disposiciones técnicas particulares para el manejo de los
documentos mercantiles. Se han dispuesto reglas para su impresión, archivo y
conservación.

Según algunas definiciones, los documentos mercantiles son los documentos

comerciales que merecen confianza, credibilidad.

Los documentos mercantiles se dividen en:

1. Negociables
2. No negociables
Los primeros sustituyen al dinero en efectivo y se pueden intercambiar por él. Dentro
de esta categoría están:

 Las letras de cambio

 Los pagarés
 Los cheques
Veamos aquí algunas definiciones de los documentos mercantiles negociables:

Letra de cambio

En este documento mercantil figura una suma de dinero que debe ser pagada por
un tercero a quien se designe en la propia letra de cambio.
En este caso, la persona que libra el documento otorga un crédito a quien lo recibe
y este se compromete a pagar el importe señalado antes de la fecha de vencimiento
acordada.

La propiedad de la letra de cambio se puede transferir a un tercero, por lo cual el

librador no tiene por qué ser la persona que entregue el documento.

Además, este tipo de documento mercantil se puede presentar ante una entidad
financiera para descontar. De esta forma, la entidad pagará al tenedor el importe
determinado en la letra y cobrará al librador una vez que se cumpla la fecha de
vencimiento.

El cheque

Por medio de un cheque el librador autoriza a otra persona a extraer dinero de una
cuenta bancaria.
La función del cheque es ordenar a la institución financiera que pague (con el dinero
de la cuenta del emisor) una determinada suma de dinero expresada en el
documento.

En este documento mercantil debe figurar:

 La denominación del cheque inserta en el título.

 El nombre del que ha de pagar, que necesariamente habrá de ser un banco
o entidad financiera.
 La cantidad que se ha de pagar, expresada en números y letras. En caso de
que ambas expresiones no coincidan, predominará la cantidad en letra.
 También debe estar expresado el lugar de pago. Si se designan varios
lugares, será válido el primero mencionado.
 Fecha y lugar de emisión del cheque.
 Firma del librador o del que emite el cheque.

El cheque puede ser emitido para que se pague a cualquier persona que lo presente
ante la institución financiera (al portador) o para que sea pago a una persona
determinada (no a la orden), para lo cual se efectúa un endoso.

El pagaré

Con este documento una persona establece formalmente que promete el pago de
una deuda determinada en una fecha posterior, que será acordada entre las partes
y figurará en el documento.

Al igual que los cheques, los pagarés pueden ser “al portador” o “endosables” y
pueden ser emitidos por empresas, por el Estado o por particulares.
Entre los documentos mercantiles no negociables encontramos los recibos y las
facturas.

Estos documentos son aquellos que sirven de base para los registros en los libros
de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una
operación mercantil.

TIPOS DE DOCUMENTOS DE NEGOCIOS

Existen varios tipos de documentos de negocios, que veremos más adelante, pero
todos ellos se pueden clasificar en documentos internos o externos.

Los primeros son los que fueron emitidos fuera de la empresa que los recibe. Por
ejemplo, un recibo por un pago realizado o una factura por una compra.
En tanto, los documentos de negocios internos son aquellos que emite una empresa
y que pueden ser entregados a terceros o mantenerse en los archivos propios.

En este caso, por ejemplo, hablamos de una factura de venta o los recibos recogidos
en la cobranza a los clientes.

Aquí veremos algunos ejemplos de documentos de negocios y sus funciones:

 Orden de compra o Nota de pedido

Este documento de negocios es enviado por el comprador al vendedor para
especificar cuáles son exactamente los bienes que desea comprar, el precio y
cómo los pagará. Normalmente este documento se emite por duplicado y no
genera ningún registro contable

 Nota de venta
Con este documento el vendedor responde al comprador luego de recibir su
orden de compra y permite cerrar el negocio, confirmando el pedido realizado.
Con la nota de venta tampoco de realizan asientos contables.

 Remito
Cuando el comprador recibe un remito lo utiliza para compararlo con el pedido
y de esa forma chequear si se recibió todo lo que fue solicitado. Mientras,
cuando el vendedor recibe el duplicado del remito firmado por su cliente lo
guardará como comprobante de la entrega correcta del pedido recibido.

 Factura
Por medio de la factura el vendedor detalla al comprador las mercaderías que
entran en la transacción realizada, junto a las cantidades, la naturaleza, el
precio y demás condiciones de la venta.

 Cheque
El cheque es un documento de negocios que se emite para otorgar el poder a
un tercer a retirar fondos de una cuenta bancaria. La función del cheque es la
de ser un instrumento de pago, ya que el emisor no deberá retirar el dinero de
su cuenta, sino que librará este documento contra el banco, con la orden de
que éste pague al portador.

 Ticket
Este documento de negocios se emite únicamente por compras contado y esa
es justamente la diferencia que tiene con la factura, que puede ser entregada
en caso de compras a crédito.

 Recibo
El recibo es la constancia de que se han recibido los valores o bienes que
intervienen en una transacción.
 Nota de débito
Este documento sirve para notificar al comprador que se cargó en su cuenta un
importe determinado.

 Nota de crédito
Con este documento de negocios el vendedor informa al comprador que se ha
cargado en su cuenta una determinada suma de dinero.

 Pagaré
Este es un documento que expresa, de forma escrita, que la persona que lo
emite se obliga a pagar a quien lo recibe una determinada suma de dinero, en
una fecha que se expresa también en el texto.

DOCUMENTOS LEGALES

CARTA DE CERTIFICACIÓN DE INGRESOS

El contador público es por mandato legal fedatario público, calificativo que lo hace
depositario de un atributo especial que se predica de sus manifestaciones, al punto
de afirmarse que las certificaciones que de él emanan se consideran veraces y
tienen valor probatorio.

La fe pública contable se traduce en la confianza que se otorga a la firma del

contador público, quien recibe de la ley la importante función de certificar el
contenido de determinados actos y documentos.

Un contador público en el ejercicio de su profesión, es solicitado constantemente

por personas naturales para que se les certifique ingresos a través de una carta de
certificación de ingresos, con destino a las entidades financieras. Por lo general,
estas personas naturales no llevan contabilidad.

Los asalariados y la mayoría de las personas naturales no están obligados a llevar

contabilidad, o si lo están, no la llevan.

Esto hace que, por lo general, el contador certifique este tipo de información
basándose únicamente en la buena fe del cliente, pues no posee la información
necesaria y suficiente para respaldar lo que está certificando.

El contenido de las disposiciones normativas aludidas, determina que tratándose de

personas obligadas a llevar contabilidad, la firma de estados financieros por parte
de un contador público, supone que los mismos se han tomado de los libros de
contabilidad del solicitante de los servicios profesionales.
Ejemplo:

Lugar, __________ de ________ .-

A quien corresponda:

El suscripto _________ contador público, certifica que el Sr. ________,

con documento de identidad número __________ y con domicilio en la
calle ______________, de la ciudad de ________________ es socio
administrador / accionista de la empresa _____________, inscripta en
_________ con el RUC / NIF N° ___________ y en Seguridad Social con
el N° ____________, con domicilio en la calle ___________ y que gira en
el ramo de ___________________.

La empresa inició actividades en el mes de ____________________.

El Sr. ______________ ha efectuado de la empresa retiro a cuenta de

utilidades en forma promedio mensual por la cantidad de $
__________________.

Para su presentación ante quien corresponda, se emite el presente en el

lugar y la fecha antes mencionados.

Firma

Contador Público

(INCLUYE AQUÍ UN TIMBRE PROFESIONAL)

CARTA DOCUMENTO

Mecanismo de envío de carta documento

El mecanismo para enviar una carta documento es el siguiente: la persona que

desea enviar la carta documento concurre a una sucursal del correo y solicita el
formulario especial (emitido por el Correo Oficial), que consta de un original y dos
copias.

El original se envía al destinatario, el remitente conserva una copia y la otra queda

archivada por un término de cinco años.

La carta documento tiene valor legal o fedatario, o sea que lo que se busca es
certificar de modo fehaciente que el destinatario recibió el contenido del mensaje,
que está enterado de lo que se intentaba comunicarle por parte del remitente.

Para esto se utiliza un sistema de certificación para la entrega, de modo que no

quede duda que el mensaje fue recibido. Así, en un posible proceso judicial, la carta
documento puede ser utilizada como prueba.

Normalmente se utiliza la carta documento para reclamar un derecho a otra

persona, empresa u organismo privado u gubernamental.

¿Qué hacer cuando se recibe una carta documento?

Cuando una persona recibe una carta documento debe contactarse con su
abogado, para que inmediatamente se envíe una contestación.

Y en caso de no tener un letrado a la mano, el destinatario de la carta debe

responderla, pero sin aportar datos que puedan complicar su situación.

DOCUMENTOS RESPALDATORIOS

Vamos parte por parte. En informática, los documentos respaldatorios refieren a la

copia de la información contenida en los computadoras de escritorio o portátiles con
un objetivo de seguridad.

Si el sistema falla o todo el disco duro se hecha a perder, allí está el respaldo para
salvar la información contenida.

Los expertos recomiendan una copia de seguridad de la información al menos cada

seis meses o hacerla con mayor frecuencia en caso de documentos clave.
El respaldo debe hacerse en unidades externas como CDs o DVDs, memorias flash
(pen drives, etc.) o en otro disco duro.

Pero esta visión de documento respaldatorio es la más primitiva y toma a un disco

duro en particular como unidad a “rescatar”. No por ello, claro, deja de ser esencial
para los usuarios individuales.

Pero ¿qué ocurre en empresas, donde varios operadores generan en red gran
cantidad de información productiva cada día? ¿Cómo se respalda?

Por lo general, los sistemas operativos y demás aplicaciones cuentan con la opción
de copias de seguridad.

En caso de que el documento falle, puede recurrirse a la última copia. Cada usuario
dispone de la frecuencia de respaldo.

Para operaciones de respaldo más complejas, que impliquen redes por ejemplo,
existe una batería de software destinado específicamente al respaldo.

Estos programas actúan como una especie de espías que andan por todos los
recovecos de la red y cada vez que hallan alguna información nueva, le hacen una
copia de seguridad que guardan en un gran disco dispuesto para tal fin. Su trabajo
podrá ser “inútil” por meses o años, pero al otro día del cataclismo, estos muchachos
podrán restaurar el mundo.

Claro que se puede programarlos para que su vigilancia sea más o menos obsesiva.

En contabilidad, el documento respaldatorio es aquel que respalda las operaciones

comerciales. El soporte, en papel o digital, que comprueba cualquier tipo de vínculo
más allá de la versión de cada una de las partes.

El documento respaldatorio más famoso y determinante es la factura. Es el

documento final de una compraventa. Depende de la legislación de cada país, pero
como mínimo, la factura debe ser emitida por duplicado. Este documento
respaldatorio, también, tiene valor jurídico como prueba llegada la eventualidad de
un litigio.

Luego hay una serie de documentos respaldatorios para distintas operaciones:

La nota de compra es el documento que rubrica una persona o empresa para

hacerle un pedido a un comerciante. Se emiten dos, por lo general, una para el
archivo del que pide o otra para el comerciante que debe cumplir con el pedido. Este
documento, sin embargo, no obliga a la operación; es solamente el pedido.
El remito, en cambio, es un documento respaldatorio que obliga a la transacción
porque se emplea para el envío de los bienes vendidos. Se listan y detallan estos
objetos y el comprador, en caso de conformidad, firma el remito y queda concretada
la operación: uno se obligó a entregar y el otro, a pagar. Solo resta la factura.

Hay otros tipos de documentos respaldatorios, como las notas de débito

(comprobante de débito de una determinada suma de una cuenta), la de crédito
(comprobante de crédito en una cuenta bancaria) y el recibo: se comprueba que el
dinero de determinada deuda ha sida recibido.

Pero la clave para todo documento respaldatorio es el archivo y su organización.

Algunos tienen valor de prueba y otros no, pero todo un sistema de documentos
respaldatorios dependerá de “una copia más” de cada uno de estos documentos
para el archivo.

DOCUMENTOS DE ADOPCIÓN

Documentos de adopción necesarios para una adopción internacional. Un gran

número de documentos de adopción son requeridos para una Adopción
Internacional.

La compilación de los papeles necesarios generalmente se denomina"dossier".

Su dossier pasará a través de un proceso de autenticación, luego será presentada

al gobierno del país donde es oriundo el niño que usted desea adoptar.

Cada país tiene sus propias condiciones para la adopción de un niño, pero la
mayoría exige algunos Documentos de Adopción básicos que detallamos más
abajo.

Documentos necesarios para adoptar

Certificados de Nacimiento

Usted puede obtener los certificados de nacimiento necesarios para usted y su

esposo o esposa (si aplica) del gobierno de su país, generalmente de la
dependencia más cercana a su domicilio.

Certificado de Matrimonio
Si aplica.
Certificado de Divorcio

Si aplica, usted puede obtenerlo de la Oficina de Asuntos Civiles o Dirección

Nacional de Registro Civil.

Estado Financiero

Usted debería elaborar una página hecha en computadora donde detalle todos sus
ingresos financieros (incluyendo cuentas bancarias y cualquier otra cosa que pueda
aplicar). Usted y su esposo o esposa (si aplica) deberían tener esto certificado por
un escribano.

Carta del Empleador

Asegúrese de que la carta esté certificada por un notario.

Si usted es empleado, su empleador debe dejar constancia de su posición en la

empresa, cuánto tiempo ha trabajado allí, y cuál es su salario actual.

Si usted tiene su propia empresa y tiene un contador, su contador debería hacer

esta constancia para usted; si no tiene un contador, encuentre a alguien que pueda
certificar sus ingresos.

Certificado Médico

Después de su examen físico básico con su médico, pídale que le escriba una carta
en su libreta membretada certificando su estado de salud. Debe contener su firma
y debe ser certificada por un notario. Su trabajador social también requerirá esto.

Reporte de Antecedentes Penales

Solicite una constancia que certifique que usted y su esposo o esposa están libres
de antecedentes penales. Pida asistencia al trabajador social. Su certificado debe
estar notariado.

Estudio del Hogar

Cuando termine de realizar su programa de Estudio del Hogar, el asistente social

que lo entreviste escribirá un documento notariado de 5 a 8 páginas. Esto incluirá
información básica acerca de usted y las razones por las cuales usted está calificado
para realizar una adopción de acuerdo a la entrevista.
LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Algunas consideraciones importantes

Hay ciertos aspectos peculiares en la legalización de documentos para países

extranjeros.

Tales documentos deberían ser ejecutados de acuerdo a los requerimientos del país
emisor, y atravesar un cierto procedimiento para ser validados o legalizados en el
país extranjero.

Tal procedimiento se conoce como "legalización de documentos", e involucra

certificación / autenticación jerárquica de varios pasos de parte de oficiales del
gobierno autorizados.

El procedimiento estándar de la legalización de documentos debería ser finalizado

por una certificación especial en un consultado o la sección consular de la embajada
del país de destino.

Con frecuencia, este procedimiento de legalización de documentos es reemplazado

por un procedimiento simplificado, resultando en un procedimiento normal de
certificación de apostillado o anotación.

Esto es aplicable cuando tanto el país emisor como el país de destino integran un
acuerdo internacional sobre simplificación de procedimientos de legalización de
documentos, como lo es la Convención Hague de 1961.

Adicionalmente, un documento que tiene como objetivo ser presentado en otro país,
es frecuentemente ejecutado en el idioma del país emisor, y necesita ser traducido
al idioma oficial del país de destino, la traducción del documento debe ser realizada
de acuerdo a los requerimientos del país de destino, y certificada por un notario
público del país de destino. Además, un documento debe cumplir los requisitos
específicos para ser aceptado en la oficina de trámite, y debe ser adecuado según
los estándares de los documentos locales, que generalmente son presentados en
conformidad con un cierto estilo o modelo.

Al parecer, un documento para un país extranjero es casi siempre bastante costoso,

sin mencionar los gastos del envío internacional. Toma semanas, e incluso meses,
prepararlo. Todo lo antes mencionado hace que la tarea de la legalización de un
documento para ser presentado en un país extranjero, sea un asunto muy delicado,
que requiere una implementación competente. Incluso el más pequeño error
seguramente le costará cientos de dólares y mucho, mucho tiempo.
QUÉ ES UN DOCUMENTO CURRICULAR

En España, las partes que debe contener un Documento Curricular quedan

recogidas actualmente por artículo 49 del Real Decreto 82/1996, de 26 de enero,
por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de las Escuelas de Educación Infantil
y de los Colegios de Educación Primaria:

a) Adecuación de los objetivos generales de la educación al contexto

socioeconómico y cultural del centro, y a las características de los alumnos,
teniendo en cuenta lo establecido en el proyecto educativo del centro.

b) Distribución de los objetivos, contenidos y criterios de evaluación de las distintas

áreas.

c) Decisiones de carácter general sobre metodología didáctica, los criterios para el

agrupamiento de alumnos y para la organización espacial y temporal de las
actividades.

d) Criterios generales sobre evaluación de los aprendizajes y promoción de los

alumnos.

e) Orientaciones para incorporar, a través de las distintas áreas, los contenidos de

carácter transversal.

f) Organización de la orientación educativa y el plan de acción tutorial.

g) Criterios y procedimientos previstos para realizar las adaptaciones curriculares

apropiadas para los alumnos con necesidades educativas especiales.

h) Materiales y recursos didácticos que se van a utilizar, incluidos los libros para uso
de los alumnos.

i) Criterios para evaluar y, en su caso, revisar los procesos de enseñanza y la

práctica docente de los maestros.

j) Programación de actividades complementarias y extraescolares.

Recientemente se ha propuesto por la Ley Orgánica de Educación y su decreto de
enseñanzas mínimas de 7 de diciembre de 2006 la supresión del Documento
Curricular y su sustitución por la concreción del currículo, como documento de
reflexión pedagógica incluido dentro del proyecto educativo, aunque aprobado
previamente por el Claustro, tal y como era el caso del proyecto curricular.