ACTIVIDAD AD/AU

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

LAURA ALEJANDRA GARCIA SERNA

LICEO SAN JOSE ORIENTAL

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
AD/AU
BOGOTÁ D.C
1001
2021
 PREGUNTAS
1. ¿Cuál es el acuerdo que menciona el video?

 Acuerdo 060, el cual controla de forma legal la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos al agruparlos de acuerdo con el trámite respectivo.

2. ¿Qué dice el principio archivístico del orden original?

 Este dice que se debe respetar la secuencia de los trámites de los documentos.
Que los archivos se deben ordenar en una unidad de administrativa y que se
deben clasificar manteniendo el orden adecuado de los documentos agrupándolos
de acuerdo con el trámite.

3. ¿Qué dice el artículo 10 sobre las comunicaciones?

 Este articulo dice que cuando una comunicación no está firmada se considera
anónima y no se debe radicar, ya que se deberá pasar a la oficia de su
competencia para determinar los pasos a seguir.

4. ¿Sobre qué habla el artículo 4 y qué recomendaciones tiene sobre el manejo de

los documentos?

 Esta habla sobre los documentos y dice que estos sólo se pueden firmar por las
personas que lo tengan designado en el manual de funciones y procedimientos.

Recomendaciones

 Las comunicaciones recibidas o enviadas se deben registrar tanto física como

virtualmente.
 Para registrar se deben ingresar datos cómo: remitente, destinatario, radicación y
tiempo de respuesta.
 Para radicar se debe tener en cuenta que el documento debe estar en buen
estado, sin manchas, tachones, rasgaduras y perforaciones de grapado.
 Al llegar un documento a una entidad, hay que revisar para verificar que este se
acorde con las normas que rigen la documentación.

5. ¿Qué es la clasificación documental?

 Consiste en agrupar jerárquicamente las series documentales de acuerdo con las

funciones de la gestión de los documentos.
6. ¿Qué dice el artículo 14?

 Este dice que, al ingresar un documento, se debe tener en cuenta que esté firmado
y que tenga la imagen corporativa de la empresa que lo envía. Para así dar
respuesta en un tiempo oportuno.
Luego, se procederá a que el personal radique la documentación.

7. ¿Qué es la ordenación documental?

 Es el proceso que se le da a la disposición física de los documentos y es la que

determina cual documento va primero y cual documento va después.
Esta puede ser cronológica, numérica, alfabética, onomástica, toponímica,
temática, etc.

8. ¿Qué datos contiene el sello radicador?

 Número de radicación
 Fecha de recibido
 Pase a:
 Atendido
 Respuesta No:
 Fecha
 Archivado en:

9. ¿Qué son comunicaciones externas?

 Es aquella que ocurre entre la empresa y todos los agentes externos que están
relacionados con ella, como los clientes, proveedores, posibles clientes etc.

10. ¿Qué son comunicaciones internas?

 Son aquellos mecanismos de información que ocurren dentro de una empresa, y
en donde está relacionado el personal que trabaja en ella.