Almacenamiento y Distribución de

medicamentos y productos afines

a) INTRODUCCIÓN
El almacenamiento es el proceso que permite la ubicación adecuada de los medicamentos y
productos afines para asegurar su conservación; incluye las actividades de recepción, ubicación en
un espacio físico apropiado, que facilite los procedimientos de control de calidad y control de
inventarios. El almacenamiento es el punto central del proceso de distribución, porque es la
combinación entre recibir y transportar los medicamentos y productos afines para el próximo
punto de distribución, lo cual facilite disponer de los mismos.

El almacenamiento persigue conservar las propiedades físicas, químicas y de estabilidad de los

medicamentos y productos afines para que mantengan su utilidad, seguridad, pureza y eficacia. La

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

vida útil de los mismos puede oscilar de seis meses a cinco años, según el tipo de producto. Estos
deben almacenarse y distribuirse de modo que los usuarios puedan recibirlos en buen estado y a
tiempo para ser utilizados antes de su fecha de vencimiento.

Para poder asegurar que los medicamentos y productos afines que ingresan a los almacenes
cumplan con los estándares de calidad, características adecuadas y tengan los documentos
correspondientes, se debe de seguir y cumplir cada uno de los pasos de los procedimientos
involucrados en el almacenamiento.

b) ALCANCE
 Logística de Medicamentos y Productos Afines del MSPAS

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

 Direcciones de Área de Salud
 Distritos Municipales de Salud
 Servicios de Salud

c) USUARIOS
 Encargado y auxiliares de almacén.
 Coordinador de la Unidad de Medicamentos y Productos afines de la DAS.
d) DEFINICIONES
ALMACENAMIENTO: El almacenamiento es el proceso que permite el ordenamiento y la ubicación
adecuada de los medicamentos y productos afines para asegurar las condiciones que garanticen
su conservación. Incluye la ubicación técnica en un espacio físico apropiado para la manipulación,
re empaque y re envasado garantizando el cumplimiento de las Buenas Prácticas de
Almacenamiento –BPA-.

DESPACHO: Es la preparación física de los pedidos, el proceso consta de la selección de los

medicamentos o productos afines de sus lugares de almacenamiento y su transporte posterior a la
zona o área de consolidado o armado del pedido.

DISTRIBUCIÓN: Es el proceso mediante el cual se entrega medicamentos y productos afines a los

diferentes servicios de salud.

EMBALAJE: Caja o cubierta con que se resguardan los materiales o productos para ser
transportados.

EMPAQUE PRIMARIO: Envase dentro del cual se coloca directamente el producto en la forma
farmacéutica terminada (en su presentación definitiva).

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

EMPAQUE SECUNDARIO: Envase definitivo o material de empaque dentro del cual se coloca el
envase inmediato y que es usado para la distribución y comercialización de un producto.

EMPAQUE TERCIARIO: Es aquel que está destinado a soportar grandes cantidades de embalajes o
empaques secundarios, a fin de que estos no se dañen o deterioren en el proceso de transporte y
almacenamiento, entre la empresa fabricante y el consumidor final.

NOMBRE GENÉRICO: Es el nombre del principio activo del medicamento, al cual se debe la acción
farmacológica del mismo.

RECEPCIÓN: Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y productos afines.

e) REFERENCIAS
Norma Técnica para la Gestión de Medicamentos y Productos Afines en Direcciones de Área de
Salud.
f) DESCRIPCIÓN
Se describirán los siguientes procesos:

 Recepción
 Almacenamiento
 Despacho
 Distribución
 Requerimiento o solicitud de Medicamentos y/o productos afines

f.1) RECEPCIÓN

Antes de recibir los medicamentos y productos afines, se debe confrontar los documentos
presentados que acompañan al producto, para poder verificar que la información escrita sea igual
a la física y por último se procede a realizar el registro. Es por ello que el proceso de recepción se
dividirá en tres fases:

Fase No. 1: Recepción de documentos.

Fase No. 2: Recepción física de los medicamentos y productos afines (Inspección y conteo).

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

Fase No. 3: Elaboración de registros

 Fase No. 1: Recepción de documentos

o Recepción de documentos para el caso de Direcciones de Área de Salud:
Al momento de la recepción la persona encargada del almacén verificará con base en la
factura, certificado de calidad, solicitud de pedido y orden de compra la siguiente
información:
 Verificar que los datos consignados en la factura correspondan a la unidad ejecutora
(nombre, dirección, Nit).
 La factura debe ser original numerada, autorizada por la SAT (que la factura contenga
la resolución de impresión), descripción del régimen tributario.
 Fecha (la fecha contenida en la factura no tenga más de 8 días de atraso contra

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entrega).
 Deberá coincidir la denominación común internacional (Nombre genérico) del
producto en la orden de compra, solicitud de pedido, factura y certificado de calidad,
caso contrario no se podrá recibir el producto.
 Precio unitario y total de factura deberá corresponder con la orden de compra.
 La cantidad recibida deberá corresponder con la cantidad facturada.
 La cantidad recibida se verificará en la factura y a través del conteo físico del producto.
 La concentración y forma farmacéutica de producto deberá estar en conformidad a la
establecida en la orden de compra y solicitud de pedido.
 El certificado de calidad deberá corresponder al número de lote, fecha de
vencimiento, fecha de fabricación, forma farmacéutica, concentración, etc, que
consigna el producto, además el encargado de almacén al momento de su recepción
deberá realizar una inspección visual del producto.
  La vida útil para recepción de medicamentos debe cumplir con lo indicado en la Ley de
Compras y Contrataciones del Estado, que actualmente establece como mínimo el
75% de la vida útil, a partir de la fecha de recepción, con excepción de medicamentos
biológicos y algunos productos afines (Reactivos de laboratorio 6 meses, exceptuando
los que por su naturaleza tengan menos tiempo de vida útil, anestésicos refrigerados 1
año). Los medicamentos o productos afines que tengan fecha de vencimiento menor
de lo establecido, deberán adjuntar carta de compromiso, para el cambio respectivo.

Ejemplo:
Si en la etiqueta del producto se encuentra:

Quiere decir que fue fabricado en el 2010 y vence en el 2013 por lo

que la vida útil es de 3 años. El 75% sería el siguiente:

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

El producto a recibir entonces deberá tener por lo menos 2 años con 3 meses de vida
útil.

o Recepción de documentos para el caso de Distritos y Servicios de Salud:

Al momento de realizar la recepción el encargado de almacén verificará en la requisición,
la siguiente información:
 Nombre del medicamento o producto afín.
 Forma de presentación y concentración
 Cantidad despachada en la requisición
 Unidad de medida

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 Fase No. 2: Recepción y conteo físico de los medicamentos y productos afines
Luego de realizar la recepción de los documentos, se procede a realizar la inspección física
y conteo de los medicamentos y productos afines, para ello se deberá realizar los
siguientes pasos los cuales aplican para la DAS, Distritos y Servicios de Salud.

1. Al momento de la recepción física, se verificará la cantidad recibida realizando un

conteo total de los medicamentos y productos afines este dato debe cuadrar con la
documentación recibida.
2. Verificar el número de lote y fecha de vencimiento del medicamento o producto afín
con la documentación recibida.
3. Verificar el estado de los medicamentos recibidos: señales de manipulación como
daños externos, productos no identificados, en mal estado o cualquier otra
característica de deterioro.
La inspección incluirá la revisión de:

a) Embalaje (Caja o cubierta con que se resguardan los productos que han de
transportarse)
 Que el material del embalaje este limpio, no arrugado, quebrado, húmedo o
que indique deterioro del producto.
 Que este sellado

b) Envases
 Que no se observen manchas o cuerpos extraños.
 Que no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones.
 Que el cierre o sello sea seguro, cuando lleve la banda de seguridad, ésta se
encuentre intacta.
 Que no se encuentren deformados.
 Que corresponda a los requerimientos del producto en caso de condiciones
especiales (Condiciones de temperatura).

c) Rótulos, etiquetas
 Los rótulos deben estar en español, ser legibles; en caso de etiquetas, estar
adheridas al envase o en las cajas y en ellos se debe revisar:

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

a) Nombre del producto
b) Concentración
c) Forma farmacéutica
d) Presentación
e) Número de lote
f) Fecha de vencimiento
g) Registro sanitario (para el caso de las compras nacionales)
h) Identificación del fabricante y del importador cuando corresponda
i) Condiciones de almacenamiento

4. Si todo cumple, el encargado de almacén efectúa el ingreso físico al almacén y

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ubicaran los medicamentos y productos afines según corresponda. Cumpliendo con la
normativa de las BPA y siguiendo con los pasos del procedimiento de
almacenamiento.
5. En el caso de las Direcciones de Área de Salud, si no cumple con alguna de las
especificaciones entre los documentos y lo entregado, el encargado del almacén
recibe el producto incompleto y hace la anotación en la nota de recepción del
proveedor, donde indica la cantidad faltante o la problemática encontrada,
posteriormente el encargado del almacén notifica al encargado de compras que no
proceda con el trámite correspondiente a la factura, hasta que el proveedor complete
o solucione el problema.
6. En los Distritos y Servicios de Salud en el caso de encontrar diferencias en cantidades
o productos en mal estado, se debe anotar en la casilla de observaciones de la
requisición la cantidad de producto que fue recibido únicamente y su debida
justificación y notificar al nivel superior para realizar las acciones pertinentes según el
caso.
  Fase No. 3: Elaboración de registros de recepción de los medicamentos y productos afines
1. Para el caso de las Direcciones de Área de Salud el encargado de almacén del Área,
elabora “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (forma 1H)”, (Ver anexo 1)
llenando las casillas siguientes:

Encabezado del formato Cuerpo del formato Pie de formato

Firma y sello en la sección de
Dependencia Cantidad
“Encargado de almacén”
Programa Descripción del articulo
Proveedor Código del gasto renglón
Fecha Folio libro de almacén
Número (Cuando aplique) Precio por unidad
Orden de C.Y.P No. (Cuando
Valor total
aplique)
Número de factura

Nota: El responsable de la firma en la casilla de “Encargado de almacén” no puede delegar

las funciones y responsabilidades de encargado de almacén en otra persona.

2. Para el caso de las Unidades Ejecutoras que cuenten con Auxiliares de Almacén,
elaboran la forma 1H y trasladan al encargado de Almacén para la firma

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

correspondiente.
3. El Encargado de Almacén completa los datos, solicita firma y sello de visto bueno en
la sección del píe del formato de la forma 1H al Gerente Administrativo Financiero de
la Unidad Ejecutora.
4. El Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora, firma y regresa el
documento al Encargado de Almacén.
5. El Encargado/Auxiliar de Almacén, traslada al Encargado de Compras/
Asistente/Analista de Compras, factura original y forma 1H original.
Encargado/Auxiliar de Almacén recibe copia firmada y sellada de recibido de la forma
1H y factura.
6. El Encargado/Auxiliar de almacén, archiva la copia de la forma 1H, copia de factura y
copia de “Orden de Compra”.
7. Para el caso de las Áreas de Salud, Distritos y Servicios de Salud el Encargado de

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Almacén, registra y actualiza cada medicamento y producto afín almacenado en su
almacén por medio de la “Tarjeta de control de suministros (kardex)” autorizadas
por la Contraloría General de Cuentas.
8. Para las donaciones, el Encargado de Almacén ingresa el producto donado a una
nueva tarjeta de control de suministro agregando la letra “D” y número de acta, para
diferenciar la donación de los productos comprados.

f.2) ALMACENAMIENTO

Luego de realizar correctamente la recepción de los medicamentos y productos afines se procede

a realizar el proceso de almacenamiento el cual consiste en colocar los medicamentos y
productos afines en el lugar correspondiente de acuerdo a las especificaciones técnicas y buenas
prácticas de almacenamiento. Para dar cumplimiento a los estándares internacionales de las
Buenas Prácticas de Almacenamiento-BPA- (Ver Guía de Bolsillo de BPA).
1. Las áreas de almacenamiento de medicamentos y productos afines deberán ser de acceso
restringido, únicamente podrá ingresar el personal asignado a cada bodega y el personal
autorizado por la Jefatura del Almacén. Las visitas o personas de otros departamentos no
autorizados deben ingresar acompañados por personal autorizado.
2. Todos los medicamentos y productos afines almacenados deben contar con los siguientes
requisitos mínimos:
 Nombre del medicamento
 Forma farmacéutica
 Fecha de vencimiento
 Número de lote
 Registro sanitario
3. Los medicamentos y productos afines se almacenan según las características propias de los
mismos, las que pueden ser:
 De frágil manejo
 Presentación (Frasco, tableta, etc.)
 Temperaturas controladas (refrigerados)
 Contaminantes
 De alto costo
 De uso controlado

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

4. Se aplicará cualquiera de las siguientes formas para mantener el ordenamiento de los
medicamentos y productos afines:
 Acción farmacológica: (analgésicos, antibióticos, etc.)
 Orden alfabético de acuerdo a la denominación común internacional (nombre
genérico)
 Forma farmacéutica (Sólidos, Líquidos Orales y Estériles)
 Nivel de servicio (Puestos de salud, CAIMI, etc.)
 Condición de almacenamiento definida (Temperatura, humedad y condiciones
especiales.
5. Todos los medicamentos y productos afines se colocan en el lugar correspondiente según
el orden elegido, por lo que para facilitar su despacho, los de fecha de vencimiento más

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cercana se colocan al frente y así facilitar la aplicación del método PEPE (Primero en
Expirar, primero en Entregar) y llevar el control de semáforo. Luego de la ubicación de los
productos, éstos se registran en las tarjetas de control de suministros autorizadas por
Contraloría General de Cuentas. (Verificar el instructivo de llenado en el anexo 3).
6. El encargado de almacén deberá llevar un control de fechas de vencimiento visual de los
medicamentos y productos afines, para ello se manejara el sistema llamado “Semáforo”, el
cual consiste en colocar en un lugar visible colores para que visualmente identifique los
medicamentos y productos afines próximos a vencer:
Los colores establecidos para manejar el control visual de fechas de vencimiento en el
semáforo son los siguientes:

Rojo Amarillo Verde

7. Para implementar el uso del sistema semáforo el encargado de almacén deberá de
consultar el procedimiento de elaboración de semáforo y seguir los lineamientos que se le
indiquen.
8. El encargado de almacén deberá de llevar un reporte de inventario que registre las fechas
de vencimiento de los medicamentos y productos afines, este mismo debe ser actualizado
constantemente.
9. Todos los medicamentos y productos afines deben ser almacenados bajo las condiciones
definidas por el fabricante en su empaque primario. Para el uso de las instrucciones en la
etiqueta, seguir la siguiente tabla:

ETIQUETADO SIGNIFICADO

“No almacenar a una temperatura superior a 30ºC” Desde +2ºC a +30ºC

“No almacenar a una temperatura superior a 25ºC” Desde +2ºC a +25ºC
“No almacenar a una temperatura superior a 15ºC” Desde +2ºC a +15ºC
“No almacenar a una temperatura superior a 8ºC” Desde +2ºC a +8ºC
“No almacenar a una temperatura inferior de 8 ºC ” Desde +8ºC a +25ºC
Aproximado a -20ºC, -15ºC o
“Manténgase en congelación”
menos

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

“Almacenar a temperatura ambiente” Usualmente de 20 ºC a 25 ºC
El producto debe contar con un
empaque resistente a la humedad
“Proteger de la humedad”
y debe almacenarse a no más de
70% humedad relativa
El producto debe contar con un
“Proteger de la luz” empaque que proteja de la luz.

10. Todo el medicamento y producto afín debe ser almacenado en tarimas, estantería o
vitrinas en buen estado, no directamente sobre el piso ni estar pegado a la pared.
11. Las estibas de medicamento y productos afines en tarimas se debe realizar optimizando el

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armado de las camas, y no debe exceder la altura máxima de camas permitida e indicada
en las cajas de los mismos, si no está indicado no debe exceder un máximo de 2.5 metros
en la altura total.
12. Todo el medicamento y producto afín que este almacenado en las diferentes áreas de
bodega deberá tener su Control de Temperatura ambiente y/o, cadena de frío y humedad
relativa (Ver anexo 7 y 8), realizando dos registros en el día, uno por las mañanas y el otro
por las tardes.
13. Algunos productos deben almacenarse en zonas o ambientes de acceso controlado. Es
importante identificar los productos que pueden ser robados o utilizados en forma
indebida, que provocan adicciones o que necesitan la receta de un médico colegiado para
su despacho y por lo tanto exigen ser almacenados en condiciones de mayor seguridad.
En el caso de los medicamentos controlados es importante seguir las siguientes pautas de
almacenamiento y de reporte:
  Contar con un mueble seguro, con llave de preferencia, para el resguardo de los
productos controlados.
 Cumplir con la norma del Departamento de Regulación y Control de
Medicamentos y Productos Afines para medicamentos controlados. Revisar la
Norma técnica 22-2001.
 Utilizar el formato establecido para reporte de medicamentos controlados, el cual
debe ser llenado mensualmente y enviado a la Ventanilla Única del Departamento
de Control y Regulación de Medicamentos y Productos Afines con las firmas del
Director de la DAS y del Químico Farmacéutico quien será responsable de su
llenado. Cuando no existiera la figura de Químico Farmacéutico en la DAS, el
Coordinador de la Unidad de Medicamentos llenará el formato y será firmado
únicamente por el director. (Anexo 5)
 El encargado de almacén será el responsable de registrar los ingresos y egresos
de medicamentos controlados del almacén de la DAS mensualmente en los
instrumentos establecidos para esto, así como de resguardar las recetas retenidas
con la firma y sello del médico las cuales amparan su uso. (Anexo 6)
14. Las áreas de almacenamiento deben permanecer limpias evitando la acumulación de polvo
y previniendo la contaminación cruzada de los medicamentos y productos afines. Las

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

bodegas deben de realizar un calendario de limpieza de sus áreas, como mínimo las áreas
de almacenamiento se deben limpiar a diario y se deberá de llevar una bitácora que
registre si el calendario se cumplió. (Ver anexo 10)
15. Es prohibido fumar, comer, beber, mantener plantas, alimentos, utensilios de cocina y de
limpieza dentro de las áreas de almacenamiento.
16. Todo movimiento de medicamentos o de producto afín se debe realizar de forma segura y
por personal capacitado utilizando el equipo adecuado. Evitando la contaminación, y
confusión.
17. Todo medicamento vencido o en mal estado debe ser separado de los medicamentos con
fecha de vencimiento vigente y rotulado para evitar confusiones, para la identificación de
los medicamentos y productos afines se utiliza el nombre de la sustancia activa (Genérico o

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DCI).
18. Control de plagas y roedores, se debe de fumigar cada 3 meses las bodegas, cubriendo
todos los edificios y áreas verdes que componen el complejo de las instalaciones.
19. En el caso de utilizar trampas de roedores o láminas adhesivas se debe revisar su estado
cada quince días, una vez realizada la revisión generar un Registro de Control.
20. Una vez realizada la fumigación generar un Registro de Control con la siguiente
información: (Ver anexo 11)
 Nombre del responsable de la fumigación
 Fecha en que se realizó la fumigación
 Áreas fumigadas
 Sustancias utilizadas
 Nombre del responsable de supervisar la fumigación por parte del Almacén
f.3) DESPACHO

Para poder llevar a cabo la preparación de un pedido, el encargado de almacén deberá de tener el
documento con la solicitud con las cantidades aprobadas a despachar.

 Para el caso de la bodega de la Dirección de Área de Salud se deben seguir los siguientes
pasos:
1. El coordinador de la Unidad de Medicamentos autoriza las cantidades a distribuir en el
formato de requisición con el visto bueno del gerente de la DAS. (Anexo 7)
2. De acuerdo a la cantidad autorizada, el encargado de almacén prepara la cantidad a
distribuir en el área de despacho, aplicando el método PEPE (Primero en expirar, primero
en Entregar).
3. El embalaje de los medicamentos a distribuir deberá garantizar la conservación de los
medicamentos y productos afines al momento del transporte.
4. El encargado de almacén es el responsable de registrar las cantidades distribuidas a los
servicios en las tarjetas de control de suministros.
5. Para evitar confusiones y facilitar la entrega de los pedidos debe enumerar los bultos

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

(cajas) y colocarle el nombre del servicio de salud de destino.

 Para el caso de la bodega de los Distritos de Salud se deben seguir los siguientes pasos:
1. El encargado de medicamentos autoriza las cantidades a distribuir en el formato de
requisición con el Visto Bueno del Director del Distrito. (Anexo 4)
2. De acuerdo a la cantidad autorizada, se preparan las cantidades a distribuir en el área de
despacho, aplicando el método PEPE (Primero en Expirar, primero en Entregar).
3. El embalaje de los medicamentos a distribuir deberá garantizar la conservación de los
medicamentos y productos afines al momento del transporte.
4. El encargado de medicamentos es el responsable de registrar las cantidades distribuidas a
los servicios en las tarjetas de control de suministros.

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

5. Para evitar confusiones y facilitar la entrega de los pedidos debe enumerar los bultos
(cajas) y colocarle el nombre del servicio de salud de destino.

f.4) DISTRIBUCIÓN

Es el proceso mediante el cual se entrega medicamentos y productos afines a los diferentes

servicios de Salud teniendo como base la programación, rutas de distribución definidas y
cronograma; aprobados previamente por el Comité de Farmacoterapia.

Al momento de realizar el proceso de distribución se deberá de cumplir con las Buenas Prácticas
de distribución y transporte de medicamentos.
Para llevar a cabo el proceso de distribución se deberán de realizar los siguientes pasos:

1. El Coordinador de la Unidad de Medicamentos deberá elaborar el calendario con la

programación de las entregas que se realizaran a los diferentes puntos de distribución.
2. El Coordinador de la Unidad de Medicamentos y el Encargado del almacén deberán
realizar las rutas de distribución. (Ver guía de elaboración de rutas de distribución).
3. El Coordinador de la Unidad de Medicamentos deberá comunicar con anticipación al
encargado de transporte las rutas a distribuir y verificar la cantidad de carga para asegurar
que cumple con las restricciones de capacidad del vehículo a utilizar.
4. El encargado de almacén, deberá entregar los pedidos a la persona designada de
distribuirlos, haciendo una revisión física de los medicamentos y productos afines que
enviara a cada uno de los puntos de distribución. Deberá de comparar físico versus
documentos de entrega (requisición).

La revisión contempla:
 Nombre genérico
 Concentración
 Cantidad
 Número de lote
 Fecha de vencimiento

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

5. Antes de iniciar la carga, los vehículos deben estar limpios, secos, libres de plagas y sin
materiales extraños.
6. Al realizar la carga de los pedidos al vehículo el orden de la misma dependerá de la ruta de
distribución, se deberá de ingresar de primero el último destino de entrega es decir de
atrás hacia delante.
7. El encargado de almacén deberá de notificar a los puntos de distribución que la ruta está
en tránsito para hacerles entrega del pedido solicitado. El objetivo es que el personal de
los servicios esté preparado para poder recibir los pedidos.
8. El encargado de la distribución debe tomar sus tiempos de entrega en cada uno de los
puntos de distribución: Salida a Ruta, Llegada al servicio de salud, Inicio de descarga y
finalización de descarga. Esta información debe de ser validada por la persona responsable
que recibió los medicamentos y productos afines en el destino, quien dará su visto bueno.

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

(Ver anexo 12).
9. El encargado de la distribución al terminar la ruta asignada deberá liquidar la
documentación con las firmas y sellos correspondientes (Copia de requisición y bitácora de
ruta de distribución).

f.5) REQUERIMIENTO O SOLICITUD DE MEDICAMENTOS Y/O PRODUCTOS AFINES

Para realizar una requisición se deben revisar los siguientes criterios:

 Frecuencia de pedido establecida por la DAS
 Promedio mensual de demanda real
 Existencia en bodega
 Niveles Mínimos y máximos
 Requisición de Insumos de los Servicios a los Distritos
1. El Encargado del servicio elabora la requisición de medicamentos o productos afines según
las cantidades a solicitar indicadas en el Balance de medicamentos y productos afines del
servicio, las cantidades solicitadas deben ser las necesarias para llevar las existencias al
nivel máximo.
2. El encargado de logística del Distrito revisa la requisición y el balance de medicamentos y
productos afines del servicio, si está conforme, prepara lo solicitado para luego entregarlo
al encargado del servicio de acuerdo al cronograma de distribución.

 Requisición de Insumos del Distrito al Área

1. El Encargado de logística del Distrito elabora la requisición de medicamentos o productos
afines según las cantidades a solicitar indicadas en el Balance de medicamentos y
productos afines consolidado del DMS, las cantidades solicitadas deben ser las necesarias
para llevar las existencias al nivel máximo.

2. El encargado de logística de la DAS revisa la requisición y el balance de medicamentos y

productos afines del DMS, si está conforme prepara lo solicitado para luego entregarlo al

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

encargado del distrito de acuerdo al cronograma de distribución.

 Recepción de la Requisición de Insumos a Nivel del Área

1. El encargado de Logística del Área, verifica si tiene que realizar una “Solicitud de Pedido”
según el cronograma de adquisición, una requisición a los programas o un préstamo entre
Áreas u Hospitales, aplicando los siguientes criterios:
 Proyección de necesidades
 Lista básica de medicamentos
 Frecuencia de pedido
 Demanda real (consolidado de los reportes de los servicios o distritos)
 Existencias en bodegas del Área

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 Niveles máximos y mínimos del Área
2. Para solicitar a los Programas el encargado de logística realiza la requisición según la
cantidad a solicitar del balance de medicamentos consolidado del área.

 Requisición de Insumos de los Servicios a los Distritos en caso de Pedido Extraordinario

El pedido extraordinario se activa cuando antes del período regular de distribución se tiene
existencias por debajo del Promedio Mensual de Demanda Real –PMDR –.
1. El Encargado del servicio realiza semanalmente el conteo físico de existencia de los
medicamentos trazadores y medicamentos prioritarios, si las existencias están por debajo
del Promedio Mensual de Demanda Real –PMDR- elabora la requisición de medicamentos
o productos afines para un pedido extraordinario.
 2. La cantidad a solicitar en pedido extraordinario corresponde a la cantidad necesaria para
llegar al nivel máximo, de acuerdo al último inventario físico.
Ejemplo:
En el servicio Los Chorritos el encargado de logística realiza el conteo semanal de trazadores, al
realizarlo se da cuenta que de Acetaminofén 500mg tableta tiene únicamente 50 tabletas en
existencia y su promedio mensual es de 300 tabletas y de acuerdo al calendario de distribución
faltan 3 semanas para el próximo periodo de reabastecimiento, por lo que decide realizar un
pedido extraordinario, sus niveles de control de inventarios son: Mínimo 1 y Máximo 3. El cálculo
que realiza es el siguiente:

𝑃𝑀𝐷𝑅 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑀á𝑥𝑖𝑚𝑜 𝐸𝑥𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝐹í𝑠𝑖𝑐𝑎

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑎 𝑆𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑟

Cantidad a solicitar 850 tabletas.

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

3. Luego de calcular la cantidad a solicitar, la requisición se traslada al DMS para su despacho.
4. El encargado de logística del Distrito revisa la requisición de medicamentos y productos
afines del servicio, si está conforme, prepara lo solicitado para luego entregarlo al
encargado del servicio en período no mayor de una semana.

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

Anexos
1. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H
2. Registro de Inventario Físico General (Trimestral)
3. Tarjeta de Control de Suministros (kardex)
4. Formato de Requisición
5. Movimiento de Estupefacientes y Psicotrópicos
6. Receta para medicamentos controlados
7. Formato para el control y registro de temperatura y humedad relativa ambiente
8. Formato para el control y registro de temperatura de cadena de frio
9. Formato de programa de limpieza
10. Formato para el control y registro de limpieza
11. Formato de registro y control de fumigación
12. Formato de bitácora de rutas de distribución
 CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN
Gobierno de Guatemala
Y A INVENTARIO
Contraloría General de Cuentas
Guatemala, C.A. FORMA 1 - H SERIE "A"
No. 000001

DEPENDENCIA:

PROGRAMA: FECHA:

NOMBRES Y APELLIDOS, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: ORDEN DE COMPRA No.:

N o . F O LI O N o . F O LI O
PR EC IO POR V A LO R
T A R JE T A R EGIST R O
C ÓD IGO C A N T ID A D D E S C R I P C I Ó N D E L A R T Í C U LO A LM A C É N U N ID A D Q. T OT A L Q. IN V EN T A R IO
Anexo 1

Valor e n Le tras :

OBSERVACIONES:
Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H

A UX ILIA R D E A LM A C ÉN J E F E D E A LM A C ÉN E N C A R G A D O D E IN V E N T A R IO S
D E A C T IV O S F IJ O S

V o . B o . G e re nc ia A dm inis t ra t iv a F ina nc ie ra

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
 REGISTRO DE INVENTARIO FÍSICO GENERAL

Servicio de Salud: No. Correlativo

Responsable:
(Nombre y Firma)

Vo.Bo. De la autoridad superior: Fecha:

(Nombre y Firma)

Conteo Número de ¿Qué fecha Ultimo saldo

Fecha de Número de
No. Medicamento / Insumo Físico (en tarjeta tiene su registrado en Observaciones
Vencimiento Lote
unidades) Kardex kardex hoy? el Kardex
Anexo 2
Registro de Inventario Físico General (Trimestral)

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
 Escriba la fecha correspondiente para registrar cada uno
Producto:

Fecha

de los movimientos.
Dependencia:

Registre el número correspondiente de los

formularios/documentos a través de los cuales recibe y/o
distribuye los productos. (Eje: No acta, No. De Balance de
medicamentos, No. de requisición, No. De factura, etc.)
Escriba el nombre de la fuente en el caso de entradas del
nivel superior y los traslados. Escriba el nombre del
destinatario en el caso de las salidas y envíos.
Número de Remitente/
referencia Destinatario

Registre la cantidad en “unidades” del producto recibido

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

únicamente del nivel superior
Cantidad

Registre el valor unitario del producto (Sólo DAS y Hospital)

Precio
Entrada

Unitario

Multiplique el precio unitario por la cantidad recibida y

registre el valor total del producto (Sólo DAS y Hospital)
Registre la fecha de expiración o vencimiento que aparece
en la etiqueta o empaque de cada producto.
Valor Total Vencimiento
(Denominación Comun Internacional, concentración, presentación)

Registre el número de lote que aparece en el empaque o

TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS

Lote

etiqueta de cada producto.

Fecha de Número de

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

Registre la cantidad de unidades distribuidas a los “niveles
inferiores”
Salida

Cantidad

Registre la cantidad de unidades que con razón justificada

se considere como reajuste como se mencionó con
anterioridad.
Reajuste (+) (-)
Registre todos los movimientos sumando o restando para
obtener la cantidad de unidades en existencia disponible.
Mínimo

Cantidad
Saldo
Multiplique el precio unitario por la cantidad en saldo y
registre el precio total de producto. (Sólo DAS)

Precio
Máximo
Niveles de Seguridad
Escriba las justificaciones de los movimientos que
necesitan mayor detalle, especialmente para los reajustes.

Observaciones
No. correlativo ____________________
Tarjeta de Control de Suministros
Anexo 3
 Anexo 4
Requisición

REQUISICIÓN DESPACHO DE ALMACÉN

Codi go Requi s i ci ón de Al ma cén No.

Solicitante s umi ni s tros equi po medi co
equi po equi po qui rurgi co
Di recci ón: rea cti vos equi po de l a bora tori o
Medicamentos otros
Hora de
Depa rta mento: recepción
Fecha recepci ón de
Uni da d/s ecci ón: l a s ol i ci tud

si no
Otro: Cumple con la fecha de recepción de almacén
Numero de Unidad de Cantidad Cantidad Cantidad
Descripción del artículo/Producto
orden Medida Solicitada Autorizada Despachada

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

Observaciones

día mes a ño Des pa cha do por

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD

Fecha de s ol i ci tud
Sel l o
Nombre de Encargado de Almacén/Auxiliar de Almacén

Nombre y fi rma del s ol i ci ta nte

Reci bi Conforme

Sel l o Nombre

Nombre y fi rma Coordi na dor/Jefe/Di rector Hora de

confi rma ci ón Fi rma

Vo.Bo. Sel l o

Fecha de Entrega
Nombre y fi rma Gerente Admi ni s tra ti vo
Fi na nci ero/ Jefe Admi ni s tra ti vo/Di rector
FOR-ASB-01 Versión 01
 Anexo 5
Movimiento de Estupefacientes y Psicotrópicos

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES
PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
 Anexo 6
Receta para medicamentos controlados

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
 Anexo 7
Formato para el control y registro de temperatura y humedad relativa ambiente

REGISTRO DE TEMPERATURA Y HUMEDAD

Área de Salud:
Distrito: Límite Temperatura: (15°C a 30°C)
Servicio: Límite Humedad: (≤ 70%)

MES: ÁREA:

TOMA EN LA MAÑANA TOMA EN LA TARDE

FECHA Lectura Lectura
Hora Temperatura Humedad realizada Hora Temperatura Humedad realizada
por por

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
 Anexo 8
Formato para el control y registro de temperatura de cadena de frío

REGISTRO DE TEMPERATURA DE CADENA DE FRÍO

Área de Salud:

Distrito: Congelación: Límite (0°C a -20°C)

Servicio: Refrigeración: Límite (+2°C a +8°C)

MES: REFRIGERADOR No.

TOMA EN LA MAÑANA TOMA EN LA TARDE

FECHA Lectura Lectura
Hora Temperatura Hora Temperatura
realizada por realizada por

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
 Anexo 9
Formato de programa de limpieza

PROGRAMA DE LIMPIEZA EN ÁREA DE BODEGA

Área de Salud: Mes:

Distrito: Año:

Servicio: Área:

Tarea Frecuencia Método Responsable

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
 Anexo 10
Formato para el control y registro de limpieza

CONTROL DE LIMPIEZA DEL ÁREA DE BODEGA

Área de Salud: Mes:

Distrito: Año:
Servicio: Área:

Hora de Solución
Fecha Hora de inicio Realizado por Revisado por
finalización desinfectante

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

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 Anexo 11
Formato de registro y control de fumigación

FORMATO PARA REGISTRO DE CONTROL DE LA

FUMIGACIÓN Y CONTROL DE PLAGAS

Área de Salud: Servicio:

Distrito:

Nombre del Responsable de supervisar la fumigación:___________________________________

Nombre del
Fecha en que se
Responsable de la Sustancia Utilizada Áreas fumigadas
realizó la fumigación
Fumigación

PROCEDIMIENTOS DE LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES

Observaciones adicionales: __________________________________________________________

Firma del Responsable Firma del responsable de PARA DIRECCIONES DE ÁREA DE SALUD
de supervisar la la fumigación
fumigación
 BITACORA DE RUTA DE DISTRIBUCIÓN

Persona designada para la

distribución: Fecha de salida a ruta:

Nombre del piloto: Kilometraje del vehiculo antes de salir a ruta:

Tipo de vehiculo: Fecha de finalización de ruta:

No. de placa del vehículo: Kilometraje del vehiculo al finalizar la ruta:

Fecha de llegada a Hora de llegada a Hora de inicio de Persona que recibió

No. Nombre del Destino Hora de Salida a Ruta
destino destino descarga (Nombre y sello)
Anexo 12
Formato de bitácora de rutas de distribución

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