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O De rrención
E» A EMERGENCIAS
A Y SEGURIDAD
MA-DEJ-OAl-01
Manual de Procedimientos OAI
Elaborado por
Dirección de Planificación y Desarrollo
I, TABLA DE CONTENIDO
E A A AAA 2
vi. DEFINICIONES issvscsiinacrrosiocosonoranicanenosa ani ar ntdsi non S4UgndaDRCARasO EN cOARN IRENE ASAS IAEA ATARI RANA OEA SSARAAAARAAI 3
/
S
Describir las actividades requeridas para solicitar informaciones de carácter público de la institución a través de
la División de Acceso a la Información Pública del Sistema Nacional de Atención a Emergencias y Seguridad 9-1-
de
Ill. ALCANCE
El proceso inicia desde que se recibe la solicitud de información hasta que se entrega la información al usuario.
Este documento aplica para el personal de la División de Acceso a la Información Pública y a las áreas a las cuales
se les solicita información.
IV. REFERENCIAS
VI. DEFINICIONES
Ns
Responsabilidades
= Recolectar, sistematizar y difundirla información a que se refiere el Capítulo IV del Reglamento de la Ley
General de Libre Acceso a la Información Pública;
= Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información;
= Auxiliar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en su caso, orientar a los solicitantes
respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan;
= Realizar los trámites dentro de la institución, necesarios para entregar la información solicitada;
= Efectuar las notificaciones a los solicitantes;
"= Proponer los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor eficiencia en la gestión de las
solicitudes de acceso a la información;
= Llevar un archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y
costos;
= Elaborar estadísticas y balances de gestión de su área en materia de acceso a la información.
= Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible en sus instalaciones, un
listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano.
"= Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su
resguardo y administración.
"= Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que contenga información
parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la responsabilidad de la máxima autoridad de la
institución.
= Realizar las demás tareas necesarias que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la
información, la mayor eficiencia en su misión y la mejor comunicación entre la institución y los particulares.
= Comunicarse periódicamente y coordinar su trabajo con los RAl de los demás organismos, instituciones y
entidades descriptos en el Artículo 1 y en el Artículo 4, párrafo único, de la Ley General de Libre Acceso a la
Información Pública, a los fines de ampliar y mejorar las fuentes y bases de las informaciones, y de canalizar
prontamente sus respectivas tramitaciones.
=» Realizar las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que conste la información solicitada.
= Enviarala oficina pertinente aquellas solicitudes que fueran presentadas en una oficina no competente en 4
los términos del Artículo 7, párrafo Il de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública- bajo su
dependencia, para que la solicitud de información sea respondida adecuadamente.
= Instituir los criterios, reglamentos y procedimientos para asegurar eficiencia en la gestión de las solicitudes
de acceso a la información, elaborando un programa para facilitar la obtención de información del de la
institución, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las medidas necesarias para la
organización de los archivos; NÓ
= Supervisar la aplicación de los criterios, reglamentos y procedimientos de la institución, en materia de
clasificación y conservación de la documentación, así como la organización de archivos;
Políticas
1. Generales
1.1. El formulario de solicitud de acceso a la información pública deberá contener, como mínimo, los
siguientes requisitos:
1.1.1. Nombre completo y calidades de la persona que realiza la gestión.
1.1.2. Identificación clara y precisa de los datos e informaciones que requiere.
1.1.3. Identificación de la autoridad pública que posee la información.
1.1.4. Motivación de las razones por las cuales se requieren los datos e informaciones solicitadas (No
Obligatorio).
1.1.5. Lugar o medios para recibir las notificaciones.
1.2. Aparte de estos requisitos, se contemplarán los siguientes lineamientos para la entrega de información
impresa:
1.2.1. Elformulario de acceso a la información deberá contener la imagen institución al que identifica
al Sistema Nacional de Atención a Emergencias y Seguridad 9-1-1.
1.2.2. El formulario, para ser válido, deberá estar firmado por un funcionario competente y
debidamente sellado.
1.2.3. Deberá realizarse la entrega de un acuse de recibo al solicitante, indicando fecha y hora de la
recepción.
2.1. En virtud del Artículo 8 de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, toda solicitud de
información requerida en los términos de la ley anteriormente expuesta, deberá ser satisfecha en un
plazo no mayor de quince (15) días hábiles. El plazo se podrá prorrogar en forma excepcional por otros
diez (10) días hábiles para la entrega de la información solicitada. Se seguirán los siguientes
lineamientos:
2.1.1. La solicitud de prórroga deberá ser debidamente motivada y para casos excepcionales en los
que medien circunstancias que hagan difícil reunir la información solicitada.
2.1.2. La decisión de prorrogar la entrega será notificada al ciudadano por vía escrita o electrónica, la
cual deberá ser aprobada por la Máxima Autoridad de la Institución.
2.1.3. Se hará constar en el expediente copia de la solicitud de prórroga, así como las razones que
motivaron la misma.
3. Entrega de Solicitud
3.2. Una vez recibida la información por parte de las áreas, el personal de la División de Acceso a la
Información Pública no deberá realizar modificaciones a las mismas.
3.2.1. Se deberá indicar al pie de las informaciones recibidas que son fieles y expresadas de manera
textual.
4.1. El rechazo a una solicitud de acceso a la información será debidamente motivado y comunicado al
ciudadano a través del medio que escogió en el formulario de solicitud de acceso a la información. El
rechazo hará constar en los registros de la División de Acceso a la Información Pública.
4.1.1. Lasolicitud de acceso a la información podrá ser rechazada o negada al usuario por alguna de
las siguientes razones:
4.1.1.1. El Sistema 9-1-1 no dispone de la información solicitada.
4.1.1.2. Se trata de información confidencial.
4.2. Como lo establece el artículo siete (7) de Ley General de Libre Acceso a la Información Pública en su
párrafo Ill. “En caso de que la solicitud deba ser rechazada por alguna de las razones previstas en la
presente ley, este rechazo debe ser comunicado al solicitante en forma escrita en un plazo de cinco (5)
días laborables, contados a partir del día de la recepción de la solicitud.”
5. Transparencia
5.1. Las estadísticas de las solicitudes de acceso a la información pública recibidas deberán estar actualizadas
por el personal de la División de Acceso a la Información Pública durante los diez (10) primeros días de
cada mes en el apartado de la OAl dentro del subportal de Transparencia, con la finalidad de fomentar
la transparencia del Sistema 9-1-1.
6.1. El tiempo para que las áreas den respuesta a las informaciones solicitadas, no deberá ser mayor a los
cinco (5) días hábiles a partir de dicha solicitud, luego de confirmar la disponibilidad dentro de los datos
los dos (2) primeros días de que la División de Acceso a la Información Pública solicite la información al
área, cumplido este plazo la División de Acceso a la Información Pública se hará responsable de la
respuesta. Para los casos de solicitudes complejas se podrá solicitar una prórroga de acuerdo a la política
no. 2 - Tiempo de respuesta y Prórroga excepcional.
7. Encuesta de Satisfacción
7.1. Se realizará una encuesta de satisfacción a las personas que soliciten datos a la División de Acceso a la
Información Pública, la misma será realizada cumpliendo con lo siguiente:
7.1.1. La encuesta de satisfacción contendrá preguntas cerradas y estará dirigida a quienes han
requerido los servicios de solicitud de información pública del Sistema 9-1-1 a través de la
División de Acceso a la Información Pública, sea suministrada la información solicitada o sea
rechazada la solicitud. La encuesta de igual forma aplica ser realizada cuando la solicitud es
transferida a otra institución, organización o entidad.
7.1.2. La encuesta se podrá completar vía correo electrónico o vía telefónica y estará siendo aplicada
por el Técnico de Calidad y/o por el personal del Departamento de Calidad en la Gestión, de
acuerdo a lo establecido en el IN-DPD-DCG-11- Instructivo de encuesta de satisfacción para
solicitudes de información pública.
7.1.3. El personal de la División de Acceso a la Información Pública deberá suministrar al
Departamento de Calidad en la Gestión vía correo electrónico a la cuenta
calidad911(04911.gob.do, las informaciones de los usuarios que solicitan información pública a Ñ
través de la División de Acceso a la Información Pública. Dichas informaciones deberán
contener los siguientes datos:
7.1.3.1. Nombre del usuario
7.1.3.2. Fecha de solicitud
7.1.3.3. Solicitud realizada
7.1.3.4. Fecha de entrega de respuesta a la solicitud y estatus de la misma (solicitud respondida
o rechazada)
7.1.3.5. Datos de contacto (teléfono y correo electrónico)
7.1.4. Laencuesta deberá ser completada en los primeros cinco (5) días hábiles desde que se concluya
el proceso de respuesta de la solicitud con la parte interesada.
7.1.5. Esta encuesta es totalmente voluntaria por parte del encuestado, sin embargo, el Técnico de
Calidad y/o por el personal del Departamento de Calidad en la Gestión deberá procurar obtener
retroalimentación de los usuarios para fines de mejora en los procesos.
7.1.6. Si el usuario expresa alguna queja, reclamo o sugerencia, la misma deberá ser gestionada a
través del Sistema de Registro QRS 9-1-1.
7.1.7. La encuesta será tabulada de manera electrónica.
7.1.8. Losresultados de la encuesta deberán ser expuestos de forma trimestralmente por la Dirección
de Procesamiento de Datos, Análisis y Gestión de Información, y los mismos deberán ser
remitidos al personal de la División de Acceso a la Información Pública y al personal del
Departamento de Calidad en la Gestión.
ys!
D
1. Recibe la solicitud de información por las distintas vías establecidas (Teléfono, Personal,
SAIP). ¿La solicitud fue realizada vía telefónica o presencial?
1.1. Si, registra la solicitud en el SAIP. Continua en el paso 2.
1.2. No, continua en el paso 2.
2. Analiza los requerimientos del solicitante, determina el tipo de información a ser solicitada.
a ¿La información solicitada corresponde al Sistema 9-1-1?
Personal de la División de do e ae p ñ
S 2.1. Si, ¿La información solicitada es confidencial?
Acceso a la Información S pra Na ; ; .
» 2.1.1. Si, realiza informe de respuesta indicando en el mismo que la información
Pública a : A E pS E aa
solicitada es confidencial. Remite informe a la Dirección Jurídica para su revisión.
Continúa en el paso 7.
2.1.2. No, remite la solicitud al área organizacional la cual debe responder la solicitud
de acuerdo al tipo de información. Continúa con el proceso.
2.2. No, envía la solicitud al organismo, institución o entidad competente para la
tramitación, y comunica el hecho al solicitante, brindándole a éste el nombre y datos
de la institución a la que será remitida la solicitud. Continua al paso 11.
3. Realiza las investigaciones necesarias para cumplir con las demandas del solicitante. ¿La
información está disponible?
Área Organizacional 3.1. Si, continua al paso 4.
Responsable de dar 3.2. No, notifica al personal de la División de Acceso a la Información Pública que la
respuesta a las solicitudes información solicitada no está disponible, para que este le comunique al solicitante.
de información Continua en el paso 5.
5. Verifica y valida que las informaciones suministradas cumplan con los requerimientos del
Personal de la División de solicitante y comprueba los sellos correspondientes. ¿Cumple con los requerimientos?
Acceso a la Información 5.1. Si, continúa al paso 6.
Pública 5.2. No, devuelve la solicitud para que sea revisada y corregida. Regresa al paso 3. r
1
Dirección de Planificación y Desarrollo- Versión 04 9|15
Este documento es propiedad del Sistema 9-1-1, la versión vigente se encuentra en el Intranet 911, físicamente está identificado como copia controlada o está en el Depto. de
Desarrollo Institucional. En cualquier otro medio es una Copia No Controlada.
Fecha de Emisión
9/1: Nau SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN A EMERGENCIAS Y 26/11/2018
, st.
SEGURIDAD 9-1-1
Versión: 04
Personal de la División de 9. Realiza la entrega de la información por la vía solicitada por el Solicitante.
Acceso a la Información
Pública 10. Genera y archiva Demostración de Entrega junto a la solicitud de información.
Personal de la División de 1. Realiza la gestión de recopilación de información de las áreas las cuales le corresponde
Acceso a la Información publicación en el portal de transparencia según la matriz de seguimiento del sub-portal de
Pública transparencia.
3. Valida que las informaciones estén selladas y que correspondan al mes al que le
corresponde ser publicado. ¿Todo correcto?
3.1. Si, continúa con el paso siguiente.
Personal: de:a DIVISIÓN de 3.2. No, solicita al área rehacer el documento. Regresa al paso 2.
Acceso a la Información
NÉ
A
>
la respuesta Realiza
Remite Elabora el informe
delnti ción al observacionede s
derespuesta
Departamento lugar y remite al
R h solicitud mediante el
Jurídico para fines personal de la
cal formato
derevisión legal correspondiente, División de Accesoa
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la Información
o
No sella el informe y lo
Y remite al personal Pública
No
x dela División de
Analiza los requerimientos Devuelve la solicitud Acceso ala No y
del solckante, determina el e que sea Información Pública Y Aprueba
revisada y corregida Notifica al personal documentación y
tipo de informacióna ser
dela División de remite al personal
solidtada.
Acceso ala dela División de
Enviala solicitud al información Pública Acceso ala
organismo, que la información informa ión Pública
Institución o sotdtado no está
entidad competente disponitle, para que
para la ramiadón, este le comunique
y comunica el hecho! Recbela al sobcitante
al sobctante. documentación
aprobada por ta
Remke la solicitud Dirección Mrclcn
al área ,
organizadonal la Realiza la entrega
cual debe responder
delairformadón
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porla vía solicitada
acuerdoal ipo de par el Solotarte
información.
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Realiza informe de
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Demostración de
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£L confidendal. Remite és
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<= Jurídica para su
revisión
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Fecha de Emisión
26/11/2018
Demsna SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN A EMERGENCIAS Y
ua SEGURIDAD 9-1-1
Versión: 04
2
Código: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OAI Fecha Última
MA-DEJ-OAI-01 Actualización
20/09/2022
Solicita al área
¿Todo correcto? No»; rehacer el
documento
si
1
Publica las
informaciones en el
portal según la
sección ala que
corresponde.
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Dirección de Planificación y Desarrollo- Versión 04 12:15
Este documento es propiedad del Sistema 9-1-1, la versión vigente se encuentra en el Intranet 911, físicamente está identificado como copia controlada o está en el Depto. de Desarrollo Institucional. En cualquier otro medio
es una Copia No Controlada.
Fecha de Emisión
AS Y 26/11/2018
SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN A EMERGENCI
91 Bit
sto SEGURIDAD 9-1-1
Versión: 04
Elaborado por:
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VIOLA S Ñ
Verónica Santana Mercedes
Analista de Desarrollo Organizacional
Revisado por:
| Arlyn Dihmes o
Encargada de la División de Acceso a la
Ugo
Abuso Jiménez
Encargado de Departamento de Desarrollo
Información Pública Institucional
Aprobado por:
Fecha de
Revisión No. isión Autor Descripción de la revisión
Y 26/11/2018
ATENCIÓN A EMERGENCIAS
911 oa
ca SISTEMA SEGDEURIDAD 9-1-1
NACIONAL
Versión: 04
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