Áreas funcionales de una

empresa. Qué son, cuáles son y

su importancia
Las áreas funcionales de la empresa son agrupaciones de actividades, de
carácter homogéneo y coordinado, que se realizan para alcanzar los
objetivos organizacionales. Dirección, producción, finanzas, marketing y
recursos humanos suelen mencionarse como las funciones básicas, pero no
únicas en razón de las características particulares de cada firma.

Puesto que las áreas funcionales son unidades especializadas dentro de la

empresa, es importante conocer y determinar cuáles tareas y procesos son
responsabilidad de cada una, solo así será posible alcanzar altos niveles de
eficiencia que garanticen el mejor desempeño organizacional.

Al finalizar esta lectura tendrás claro: qué son las áreas funcionales de una
empresa, cuáles son, qué actividades se llevan a cabo en cada una y por qué
son importantes; además, quién dio origen al concepto y, por último, qué
ocurre en organizaciones en las que no se observan claramente.

Qué son las áreas funcionales de una empresa

Las áreas funcionales de una empresa son conjuntos de actividades y
procesos relacionados, mediante las cuales se puede dividir de mejor
manera el trabajo, por lo tanto, catalizan la especialización, promueven una
mayor eficiencia y, a la vez, el logro de los objetivos organizacionales.
En cada área funcional de la empresa se agrupan actividades que por su
naturaleza se encuadran dentro de una misma zona de competencia, es
decir, se trata de conjuntos específicos de tareas que buscan obtener
objetivos similares, cuya fuerte relación les permite actuar como si fuesen
una sola.

Es común pensar que áreas funcionales y departamentos empresariales son

lo mismo, sin embargo, la diferencia está en que las primeras están
compuestas por funciones o grupos de actividades mientras que los
segundos lo están por puestos de trabajo.

Se puede decir que las áreas funcionales tienen que ver con lo que se hace,
mientras que los departamentos se pueden vincular con la estructura
organizacional que sirve de base para coordinar los esfuerzos de las
personas que la conforman.

Ejemplo de áreas funcionales

Para ejemplificar lo anterior se puede pensar en un emprendedor cuya
empresa unipersonal se dedica a la elaboración y venta de muebles para
baños y cocinas. Esta persona realiza, entre otras, las siguientes actividades:

Diseña, fabrica e instala el mobiliario, decide a quién le compra la materia

prima y en qué cantidades, además, si requiere almacenarla o no (tareas
del área funcional de producción).
Lleva las cuentas, presenta y paga las declaraciones de impuestos, decide
en qué herramientas invierte, negocia y paga las facturas a los proveedores,
gestiona los cobros y obtiene financiación (tareas del área funcional de
finanzas).
Busca nuevos clientes activamente a través de diferentes canales,
gestionando redes sociales, generando voz a voz, enviando emails y
haciendo llamadas en frío, encargándose de todo el proceso de venta.
Asimismo, mantiene una buena comunicación y relación con los clientes
existentes, brindando y cumpliendo la garantía sobre sus productos e
instalaciones y atendiendo a otros requerimientos, todo el proceso de
posventa (tareas del área funcional de marketing).
Vigila que el taller sea seguro y esté limpio, que las herramientas e
implementos le brinden seguridad física al elaborar los productos. Además,
se mantiene al día en las principales tendencias de diseño y fabricación
mediante cursos por internet (tareas del área funcional de recursos
humanos).
Establece el rumbo que desea para su empresa, establece una visión de
futuro, fija metas y objetivos de corto y largo plazo, decide qué hacer, cómo
hacerlo y cuándo hacerlo, es decir, se encarga de la coordinación de las
diferentes actividades (tareas del área funcional de dirección).
De esta manera se hace evidente que en esta empresa unipersonal se
llevan a cabo todas las funciones básicas de una organización a pesar de
que, por su tamaño, no cuenta con departamentos empresariales.

Coordinación entre áreas funcionales

La coordinación entre áreas funcionales de la empresa es indispensable
para su buena marcha:

Imagine el lector que el mismo emprendedor del ejemplo anterior es un

magnífico diseñador, carpintero e instalador, con lo cual sus productos
resultan ser de excelente calidad y del gusto de sus clientes, pero,
sistemáticamente incumple con las entregas finales y también con los pagos
de los materiales.
En este caso sus remarcables habilidades de producción se ven opacadas
por sus incumplimientos en entregas y pagos, con los cuales podrá ver
mermados tanto la cantidad de nuevos pedidos, porque sus clientes no
darán buenas referencias de él (no habrá voz a voz), como su flujo de caja,
al tener que pagar más a sus proveedores, lo que se traduce al final en un
detrimento de los objetivos empresariales.

Origen del concepto de área funcional de la empresa

Henri Fayol, baluarte de la teoría clásica de la administración y uno de los
precursores de la administración moderna, fue quien en su libro de 1916
“Administración industrial y general”, identificó las que él llamó seis
funciones esenciales de toda empresa:

En primer lugar, observó la existencia de una función técnica, encargada de

la producción, fabricación y transformación.
En segundo lugar, se dio cuenta de que era vital la función comercial, bajo
la cual se encuentran las actividades de compras, ventas y permutas, entre
otras.
También, notó que era requerida una función financiera, a la cual se le
encomendaban tareas relacionadas con la búsqueda y administración de
capitales.
Además, estableció que una función de seguridad, dedicada a la protección
de bienes y de personas, era de especial utilidad.
De igual forma, era lógico mantener una función de contabilidad que velara
por los inventarios, los costos, los estados financieros y demás.
Por último, identificó una función administrativa que se ocupaba de las
acciones de previsión, organización, mando, coordinación y control.
Estas observaciones se constituyeron en la base de lo que hoy se conoce
como Áreas Funcionales de la Empresa, las cuales se han empleado desde
entonces, con ciertas evoluciones y modificaciones propias del paso de
tiempo, como la línea base para estructurar todo tipo de organizaciones.

Cuáles son las áreas funcionales de la empresa

Las áreas funcionales en una empresa típica suelen ser: (1) Dirección. (2)
Producción. (3) Finanzas. (4) Marketing. (5) Recursos Humanos. Las
anteriores son citadas usualmente como las principales, por lo cual se
puede inferir que ellas resultan ser transversales a la gran mayoría de
organizaciones.

Además, en función de cada firma, de la industria en la que compita, de la

magnitud de sus recursos, de la escala de su operación, del tipo de
organización y demás características particulares, se pueden encontrar,
entre otras, áreas funcionales como:

Servicios legales
Comercial
Innovación
Servicio al cliente
Control interno
Logística
Tecnologías de la información
Ventas
Sistemas
Publicidad
Investigación & Desarrollo
Compras
Distribución
Comunicaciones
Munch (pp. 211 – 213), indica que la magnitud de estas áreas, sus nombres,
el número de personas que las integran, así como las formas en las que se
organizan, varían de acuerdo con la complejidad, las características
específicas de cada empresa y su tamaño:

En la micro o pequeña empresa:

El dueño dirige y conoce a todos los trabajadores.
Los problemas de producción, finanzas, ventas y personal son tan
reducidos, que el propietario puede resolverlos y realizar las actividades
inherentes a estas funciones.
La centralización en la toma de decisiones y ejecución de actividades es
característica.
En la mediana empresa:
Al ser una organización en crecimiento surgen especialistas y áreas
funcionales.
Existe la necesidad de aplicar técnicas administrativas.
Se utiliza la delegación de funciones y se establecen niveles jerárquicos.
En la empresa grande:
Resulta imposible que una sola persona tome todas las decisiones.
La complejidad de la administración crece, por lo cual se requiere un gran
número de áreas donde diversos profesionales y especialistas realicen cada
función.
La delegación y descentralización es imprescindible, existen divisiones,
unidades de negocio, etcétera.
Actividades propias de cada área funcional de la empresa
A continuación se describen, de manera muy simplificada, las labores que
atienden las principales áreas funcionales de la empresa (Fernández y
Fernández, pp. 15 – 18):

Producción
El área de producción, también llamada de operaciones o técnica, se
encarga de los procesos empresariales de:

Fabricación
Planificación y configuración de los objetivos de producción.
Transformación de materias primas en productos terminados o
semielaborados.
Control de calidad
Control de productos.
Evaluación de la producción.
Investigación y desarrollo
Investigación de nuevas tecnologías.
Desarrollo de nuevos productos.
En otras palabras, este subsistema de operaciones o de producción tiene
como objetivo la transformación y consecución de los bienes y servicios
destinados a satisfacer las necesidades de mercado detectadas por el área
de mercadotecnia o comercial.

Finanzas
En la empresa, las funciones del área de finanzas son:
Financiación
Obtención de recursos financieros.
Control de cobros y pagos, caja y bancos.
Préstamos y créditos.
Inversiones.
Contabilidad
Registro contable de las operaciones.
Confección de balances y de las cuentas de resultados.
Suministro de datos a la dirección.
Las anteriores son solo algunas de las funciones de la gerencia financiera de
una organización empresarial.

Marketing
En el área de marketing, que en algunas empresas puede recibir diferentes
denominaciones como área comercial, de ventas, de mercadeo o de
mercadotecnia, se tienen las siguientes funciones:

Compras
Conocimiento del mercado, selección de proveedores.
Selección de mercaderías.
Trámite de compras.
Almacén
Organización de artículos.
Gestión de stocks.
Logística: entradas y salidas de mercancías.
Ventas
Venta de productos y/o servicios.
Atención a clientes.
Ejecución del plan de marketing.
Mercados
Investigación de mercados.
Plan de marketing y diseño de estrategias para el lanzamiento de nuevos
productos.
Publicidad y propaganda.
Esto, en resumen, y mucho más es lo que hace el departamento comercial o
de marketing de una empresa.

Recursos Humanos
Dentro de esta área empresarial se encuentran las funciones de:

Administración de personal
Reclutamiento.
Selección.
Contratación.
Inducción.
Administración de carrera.
Outplacement.
Nómina
Confección de nóminas.
Confección de altas, bajas y pagos de los organismos públicos como
Seguridad Social.
Control de ausencias y retrasos.
Registro y archivo de datos.
Seguridad e higiene laborales
Normas de seguridad e higiene.
Inspección del equipo y materiales en relación a las normas.
Investigación e informes sobre accidentes laborales.
Educación sobre higiene y seguridad.
Medicina laboral.
Te sugerimos consultar Administración de Recursos Humanos ¿cómo
funciona?, para hacerte una idea en profundidad del engranaje de esta área
funcional de la organización.

Dirección
El área de dirección de la empresa tiene como principales funciones las de:

Planificación y definición de estrategias, fijación de objetivos.

Organización y gestión de recursos y tareas.
Coordinación de esfuerzos en cada una de las áreas y entre ellas.
Control de resultados, asunción de responsabilidades.
En ¿Qué es un administrador?, podrás conocer más acerca de las tareas que
componen esta función, asimismo aprenderás cuáles son las habilidades y
el perfil que se requiere para el cargo de director(a) general, administrador
o gerente.
Actividades de cada área funcional de la empresa
Importancia de las áreas funcionales en la empresa
Para Munch (p. 211), las áreas funcionales son de vital importancia para
todas las empresas, ya que:

A través de estas se logran los objetivos de la empresa.

Su existencia permite una mayor eficiencia y eficacia promovida por la
especialización, la cual elimina la duplicidad de esfuerzos y facilita la
optimización de recursos.
Delimita funciones y jerarquías.
Son indispensables para trabajar eficientemente.
Cedeño (p. 109), sugiere que la importancia de las áreas funcionales radica
en el hecho de reducir a unas cuantas categorías manejables las ilimitadas
actividades que se desarrollan en la empresa, lo cual le permite a la
administración la aplicación del proceso administrativo a nivel funcional:

Diseñar planes y formular estrategias.

Establecer estructuras y niveles de especialización del trabajo.
Orientar la coordinación de esfuerzos en cada área, así como la
colaboración entre las diferentes funciones.
Disponer de indicadores de gestión que permitan controlar y medir el
desempeño.
Aplicar dicho proceso redundará en el mejor aprovechamiento de los
recursos (eficacia y eficiencia) y ayudará a evitar improvisaciones en la
toma de decisiones cruciales.
Áreas funcionales de la empresa, casos especiales
¿Cuenta con área funcional de producción una empresa comercial que no
fabrica ninguna clase de artículos?
Teniendo en cuenta que los procesos de producción usualmente se asocian
a la manufactura, proceso en el que se modifican unas materias primas
agregándoles valor, como en el caso del ejemplo mencionado
anteriormente cuya materia prima es la madera que después de
modificada y transformada se convierte en muebles de baño y cocina
obteniendo así una utilidad que no tenía, pudiera pensarse que esta área
no se encuentra en empresas puramente comercializadoras en las que no
hay dicho proceso de transformación, pero si se hace una observación
detenida de algunas de sus actividades sí se apreciará su existencia.

En este caso, su área funcional de producción se observará en procesos

como la compra, recibo y almacenamiento de la mercadería, que en sí están
compuestos por una serie de actividades que al ser agrupadas darán cuenta
de un área funcional que, probablemente, para este caso lleve el nombre
de «operaciones». La agregación de valor, en este caso, está dada por
acciones como la conveniencia, es decir, el hecho de acercar el producto a
un espacio físico más accesible para el usuario y otras que adicionan
características al servicio tales como las garantías o el crédito.

¿En empresas públicas, como las encargadas de administrar los impuestos,

por ejemplo, se pueden observar áreas funcionales?
Este tipo de organizaciones también cuenta con estas áreas. En el caso del
ejemplo de la pregunta se tendrían:
Producción. Se compone por todas las actividades correspondientes al
cobro de los impuestos, registro y control de contribuyentes y análisis de la
información tributaria recibida, entre otras.
Marketing. Las actividades de difusión pública en medios de comunicación
en las que se invita a ciudadanos y empresas a cumplir con sus obligaciones,
así como la utilización de medios privados ya sea a través de comunicación
por correo electrónico o telefónica.
Finanzas. La administración de lo recaudado, cumpliendo con la asignación
de las partidas que se hayan designado por parte del ejecutivo. Además, la
administración del presupuesto interno de funcionamiento.
Recursos Humanos. Todas las labores tendientes al bienestar de los
empleados de la organización, así como las actividades básicas de esta
función, nóminas, contrataciones, inducciones, carreras y despidos, entre
otras.
Dirección. Organiza, planifica, coordina y controla las demás áreas, además
actúa como vaso comunicante de la organización con el ente ejecutivo
superior, llámese presidencia, gobernación, alcaldía o cualquier otra.
¿Tienen las iglesias o los partidos políticos áreas funcionales como las
empresas?
Puede que en ambos casos no se trate de organizaciones empresariales
como tal, ni que cuenten con departamentos que se llamen de la manera
tradicional, algo que ya se ejemplificó con anterioridad, pero seguro que en
su órbita interna sí se realizan actividades que generan la existencia de las
áreas funcionales, entre otras
Clientes internos y externos: ¿Cuál es la
diferencia?
por admin | Nov 16, 2018 | Actualidad, Sin categoría | 0 Comentarios
A veces es necesario dar un paso atrás y
aclarar un concepto aparentemente obvio. En
este caso, queremos hablar de la diferencia
entre clientes internos y clientes externos.

Desde una perspectiva de TI, es importante separar

estos dos tipos de clientes ya que es posible que tenga
un servicio de asistencia interno y otro público.
También, de cara el servicio al cliente, es vital conocer
las necesidades de sus clientes, sean externos o
internos, ya que puede ayudar a proporcionar el mejor
y más específico servicio para cada individuo.
 
¿Qué es un cliente externo?
Los clientes externos son las personas que pagan y
utilizan los productos o servicios que ofrece su
empresa. Cuando se crean ideas y se diseñan
soluciones, estos clientes son las personas para
quienes se está diseñando.
Para que quede claro: un cliente externo es una
persona que no está directamente conectada a su
organización salvo por la compra de su producto o
servicio.
Este cliente podría ser un comprador único o una
persona con la que trabaje a largo plazo,
proporcionando complementos u opciones de
personalización.
Los objetivos para su cliente externo pueden depender
de su producto, pero pueden incluir compras repetidas,
recomendaciones y comentarios positivos.
Puede consultar con ellos después de la compra o
durante el uso para realizar encuestas formales o de
pulso rápido. Son el elemento vital de la empresa
debido al flujo de ingresos que proporcionan: si no
están aquí, la empresa fracasa.
 
¿Qué es un cliente interno?
Un cliente interno es alguien que tiene una relación
con su compañía, aunque puede o no comprar el
producto. A menudo es una persona que trabaja
dentro de la empresa, como empleados o gerentes.
Los clientes internos no necesitan ser directamente
internos de la empresa. Por ejemplo, puede asociarse
con otras compañías para entregar su producto al
usuario final (el cliente externo). Todos estos clientes
internos participan en la entrega del producto a su
cliente final. Las partes interesadas y los accionistas
son también clientes internos bastante significativos.
 
Comparando clientes internos y
externos.
Los clientes externos han sido inherentes al negocio
desde que la gente comenzó a fabricar y vender
productos. La idea de un cliente interno, sin embargo,
es más moderna.
Por ejemplo, Six Sigma promueve la identificación de
clientes internos como una forma de crear un entorno
de trabajo más positivo.; el entorno laboral debe
satisfacer a las personas que trabajan en él, más allá
de la nómina. La idea es: cuanto mayor sea la moral
de los empleados, más trabajarán con integridad y
productividad.
Algunas escuelas de pensamiento afirman que si los
clientes internos trabajan felices conseguirán clientes
externos felices.
Sin embargo, más allá de la psicología de sentirse
bien, usar el término “clientes internos” puede tener
algunos beneficios tangibles. Para los equipos que
manejan el trabajo con clientes tanto internos como
externos, (que es la mayoría o todos los equipos), los
términos pueden ayudar a delinear la organización,
desde la priorización de problemas y los plazos, hasta
la mejora de la comunicación entre
departamentos. Tratar a todos como clientes también
puede alentar a los empleados a tomarse unos a otros
tan seriamente como lo harían con una recomendación
o queja de un empleado externo.
 
El efecto de los clientes internos
negativos en clientes externos
¿Los clientes internos descontentos se convierten en
clientes externos infelices? No necesariamente.
De hecho, algunos estudios indican que incluso si los
empleados son infelices, o se sienten frustrados, en
conflicto o simplemente les molesta su trabajo, es poco
probable que dañen su propio trabajo o la experiencia
del cliente externo.
Los clientes internos descontentos también pueden
encontrar validación en sus clientes externos. Por
ejemplo, si un empleado frustrado se siente ignorado o
no reconocido por su gerente, puede encontrar
sentimientos positivos en las interacciones de sus
clientes. Además, la mayoría de las personas tienen
un sentido del profesionalismo mayor que el crédito
que les da ser “clientes internos”, de hecho, para
algunas personas, la nómina puede ser suficiente para
desempeñar su trabajo.
Principios de la gestión de calidad
La calidad aparece como principio de una empresa en el
siglo XXI y se encuentra vinculado a aquella organización
que busca consolidarse, crecer y desarrollarse para tener
éxito. Los principios de gestión de calidad son las
grandes premisas que se utilizan para transmitir por la
alta dirección de la organización.
Los principios de la gestión de calidad no pueden ser
cerrados, en el momento en el que se implemente la
norma ISO 9001 la empresa no se debe resentir. Para que
dicha norma le pueda ser útil a la organización tiene que
tomarse no como un sistema que se debe implementar
sino como un sistema de referencia. Lo deseable es que
sea un proceso de mejora continua en el cual la norma
ISO 9001 actúe como parte del principio de organización
de la calidad.

Ocho principios de gestión de la calidad

Los ocho principios de gestión de la calidad son los
siguientes:

Principio 1: Enfoque al Cliente

Las empresas dependen de sus clientes, y por lo
tanto deben comprender las necesidades actuales y
futuras de los clientes, satisfacer todos los requisitos de
los clientes y esforzarse en exceder a las expectativas de
los empleados.
La organización debe tener claro que las necesidades de
sus clientes no son estáticas, sino dinámica por lo que
van cambiando a lo largo del tiempo, además de ser los
clientes cada vez más exigentes y cada vez se
encuentran más informados. La organización no sólo ha
de esforzarse por conocer las necesidades y expectativas
de sus clientes, sino que ha de ofrécele diferentes
soluciones mediante los productos y los servicios, y
gestionarlas e intentar superar las expectativas día a día.
Para ampliar información ISO 9001:2015 – El programa de
auditoría y su funcionamiento.

Principio 2: Liderazgo
Los líderes establecen la unidad de propósito y
orientación de la empresa. Deben crear y mantener un
ambiente interno en el cual los empleados pueden llegar
a involucrarse totalmente para conseguir los objetivos de
la empresa.
El liderazgo es una cadena que afecta a todos los
directivos de una empresa, que tienen personal a su
cargo. Si se rompe un eslabón de dicha cadena, se rompe
el liderazgo de la empresa.

Principio 3: Participación del personal

El personal es la esencia de la empresa y su
total compromiso posibilita que sus habilidades sean
utilizadas para el beneficio de la empresa.
La motivación del personal es clave, así como que una
empresa dispone de un plan de incentivos y
reconocimientos. Sin estas dos acciones, difícilmente
una empresa puede conseguir el compromiso del
personal.

Principio 4: Enfoque basado en procesos

Un resultado deseado se consigue más eficientemente
cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso.
El cambio reside en la concepción de la empresa. Ha
dejado de ser una empresa por departamentos o áreas
funcionales para ser una empresa por procesos para
poder crear valor a los clientes.

Principio 5: Enfoque de sistema para la

gestión
Identificar, entender y gestionar los procesos
interrelacionados como un sistema, contribuye a la
eficiencia y eficacia de una empresa para conseguir sus
objetivos.
El fin último que se persigue es el logro de los objetivos
marcados. Para ellos será necesario que la empresa
detecte y gestione de forma correcta todos los procesos
interrelacionados.

Principio 6: Mejora continua

La mejora continua del desempeño general de las
empresas debe ser un objetivo permanente. La mejora
continua de los procesos se consigue con el ciclo PHVA
(Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), para mejorar.

Principio 7: Enfoque basado en hechos para

la toma de decisión
Las decisiones se basan en el análisis de los datos y la
información. Lo que no se puede medir no puede ser
controlado, y lo que no se puede controlar es un caos.
Esto no se nos puede ayudar.
Principio 8: Relaciones mutuamente
beneficiosas con el proveedor
Una empresa y sus proveedores son interdependientes, y
una relación beneficiosa para aumentar la capacidad de
ambos para crear valor.
Es necesario desarrollar alianza estratégicas con los
proveedores para ser mucho más competitivos y mejorar
la productividad y la rentabilidad. Durante las alianzas,
gana tanto la empresa como los proveedores.
Adoptar un Sistema de Gestión de Calidad debe ser
una decisión estratégica que tome la dirección de cada
empresa. El diseño y la implantación de un Sistema de
Gestión de Calidad de una empresa que se encuentra
influido por la naturaleza de cada empresa, por sus
necesidades, por sus objetivos particulares, por los
servicios que proporciona, por los procesos que emplea
y por el tamaño y la estructura de la misma. El éxito de
una empresa se consigue mediante la implementación y
el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad
diseñado para mejorarlo de forma continua.
La aplicación de diferentes principios de la gestión de
calidad no sólo proporciona beneficios directos sino que
también hace una importante contribución de la gestión
de costos y riesgos.