Heifer International

Compliance Assessment
FIELD TRIP REPORT1
Project “Rural Entrepreneurs: Connecting Field to Table”
Life of the Project January 31st, 2018 – January 31st, 2020.
Total Budget $4,333,507 ($3,000,000 funded by Walmart Foundation Inc +
$529,490 funded by Heifer) + $804,018 IDC that are not under any
of the budgets.
Project “Beyond Coffee: The Power of Partnerships”
Life of the Project October 1st, 2018 – February 28th, 2021.
Total Budget $2,209,312 ($1,600,000 funded by Walmart Foundation Inc +
$609,312 funded by Heifer)
Country: Mexico
Site Visited: n/a
Dates of visit: April 8 – 17, 2019
Date of field trip report April 19, 2019
Proposito de la visita:

 Conocer en qué medida se han logrado los objetivos y metas del proyecto;
 Evaluar niveles de cumplimiento con políticas, procedimientos, lecciones aprendidas /
oportunidades de mejora; y
 Reforzar o desarrollar las capacidades del personal local.

Objetivo Especifico:
 Evaluar de manera documental la efectividad y eficiencia con la que se implementan
los proyectos arriba descritos; específicamente en áreas de cumplimiento con los
términos del acuerdo, controles internos, adquisiciones de bienes y servicios, registro
de transacciones contables en Agresso, recursos humanos, monitoreo de aliados
(partners) y monitoreo y evaluación de las actividades del proyecto.
 Identificar oportunidad de mejoras en las áreas que presenten desafíos.
 Realizar entrenamiento sobre “Cumplimiento en la implementación del Proyecto” y
“Proceso de Adquisiciones de bienes y servicios”.

Summary: The summary should contain the observations, finding, challenges identified and
suggested solutions.

Se celebró una reunión de entrada con participación de todo el personal administrativo y de

programas del equipo de México (personal técnico, adquisiciones, recursos humanos,
monitoreo y evaluación, contabilidad y finanzas). El alcance, los objetivos y la metodología de
la visita fueron compartidos con el equipo en esta reunión. De igual forma se explico que este
1
This report must be submitted with receipts or any document that might require to be reimbursed from a
project’s budget or charged to a project’s budget.

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ejercicio es parte de las actividades de monitoreo que Heifer realiza a todos los proyectos por
lo menos una vez en la vida del proyecto. Se explico los objetivos del proceso de
retroalimentación que este ejercicio conlleva y los compromisos que se establecen para
fortalecer las operaciones del equipo de país.

Dado que este ejercicio es basado en revisión documental, se procedió a solicitar los
documentos de archivo de los proyectos; esto incluye, archivos que evidencien desde la firma
del proyecto hasta la fecha, incluyendo archivos técnicos, de monitoreo y contables. Así
mismo, se procedió a solicitar documentos sobre la contratación de personal y procesos de
adquisición de bienes y servicios específicos. A continuación, se presenta las áreas de
oportunidad identificadas durante esta revisión documental a proyecto “Emprendedores”. Por
favor notar que el termino partners ser refiere a las cooperativas que han sido seleccionadas
para ejecutar el proyecto “Emprendedores”:

1) Cumplimiento con los términos del acuerdo: Fue posible identificar que los términos y
requerimientos del Donante no fueron trasladados a los acuerdos firmados con las
cooperativas (partners); por ejemplo, el donante requiere el 40% participación de mujeres,
uso de tecnología sostenibles, calificación para productos financieros y estos requisitos no
fueron incluidos en los acuerdos de las cooperativas participantes. Esto limita el nivel de
responsabilidad de las cooperativas de mantener el porcentaje de participación de las
mujeres. De igual forma, no se incluyo en el acuerdo con las cooperativas los requisitos de
uso de tecnologías sostenibles, trazabilidad, control de calidad, etc.

Los acuerdos con las cooperativas expiraron al 31 de diciembre de 2018. En los archivos
no existe evidencia de haber evaluado el trabajo que las cooperativas realizaron, solo se
realizo un finiquito de contrato haciendo constar que Heifer/México no les debe y que las
Cooperativas no tienen costos pendientes de pago.

Recomendación 1-a: Dado que el acuerdo con estas Cooperativas ha expirado, se recomienda
que para los acuerdos que se firmaran dentro de este y cualquier otro proyecto que implementa
el equipo de México, cumplir con los procedimientos de “Guía para Administración y
Cumplimiento con los Términos y Condiciones de los Convenios de Proyecto” (AMCG por
sus siglas en ingles); que indica que los términos y condiciones de los acuerdos firmados entre
Heifer y los Donantes deben ser trasladados a las organizaciones partners.

Recomendación 1-b: El equipo de México (no consultoría es necesaria) debe completar el

proceso de cierre de los acuerdos con las cooperativas y evaluar con evidencia documental los
logros alcanzados con las cooperativas que lleven a indicar el grado de progreso en relación
con los términos generales del acuerdo (participación de mujeres, uso de tecnologías
sostenibles, control de calidad, etc.). De igual formal que refleje el grado de fortalecimiento
institucional que se alcanzo de cara a lograr los objetivos del proyecto.

2) Cumplimiento con controles internos:

a) Evaluación de Partners antes de firma de convenio: Se evaluó el proceso de evaluación
previa a la adjudicación de fondos a los partners y se identificó que el equipo de México

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 aplico un cuestionario para evaluar a las cooperativas e identificar sus capacidades y
oportunidades de mejora; algunos de estos cuestionarios están incompletos o les hacen
falta algunas hojas. Además, este cuestionario no cumple con los estándares de Heifer para
evaluar a las contrapartes ejecutoras; estos estándares están en AMCG, con formato
especifico que se utiliza para este tipo de evaluaciones. De igual forma, se obtuvo
información verbal sobre el proceso de validación que realiza el equipo de México a las
cooperativas, pero no fue posible obtener un documento que guie dicho proceso.

Aun así, los cuestionarios que fueron aplicados a las cooperativas y que estaban completos,
reflejo que estas tienen un nivel inferior o no tienen controles administrativos y
financieros, cuentan con una hoja de Excel para manejar los fondos del proyecto o
contratan a un consultor para que una vez al mes les organice la contabilidad, sobre todo lo
relacionado con impuesto y contabilidad fiscal; las cooperativas identificaron que deben
mejorar su estructura organizacional, comunicación, planificación y otras áreas de
importancia para la sostenibilidad de la misma. Esta información no fue utilizada para
incluir en el acuerdo firmado con la cooperativa cláusulas que garantizaran el
fortalecimiento de las cooperativas y el buen uso de los fondos del proyecto.

b) Monitoreo administrativo/financiero de los partners: El equipo de México, por falta de

tiempo, no pudo realizar monitoreo administrativo financiero a estas cooperativas para
asegurar la ejecución efectiva de los fondos y la aplicabilidad de los gastos cargados al
proyecto.

c) Uso de per diem: La oficina de México ha establecido el uso de per diem para los casos
donde los viajeros no pueden obtener recibos/ticket por los gastos. Existe una tarifa de $80
pesos mexicanos por tiempo de comida. En la política global de per diem de Heifer no está
incluida la tarifa de México, porque la oficina central reporto que ningún país de las
Américas usa per diem.

d) Controles internos para uso de vehículos: Información verbal indica que los vehículos
de Heifer/Mexico usan sistema GPS para monitorear la eficiente utilización de los
vehículos y las rutas de transito; esta es un excelente control interno. Sin embargo, los
registros que provee el sistema GPS no es cruzado con el uso de combustible, esto
facilitaría importante información sobre uso de vehículos y costo.

Recomendación 2-a: Cumplir con las políticas y procedimientos globales establecidos por
Heifer con relación a la preevaluación que debe realizarse a los partners para asegurar el buen
manejo de los fondos provenientes de los proyectos. Esto incluye la inclusión de clausulas en
el acuerdo que permitan garantizar la correcta administración de los fondos y el
fortalecimiento de las organizaciones.

Recomendación 2-b: Documentar y preparar una guía sobre el proceso de validación que le
equipo de México realiza a las cooperativas.

Recomendación 2-c: Reportar a la oficina central el uso de per diem para que sea incluido en

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la política global de Heifer. Asegurar que la política de país se alinea a la política global para
asegurar cumplimiento con los debidos controles internos.

Recomendación 2-d: El equipo de México debe cumplir con las políticas y procedimientos
globales de Heifer que permitan asegurar que los fondos son debidamente usados para los
objetivos del proyecto y la única forma de proveer esta seguridad es a través del monitoreo
administrativo y financiero a las contrapartes que reciben fondos de los proyectos. Los
formatos del AMCG son una guía exhaustiva que garantizan y documentan el monitoreo que
Heifer realiza y los controles internos que observa para garantizar la efectiva ejecución y
alcanzar los objetivos del proyecto.

Recomendación 2-e: Fortalecer los controles sobre le uso de los vehículos del proyecto
realizando control entre el reporte de GPS y el uso de combustible por vehículo. El equipo de
México cuenta con el personal necesario para realizar este control.

3) Adquisición de bienes y servicios:

a) Proceso de selección: De forma aleatoria se seleccionó algunas adquisiciones para
evaluar el proceso de adquisición de bienes y servicios. Dentro de la muestra incluye la
contratación de consultoría para línea de base. En esta contratacion, no fue posible
verificar el proceso de selección para realizar la consultoría de línea de base, ya que la
consultora seleccionada “Consulting, Evaluation & Research (CE&R)” es la misma
consultora que ha realizado las líneas de base y las evaluaciones para otros proyectos,
por lo que no se realizo un proceso de licitación; solo se procedió a contratar a la
consultora, sin justificar la razón por la que no se realizo un proceso de selección. Cabe
señalar que esta consultora también fue contratada para realizar una consultoría en
México para el levantamiento de información del proyecto “Beyond Coffee” ya que el
proyecto no tiene PM&E. Además, esta consultora ha sido recomendada para que
realice la línea de base de los tres países (Honduras, México y Nicaragua) ya que los
otros países no cuentan con consultor para realizar esta línea de base.

Otro ejemplo de contratación de bienes y servicios cuya documentación presentada no

permite corroborar un efectivo proceso de adquisiciones, es el realizado para la
adquisición de vehículo para Yucatán.

b) Segregación de funciones: En las adquisiciones de bienes como gallinas/pollos se

verifico en los documentos que el técnico, basado en su conocimiento del territorio en
el campo, es el que solicita la compra, contacta a los proveedores y evalúa la capacidad
del proveedor. Este técnico envía esta información a la oficina de Oaxaca para
proceder con la compra al proveedor predeterminado. Este proceso no cumple con los
procesos de segregación de funciones requeridos por normas estándares de control
interno.

c) Contrato: Los contratos verificados no incluyen la Certificación de Conflicto de

Interés establecido por la oficina legal de Heifer, este es mandatorio en todos los
contractos por bienes y servicios. Ver adjunto el ejemplo.

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 d) Evaluación del proveedor: El equipo de México ha creado un formato para evaluar a
los proveedores, este formato es generalmente completado por el administrado. Sin
embargo, no fue posible verificar este formato competo para todas las adquisiciones de
bienes y servicios, lo que refleja que el uso de estas evaluaciones es inconsistente.

En general, la muestra que se seleccionó para evaluar los procesos de adquisiciones provee
suficiente información para confirmar la oportunidad que hay en mejorar los procesos de
adquisiciones de bienes y servicios, documentarlos debidamente y evidenciar la eficacia y
eficiencia de todos los procesos de adquisiciones en la oficina de México.

Recomendación 3-a: Todos los procesos de adquisición de bienes y servicios deben ser
documentados, de manera tal que el proceso se explique por si solo. Los documentos deben
evidenciar transparencia, eficiencia, eficacia e imparcialidad. Si existe un solo proveedor del
bien o servicio, esto debe documentarse y justificar la contratación por medio de un
documento firmado por las autoridades correspondientes. Heifer cuenta con un formato para
“Sole Source” que facilita/justifica la contratación de un proveedor sin realizar procesos
competitivos.

Recomendación 3-b: De acuerdo a las políticas y procedimientos de Heifer, el equipo de

México debe garantizar segregación de funciones en el proceso de adquisiciones;
específicamente, observar los controles internos sobre el que solicita, no cotiza y selecciona al
proveedor. Heifer ha establecido los controles en las políticas de adquisiciones, para mitigar el
riesgo propios de este proceso.

Recomendación 3-c: Incluir en todos los contratos la Certificación de Conflicto de Interés y

completarla debidamente.

Recomendación 3-d: Asegurar que los proveedores son evaluados y que esta evaluación es
parte de los archivos. Que la evaluación es preparada por el personal que recibe los bienes y
servicios.

4) Registro de transacciones en Agresso: Se selecciono una muestra aleatoria de

transacciones registradas en Agresso en el presente año fiscal, para verificar registros
corresponden a las líneas de presupuesto correspondientes, son aplicables y admisibles al
proyecto. La revisión demostró que existe ambigüedad para decidir la línea presupuestaria
que algunas transacciones que se registran; por ejemplo, algunos gastos por compras de
utensilios para reunión fueron cargada a gastos de operación de vehículos. Información
provista por contabilidad evidencia que el administrador es responsable de indicar la línea
presupuestaria a la que se cargan los gastos. De igual forma, fue posible verificar que
existen registros de reclasificación de gastos, pero no existe evidencia del proceso de
revisión para reclasificar los gastos.

Los gastos prorrateados a distingos proyectos son cargados sin la debida documentación
que evidencia una metodología estándar para prorratear los gastos; contabilidad indico que

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 el administrador del proyecto indica el porcentaje de aplicación a cada proyecto para
gastos prorrateados.

Recomendación 4-a: El equipo de México cuenta con el personal y capacidad necesaria para
asegurar que todos los gastos cargados a los proyectos sean registrados a las líneas
presupuestarias correspondientes. Debe establecerse de manera clara y precisa la
responsabilidad del registro de los gastos a las líneas de presupuesto correspondientes y
documentar/evidenciar las observaciones del administrador o del contador en cuanto a gastos
que son mal clasificados.

Recomendación 4-b: Todo proceso de reclasificación debe ser documentado y justificado.

Recomendación 4-c: Los cargos que sean prorrateados a distintos proyectos debe evidenciar
la metodología de prorrateo.

5) Recursos Humanos: Se tomo una muestra de los archivos de personal, el contrato del
archivo que se reviso no contaba con la firma del Director de País, solo con la firma del
empleado. No fue posible verificar el proceso de evaluación del personal.

Fue posible revisara la descripción de puesto del Administrador de proyecto y del

Contador de proyecto; las descripciones de estas dos funciones son muy similares, lo que
permite inferir ambigüedad en cuanto a la responsabilidad en algunas áreas donde estas
dos posiciones tienen un rol importante. Por ejemplo, la clasificación de los gastos de los
proyectos, reclasificación y prorrateo de gastos.

Recomendación 5-a: Recursos Humanos debe asegurar el completo y debida firma de los
contratos de todos los empleados; esto incluye completar los archivos con el correspondiente
proceso de contratación, inducción y evaluación de los empleados.

Recomendación 5-b: Revisar las descripciones de puestos y asegurar cada descripción de

puesto claramente determinan responsabilidad de la persona que ejerce esa función.

Recomendación 5-c: Asegurar que las evaluaciones de personal se realizan y evalúan al

personal por las funciones que deben cumplir.

6) Monitoreo y evaluación a partners: Fue posible verificar las visitas de seguimiento

técnico realizadas a las diferentes áreas de implementación del proyecto, estos son
documentados en reportes con evidencia de fotografías y el reporte es firmado por el
Gerente del proyecto. Sin embargo, el equipo de México no ha realizado monitoreo
administrativo/financiero a los partners. Dado que esta revisión se enfocó específicamente
en documentos, no fue posible realizar ningún tipo de verificación sobre las actividades y
los costos atribuidos al proyecto ejecutados por los partners.

Recomendación 6-a: El equipo de México debe priorizar en el plan de trabajo del

administrador o el contador del proyecto, según corresponda, realizar y documentar las visitas

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de seguimiento administrativo/financieros realizadas a los proyectos, incluyendo la
verificación de los gastos atribuidos al proyecto.

7) Monitoreo y Evaluación: A través de entrevista fue posible verificar el proceso de

colección de información que se lleva a cabo para dar seguimiento a los objetivos del
proyecto. Es importante destacar las medidas de seguridad que en coordinación con HQ el
equipo de M&E de México implementa para asegurar que la información es confiable,
resguardad con seguridad en cumplimiento con las políticas de Heifer y los requerimientos
de la legislación de México. El MELs plan package facilita este proceso.

8) Otros: Archivo y resguardo de documentación soporte del proyecto: Los archivos

facilitados no presentan una visión completa de las actividades del proyecto; algunos
documentos quedan en diferentes partes y son resguardados por diferentes funciones. La
legislación de México requiere documentos impresos; por tanto, la falta de un punto
central con archivos completos que evidencien la historia completa de la ejecución del
proyecto es un riesgo por mitigar.

Recomendación 8: Establecer un punto central responsable de archivar y mantener el archivo

completo del proyecto que refleje la ejecución efectiva de este; esto permitirá cumplir con la
legislación de México al mismo tiempo de cumplir con las políticas y procedimientos globales
de Heifer.

9) Project Beyond Coffee: Este Proyecto está en la etapa inicial de implementación, por
diferentes razones la implementación se ha atrasado y durante este ejercicio solo se pudo
realizar una breve revisión. Sin embargo, todas las recomendaciones arriba descritas
aplican para este y todos los proyectos que implementa Heifer/México.

Recomendación 9: Dado que el proyecto se ha atrasado es recomendable preparar un plan de

implementación que logre “catch up” con las actividades del proyecto.

Todas las recomendaciones arriba se derivan de verificación de documentos provistos por la

oficina de México, de los cuales RMA tiene copia que fundamentan las recomendaciones.

El día 17 de abril de 9 am a 2 pm, se llevó a cabo entrenamiento sobre “Cumplimiento en la

implementación del Proyecto” y “Proceso de Adquisiciones de bienes y servicios”. Este
entrenamiento conto con la participación de personal técnico, administrativo y financiero del
equipo de México. Se presento los roles y responsabilidades del equipo de RMA, las tres
líneas de defensa para el manejo de riesgos y la responsabilidad compartida para el manejo y
mitigación de los riesgos en Heifer. Las palabras de introducción a cargo del Gerente
Financiero resaltaron la no tolerancia al no cumplimiento y que a partir de esta fecha la
expectativa del equipo de liderazgo de México es de 100% cumplimiento. La lista de
participantes y la tabulación de la evaluación del entrenamiento se encuentran adjunto y
formar parte integral de este reporte.

El equipo de RMA agradece la oportunidad de colaborar con el equipo de México en este

7
 proceso y esperamos continuar colaborando para fortalecer las capacidades y controles
internos de las operaciones de Heifer en México.

Next Steps: A summary of the next steps to address identified challenges, observations and
findings and name of responsible party to take actions (RACI).

El equipo de México cumpliera con las recomendaciones de acuerdo con el RACI adjunto. El
oficial de programas de HQ y GFO son responsables del seguimiento al cumplimiento de estas
recomendaciones.

Country Team Feedback: This a space aimed to share learning, what would you like us to
improve, what would you like us to have done different? Thank you!

Traveler: Signature:_________________________ Date: ________

Approved by Country: Signature _________________________ Date: _________

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Certificación de Conflicto de Interés

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 Matriz de Recomendaciones
Recomendacion Fecha de Responsable Acountable Comunica Informa
Cumplimiento
Recomendación 1-a: Dado que el acuerdo con
estas Cooperativas ha expirado, se recomienda
que para los acuerdos que se firmaran dentro Javier Pino Jorge Ramirez Rainiero Lec José Luis
de este y cualquier otro proyecto que
implementa el equipo de México, cumplir con 08-05-2019
los procedimientos de “Guía para
Administración y Cumplimiento con los
Términos y Condiciones de los Convenios de
Proyecto” (AMCG por sus siglas en ingles);
que indica que los términos y condiciones de
los acuerdos firmados entre Heifer y los
Donantes deben ser trasladados a las
organizaciones partners.
Recomendación 1-b: El equipo de México (no
consultoría es necesaria) debe completar el
proceso de cierre de los acuerdos con las 17-05-2019 Javier Pino Jorge Ramirez Rainiero José Luis
cooperativas y evaluar con evidencia Lidia Cruz Lec
documental los logros alcanzados con las
cooperativas que lleven a indicar el grado de
progreso en relación con los términos generales
del acuerdo (participación de mujeres, uso de
tecnologías sostenibles, control de calidad,
etc.). De igual forma que refleje el grado de
fortalecimiento institucional que se alcanzó de
cara a lograr los objetivos del proyecto.
Recomendación 2-a: Cumplir con las políticas Con las últimas
y procedimientos globales establecidos por dos
Heifer con relación a la preevaluación que debe contrapartes Javier Pino Jorge Ramirez Rainiero Lec José Luis

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realizarse a los partners para asegurar el buen (flor de copal y
manejo de los fondos provenientes de los UMAFOR) ya
proyectos. Esto incluye la inclusión de se está
cláusulas en el acuerdo que permitan garantizar implementando
la correcta administración de los fondos y el 31-05-2019
fortalecimiento de las organizaciones.
Recomendación 2-b: Documentar y preparar
una guía sobre el proceso de validación que le 26-04-2019 Rainiero Lec Jorge Ramirez José Luis José Luis
equipo de México realiza a las cooperativas.

Recomendación 2-c: Reportar a la oficina

central el uso de per diem para que sea incluido
en la política global de Heifer. Asegurar que la 26-04-2019 José Luis José Luis Víctor Efrén
política de país se alinea a la política global Compartir el
para asegurar cumplimiento con los debidos memo de Bob
controles internos. Bloom

Recomendación 2-d: El equipo de México

debe cumplir con las políticas y A partir del 26 Javier Pino Jorge Ramirez Rainiero Lec José Luis
procedimientos globales de Heifer que de abril se
permitan asegurar que los fondos son realizará de
debidamente usados para los objetivos del forma
proyecto y la única forma de proveer esta trimestral
seguridad es a través del monitoreo
administrativo y financiero a las contrapartes
que reciben fondos de los proyectos. Los
formatos del AMCG son una guía exhaustiva
que garantizan y documentan el monitoreo que
Heifer realiza y los controles internos que
observa para garantizar la efectiva ejecución y
alcanzar los objetivos del proyecto.
Recomendación 2-e: Fortalecer los controles Coordinadores,

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sobre el uso de los vehículos del proyecto 02-05-2019 Administradore Jorge Ramirez gerentes de
realizando control entre el reporte de GPS y el s y contadores proyectos y José Luis
uso de combustible por vehículo. El equipo de de proyectos oficial de
México cuenta con el personal necesario para programas
realizar este control.
Recomendación 3-a: Todos los procesos de
adquisición de bienes y servicios deben ser Actualmente se
documentados, de manera tal que el proceso se maneja una Daniel Molina Oficial y Oficial de José Luis
explique por si solo. Los documentos deben justificación de administradores programas y
evidenciar transparencia, eficiencia, eficacia e la compra, a de proyectos gerente de
imparcialidad. Si existe un solo proveedor del partir del 25 de proyectos
bien o servicio, esto debe documentarse y abril de 2019,
justificar la contratación por medio de un se utilizará el
documento firmado por las autoridades formato sole
correspondientes. Heifer cuenta con un formato source.
para “Sole Source” que facilita/justifica la
contratación de un proveedor sin realizar
procesos competitivos.

Recomendación 3-b: De acuerdo a las 02 de mayo de

políticas y procedimientos de Heifer, el equipo 2019 se aplica
de México debe garantizar segregación de la matriz de Daniel Molina Oficial y Oficial de Víctor
funciones en el proceso de adquisiciones; segregación de administradores programas y García y
específicamente, observar los controles funciones en el de proyectos gerentes de José Luis
internos sobre el que solicita, no cotiza y proceso de proyectos
selecciona al proveedor. Heifer ha establecido adquisiciones.
los controles en las políticas de adquisiciones,
para mitigar el riesgo propios de este proceso.
Recomendación 3-c: Incluir en todos los 30 de abril de Daniel Molina Oficial y Oficial de Víctor
contratos la Certificación de Conflicto de 2019 administradores programas y García y
Interés y completarla debidamente. de proyectos gerentes de José Luis
proyectos

12
Recomendación 3-d: Asegurar que los Actualmente se Daniel Molina Oficial y Oficial de Víctor
proveedores son evaluados y que esta evalúan a los administradores programas y García y
evaluación es parte de los archivos. Que la proveedores, se de proyectos gerentes de José Luis
evaluación es preparada por el personal que realizará un proyectos
recibe los bienes y servicios. comparativo
con lo que
solicita
compliance a
partir del 02 de
mayo de 2019.
Recomendación 4-a: El equipo de México
cuenta con el personal y capacidad necesaria 25 de abril de Contadoras de Oficiales y Oficial de José Luis
para asegurar que todos los gastos cargados a 2019 proyecto administradores programas y
los proyectos sean registrados a las líneas de proyectos gerentes de
presupuestarias correspondientes. Debe proyectos
establecerse de manera clara y precisa la
responsabilidad del registro de los gastos a las
líneas de presupuesto correspondientes y
documentar/evidenciar las observaciones del
administrador o del contador en cuanto a gastos
que son mal clasificados.

Recomendación 4-b: Todo proceso de 25 de abril de Javier Pino Contadoras de Jorge Ramirez José Luis
reclasificación debe ser documentado y 2019 Noel Perianza Proyecto
justificado.
Recomendación 4-c: Los cargos que sean 25 de abril de Contadoras de Administradores Jorge Ramirez José Luis
prorrateados a distintos proyectos debe 2019 proyecto. de proyecto
evidenciar la metodología de prorrateo.

Recomendación 5-a: Recursos Humanos debe 10 de mayo de Rafael Santiago Oficial de José Luis Víctor
asegurar el completo y debida firma de los 2019 programas y García

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contratos de todos los empleados; esto incluye gerentes de
completar los archivos con el correspondiente proyectos
proceso de contratación, inducción y
evaluación de los empleados.

Recomendación 5-b: Revisar las descripciones 30 de junio de Rafael Santiago Oficial de José Luis Víctor
de puestos y asegurar cada descripción de 2019 programas y García
puesto claramente determinan responsabilidad gerentes de
de la persona que ejerce esa función. proyectos

Recomendación 5-c: Asegurar que las 25 de abril de Rafael Santiago Oficial de José Luis Víctor
evaluaciones de personal se realizan y evalúan 2019 programas y García
al personal por las funciones que deben gerentes de
cumplir. proyectos

Recomendación 6-a: El equipo de México 26 de abril de Oficial y Gerentes y José Luis Víctor
debe priorizar en el plan de trabajo del 2019 administradores coordinadores García
administrador o el contador del proyecto, según de proyectos de proyectos
corresponda, realizar y documentar las visitas
de seguimiento administrativo/financieros
realizadas a los proyectos, incluyendo la
verificación de los gastos atribuidos al
proyecto.
Recomendación 8: Establecer un punto central 31 de mayo Oficial y Gerentes y José Luis Víctor
responsable de archivar y mantener el archivo 2019 administradores coordinadores García
completo del proyecto que refleje la ejecución de proyectos de proyectos
efectiva de este; esto permitirá cumplir con la Uso de una
legislación de México al mismo tiempo de nube para
cumplir con las políticas y procedimientos ubicar la
globales de Heifer. información de
los proyectos
Recomendación 9: Dado que el proyecto se ha 30 de abril de Coordinador de Gerente Oficial de Víctor

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atrasado es recomendable preparar un plan de 2019 proyecto regional de programas García
implementación que logre “catch up” con las proyectos
actividades del proyecto.

15