Strategic Plann ing :

Orden y
Estandarización
A2-OE-01

ORDENANDO Y OPTIMIZANDO EL MANEJODEL TIEMPO

Area: ORDEN Y ESTANDARIZACION.
PROCESO: Administración del tiempo - optimizando el activo más
importante que tenemos.

En resumen:

El uso efectivo del tiempo en un dueño de una PYME - Emprendedor es uno de los aspectos
clave para poder ser exitosos. Es el recurso no renovable más importante con que cuentan.
Siempre van a haber muchas cosas que hacer y poco tiempo. Es SUMAMENTE importante que
el dueño de una PYME aprenda a priorizar. Continuamente hay que estar consciente de que
las tareas operativas van a estar tratando de "robarnos" nuestro tiempo. Es una lucha
constante, nunca hay que bajar la guardia, no es un ejercicio de una sola vez y entre mas se
practique, mejor enfoque y administración del tiempo tendrá la persona y la empresa. Una
parte fundamental del manejo del tiempo es el llevar un calendario y calendarizar TODAS
nuestras actividades, el programar todas nuestras actividades en un calendario podrá
aumentar su productividad y las de sus colaboradores (cuando ellos también implementen
esta increíble práctica) de forma exponencial.

Por otro lado, también es crítico tener una adecuada organización de juntas, te enseñaremos
un sistema de juntas poderosísimo en el cual te enseñaremos los tipos de juntas básicas que
cualquier dueño de una PYME - Emprendedor debe de tener para asegurarse de organizar
bien su tiempo y el de los demás y de dar seguimiento a lo que sucede en la empresa.

En una PYME es indispensable dar seguimiento a lo que sucede en la empresa, si bien al ir

implementando procesos y estandarizando la empresa el seguimiento se vuelve cada vez
menor, esto es un proceso que lleva tiempo y en el camino se debe de dar seguimiento a las
actividades de toda la empresa pero de manera ordenada, sistemática y productiva.

Por otro lado, es importante estar consciente y distinguir entre 2 tipos de actividades:

• Las operativas o tácticas: estas son las actividades que se realizan para operar al día
a día a la empresa, donde se ejecutan las actividades. Idealmente usted debería de
tender a realizar cada vez menos este tipo de actividades. Algunos ejemplos de estas
actividades son: escribir mails, atender a clientes directamente, vender, etc. etc.

• Las estratégicas: estas son las actividades que están enfocadas a desarrollar su
empresa en el mediano y largo plazo. La mayoría del trabajo que estará realizando con
nosotros en nuestro programa, son labores estratégicas, son las que harán que poco
a poco la empresa se estandarice y profesionalice. Idealmente usted debería de
realizar cada vez más este tipo de tareas. Algunos ejemplos son: documentar o

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reservados. Esta publicación no puede reproducirse o transmitirse total o parcialmente por ninguna forma o medio,
electrónico o mecánico, incluyendo fotocopiado, grabación o cualquier sistema de almacenamiento y recuperación de
información, sin permiso escrito de Transformación Continua S.A. de C.V.

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 supervisar la documentación de procesos, establecer indicadores de la empresa,
establecer la visión, establecer un sistema de ventas, definir al cliente ideal, establecer
un sistema de control financiero, establecer una estrategia de marketing, etc. etc.

CALENDARIZAR TODAS SUS ACTIVIDADES

Calendarice todas sus actividades personales y del trabajo en un calendario. Si hay algo que
tienen en común todos los cursos, libros, etc. que se han escrito sobre administración efectiva
del tiempo en los últimos 50 años, es que todos coinciden en la importancia de llevar una
agenda y de calendarizar todo tipo de actividades tanto personales (horas de comida, de estar
con la familia, ejercicio, etc. etc.), como del trabajo (horas para revisar mails, horas para
trabajar en aspectos específicos, etc.). Y de preferencia coloque colores diferentes por tipo
de actividad, de esta forma visualmente usted podrá ver cuánto tiempo está dedicando a qué
tipo de actividad. Incluso puede poner un color diferente para distinguir entre actividades
estratégicas y actividades operativas (tácticas). Una vez que calendarice todas sus actividades,
es CRITICO que conforme vaya pasando el día, vaya cambiando su calendario de lo planeado
a lo que realmente sucedió, de esta forma usted podrá revisar al final de cada semana cómo
utilizó su tiempo y aquí el tener colores para los diferentes tipos de actividades le ayudará a
visualmente de una forma muy rápida saber en dónde este invirtiendo su tiempo.

SISTEMA DE JUNTAS EFECTIVAS

Uno de los errores que más comúnmente cometen las PYMES es que escuchan que es
importante delegar y en lugar de delegar, abdican y hay una diferencia enorme entre ambas.
Para delegar es necesario establecer los procesos y sistemas que permitan asegurarnos que
las actividades delegadas se realizarán de forma estandarizada, el delegar sin implementar
procesos conlleva a que regularmente las personas a las que se les delegó (abdicó) no tengan
buenos resultados y se convierte en un dolor de cabeza para los dueños de la empresa y para
el desempeño de la empresa en general. En resumen, cualquier dueño de PYME -
Emprendedor debería tener las siguientes juntas:

1. Junta táctica operativa con todas las cabezas de área (reportes directos, Gerentes,
etc.) donde se revisan pendientes operativos en los cuales intervienen o tienen que
ver varias áreas.
a. Día de la semana recomendado para tener esta junta: Lunes por la tarde.
b. Duración recomendada: de 1 hr. a 1.5 hrs. como máximo. Puede ser que en
un principio las juntas tarden mas, pero poco a poco se va adquiriendo el ritmo
y eficiencia en las juntas.

2. Junta uno a uno individual con cada cabeza de área para dar seguimiento a
pendientes puntuales de cada área en específico:

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 a. Día de la semana recomendado para tener esta junta: cualquier día.
b. Duración recomendada: 1 hr.

3. Juntas abiertas para "emergencias" interrupciones. Esta junta es a puerta abierta y

es el único espacio en el que es permitido interrumpir al dueño o dueños operadores
por parte de cualquier colaborador de la empresa para revisar asuntos. El establecer
esta junta es sumamente poderoso porque ayuda a que el dueño de la empresa no
tenga interrupciones, además de que el personal poco a poco se va acostumbrando a
resumir sus pendientes para desahogarlos en la junta.
a. Día de la semana recomendado para tener esta junta: comenzar con una hora
en la mañana y una hora en la tarde todos los días. Después tratar de reducirla
a media hora en la mañana y media hora en la tarde y poco a poco reducirla
de todos los días 3 días a la semana. La mecánica es primeras entradas
primeras salidas, es decir, se va atendiendo a las personas en el orden que
lleguen.
b. Duración recomendada: 1 hr. en la mañana y una 1hr. en la tarde.
Posteriormente reducir a media hora en la mañana y media hora en la tarde y
finalmente a media hora en la tarde.

4. Junta mensual general con toda la empresa. Esta junta es muy importante y es
esencial, todas las empresas PYMES deben de tener una junta general con todos los
miembros de la organización (salvo excepciones por el tipo de operación e industria)
al mes. Es una junta informativa, donde se debe comenzar por leer en voz alta con
ayuda de diferentes personas de la empresa, la visión estratégica. Esta parte es
fundamental para sobre-comunicar la visión estratégica a los colaboradores tal y
como se mencionó en el proceso de visión estratégica. Aunque pudiera parecer
aburrido y tedioso, tiene que hacerse. De esta forma todo el personal se le recordará
constantemente la visión estratégica y consciente a inconscientemente tendrán más
enfoque. Una vez leída la visión estratégica, el dueño procede a ir explicando en que
cosas se van o no avanzando respecto a la visión estratégica. Es importante recalcar
que esta junta es informativa, no es para tratar asuntos puntuales operativos o
problemas, ya que este tipo de asuntos se deben tratar en cualquiera de las otras
juntas establecidas. Al final de la explicación del dueño sobre cómo van avanzando en
cada aspecto de la visión estratégica se pregunta al personal si tienen alguna duda o
comentario.

a. Día de la semana recomendado para tener esta junta: principio de mes,

primeros 5 días hábiles de cada mes, no importa el día.
b. Duración recomendada: 1 hr.

NOTA: todas las juntas se deben de establecer en horario y días fijos y debe tratarse de no
moverse. Al principio no es fácil pero poco a poco se debe ir adquiriendo la disciplina para

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poder lograr que la mayoría de las juntas no se muevan. El poder llegar al 80% de las juntas
sin moverse es un buen objetivo.

Implementación efectiva:

• MUY IMPORTANTE: recuerda SIEMPRE revisar los videos correspondientes a este

tema en la plataforma del programa de helpi. Esto es un aspecto FUNDAMENTAL para
reforzar las herramientas que estás aprendiendo en nuestro programa. Recuerda que
este contenido está disponible 24 hrs. al día los 365 días al año en la plataforma:

- A2-OE-01-Administración poderosa del tiempo – VIDEO EXPLICACION RESUMIDA

que se encuentra en la carpeta “Videos explicación resumida de temas” del Area
2.
- A2-OE-01-EJ-ORDENANDO Y OPTIMIZANDO EL MANEJO DEL TIEMPO – ejemplo
sistema de juntas – VIDEO TUTORIAL que se encuentra en la carpeta “Videos
tutoriales de las herramientas” del Area 2.
- A2-OE-01-EJ-ORDENANDO Y OPTIMIZANDO EL MANEJO DEL TIEMPO - calendario
– VIDEO TUTORIAL que se encuentra en la carpeta “Videos tutoriales de las
herramientas” del Area 2.

• Escuchar el episodio 80 Administración del tiempo - optimizando el activo más

importante que tenemos, del podcast del emprendedor espiritual:

Links PARA ESTE EPISODIO:

·iTunes: https://apple.co/3361bss

·Spotify: https://open.spotify.com/episode/0dtEbH06EoTCkPjezb9LSz

·En la página de Helpi Coaching: https://helpicoaching.com/podcast/

• Implementar la calendarización de TODAS sus actividades tanto laborales (incluyendo

horas específicas durante el día para revisar mails y mensajes de Whatsapp, Skype,
etc.) como personales con distinción de colores e ir modificando en el día a día lo que
sucedió realmente versus lo planeado.

• Al finalizar del día y la semana realizar una comparación de cómo se utilizó el tiempo
tanto en ese día, como durante la semana. Al poner en colores las actividades será
muy fácil para el cerebro identificar en que tipo de actividad se está dedicando más o
menos tiempo. De igual forma se puede hacer una revisión de la semana modelo

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 (siguiente semana en tu calendario) vs la semana que concluyó para darse una buena
idea de que tanto se siguió la semana modelo.

• Implementar el sistema de juntas.

• Comunicar a todo el personal la nueva forma de organizarse y que el objetivo es que

todos sean más productivos y eficientes. Agendar todas las juntas con las personas
correspondientes y en los días y horas establecidos en una agenda electrónica o
calendario electrónico y asegurarse que todo el personal tiene agendadas las juntas
que le corresponden.

• Utilizar como herramienta de apoyo el Calendario Maestro de Control Gerencial que

hemos preparado en helpi Coaching. Este calendario esta creado en ICal pero puede
importarse en cualquier tipo de calendario: Outlook, Google Calendar, (IOS), etc. A
continuación le facilitamos links a videos en Youtube donde se explica como importar
el calendario a distintos tipos de calendario: Google Calendar, Outlook calendar.

a. Para Google Calendars: https://youtu.be/258UPXl_TRM

b. Para Outlook Calendar: https://youtu.be/4PWdwQpNFOI

NOTA IMPORTANTE: este calendario contiene todas las herramientas que se ven
dentro del programa, por lo que en esta etapa del programa, habrá actividades que
vengan en el calendario relacionadas con temas que aún no se hayan visto. No se
preocupe, poco a poco irá viendo estos temas, pero de entrada ya contará con un
calendario maestro gerencial que podrá ir utilizando poco a poco.

• Realizar un ejercicio de llenado de registro de actividades en el formato de Excel que

se encuentra en la plataforma de helpi por al menos 3 días o preferentemente durante
una semana para evaluar qué tan eficientemente es utilizado el tiempo.

Seguimiento en la implementación efectiva POR

PARTE DEL COACH:

• El coach solicitará al cliente que el lunes por la mañana o el viernes anterior a la

semana por revisar, envíe por correo o whats app, una copia o una captura de pantalla
de su agenda semanal.

• Semanalmente, el coach deberá revisar junto con el cliente que se hayan

calendarizado todas las actividades personales y profesionales TODAS sus actividades

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 tanto laborales (incluyendo horas específicas durante el día para revisar mails y
mensajes de Whatsapp, Skype, etc.), como personales en un calendario digital de
preferencia (Google calendar, Outlook, Apple calendar, etc.) con la frecuencia
establecida.

• Semanalmente, el coach deberá revisar junto con el cliente que se hayan

calendarizado todos los tipos de junta en un calendario digital de preferencia (Google
calendar, Outlook, Apple calendar, etc.) con la frecuencia establecida.

• El coach deberá revisar semanalmente junto con el cliente su calendario para verificar
la implementación de estas dos herramientas, tanto de la calendarización de todas las
actividades con diferenciación de colores como la calendarización del sistema de
juntas para revisar al final de cada semana qué actividades se llevaron a cabo y que
juntas si se llevaron a cabo y que no. El calendario debe reflejar en todo momento lo
que realmente sucedió, es muy común que las personas agenden actividades en su
calendario, existan cambios y no hagan los cambios de acuerdo a lo que sucedió.

• El Coach deberá de asegurarse de que el cliente realiza un ejercicio de llenado de

registro de actividades por al menos 3 días, preferentemente una semana. para que
el Cliente vea la forma en que utiliza y administra hoy en día su tiempo.

• Semanalmente deberás escribir y enviar una reflexión a tu coach acerca de las

actividades planeadas que realmente realizaste y las que no y un comentario sobre
cómo ir mejorando el cumplimiento de lo planeado.

"Tiempo = vida, por lo tanto desaprovecha

tu tiempo y desaprovecharas tu vida, y por
ende aprovecha tu tiempo de manera
efectiva y aprovecharás tu vida de manera
efectiva... "

Alan Lakein

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 " La concentración es como un músculo y se fortalece cuanto más
concentración desarrollas. Si paras tu enfoque cada vez que te
llega un mail o cada vez que tu teléfono suena, vas perdiendo tu
habilidad para concentrarte. Planea tu día, necesitas planear tu
día, tienes que tener tareas específicas para cada espacio de
tiempo, todas tus actividades tienen que estar agendadas, dentro
de estos espacios de tiempo incluso tienes que designar espacios
específicos para actividades como revisar tu e-mail. Siempre deja
algo de espacio libre para actividades no planeadas..."

Chet Holmes - gurú de las ventas y autor del libro "The Ultimate
Sales Machine" (autor recomendado por Michael E. Gerber) .

Para que una herramienta, proceso, mejor práctica de negocio realmente

funcione hay que ser constantes en su implementación, es la única forma en
que dará resultados. Las Pequeñas Empresas están llenas de herramientas y
conceptos implementados a medias. Las PYMES que tienen más éxito
adquieren la disciplina y el enfoque para ser constantes en la
implementación de las herramientas.

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