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Funciones de PMO
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Índice
Objetivos
• Estudiar cuáles son las funciones principales de una Oficina de Gestión de
Proyectos.
• Conocer cuáles son los roles habituales en una PMO, no sólo referentes a las
personas que forman esta unidad organizativa, sino también los roles que toman
las unidades que interactúan con ella.
Tal y como hemos definido en la clase anterior, el principal objetivo de una PMO es
“El principal objetivo de una PMO es
centralizar la gestión de proyectos dentro
centralizar la gestión de proyectos dentro de una organización convirtiéndose en toda
de una organización” una referencia dentro de este ámbito.
• Capacitación: Formación de los Jefes de proyectos y los miembros del equipo para
profesionalizarles
Normalización:
• Establecer el proceso de Análisis del Negocio que permita evaluar los beneficios
y riesgos de posibles proyectos a acometer.
Capacitación:
Seguimiento y control:
• Gestionar la calidad de los proyectos para garantizar que se cumplen con los
estándares requeridos.
• Alinear los proyectos con los objetivos del negocio para minimizar los riesgos.
• Mostrar las virtudes de una adecuada Gestión de Proyectos con números rea les.
El PMI®, en la séptima edición del PMBoK® 1 hace mención a las principales capacidades
que se consideran claves para estas áreas organizativas:
Cuando se habla de los roles de una Oficina de Gestión de Proyectos no sólo debe de
“Los roles que específicamente forman una hacerse referencia a las personas que forman esta unidad organizativa, sino también a
PMO son la Dirección y el Técnico de la
aquellos roles que interactúan con ella. Sólo de esa manera se podría comprender las
Oficina de Gestión de Proyectos”
funciones que realizan cada uno de ellos y la necesidad de su existencia.
Los roles que específicamente forman una PMO son la Dirección y el Técnico de la
Oficina de Gestión de proyectos. A ambos roles se conocen también por sus nombres en
inglés: PMO Manager y Project Management Officer.
• Planificar, dirigir y evaluar las estrategias presentes y futuras, así como las actividades
concretas una vez implementada.
• Proponer mejoras en los procesos y validar los indicadores generados para el control
de dichos procesos.
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PMI, PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
• Actuar como representante de la PMO de cara a reuniones con la alta dirección siendo
su interlocutor.
Se conoce con este nombre a las personas que forman la Oficina de Gestión de Proyectos
y que son supervisadas por el Director de la PMO. Una de las características principales
que debieran de cumplir es la experiencia y el conocimiento especializado en materia de
Gestión de Proyectos, sólo de esa manera podrían desarrollar eficazmente su trabajo
como asesores de los Jefes de Proyecto y su equipo.
Dentro de la organización existe un gran número de personas con las cuales se relaciona
la Oficina de Gestión de Proyectos, la más habitual es el Jefe de Proyecto.
Jefe de Proyecto:
El Jefe de Proyecto es el responsable del éxito del mismo, desde su concepción original
hasta la entrega del alcance al cliente. No se supone un especialista técnico ni tampoco
en la definición de procesos; pero sí debe de tener unas competencias que lo hagan
único: liderazgo, comunicación, capacidad de delegar, etc.
En ocasiones, existen problemas para distinguir las competencias que tien e la Oficina de
Proyectos y las que tiene el propio Jefe de Proyecto. En la siguiente tabla se muestra una
comparativa entre ambas:
Ayudar Organizar
Asesorar Iniciar
Auditar Planificar
Formar Ejecutar
Revisar Monitorizar
Otros roles:
• Gestor de Riesgos. Son los encargados de asegurar que los procesos de Gestión
de Proyectos definidos por la PMO están alineados con la política de gestión de
riesgos corporativa.
• Equipo de Proyecto. Son los encargados de ejecutar el alcance del proyecto para
proporcionar al cliente el entregable final. En general, no va a existir una relación
directa entre el Equipo de Proyecto y la PMO, sino que se canalizará l a
comunicación a través del Jefe de Proyecto.
3 Conclusiones
• Las PMO tienen como función principal el centralizar todos aquellos aspectos
relacionados con la Gestión de Proyectos dentro de la organización. A más bajo nivel,
e independientemente del modelo que sigan para su implantación, las Oficinas de
Gestión de Proyectos se encargan de:
área y definir su estrategia, y un técnico que actúa como interlocutor y apoyo del
Jefe de Proyecto.
4 Referencias Bibliográficas