CRITERIOS DE DESEMPEÑO.

• Interrelaciona el organigrama organizacional y el proceso Administrativo.

• Identifica la importancia de los planes de mejoramiento en el Proceso Administrativo.

PROPONER PLANES DE MEJORA DE ACUERDO CON EL

PROCESO ADMINISTRATIVO.

En este primer tema entraremos a conocer cómo se desarrollan los planes de mejora en
una organización de acuerdo al proceso administrativo de la misma.
La relación entre el Proceso Administrativo y los planes de mejoramiento, depende en
gran medida de la calidad de los componentes de la estructura organizacional. El
propósito de toda una estructura organizacional es constituir un sistema de roles que han
de representar los miembros de una empresa para trabajar unidos y de forma óptima para
que se logre el cumplimiento de los objetivos planteados en la planeación.
La forma como se personifica la estructura organizacional, es un organigrama, el
cual es la representación en términos gráficos de la estructura de una empresa u
organización desde todos los ángulos posibles. Puede representar las estructuras de
los diferentes departamentos o áreas, y en algunos casos, al Talento Humano que las
dirige, mostrando en forma esquemática las relaciones jerárquicas, la dependencia, los
niveles de autoridad y responsabilidad en la organización. (Ver gráfico 15).
 Gráfico 15. Esquema de organigrama
Los organigramas tienen una doble finalidad. Pues cumplen con la tarea de ser un
órgano informativo, que suministra además la posibilidad de hacer la lectura de los
elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación que existe entre cada
uno de ellos. El organigrama no tiene como propósito que en él se encuentre toda
la información, ni que a través suyo se conozca en detalle la totalidad de la
estructura de una empresa.
Ser fácil de entender y sencillo de utilizar, además de contener sólo los elementos
necesarios, son requisitos de todo organigrama por complejo que quisiera parecer.
Los organigramas son modelos en cierta medida abstractos y sistémicos, que
permiten a quienes tienen acceso a ellos, apropiar una idea uniforme acerca de la
estructura formal de una organización.
Para Eugenio el Administrador, es fundamental esta información porque en el caso
de la empresa S & E, es evidente que falta tener claridad en cuanto a niveles de
autoridad y asignación de responsabilidad entre los miembros directivos de la
misma.
Es por ello, que Eugenio el Administrador, está tomando atenta nota sobre esta
parte del Proceso Administrativo que corresponde a la fase de organización.
En este sentido debemos hacer claridad con respecto a los conceptos de poder y
autoridad. Por poder se entiende la capacidad que existe para influir sobre el
actuar de otras personas.
Con relación a la autoridad podemos expresar que es el poder que se tiene para
ocupar una determinada posición, y a partir de ella, se genera el poder para tomar
decisiones que afectan de manera directa a otras personas. Por esta razón es
posible afirmar que se puede tener autoridad sin tener poder.
Con el fin de tomar decisiones y emitir instrucciones, es posible transferir la
autoridad hacia otras personas, por parte de quien la posee. El trabajo y la
autoridad se pueden delegar, pero jamás se puede delegar la responsabilidad
con respecto al cumplimiento de resultados.
 Para distribuir de forma óptima la autoridad en una organización, esto debe
hacerse entre los diferentes niveles jerárquicos, dejando a un lado el temor de
delegar autoridad, ya que no se conciben en la actualidad sistemas de dirección
centralizados o descentralizados en su totalidad, sino una combinación de ambos.
Organigrama Vertical: Es el de uso más conocido, y representa la imagen de una
pirámide, ya que las unidades se desplazan de arriba hacia abajo, en forma
jerárquica descendente. (Ver gráfico 16).

Gráfico 16. Organigrama Vertical

• Organigrama Horizontal: Es una variación del organigrama vertical. La diferencia

es que desplaza la importancia de los rangos de jerarquía de izquierda a derecha,
teniendo en cuenta que mientras más a la izquierda se encuentra el cargo, mayor
será su nivel jerárquico. (Ver gráfico 17).
 Gráfico 17. Organigrama Horizontal

• Organigrama Circular: Es un tipo de organigrama formado por círculos

concéntricos, en donde la autoridad principal se ubica en el centro y los demás
niveles se ubican hacia afuera.

Gráfico 18. Organigrama Circular

Organigrama Escalar: Es una de las modalidades de crucigrama más complejas. Su
estructura está conformada por especies de peldaños. Su principal característica es
que no utiliza rectángulos para disponer la identificación de cargos o nombres. La
importancia de los niveles jerárquicos está dada por los lugares superiores que se
ocupan en él.

Gráfico 19. Organigrama Escalar

Una vez vistos los diferentes tipos de cronogramas y su importancia con respecto
al Proceso Administrativo, Eugenio el Administrador puede ahora tomar
decisiones con respecto a lo aprendido, y su relación con la situación de la
empresa S & E.
Con respecto a la elección del tipo de organigrama es conveniente aclarar que no
existe un modelo específico para un determinado tipo de empresa, pero si es
posible afirmar que lo más relevante es que el modelo que se adopte debe dar
cuenta de la estructura organizacional de forma objetiva, y sobre todo debe ser
funcional.
Dentro del Proceso Administrativo, el organigrama es un elemento de mucha
utilidad en las empresas porque permite formarse una imagen instantánea y
financiera de la estructura organizacional, da claridad con respecto al
conocimiento que existe entre directivos y colaboradores y el tipo de funciones
que cada uno desempeña, y además, permite en un determinado momento
detectar las falencias de la organización.
Considerado como un instrumento de análisis, el organigrama permite visualizar
en todo su conjunto la estructura de una empresa, porque en él están
representadas de manera gráfica todas y cada una de las unidades, áreas o
dependencias y las diferentes relaciones, funciones o actividades que existen entre
estas.
 Cuando en las empresas se realizan con cierta periodicidad análisis a los
organigramas, es factible detectar problemas de control de una unidad cuando se
excede su capacidad, y en cualquiera de estos casos lo más recomendable es
modificar la estructura en un determinado sentido (vertical u horizontal). Cuando
no se hacen este tipo de análisis es posible incurrir en errores como crear una
unidad o área sin estudiar su ubicación adecuada, lo que se puede traducir en
relaciones de dependencia confusa, o incluso con dobles líneas de mando.
Visto de la forma anterior, la función del organigrama no se limita sólo a dar
cuenta de la estructura organizacional, sino que por el contrario, posibilita
acciones de mejoramiento continuo. “Mejorar un proceso, significa cambiarlo para
hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende
del enfoque específico del empresario y del proceso” (Harrington 1993).

IMPORTANCIA DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO EN

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

En este segundo tema entraremos a conocer son importante los planes de mejora en una
organización de acuerdo al proceso administrativo de la misma.

Un plan de mejoramiento es un instrumento por medio del cual la empresa planifica y

organiza su estrategia de mejoramiento, por un período determinado de tiempo. En el
plan de mejoramiento se establecen las metas y las acciones a desarrollar en cada una de
las partes del proceso administrativo. Los planes de mejoramiento deben enfocarse a
optimizar los aprendizajes, actividades y conductas de la alta gerencia y de los empleados.

Para lograr lo anterior, las empresas deben organizar un esquema de mejoramiento

intencionado que esté en concordancia de las metas y acciones, garantizando el
monitoreo y evaluación por parte de los directivos, con la finalidad de obtener
información y resultados actualizados de cómo va marchando el plan de mejoramiento de
acuerdo a las metas y acciones propuestas, con la intención de prever lo que se necesita
cambiar, modificar o ajustar a fin de lograr los objetivos diseñados por la organización.

El propósito principal de realizar un análisis de los cada uno de los componentes del
proceso administrativo en una empresa, no tendría razón de ser, si la información
obtenida de cada una de las áreas que conforman la estructura organizacional, no tiene
como fin alimentar las decisiones que se toman para mejorar procesos y resultados.
Buscar la excelencia es la meta de un plan de mejoramiento, por tal razón, una vez
obtenida la información se debe proceder a elaborar el plan específico para mejorar la
situación que se presente en un momento dado.

Es importante considerar que se debe tener en cuenta que las estrategias de cambio y
mejoramiento deben ser factibles, desde diferentes ópticas, y que se cuente con los
recursos necesarios para poder desarrollar debidamente el plan propuesto.

Los planes de mejoramiento deben contener metas a corto, mediano y largo plazo, las
cuales deben definirse de acuerdo al nivel de prioridades establecidas por la empresa.
Debe señalar con precisión cuáles serán los indicadores y evidencias de cumplimiento,
quiénes son los responsables de su ejecución, con qué recursos se cuenta para ello, en
qué tiempo se van cumplir y, finalmente en qué fecha se hará la verificación de su
cumplimiento.

Cuando un plan de mejoramiento se elabora y se sigue fielmente, se llegará a la meta

prevista en la visión organizacional. Por lo tanto, para garantizar el éxito, se deben
establecer controles sobre su desarrollo. Todo plan de mejoramiento debe suscribirse con
la alta dirección o quien la represente. (Ver gráfico 20)

Gráfico 20. Plan de mejoramiento

La importancia de los planes de mejoramiento reside en que con su aplicación es posible

contribuir a reparar las debilidades y consolidar las fortalezas de una empresa. Cuando se
implementan programas de mejoramiento se optimiza la productividad y la
competitividad, lo que garantiza la permanencia en el mercado de las organizaciones, y
adicionalmente, las organizaciones pueden dedicarse a analizar sus procesos, de tal
manera que si existe problemas se puedan mejorar o corregir, teniendo en cuenta que los
planes de mejoramiento tienen unas etapas que se deben cumplir de manera lógica y
sistemática.

La gran ventaja de los programas de mejoramiento continuo radica en que deben

revisarse cada una de las fases del Proceso Administrativo, con el propósito de detectar el
manejo adecuado de cada una de las fases dentro del ejercicio administrativo.
Para tener claridad sobre lo anterior, definiremos cada una de las etapas del plan de
mejoramiento aplicable a los procesos administrativos. (Ver gráfico 21).

Selección de oportunidades: Consiste en identificar aquellas variables externas que la

empresa podrá tomar del mercado para sacar provecho de ello.

Priorización de situaciones: Es la sistematización de las actividades teniendo en cuenta la

importancia de cada una de las mismas, adicional a los factores internos y recursos de la
empresa.

Factores críticos: Son los aspectos que representan los retos potenciales a los que debe
enfrentarse la empresa, y los debe sortear para poder lograr sus objetivos.

Nivel óptimo de desempeño: Son los indicadores máximos de compromiso, esfuerzo y

actitud de cada uno de los miembros que forman parte de la organización.

Programas de solución: Son un conjunto homogéneo y organizado de actividades a

realizar para alcanzar una o varias metas, con recursos previamente determinados y a
cargo de una unidad responsable.

Implementación de soluciones: Consiste en poner en marcha los programas de solución

que se han determinado previamente.

Garantías de mejoramiento: Son las directrices que tiene establecidas una empresa para
cumplir sus promesas tanto a clientes internos como externos.
 Gráfico 21. Etapas de mejoramiento continuo

La gran ventaja de los programas de mejoramiento continuo radica en que deben

revisarse cada una de las fases del Proceso Administrativo, con el propósito de detectar el
manejo adecuado de cada una de las fases dentro del ejercicio administrativo.

En nuestro propósito de ayudar a Eugenio el Administrador, queda claro que en las

organizaciones no basta con conocer el Proceso Administrativo con todos sus
componentes, ni reconocer la estructura organizacional. Más allá de todo esto, lo más
importante es reconocer que en la administración no existe la perfección ni el
cumplimiento de los objetivos al 100%. Lo más cierto es que las empresas
permanentemente se tienen que enfrentar a situaciones de riesgo, incertidumbre y
complejidad que requieren de cambios reales, los cuales permiten sortear los obstáculos
que se presenten, siempre y cuando se tenga conciencia de tener a la mano planes de
mejoramiento continuo.
 ACTIVIDADES:

Actividad 3: Diseñar plan de acción

Instrucciones:
Esta actividad consiste Diseñar un plan de acción que de solución al problema que se está
presentando en la empresa S & E que administra Eugenio.

Para desarrollar adecuadamente esta actividad le sugiero tener en cuenta los siguientes
interrogantes:
Qué acción o cambio ocurrirá (Actividades).
Quién lo llevará a cabo (Responsables).
Cuándo tomará lugar, y por cuánto tiempo (Fechas).
Qué recursos se necesitan para llevar a cabo el cambio (Recursos).

Criterios de valoración:
El plan de acción muestra coherencia con el problema planteado
El plan de acción permite dar solución al problema
El plan de acción contiene actividades, responsables, fechas y recursos.
.
Capacidad de argumentación
Tiempo estimado (en horas): 4 horas

MATERIAL ESTUDIO OPCIONAL:

• ¿Hay dos modelos (Teórico – descriptivo y Técnico – Prescriptivo) del proceso
administrativo? Extraído del sitio Web:
• http://www.ejournal.unam.mx/rca/196/RCA19603.pdf
• Mejora continua de calidad en los procesos: Extraído del sitio
Web: http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/publicaciones/indata/Vol6_n1/p
df/mejora.pdf
 REFERENCIAS.
• BLANCHARD, Ken & O’Connor, Michael (1997). Administración por
valores: cómo lograr el éxito organizacional y personal mediante el
compromiso con una misión y unos valores compartidos. Bogotá:
Norma.
• CHIAVENATO, Idalberto (2007). Introducción a la teoría general de la
Administración. México: McGraw-Hill Interamericana S.A.
• DAVILA L. de GUEVARA, Carlos. (2002). Teorías organizacionales y
administración: Enfoque crítico. Bogotá: Interamericana.
• KOONTZ, Harold y CYRIL O'Donnell (1981). Curso de administración
moderna, un análisis de sistemas y de las contingencias de las funciones
administrativas. Bogotá: McGraw-Hill.
• KHADEM, Riaz y LORBER, Robert (1992). Administración en una página,
como utilizar la información para lograr sus metas, Bogotá: Norma.
• MARIÑO NAVARRETE, Hernando, (2002). Calidad: Lecciones Aprendidas,
Primera Edición. Bogotá: Alfaomega Colombiana S.A.
• RAMÍREZ CARDONA, Carlos (2002).Teorías y enfoques sobre
administración. Bogotá: Unad.
• ROBBINS, Stephen P. & David A. De Cenzo (1996). Fundamentos de
administración. México: Prentice-Hall
• SABOGAL SABOGAL, Omar (2000). Proceso Administrativo. Bogotá:
Unad.
• TAYLOR, Frederick W. (1976). Principios de la administración
científica, México: Herrero Hermanos.

• Buckingham, M. & Clifton (2001). Ahora, descubra sus fortalezas.

Bogotá: Norma
• Sabogal Sabogal, Omar (2000). Proceso Administrativo. Bogotá: Unad.
• Fundamentos de administración, Lourdes Munch Galindo, 3. ed. México,
Trillas, 1985. 240 p
• Principios de administración, George R. Terry, 4. ed. México,
Continental, 1972. 879 p