ELABORACIÓN, ENTREGA Y TRÁMITE

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Índice

1. OBJETIVO .............................................................................................. 2
2. RESPONSABILIDADES .............................................................................. 2
3. SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE .................................................. 3
3.1. PROPIEDADES Y RIESGOS..................................................................................3
3.2. EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL ................................................................3
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO ....................................... 3
4.1. DEFINICIONES ..................................................................................................3
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO ....................................... 4
5.1. ESTIMACIONES .................................................................................................4
5.2. GENERADOR DE HORAS HOMBRE / OBRA ........................................................6
5.3. REPORTE DE ACTIVIDADES ...............................................................................7
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................... 8
6.1 RELACIONADOS ................................................................................................8
6.2 DERIVADOS ......................................................................................................8
6.3 ANEXOS ............................................................................................................9
7. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ............................................................. 9

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1. OBJETIVO

Elaborar y presentar la documentación requerida de acuerdo a lo establecido en este documento, con el fin de
controlar los avances físicos y financieros, tener trazabilidad y secuencia de los servicios contratados que pueda
también representar una evidencia para el pago de los servicios que se proporcionan para la implementación
de proyectos de inversión de capital del área de Ingeniería y Proyectos.

2. RESPONSABILIDADES

Contratista:
 Elaborar los documentos que integran el paquete de estimación dependiendo del servicio
proporcionado);
 Entregar el paquete de estimación para revisión y aprobación;
 Realizar las correcciones;
 Dar seguimiento hasta obtener la hoja de servicio.

Ingeniero de Calidad de Proyectos:

 Proporcionar soporte técnico al contratista respecto a la información descrita en este documento.

Solicitante del servicio:

 Revisar y aprobar los documentos que integren el paquete de estimación;
 Notificar al contratista observaciones encontradas para corrección.

Project Manager:
 Revisar y aprobar los documentos que integren el paquete de estimación;
 Notificar al contratista observaciones encontradas para corrección.

Supervisor de obra (designado por Braskem Idesa):

 Revisar y aprobar el generador de obra;
 Notificar al contratista observaciones encontradas para corrección.

Supervisor de Construcción y Montaje:

 Revisar y aprobar los documentos que integren el paquete de estimación que le apliquen;
 Notificar al contratista observaciones encontradas para corrección.

Analista de Costos:
 Recibir y revisar el paquete de estimación;
 Notificar al contratista observaciones encontradas en la estimación para corrección;
 Generar la hoja de servicio;
 Notificar al contratista el (los) número (s) de hojas de servicio (s) que correspondan al paquete de
estimación entregado;
 Archivar y resguardar el paquete de estimación.

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Superintendente de Ingeniería y Proyectos:

 Revisar lo documentos que integren el paquete de estimación;
 Notificar al contratista observaciones encontradas para corrección;
 Autorizar la estimación.

3. SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

3.1. PROPIEDADES Y RIESGOS

a) Descripción de sustancias y propiedades

No aplica

b) Tabla de análisis de riesgo:

No aplica

3.2. EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL

No aplica

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO

4.1. DEFINICIONES

 Cierre de mes: Proceso en el que se recogen la totalidad de las operaciones financieras realizadas
durante todo el mes. El periodo de cierre de mes es definido por el área de cuentas por pagar de
Braskem Idesa.

 Estimación: Documento mediante el cual el contratista comprueba el trabajo ejecutado en cierto

periodo.

 Generador de obra: Documento mediante el cual se lleva a cabo la cuantificación o volumetría de un

trabajo o concepto de obra, debidamente ubicado y referenciado por ejes, tramos, áreas, horas hombre,
etc.

 Hoja de Servicio (HS): Documento creado en SAP a través de la transacción “ML81N – Creación de hoja
de entrada de servicio” para registrar que un servicio ha sido creado por parte del proveedor y/o
contratista.

 Paquete de estimación: Paquete de documentos conformados por las estimaciones, generadores de

obra, generadores de horas hombre y/o reportes de actividades (según sea el servicio proporcionado)
que se integren para respaldar el avance físico y sirven como evidencia para el cobro del servicio.

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 Reporte diario de obra: Documento que informa y presenta datos relevantes como logros, resultados,
hechos, actividades ejecutadas e incluso, incidentes. Es un documento que permite registrar
diariamente los avances y obstáculos.

 Sistema, aplicaciones y planificación de recursos empresariales (SAP): (System, Applications and Products
Enterprise Resource Planning) Sistema informático Integrado de gestión empresarial.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO

5.1. ESTIMACIONES

De acuerdo al procedimiento PR-PS-02 Adquisición de Servicios, se emitiran las estimaciones considerando lo

siguiente:

a) PARA SERVICIOS DE INGENIERIA Y ASISTENCIA TÉCNICA

1. La contratista elabora y firma la estimación de los trabajos ejecutados con una periodicidad no mayor
de un mes de acuerdo al documento IT-PI-00-00001 Llenado de estimación para servicios de proyectos
de inversión apartado 5.1.

2. El tiempo de entrega de la estimación será en un plazo no mayor a cinco (05) días naturales siguientes
a la fecha de corte de la estimación.

3. La contratista entrega la estimación al Project Manager para revisión.

4. Si la estimación está correcta, el Project Manager la entrega a la contratista con la aprobación.

5. La contratista entrega la estimación al Superintendente de Ingeniería y Proyectos para revisión.

6. Si la estimación esta correcta el Superintendente de Ingeniería y Proyectos la entrega a la contratista

con la autorización.

7. Si la estimación cumple con todos los requisitos y aprobaciones (de acuerdo al documento IT-PI-00-
00001 Llenado de estimación para servicios de proyectos de inversión apartado 5.1), la contratista
integra el paquete de estimación.

8. La contratista entrega el paquete de estimación en original, con las revisiones y firmas

correspondientes acompañada de una copia de la estimación al Analista de Costos para sellar (nombre
y fecha) de recibido.

9. El Analista de Costos verifica que el paquete de estimación este completo y emite su revisión en la
estimación.

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*En el caso de que surjan comentarios durante alguna de las revisiones anteriores mencionadas, que
impida generar la hoja de servicio se regresará la estimación a la contratista la cual corregirá las
observaciones detectadas.

10. Si la estimación no tiene observaciones y el proyecto cuenta con presupuesto disponible en SAP, el
Analista de Costo genera la Hoja de Servicio en SAP y envía a la contratista por correo electrónico el
número de Hoja de Servicio en un plazo no mayor a cinco (05) días hábiles (sin contar el periodo de
“cierre de mes”).

11. El Analista de Costo resguarda y archiva el paquete de estimación en carpetas. El tiempo de resguardo
de las estimaciones es indefinido.

b) PARA SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN Y MONTAJE

1. La contratista elabora y firma la estimación de los trabajos ejecutados con una periodicidad no mayor
de un mes de acuerdo al documento IT-PI-00-00001 Llenado de estimación para servicios de proyectos
de inversión apartado 5.2.

2. El tiempo de entrega de la estimación será en un plazo no mayor a cinco (05) días hábiles siguientes a
la fecha de corte de la estimación.

3. La contratista entrega la estimación al Supervisor de Construcción y Montaje para revisión.

4. Si la estimación esta correcta, el Supervisor de Construcción y Montaje la entrega a la contratista con la

aprobación.

5. La contratista entrega la estimación al Project Manager para revisión.

6. Si la estimación está correcta, el Project Manager la entrega a la contratista con la aprobación.

7. La contratista entrega la estimación al Superintendente de Ingeniería y Proyectos para revisión.

8. Si la estimación esta correcta el Superintendente de Ingeniería y Proyectos la entrega a la contratista

con la autorización.

9. Si la estimación cumple con todos los requisitos y aprobaciones (de acuerdo al documento IT-PI-00-
00001 Llenado de estimación para servicios de proyectos de inversión apartado 5.2), la contratista
procede a integrar el paquete de estimación.

12. La contratista entrega el paquete de estimación en original, con las revisiones y firmas
correspondientes acompañada de una copia de la estimación al Analista de Costos para sellar (nombre
y fecha) de recibido.

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10. El Analista de Costos verifica que el paquete de estimación este completo y emite su revisión en la
estimación.

*En el caso de que surjan comentarios durante alguna de las revisiones anteriores mencionadas, que
impida generar la hoja de servicio se regresará la estimación a la contratista la cual corregirá las
observaciones detectadas.

11. Si la estimación no tiene observaciones y el proyecto cuenta con presupuesto disponible en SAP, el
Analista de Costos genera la Hoja de Servicio en SAP y envía a la contratista por correo electrónico el
número de Hoja de Servicio en un plazo no mayor a cinco (05) días hábiles (sin contar el periodo de
“cierre de mes”).

12. El Analista de Costo resguarda y archiva el paquete de estimación en carpetas. El tiempo de resguardo
de las estimaciones es indefinido.

5.2. GENERADOR DE HORAS HOMBRE / OBRA

a) PARA SERVICIOS DE INGENIERIA Y ASISTENCIA TÉCNICA (hora hombre)

1. El Contratista elabora y firma el generador de hora hombre de acuerdo al documento IT-PI-00-00002

Llenado de generador para servicios de proyectos de inversión apartado 5.1 para servicios de Ingeniería
y apartado 5.2 para servicios de Asistencia Técnica.

2. El periodo que comprenda el generador de hora hombre será el mismo periodo que se considere para
el de la estimación.

3. La entrega del generador de hora hombre se llevará a cabo junto con la estimación y se realizará en
un plazo no mayor a cinco (05) días hábiles siguientes a su fecha de corte.

4. La contratista entrega al Solicitante del servicio el generador de hora hombre para revisión.

5. Si el generador de hora hombre esta correcto el Solicitante del servicio lo entrega a la contratista con
la aprobación.

*En el caso de que surjan comentarios durante alguna de las revisiones anteriores que impida las
aprobaciones, se regresará el generador de hora hombre a la contratista, la cual corregirá las
observaciones detectadas.

6. Si el generador de hora hombre cumple con todos los requisitos y aprobaciones, la contratista procede
a integrar el paquete de estimación.

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b) PARA SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN Y MONTAJE (obra)

1. La Contratista elabora y firma el generador de obra de los trabajos ejecutados con una periodicidad
no mayor de un mes de acuerdo al documento IT-PI-00-00002 Llenado de generador para servicios de
proyectos de inversión apartado 5.3.

2. El periodo que comprenda el generador de obra será el mismo periodo que se considere para el de la
estimación.

3. La entrega del generador de obra se llevará a cabo junto con la estimación de costo y no será mayor
a cinco (05) días hábiles siguientes a su fecha de corte.

4. La contratista entrega al Supervisor de Obra (designado por Braskem Idesa) el generador de obra para
revisar si la obra ejecutada que se está presentando en el generador conforme a lo contratado.

5. Si el generador esta correcto el Supervisor de Obra (designado por Braskem Idesa) lo entrega al
contratista con la aprobación.

6. La contratista entrega el generador de obra al Supervisor de Construcción y Montaje para revisión.

7. Si el generador de obra esta correcto el Supervisor de Construcción y Montaje lo entrega a la contratista

con la aprobación.

*En el caso de que surjan comentarios durante alguna de las revisiones anteriores que impida las
aprobaciones, se regresará el generador de obra a la contratista, la cual corregirá las observaciones
detectadas.

8. Si el generador de obra cumple con todos los requisitos y aprobaciones, la contratista procede a
integrar el paquete de estimación.

5.3. REPORTE DE ACTIVIDADES

a) PARA SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA

1. La contratista elabora y firma el reporte de actividades de acuerdo al documento IT-PI-00-00003

Llenado de reporte diario de actividades para servicios de proyectos de inversión apartado 5.1.

2. El tiempo de entrega del reporte de actividades se llevará a cabo como máximo el segundo día hábil
después de la fecha de la semana que se está reportando la actividad.

3. La contratista entrega el reporte de actividades al solicitante del servicio para revisión.

4. Si el reporte de actividades esta correcto el solicitante del servicio lo entrega al contratista con la
aprobación.

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5. *En el caso de que surjan comentarios durante la revisión que impida la aprobación, se regresará a la
contratista el reporte de actividades, el cual corregirá las observaciones detectadas.

6. La contratista resguardará los reportes de actividades originales hasta completar el periodo que
comprenda la estimación que se vaya a presentar y lo integrará al paquete de estimación.

b) PARA SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN Y MONTAJE

1. La contratista elabora y firma el reporte diario de actividades de acuerdo al documento IT-PI-00-00003

Llenado de reporte diario de actividades para servicios de proyectos de inversión apartado 5.2.

2. El tiempo de entrega del reporte diario de actividades se llevará a cabo máximo al día siguiente hábil
de la fecha que se está reportando la actividad.

3. La contratista entrega el reporte diario de actividades al Supervisor de Obra (designado por Braskem
Idesa) para revisión.

4. Si el reporte diario de actividades esta correcto el Supervisor de Obra (designado por Braskem Idesa)
lo entrega al contratista con la aprobación.

5. La contratista entrega el reporte diario de actividades al Supervisor de Construcción y Montaje para

revisión.

6. Si el reporte diario de actividades esta correcto el Supervisor de Construcción y Montaje lo entrega a

la contratista con la aprobación.

*En el caso de que surjan comentarios durante alguna de las revisiones anteriores que impida las
aprobaciones, se regresará el generador de obra a la contratista, la cual corregirá las observaciones
detectadas.

7. La contratista resguardará los reportes diarios de actividades originales hasta completar el periodo
que comprenda la estimación que se vaya a presentar para posteriormente integrar el paquete de
estimación.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1 RELACIONADOS
 PR-PS-02 – Procedimiento de Adquisición de Servicios.

6.2 DERIVADOS
 IT-PI-00-00001 Llenado de estimación para servicios de proyectos de inversión.
 IT-PI-00-00002 Llenado de generador para servicios de proyectos de inversión.
 IT-PI-00-00003 Llenado de reporte diario de actividades para servicios de proyectos de inversión.
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6.3 ANEXOS
No aplica

7. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

FLUJOS DE APROBACIÓN
PUESTO NOMBRE
ELABORA: Ingeniero de Calidad de Proyecto Alhelí de Jesús Díaz Peralta

Ingeniero de Proyectos Diana Mariel Delgado Méndez

Ingeniero de Proyectos Nancy E. Ortega Rivera
REVISA: Ingeniero de Proyectos Luis A. Fernández Martinez
Supervisor de Construcción y Montaje Mauricio montero Infante
Analista de Costos Heidi Gabriela Hernández Contreras

AUTORIZA: Superintendente de Ingeniería y Proyectos Carlos Iván Cortes Cruz

DETALLES DE LA MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

REV FECHA SECCIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Y MOTIVO DEL CAMBIO:

00 Ago/19 -- Primera Emisión del documento

ANEXAR LISTA DE DIFUSIÓN DE LOS CAMBIOS CON LOS INVOLUCRADOS

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