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Continuemos emprendiendo en Colombia desde el proceso administrativo

José Ignacio Osorio Arteaga, Yeny Alejandra Sáenz Ordoñez, Geraldine González

Navarro y Nathalia Mesa Ruge

Fundación Universitaria Área Andina

Administración de empresas

Proceso administrativo Cod. 061

Docente Yennifer Carolina Medina Méndez

Abril 04 – 2022
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Contenido
Objetivos de cada área funcional ................................................................................ 6

Mercadeo ................................................................................................................ 6

Recurso humano ..................................................................................................... 6

Contabilidad ........................................................................................................... 6

Servicio al cliente ................................................................................................... 6

Gerencia .................................................................................................................. 6

Operación................................................................................................................ 7

Logística ................................................................................................................. 7

Estrategias de cada área .............................................................................................. 7

Mercadeo ................................................................................................................ 7

Recurso humano ..................................................................................................... 7

Contabilidad ........................................................................................................... 7

Servicio al cliente ................................................................................................... 8

Gerencia .................................................................................................................. 8

Operación................................................................................................................ 8

Logística ................................................................................................................. 8

Técnicas de planeación ............................................................................................... 9

Organigrama funcional ............................................................................................. 10

Actividades principales de cada área ........................................................................ 11

Mercadeo .............................................................................................................. 11
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Recursos humanos ................................................................................................ 11

Contabilidad ......................................................................................................... 12

Servicio al cliente ................................................................................................. 12

Operación.............................................................................................................. 12

Logística ............................................................................................................... 13

Cuadro de distribución de actividades ...................................................................... 13

Diagrama del proceso de planes turísticos ............................................................... 17

Plantilla del personal ................................................................................................ 18

Técnicas de Dirección .............................................................................................. 20

Enumere los programas de motivación que va a llevar a cabo en su grupo social. .. 20

Autonomía del empleado ...................................................................................... 20

Oportunidades de crecimiento .............................................................................. 21

Actividades de motivación ................................................................................... 21

Equilibrio entre vida personal y laboral ............................................................... 21

Flexibilidad laboral ............................................................................................... 21

Determine las características en cuanto a liderazgo, que va a requerir de su talento

humano. ................................................................................................................................ 21

Incremento de la comunicación dentro de la organización .................................. 22

Mejoramiento en la productividad ........................................................................ 22

Resolución de conflictos internos ......................................................................... 22

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Ambiente laboral .................................................................................................. 22

Participación laboral ............................................................................................. 22

En este ejercicio académico, el proyecto se planteará lo más cercano posible a la

realidad, por ello, se requiere hacer estimaciones que permitan ejercitar lo que se requiere

en cuanto al control............................................................................................................... 23

Utilice la gráfica de Gantt para determinar cuáles fueron los resultados de

acuerdo a lo planeado. ...................................................................................................... 23

Determine si se lograron las metas propuestas en cuanto a ventas (área

comercial). ........................................................................................................................ 23

Elabore el punto de equilibrio de su empresa. ...................................................... 24

Costos fijos ....................................................................................................... 24

Costos variables unitarios ................................................................................. 24

Elabore un modelo integral de gestión aplicado a su empresa y teniendo en cuenta

lo sugerido en el desarrollo temático. Tome como ejemplo las perspectivas (agregando o

eliminando lo que se ajuste a su empresa) y agregue las características que va a tener en

cuenta. ............................................................................................................................... 25

Cree los indicadores por medio de los cuales controlará su empresa. .................. 25
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En la actualidad vemos el caso de muchas empresas que por no cumplir con unos

buenos procesos administrativos llegan a desaparecer del mercado, otro panorama es

totalmente diferente en aquellas empresas que son altamente competitivas.

En la realización de este trabajo tomaremos como ejemplo una empresa de turismo,

partiendo desde conocer cuáles son sus áreas funcionales y cuales con aquellas tareas

principales que debe ejecutar cada una de ellas. También veremos que técnica de dirección

emplea la empresa y como es su proceso de venta de los planes turísticos.

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Objetivos de cada área funcional

Mercadeo

El objetivo del área de mercado está basado en la investigación de la misma, todo lo

relacionado con la publicidad y promoción, las ventas y las estrategias a implementar.

Recurso humano

El área de recurso humano está encargada de contratar al personal idóneo para cada

cargo, gestionar toda la documentación necesaria para realizar sus funciones (nomina,

contrato, afiliaciones entre otras), y velar por el bienestar de los empleados de Turismo

Guajira Extrema s.a.s.

Contabilidad

La función de contabilidad es principalmente llevara cabo todos los registros

contables de la operación, los balances y suministrar los datos que gerencia u otro

departamento lo requiera.

Servicio al cliente

El servicio al cliente esta encargada de brindarle una atención personalizada a cada

cliente, resolver sus inquietudes, guiarlos o ayudarlos a resolver los inconvenientes que se

presenten a la hora de prestarles un servicio o brindárselos.

Gerencia

La función principal de gerencia está enmarcada en la planificación e

implementación de las estrategias, organizar y coordinar cada área para llegar a la meta

establecida.
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Operación

El objetivo de esta área es tener el personal idóneo para llevar a cabo todas las

tareas asignadas como son, el manejo de toda la floja de transporte de la empresa, personal

auxiliar y de apoyo para el cumplimiento de las actividades de la empresa entre otras.

Logística

Esta área tiene como objetivo planificar todas las rutas de viajes según las

necesidades de los viajeros, organizar y gestionar la documentación y los permisos

requerida para llevar a cabo los planes turísticos.

Estrategias de cada área

Mercadeo

• Realizar constante promociones para incentivar los planes turísticos.

• Investigación de mercados online.

• Campañas intensivas/agresivas a través de redes sociales.

• Planificar los costos de paquetes/viajes.

• Precios asequibles. Opciones en la forma de pago.

Recurso humano

• Capacitación al personal en (idiomas, atención al cliente, carreras afines al

turismo o cursos complementarios).

• Manejar incentivos entre los empleados.

• Realizar eventos internos que ayuden a mantener un excelente clímax

laboral.

Contabilidad

• Diseñar un método de cobro para cada forma de pago.

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• Mantener detallado el inventario y balance.

• Realizar un adecuado manejo de la caja menor de la empresa.

• Crear planes que ayuden a incrementar las ganancias de Guajira extrema.

Servicio al cliente

• Servicio personalizado.

• Optar por escuchar más y resolver toda inquietud.

• Ayudarle a los clientes en conseguir una satisfacción del momento de

resolver cualquier inconveniente o inquietudes que tengan.

Gerencia

• Desarrollar habilidades blandas en todos sus empleados.

• Incentivar al trabajo en equipo.

• Realizar planes de acciones en la búsqueda de una ventaja competitiva en el

mercado.

Operación

• Realizar simulacros de manejo bajo presión para medir sus reacciones.

• Diseñar rutas alternas a los planes viajeros.

• Curso de manejo defensivo.

• Curso de primeros auxilios.

• Curso de respuesta atentado de atraco.

Logística

• Con el apoyo del área de operación diseñar rutas alternas.

• Verificar constantemente los estados de las rutas.

• Verificación de pico y placa en las ciudades principales.


• Mantener formatos y documentación requerida para cada viaje.
• Apoyo constante con la policía de carretera.
• Permisos de los caciques en los lugares sagrados para la cultura wayuu.
TÁCTICA
Mejorar constantemente
los planes, promociones
y aventuras, con el único
objetivo de brindar un
servicio eficiente y
optimo a nuestros
clientes.
Técnicas de planeación
ESTRATEGICA
PLANEACIÓN
OPERATIVA
Todos nuestros
empleados y
colaboradores cuentan
con capacidades y
actitudes para brindar un
excelente servicio a todos
nuestros viajeros.
9
*Misión: Brindarles una nueva
experiencia extrema a los
turistas, con amabilidad, respeto
y seguridad.
*Visión: Para el año 2030, ser
la empresa turística de
Colombia predilecta de los
viajeros.
*Objetivos: Extender y
mantener por un año como
tiempo máximo en la oferta y
métodos de pago a planes
turísticos separados
(contratados) por los viajeros.
*Meta: Ofrecer todas las
posibilidades para que los
viajeros realicen el sueño de
conocer la costa norte de
Colombia, obteniendo una
experiencia única.
 10

Organigrama funcional

Imagen 1 Organigrama funcional de Turismo Guajira Extrema s.a.s.

Creación propia mediante herramienta de Excel.
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Actividades principales de cada área

Mercadeo

• Investigar las competencias.

• Investigar y analizar el mercado del turismo.

• Analizar e incentivar nuevos nichos de mercados.

• Impulsar el posicionamiento de la empresa.

• Asignar los precios a los planes de viajes.

• Realizar promociones en planes vacacionales.

• Realizar campañas publicitarias en todos los medios masivos.

• Desarrollar estrategias de mercadeo.

• Potencializar las relaciones publicas con nuevos y potenciales clientes.

• Elaborar y cumplir los planes de marketing.

Recursos humanos

• Publicación de las vacantes y selección del personal idóneo para los cargos

requeridos en la empresa.

• Realización de pruebas psicotécnicas en el proceso de selección de personal.

• Implementar charlas, capacitaciones al personal.

• Actividades lúdicas para el beneficio de los empleados.

• Firma de contratos.

• Realizar las nóminas pertinentes.

• Afiliaciones a la seguridad social.

• Charlas emocionales para el trabajo bajo presión y conflictos laborales.

 12

• Evaluación de desempeño a individuales y por área.

• Organización y descripción de los puestos laborales.

Contabilidad

• Llevar registro de toda la operación contable de la empresa.

• Mantener al día los libros contables.

• Llevar el control de inventario.

• Manejo de facturación.

• Pago de impuestos.

• Informes que sirva de apoyo al gerente a la hora de tomar una decisión.

• Llevar los balances y estados financieros de la empresa.

Servicio al cliente

• Recibir llamadas.

• Informar y ofrecer los paquetes turísticos a los visitantes.

• Recibir solicitudes, quejas, resolver preguntas y sugerencias de los clientes.

• Orientar a los usuarios.

• Brindar asesoría y servicio personalizada.

Operación

• Manejo de la floja de transporte de la empresa.

• Transportar a los viajeros a su lugar de destino (ida y regreso) sin ningún

contratiempo.

• Mantener en óptimas condiciones la flota.

• Personales auxiliares deben mantener las instalaciones en buenas

condiciones.
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• Apoyar en todas las actividades que requiera la empresa.

Logística

• Solicitar antes las autoridades indígenas pertinentes o entidades los permisos

requeridos para los planes turísticos.

• Mantener al día toda la documentación de la flota de transporte.

• Diseñar los planes turísticos.

• Diseñar planes especializados dependiendo del o de los usuarios.

Cuadro de distribución de actividades

Cuadro I Cuadro de distribución de tarea área de mercadeo de la empresa Turismo Guajira Extrema s.a.s.
Creación propia mediante herramienta de Excel
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Cuadro 2 Cuadro de distribución de tarea área de RR. HH de la empresa Turismo Guajira Extrema s.a.s.
Creación propia mediante herramienta de Excel
 15

Cuadro 3 Cuadro de distribución de tarea área de Contabilidad de la empresa Turismo Guajira Extrema s.a.s.
Creación propia mediante herramienta de Excel

Cuadro 4 Cuadro de distribución de tarea área de Servicio al cliente de la empresa Turismo Guajira Extrema s.a.s.
Creación propia mediante herramienta de Excel
 16

Cuadro 5 Cuadro de distribución de tarea área de Operación de la empresa Turismo Guajira Extrema s.a.s.
Creación propia mediante herramienta de Excel

Cuadro 6 Cuadro de distribución de tarea área de Logística de la empresa Turismo Guajira Extrema s.a.s.
Creación propia mediante herramienta de Excel
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Diagrama del proceso de planes turísticos

Cuadro 7 Diagrama de flujo del proceso de venta de un paquete turístico.

Tomado de: http://portafoliodigitalilianagorozabel.blogspot.com/2016/08/diagrama-de-flujo-de-
una-agencia-de.html, creación mediante herramienta de Excel
 18

Plantilla del personal

TURISMO GUAJIRA EXTREMA S.A.S

PLANTILLA DE PERSONAL
NOMBRE DEL #
$ SALRIO MERCADEO RR. HH CONTABILIDAD S. CLIENTE OPERACIÓN LOGÍSTICA
PUESTO PERSONAS
$
1 X
Jefe de RR. HH 2.140.000
$
1 X
Jefe de S. cliente 1.950.000
$
1 X
Jefe operación 2.900.000
$
1 X
Jefe de logística 2.300.000
$
1 X
Publicista 1.110.000
$
1 X
MercaderÍsta 1.061.000
$
1 X
Psicólogo 1.500.000
$
1 X
Contador 1.700.000
$
1 X
Asistente 1.600.000
$
1 X
Asistente 1.100.000
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$
1 X
Asistente 1.300.000
$
1 X
Asistente 1.454.000
$
1 X
Asistente 1.000.000
$
2 X
Asesora 1.010.000
$
2 X
Operarios 970.000
$
7 X
Conductores 1.000.000
$
2 X
Oficios varios 870.000

Cuadro 8 Cuadro de Plantilla del personal de la empresa Turismo Guajira Extrema s.a.s.
Creación propia mediante herramienta de Excel
 20

Técnicas de Dirección

Guajira extrema es una empresa que se ha venido caracterizando por implementar

técnicas de motivación y liderazgo entre sus colaboradores con el fin de que toda la

organización sin importar su jerarquía se encamine hacia la misma meta.

Las técnicas empleadas por el gerente y cada uno de los jefes de áreas es la

motivación constante a sus subordinados, entre ellas se maneja una comunicación clara y

concisa con el objetivo de que no exista duda alguna de las metas establecidas por la

organización.

Por otro lado, el trabajo en equipo es fundamental entre las áreas, contratar y ubicar

a los empleados en cargos que vayan acordes a sus habilidades es uno de los factores que

permite que el empleado esta motivado a dar lo mejor de si mismo y esto llevando como

resultado a convertir Turismo Guajira en una empresa altamente competitiva.

Recalcar y socializar todo el reglamento interno de la empresa y así mismo contar

con lideres que transmitan confianza y ayuden a potencializar cada una de las habilidades

de los empleados.

Enumere los programas de motivación que va a llevar a cabo en su grupo

social.

Los programas de motivación empleados por la compañía para fortalecer al grupo

social de empleados es el siguiente:

Autonomía del empleado

Este tipo de motivación le permite al empleado trabajar sin un control extremo y

exhaustivo por parte del jefe, lo cual le facilita y lo cautiva a tomar decisiones importantes
 21

que le competen dentro de su área, dando seguridad y confianza en la labor que desempeña

dentro de la compañía.

Oportunidades de crecimiento

El ascenso dentro de la empresa, es uno de los motivos que más cautivan a los

empleados, ya que les permite crecer a nivel profesional y laboralmente, mejorando de tal

manera su calidad de vida y sobre todo sus oportunidades laborales.

Actividades de motivación

Estas actividades hacen referencia a bonos que les otorga la empresa, los cuales

pueden ser redimidos en cadenas de restaurantes o centros de recreación. Es importante

tener en cuenta que estos bonos son entregados a los empleados que se destacan durante el

mes por su compromiso y liderazgo.

Equilibrio entre vida personal y laboral

Se incentiva a los trabajadores a que se retiren apenas termine su jornada laboral y

no se queden trabajando más de las horas establecidas.

Lo anterior, con el fin de que comparta con su núcleo familiar y descanse lo

suficiente.

Flexibilidad laboral

Dentro de esta área, se otorgan días libres cuando el empleado o alguno de sus

familiares de primer grado cumple años. Asimismo, se les proporciona la posibilidad de

trabajar desde casa a las personas que viven muy lejos.

Determine las características en cuanto a liderazgo, que va a requerir de su

talento humano.
 22

Incremento de la comunicación dentro de la organización

Es importante fortalecer la comunicación dentro de la empresa para poder enfrentar

y resolver situaciones imprevistas que en algunas ocasiones ocurren y sobre todo facilita el

trabajo en equipo.

Mejoramiento en la productividad

Se establece un dialogo continuo junto a reuniones y capacitaciones que permiten

establecer parámetros y estrategias que ayudan a obtener los resultados esperados para la

compañía.

Resolución de conflictos internos

En compañía de los integrantes de talento humano se crean estrategias que

permitan buscar solución a los problemas internos entre los empleados. Con el objetivo de

mejorar las relaciones interpersonales entre los integrantes de la compañía.

Ambiente laboral

El objetivo del ambiente laboral es lograr un entorno amigable, adecuado y estable,

que le permitan a los empleados desarrollar sus tareas diarias con mayor eficiencia y

eficacia.

Participación laboral

Es importante mantener un liderazgo positivo que permita aumentar la actividad

laboral de cada uno de los empleados. Asimismo, fomentar una identificación grupal y

organizacional.
 23

En este ejercicio académico, el proyecto se planteará lo más cercano posible a

la realidad, por ello, se requiere hacer estimaciones que permitan ejercitar lo que se

requiere en cuanto al control

Utilice la gráfica de Gantt para determinar cuáles fueron los resultados de

acuerdo a lo planeado.

Determine si se lograron las metas propuestas en cuanto a ventas (área

comercial).

De acuerdo a lo desarrollado anteriormente se puede concluir que las metas

propuestas referentes al área comercial, es decir, el auge de las ventas, la óptima atención al

cliente y los diferentes incentivos como promociones y sorteos, se cumplieron a cabalidad,

 24

logrando de tal manera un desarrollo positivo para la compañía. Asimismo, se logró atraer

más clientes con las promociones lo que también permitió un auge en las ventas bastante

considerable y por supuesto un aumento importante en los ingresos de la empresa.

Elabore el punto de equilibrio de su empresa.

Para elaborar el punto de equilibrio de la empresa se van a tener en cuenta los

siguientes puntos:

Costos fijos, en esta área se ubican aquellos costos que se consideran fijos, es decir,

la nómina de los empleados o las licencias de funcionamiento las cuales permiten que la

empresa se desempeñe de la mejor manera.

Costos variables unitarios, corresponden a los costos de producción, estos deben

ser calculados por unidad producida, entre ellos entran, por ejemplo, los suministros, el

empaque o la distribución del producto.

Precio de venta unitario: Precio final del producto

 25

Elabore un modelo integral de gestión aplicado a su empresa y teniendo en

cuenta lo sugerido en el desarrollo temático. Tome como ejemplo las perspectivas

(agregando o eliminando lo que se ajuste a su empresa) y agregue las características

que va a tener en cuenta.

Cree los indicadores por medio de los cuales controlará su empresa.

NOMBRE CARACTERÍSTICA INDICADORES

Guajira Extrema S.A.S
busca ser reconocida a nivel
nacional e internacional,
Perspectiva del entorno siendo una de las primeras
compañías en ofrecer un
muy buen servicio al cliente
Los indicadores que se
esperan obtener son
indicadores de calidad, de
optimización y por supuesto
de competitividad.
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En cuanto a la competencia, Los indicadores obtenidos

Perspectiva de la se espera posicionar la son de mercado, de
compañía en el mercado, con posicionamiento y sobre todo
competencia el objetivo de aumentar las indicadores presupuestales.
ventas y planes turísticos.

Guajira Extrema S.A.S Los indicadores a obtener en

cuenta con una base esta área son de gestión,
Perspectiva financiera financiera bastante económicos y
importante, gracias al empresariales.
convenio con accionistas y a
los ingresos obtenidos
anualmente.

El objetivo principal en esta Los indicadores a obtener son

perspectiva es posicionar a la indicadores sociales, de
marketing, publicidad y
Perspectiva del mercado empresa en el mercado para reconocimiento. para poder
mantenerla en una de las analizar el ranking en el
mercado turístico.
mejores compañías a nivel
nacional e internacional a
nivel
turístico
Dentro de la perspectiva Dentro de los indicadores a
interna, se espera fortalecer evaluar se espera obtener
las relaciones laborales entre indicador social, interno,
Perspectiva interna los socios e inversionistas. externo y por supuesto
Asimismo, implementar indicadores de gestión.
estrategias que optimicen el
servicio al cliente.

Dentro de esta área, se busca Dentro de este ítem, se espera

Perspectiva Intelectual implementar capacitaciones y lograr los indicadores
cursos que faciliten el propuestos como
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crecimiento a nivel indicadores de

profesional y laboral de los competitividad laboral
empleados de la compañía. interna y externa.

Guajira Extrema S.A.S Indicadores a obtener:

busca fidelizar a los clientes Indicadores de gestión,
que ya hacen parte de la indicador social y de
Perspectiva social compañía y por supuesto competitividad.
emplear estrategias que
contribuyan al crecimiento
de clientes dentro de la
misma.