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Fase de ejecución de un proyecto

Fase de ejecución

Preparación

Antes de comenzar con la ejecución de un proyecto, es necesario tomarse el tiempo para


desglosar el proyecto en tareas de manera que se pueda programar la ejecución de estas tareas y
determinar los recursos que deben movilizarse. Las siguientes herramientas y métodos son los que
generalmente se utilizan:

El cuadro de tareas: a veces denominado cuadro técnico del proyecto, permite desglosar el
proyecto en tareas elementales (listado de elementos).

El método Pert: permite organizar las tareas para optimizar su integración;.


La tabla GANTT: permite hacer una representación gráfica del desarrollo del proyecto y así
determinar su progreso.
Es responsabilidad del contratista implementar los procedimientos que asegurarán la calidad del
proyecto.

Ejecución

Esta es la etapa de desarrollo del trabajo en sí. Esta etapa es responsabilidad del contratista, con la
supervisión del cliente. Durante la ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la
comunicación para tomar decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas. Así,
es posible acelerar el proyecto estableciendo un plan de comunicación, por ejemplo, a través del
uso de un tablero que muestre gráficamente los resultados del proyecto, permitiendo que el
director del proyecto arbitre en caso de variaciones; un informe de progreso que permita a todas
las personas involucradas en el proyecto estar informadas sobre las acciones en progreso y
aquellas terminadas. Generalmente, "informar" incluye la preparación completa y la presentación
de informes sobre las actividades. Además, se deberán organizar regularmente (una vez por
semana, preferentemente) reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir, discutir
regularmente el progreso del proyecto y determinar las prioridades para las siguientes semanas.

Documentación

La documentación debe acompañar al proyecto en la entrega. En ocasiones, esta documentación


está incompleta o desactualizada; sin embargo, es uno de los aspectos esenciales de un proyecto
ya que constituye el punto de referencia del trabajo una vez ejecutado.

Validación

Una vez que el proyecto ha finalizado, es buena idea que el contratista se asegure de haber
cumplido con las especificaciones. El término pruebas de las unidades se refiere a la validación,
por parte del contratista, de la conformidad del producto en función de cada una de las
condiciones especificadas.
DIRECCIÓN DE PROYECTOS

En una empresa cobra importancia la figura del “Project Manager” en el momento en el que entra
un cliente y necesita de sus servicios o cuando ocurre un cambio tecnológico, legal o ambiental;
también cuando hay una nueva necesidad de negocio o existe una demanda del mercado. En
todos estos casos se inicia un nuevo proyecto que siempre tiene un inicio y un fin (y por lo tanto
un alcance y recursos definidos), y con él siempre se obtiene un resultado, que puede ser un
producto o un servicio.

Un proyecto siempre es único ya que no es una operación rutinaria, sino un conjunto específico de
actividades diseñadas para lograr una meta particular. Un equipo de proyecto a menudo incluye a
personas que no siempre trabajan juntas, y a veces son de distintas organizaciones, regiones o
países. Cuando concluye el proyecto, el director pasa a dedicarse a otra cosa, y aquellos que se
quedan a cargo del mantenimiento llevan a cabo las operaciones de la empresa.

Los ejemplos de proyectos incluyen, entre otros, el desarrollo de un software para crear un nuevo
producto, la construcción de una casa o de un edificio, un esfuerzo para recuperar una zona
natural, o la entrada en un nuevo mercado para vender.

La dirección de proyectos, es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas


para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Es una competencia estratégica para las
organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así
competir mejor en su mercado.

Un proyecto puede formar parte de un programa, que es un conjunto de proyectos que se


gestionan de manera coordinada para obtener mayor beneficio y control.

REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

En la fase de ejecución del proyecto, el proceso Realizar el Aseguramiento de la Calidad o Quality


Assurance (QA), es la aplicación sistemática de las actividades planificadas relativas a la Calidad,
para asegurar que el Proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos
de Calidad. Este proceso tiene como propósito garantizar que el equipo de Proyecto emplea los
procesos establecidos para satisfacer los requisitos de Calidad, auditándolos y analizándolos,
contra los estándares de Calidad planificados y contra las mediciones del control de la Calidad.

Consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de medidas de
control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen definiciones operacionales y normas de
calidad adecuadas.

Es muy común, que las actividades llevadas a cabo durante este proceso sean supervisadas por un
departamento de aseguramiento de la calidad. Este proceso utiliza datos obtenidos durante el
proceso Realizar el Control de Calidad.

DESARROLLAR EL EQUIPO DE PROYECTO

Desarrollar el Equipo de Proyecto mejora tanto las competencias de cada uno de los miembros del
equipo como sus interacciones con los demás miembros. Con el fin de mejorar el trabajo en
equipo y el rendimiento del proyecto. Los objetivos de este proceso incluyen:
Mejorar la motivación, las habilidades y la capacidad de los miembros del equipo a fin de
aumentar su competencia para completar las actividades del proyecto.

Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del equipo con el fin de
incrementar su productividad a través de un mejor trabajo en equipo.

Crear una dinámica e interactiva cultura de cooperación, trabajo en equipo y capacidad para
compartir conocimiento y experiencia.

Certificacion PMIAlgunos ejemplos de mejora del trabajo en equipo efectivo incluyen, ayudarse
mutuamente cuando las cargas de trabajo no estén equilibradas, comunicarse de forma ajustada a
las preferencias individuales, así como compartir información y recursos. Los esfuerzos para el
desarrollo del equipo son más beneficiosos cuando se realizan en las fases tempranas del
proyecto, pero deberían tener lugar durante todo su ciclo de vida.

A este proceso también se le denomina “team building” y algunos trucos de esta dinámica de
construcción de un equipo a partir de un grupo de desconocidos:

Ofrecer “retos” al equipo.

Recompensar y reconocer al equipo de proyecto.

Promover el conocimiento y la comunicación entre los miembros del equipo.

Ser un facilitador de las relaciones interpersonales.

Buscar el compromiso profesional de los miembros del equipo.

Situar físicamente al equipo en un mismo lugar y durante un cierto tiempo, de forma que los
miembros puedan comunicarse fácilmente, establecer relaciones personales y conseguir
compromisos profesionales efectivos.

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que
la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición
final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto
pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados
en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la
misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en
un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de
experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.

Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:

• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación,
público)

• Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones


ad hoc)

• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas)


• Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)

• Escrita y oral

• Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección en general y a la


dirección de proyectos. Entre estas habilidades, se

incluye:

• escuchar de manera activa y eficaz

• formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión

• educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz

• investigar para identificar o confirmar información

• identificar y gestionar expectativas

• persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción

• negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables

• resolver conflictos para prevenir impactos negativos

• resumir, recapitular e identificar las próximas etapas

Los 4 factores que más influyen en el éxito de un proyecto

Teniendo en cuenta que los tres factores más importantes a controlar en un proyecto son: plazo,
presupuesto y calidad; existen 4 factores que toda gestión de proyectos debe contemplar por ser
los de mayor influencia en los resultados alcanzados. Estos factores no son excluyentes, han de
tenerse en cuenta a la vez, y no son los únicos, ya que existen otros que también pueden afectar al
balance de un proyecto. Sin embargo, sí son los más decisivos y por ello merecen una atención
especial. Se trata de:

Claridad en la definición de objetivos.

Utilización de una metodología.

Precisión en la planificación.

Compromiso de los participantes.

Los tres primeros tienen en común que la responsabilidad sobre ellos recae en la Dirección de
Proyecto, sin embargo, el último no depende exclusivamente de los roles ejecutivos, sino que la
responsabilidad se extiende a todos los niveles del organigrama. Si bien, para conseguir alcanzar
ese compromiso es tarea de la Dirección el lograr implicar a todos los integrantes del proyecto.