PROCESO GESTION DE RECURSOS FISICOS

VERSIN No. 1.0

CARACTERIZACIN DEL PROCESO

No. PROVEEDOR CLIENTE

ACTIVIDADES CLAVES
ENTRADA/ INSUMO SALIDA
INTERNO EXTERNO DEL PROCESO INTERNO EXTERNO
Proceso Orientacin Institucional Plan Estratgico
Procesos del Sistema de Gestin Requerimientos Recolectar los Proyecto Plan de compras
Proceso Gestin de Recursos Fsicos Plan de Compras Vigencia Anterior requerimientos de los
diferentes procesos para
Proceso Gestin de Recursos Fsicos Inventario Elementos de Consumo Proceso Gestin de Recursos
1 establecer las prioridades
Fsicos
Cuota presupuestal asignada por la Secretara de y asignar presupuesto
Proceso Gestin Recursos Financieros Cuadro Resumen de Elementos por
Hacienda (Elementos, insumos y
Dependencias (Consolidados y desagregados)
servicios)
Proveedores de elementos,
Precios del Mercado
insumos, servicios
Proyecto Plan de Compras Definir el Plan de
Plan de Compras aprobado por la Junta de Proceso Gestin de Recursos
2 Proceso Gestin de Recursos Fsicos Cuadro Resumen de Elementos por Dependencias compras (Elementos de
Licitaciones y Compras Fsicos
(Consolidados y desagregados) Consumo)
Proceso Gestin de Recursos Proceso Gestin de Recursos
Resolucin de Liquidacin del Presupuesto Solicitud Disponibiilidad Presupuestal
Financieros Financieros
Ejecutar plan de compras Seleccin objetiva para evaluar las
y contrataciones teniendo condiciones comerciales de los Proveedores
Proceso Gestin de Recursos
encuenta: Solicitud de Minuta de contratacin Fsicos
cotizaciones, registro de Contrato Perfeccionado (Con y sin
3
proveedores y su formalidades)
Proceso Gestin de Recursos Fsicos Plan de Compras evaluacin, control de
legalidad, contratos y Proceso Gestin de Recursos
Solicitud Registro Presupuestal
registro presupuestal Financieros
Contrato Legalizado (Con y sin formalidades) Proceso Gestin de Recursos
Asignacin de Interventor Fsicos
Procesos del Sistema de
Recibir la compra Comprobante de Egreso de Almacn Gestin
asegurando: entrega, Comprobante de Ingreso de Almacen
Contrato Perfeccionado y Legalizado (Con y sin
4 Proceso Gestin de Recursos Fsicos ingreso y egreso al
formalidades) Proceso Gestin de Recursos
almacen, supervisin y Control de recibo por el interventor
control de lo comprado Financieros
Recibido a Satisfaccin
Proceso Gestin de Recursos
Proceso Gestin de Recursos Fsicos Contratos Ejecutados Controlar la ejecucin del Ajustes al plan de compras Fsicos
5 plan de compras dentro
Proceso Gestin de Recursos del presupuesto Proceso Gestin de Recursos
Recortes presupuestales Solicitides de traslado presupuestal
Financieros Financieros
Proceso Gestin de Recursos
Proceso Orientacin Institucional Plan Operativo Anual Aprobado
Fsicos
Resultados de Ejecucin y Seguimiento del
6 Informacin del cumplimiento de las actividades Seguimiento al Plan Operativo y Plan de Compras, y Medicin
aprobadas en el Plan Operativo Anual y Plan de desempeo del proceso del Proceso en el cumplimiento de Objetivos y Proceso Orientacin
Proceso Gestin de Recursos Fsicos Poltica de Calidad
Compras, y la Aplicacin de Indicadores de Gestin Institucional
del Proceso

Resultados de Ejecucin y Seguimiento del Plan Proceso Orientacin

Realizar el anlisis de los Institucional
Operativo Anual y Plan de Compras, y Medicin del
7 Proceso Gestin de Recursos Fsicos resultados de la Informe de Gestin
Proceso en el cumplimiento de Objetivos y Poltica Proceso Gestin de Recursos
ejecucin del proceso
de Calidad Fsicos
Acciones correctivas, preventivas o de Proceso Gestin de Recursos
Proceso Gestin de Recursos Fsicos Informe de Gestin
Evaluar el desempeo correccin del proceso Fsicos
8 Proceso Orientacin Institucional Resultados de las auditoras internas del Proceso para toma de Planteamiento de Actividades Estratgicas
decisiones Proceso Orientacin
para formular o ajustar el Plan Operativo
Entes de control Resultados de las auditoras externas Institucional
Anual
Proceso Orientacin Institucional Implementar Acciones de
Acciones de Mejoramiento (Acciones correctivas, Proceso Orientacin
9 Mejoramiento y efectuar Resultados de Acciones de Mejoramiento
Proceso Gestin de Recursos Fsicos preventivas o de correccin del proceso) Institucional
seguimiento

INDICADORES DE GESTIN
Nota: Los indicadores del proceso se incluirn en la MATRIZ DE AGREGACIN DE INDICADORES
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VERSIN No. 1.0

MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIONES

Responsabilidad Comunicaciones
Documento que indica la Medio de Registro de la
Requisito aplicable Responsabilidad por: Responsable Qu se comunica Quin lo comunica A quin se comunica
responsabilidad comunicacin comunicacin
El mantenimiento y la Equipo Directivo,
Plan de compras y Comit Directivo,
preservacin de la Subdirector de Servicios
Director de Informtica y contrataciones de proyectos de Director de Informtica y Comit de Actas de Comits y Junta
infraestructura (edificios y Acuerdo N 24 de 2001 y Administrativos,
Director Administrativo y inversin, Plan de Informtica, Director Administrativo y Informtica, Junta de de Compras y
equipos asociados a la Manual de Funciones vigente Subdirector de Recursos
Financiero Plan de mantenimiento Financiero Compras y Licitaciones.
prestacin de los servicios Materiales, Subdirector
Preventivo y Correctivo Licitaciones
misionales) de la CB Financiero
6.3 Infraestructura
Equipo Directivo,
La adquisicin y suministro de Subdirector de Servicios
Plan de compras y
insumos y servicios criticos Director Administrativo y Acuerdo N 24 de 2001 y Director Administrativo y Administrativos,
contrataciones de proyectos de Comits Directivo Actas
asociados a la prestacin de los Financiero Manual de Funciones vigente Financiero Subdirector de Recursos
inversin
servicios misionales de la CB Materiales, Subdirector
Financiero
Subdirector de Servicios
Establecer el control que se Director Administrativo y
Director Administrativo y Acuerdo N 24 de 2001 y Administrativos
realiza a los proveedores y a los Lineamientos de control Financiero y Subdirector Oficios Oficio radicado
Financiero Manual de Funciones vigente Subdirector de Recursos
productos comprados de Recursos Materiales
Materiales
Establecer criterios para la
Subdirector de Recursos Acuerdo N 24 de 2001 y Lineamientos de evaluacin y Subdirector de Recursos
evaluacin y seleccin de los Interventor Oficios Oficio radicado
Materiales Manual de Funciones vigente seleccin Materiales
proveedores

Subdirector de Recursos Acuerdo N 24 de 2001 y Subdirector de Recursos Director Administrativo y

Evaluar a los proveedores Lineamientos de evaluacin Oficios Oficio radicado
Materiales Manual de Funciones vigente Materiales Financiero

7.4.Compras Mantener registros de las

evaluaciones y de las acciones Director Administrativo y
Subdirector de Recursos Acuerdo N 24 de 2001 y Lineamientos para el control de Subdirector de Recursos
tomadas de acuerdo con los Financiero y Funcionarios Oficios Oficio radicado
Materiales Manual de Funciones vigente registros Materiales
resultados de la evaluacin de de recursos Materiales
los proveedores
Acuerdo N 24 de 2001,
Subdirector de Recursos
Establecer los requisitos de los Manual de Funciones Lineamientos de registros Director Administrativo y
Directores de Area Materiales y Servicios Oficios Requisitos Oficio radicado
productos a comprar vigente, Procedimiento de Requisitos de la Compra Financiero
Administrativos
compras
Director Administrativo y Director Administrativo y Subdirector Financiero y
Verificar los productos Acuerdo N 24 de 2001 y Lineamientos de verificacin;
Financiero y Subdirector de Manual de Funciones vigente Financiero; Interventor Director Administrativo y Oficios Oficio radicado
comprados Conformidad de la Compra
Recursos Materiales de la compra Financiero
Director Administrativo y
Definir indicadores de gestin Director Administrativo y Actas y Planillas de
Financiero en coordinacin Acuerdo N 24 de 2001 y Comit Directivo, Director Instrumentos de
para realizar la medicin y Indicadores de Gestin Financiero y Director de registro de socializacin
con el Director de Manual de Funciones vigente de Planeacin comunicacin interna
monitoro del proceso Planeacin de indicadores
Planeacin
8.2.3 Seguimiento
y medicin de los Establecer mecanismos para Acuerdo N 24 de 2001 y Procedimiento sistema de
Directores, Jefes de
Resolucin Lista de destinatarios de
procesos realizar la medicin y monitoro Director de Planeacin Director de Planeacin Oficina Asesora y
Manual de Funciones vigente medicin de resultados Reglamentaria copias controladas
del proceso Coordinador GEIP

Realizar la medicin y monitoro Director Administrativo y Acuerdo N 24 de 2001 y Resultados del seguimiento al Director Administrativo y
Director de Planeacin Formato de reporte Memorando
del proceso Financiero Manual de Funciones vigente proceso Financiero

8.4 Anlisis de Analizar la informacin Director Administrativo y Acuerdo N 24 de 2001 y Anlisis de resultados de la Director Administrativo y Direccin de Planeacin, Formato de Reporte Memorando y acta de
datos resultante del proceso Financiero Manual de Funciones vigente ejecucin del Proceso Financiero Comit Directivo y Comit Directivo comit

Planificar e implementar
8.5 Mejora
mejora del proceso
la Director Administrativo y
Financiero
Equipo Directivo,
Subdirectores
Acuerdo N 24 de 2001 y Director Administrativo y Comit Directivo y Actas de Comit, Oficio
Acciones de mejoramiento Financieros, Recursos
Manual de Funciones vigente Financiero Oficios radicado
Materiales y Servicios
Administrativos.

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