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MANUAL PRACTICANTE AUDITORIA

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMFANDI

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
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INTRODUCCIÓN
El presente manual es elaborado con el fin de establecer y mantener un registro
actualizado de los procedimientos que ejecuta el Practicante Universitario del
Departamento de Auditoria, que permita y facilite alcanzar los objetivos encomendados,
constituyéndose así, en una guía de la forma en que opera, interviene y realiza las
tareas para disminuir y optimizar los tiempos de ejecución.
Cabe señalar que este manual estará sujeto a cada vez que exista una modificación,
con objeto de mantenerlo actualizado.
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OBJETIVO
Establecer y estandarizar los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y
oportuna revisión de documentación y elaboración de certificados para los diferentes
programas de vivienda de la Caja de Compensación.
Alcance
Todas las certificaciones para los programas de postulación al Subsidio Familiar de
Vivienda.
Responsables

RECEPCIÓN DE FORMULARIOS
Entrega Departamento de Vivienda
Recibe Practicante Auditoría

REVISIÓN DE FORMULARIOS
Practicante Auditoría

ELABORACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN
Elaboración Practicante Auditoría
Revisión, aprobación y firma Gerente Auditoría

ARCHIVO DE LA CERTIFICACIÓN
Practicante Auditoría

Políticas o normas de operación

 Decreto 1077 de 2015. Decreto único reglamentario del sector Vivienda, Ciudad
y Territorio.
 Contrato de Encargo de Gestión N° 003 de 2018, Contrato suscrito entre el
Fondo Nacional de vivienda – FONVIVIENDA y la Unión Temporal de Cajas de
Compensación Familiar para subsidio de interés social – CAVIS UT.
 Decreto 1432 de 2013. Reglamenta las condiciones para el desarrollo de los
programas de vivienda de interés prioritario a los hogares con ingresos de hasta
(2) salario mínimos legales mensuales vigentes y reglamenta las condiciones
necesarias para girar los recursos de los fondos de vivienda a las Cajas de
compensación familiar.
 Decreto 133 de 2018. Modificación de algunas disposiciones del Decreto 1077
de 2015 en relación con la participación de las Cajas de Compensación Familiar
en la asignación de subsidios familiares de vivienda, la expedición de
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certificaciones de elegibilidad y el otorgamiento de créditos hipotecarios y se

dictan otras disposiciones.
 Circular VIPA N° 10 de 2016. Procedimiento para la sustitución de hogares que
no continuaron activos en el desarrollo del proceso del programa VIPA.
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Contraseñas de acceso

 Correo institucional (practicanteauditoria@comfandi.com.co o

practicanteauditoria1@comfandi.com.co), se ingresa con el número de
identificación y la respectiva clave que se le asigne.

 Lotus Notes 8.5 (Aplicación utilizada para la elaboración de

certificaciones), la contraseña es comfandi2.

 Portal de Auditoria (Plataforma utilizada para grabar los tiempos de

dedicación), se ingresa con el número de cedula y la contraseña 123456.

Ingresar a la dirección http://10.1.111.15/portal/index.php

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¿Cómo grabar los tiempos de dedicación?.

1. Luego de ingresar al portal, dar click en grabar tiempos de grabación.

2. Llenar el formato relacionado en la imagen

- Código del auditor, dar clic en la flecha y aparecerá el código asignado.

Luego, automáticamente se genera el nombre y apellido
- Programa de auditoria, seleccionar la opción Revisión Formulario de
Vivienda.
- Actividad, seleccionar la opción Revisión de Documentación.
- Proceso, no se llena esta casilla.
- Unidad de Negocio, seleccionar la opción Vivienda.
- Centro de Costos, VIVIENDA INTERES SOCIAL.
- Compañía, automáticamente se genera la opción Vivienda.

3. Grabar los tiempos de dedicación

- Click en la casilla de la fecha que se grabara
- Click en la casilla de las horas de dedicación, seleccionar la opción 8.5

- Para finalizar, click en Grabar Tiempo

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PROCEDIMIENTOS
Es importante remitirse al REGLAMENTO INTERNO DEL FONDO NACIONAL DE
VIVIENDA Y UNIÓN TEMPORAL DE CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR PARA
SUBSIDIO DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL – CAVIS UT donde se establecen los
procedimientos de soporte y ayuda para cada uno de los programas que hacen parte
del Ministerio de Vivienda.
Son competencia del practicante:
Modalidades de postulación al Subsidio Familiar de Vivienda
 Postulaciones VIPA
 Postulaciones VIPA Sustitutos
 Programas Integrales
 Vivienda Gratuita
 100% Cobro Contra Escritura – Vivienda Usada
 100% Cobro Contra Escritura – Vivienda Nueva
 Conformación Nuevo Grupo Familiar
 Postulación bolsa: Desplazados
 Postulación bolsa: Soldados
 Legalización 20% Contra Escritura
 Pago Anticipado con Aval Bancario
 Legalización Vivienda Saludable con Aval Bancario
 Ola Invernal o Zona de Alto Riesgo

I. Recepción de formularios
Los formularios se reciben del Departamento de Vivienda; se debe registrar en los
formatos que hay en la carpeta (RELACIÓN ENTREGA DE CERTIFICACIONES)
según la modalidad de postulación.

II. Revisión de formularios

La revisión se realiza con base en las listas de chequeo que se encuentran de
forma digital en:
O:\AAO - Auditoria Operativa y Financiera\__PRACTICANTES\FORMATOS DE
REVISIÓN
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Recuerde que para cada modalidad existe una lista de chequeo, donde se debe tener
en cuenta al detalle cada requerimiento.

Las listas de chequeo están sujetas a modificaciones según la normatividad vigente.

Diligenciar la LISTA DE CHEQUEO según el proyecto. Espacios de la lista de chequeo

a modificar:

1. Nombre de la modalidad de postulación.

2. Nombre del proyecto.
3. Municipio y departamento donde se desarrolla el proyecto.
4. Numero consecutivo.
5. Numero de formulario.
6. OK. Este espacio se llena en el momento que se realice la revisión de algún ítem y
no se presenten inconsistencias.
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7. NA. Este espacio se llena en el momento que se realice la revisión de algún ítem y
este No Aplique para el documento que se le solicita.
8. NP. Este espacio se llena en el momento que se realice la revisión de algún ítem y
este No Presente para el documento que se le solicita.
9. Número total formularios verificados.
10. Nombre, firma y fecha de la persona que lo elabora.
11. Nombre, firma y fecha de la persona que lo revisa.

III. Elaboración de la certificación

Las certificaciones se elaboran en la aplicación Lotus Notes 8.5 que se
encuentra en el escritorio del ordenador. (El manual para utilizar la aplicación se
encuentra en O:\AAO - Auditoria Operativa y
Financiera\__PRACTICANTES\_INDUCCIÓN – LOTUS NOTES 8.5).

1. Se ingresa a O:\AAO - Auditoria Operativa y Financiera\__PRACTICANTES

en la carpeta con el tipo de postulación para tomar la certificación como
referencia.
2. Luego, se ingresa a la aplicación y se realiza el procedimiento como se indica
en el documento Lotus Notes 8.5 O:\AAO - Auditoria Operativa y
Financiera\__PRACTICANTES\_INDUCCIÓN
3. Cuando la certificación ya está elaborada, se verifica que todo este correcto
para enviarla a revisión a la espera de que el gerente de Auditoría la
apruebe.
4. Cuando la certificación es aprobada, el practicante debe radicarla, guardarla
en la carpeta correspondiente a la modalidad O:\AAO - Auditoria Operativa y
Financiera\__PRACTICANTES e imprimirla (3 copias) las tres copias de la
certificación deben utilizar películas carbonadas con la intención de que solo
se firme una vez.
5. La certificación junto con la lista de chequeo (En el caso de, VIVIENDA
GRATUITA se debe adicionalmente, llevar el documento con el resumen de
la información de los hogares suministrado por el Departamento de Vivienda)
se deben entregar al gerente de Auditoría para que este las revise y firme.

IV. Archivar las certificaciones

Las certificaciones son archivadas de manera física y virtual

Física: En el librero archivador se encuentran las A-Zs con cada una de las
modalidades de postulación
Virtual: En O:\AAO - Auditoria Operativa y Financiera\__PRACTICANTES se
encuentran las carpetas con cada una de las modalidades de postulación. Luego
que se radique la certificación se debe guardar en esta carpeta.

Nota.
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 Todas las certificaciones deben ir acompañadas de su respectiva lista de

chequeo.
 En la modalidad Cobro 100% Contra Escritura de Vivienda Nueva – Usada
además, se debe archivar: Memorando interno, Anexo 17A, Legalización del
subsidio generado por CAVIS-UT y el documento del Ministerio de Vivienda en
el que se relaciona la información de los hogares.
 En la modalidad Legalización de Vivienda Saludable con Aval Bancario además,
se debe archivar: Legalización del subsidio generado por CAVIS-UT y el Anexo
17C.
 En la modalidad Vivienda Gratuita además, se debe archivar: La información de
hogares inscritos en el programa de vivienda gratuita
 En la modalidad VIPA y Sustitutos VIPA además, se debe archivar: Listado con
relación de los hogares postulados.
 En la modalidad Conformación Nuevo Grupo Familiar además, se debe archivar:
Relación de la solicitud.
 En la modalidad 20% Contra-Escritura además, se debe archivar: Memorando
interno, Anexo 17B y Legalización del subsidio generado por CAVIS-UT.