Algunas precisiones sobre

cómo funciona el consejo de

administración
El artículo 55 de la ley 675 regula las funciones del consejo, pero solo de
manera general, cuando indica que “le corresponderá tomar las
determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla
sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad
horizontal”

 
Teniendo en cuenta la importancia que tiene para la Propiedad Horizontal, el
correcto funcionamiento del consejo de administración, es necesario que sus
miembros tengan claro cuál es el alcance de sus funciones y la forma de
ejercerlas.
Pero a pesar de la trascendencia que tiene este órgano administrativo, la ley
675 de 2001, que regula este régimen, no contiene normas específicas sobre
las funciones del consejo de administración.
En efecto, el artículo 55 de la ley, regula las funciones del consejo, pero solo
de manera general, cuando indica que “le corresponderá tomar las
determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus
fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal”.
Corresponde entonces al reglamento de propiedad horizontal de cada
copropiedad, regular las funciones del consejo de administración, por lo cual
cada edificio o conjunto tendrá sus propias reglas.
A pesar de ello, hemos podido identificar cuatro inquietudes comunes en
relación con el funcionamiento de los consejos, y para dar una guía sobre
cómo resolverlas, quisiéramos apoyarnos en un concepto de la
Superintendencia de Sociedades  (oficio 220-180759 del 25 de agosto de
2020), que fija varios parámetros en relación las Juntas Directivas de
sociedades comerciales. 
Si bien es cierto, este portal web ha insistido sobre la no aplicación de los
conceptos de esta Superintendencia en la propiedad horizontal, pues por
analogía no aplican normas de las sociedad comerciales en las
copropiedades, por contar con norma propia (la ley 675), nos parece valioso
el contenido jurídico que contiene el oficio, pues se basa en el concepto
de funcionamiento de un cuerpo colegiado, por lo cual, la forma de
interpretación de la norma también puede utilizarse al analizar las normas de
la P.H..
En este orden de ideas, las inquietudes que se presentan en la propiedad
horizontal, y que encuentran coincidencia con las que resuelve la
SuperSociedades a través del oficio 220-180759, son las siguientes:
1.  ¿Un miembro de consejo de administración puede solicitar, de manera
individual y por fuera de las sesiones de consejo, información al administrador
o la entrega de copia de documentos?
2. ¿Se puede negar la entrega de la información o documentos a un miembro
del consejo?
3. ¿Se pueden grabar las sesiones de consejo?
4. ¿El consejo puede solicitar aclaración de un tema solo en la reunión
convocada para tal fin o en cualquier otra sesión?
 

Entrega de información a un miembro de consejo que la solicita

La respuesta a una inquietud similar a la del punto uno, por parte de la
Supersociedades, fue la siguiente: “Un miembro de Junta Directiva no puede
actuar solo, ya que este órgano de administración ha sido concebido como un
cuerpo colegiado, y es así como cualquier solicitud de información la podrá
realizar la Junta Directiva de manera conjunta o por intermedio de un
representante nombrado por la misma, lo cual podrá hacer en cualquier
tiempo a la sociedad, toda vez que su objetivo es la administración, asesoría
y colaboración, para ordenar la celebración o ejecución de cualquier acto o
contrato y tomar ciertas determinaciones necesarias para que la sociedad
cumpla sus fines.”
De acuerdo con el fundamento jurídico de esa respuesta nosotros podríamos
decir entonces que, por ser el Consejo de administración de la propiedad
horizontal un cuerpo colegiado, es decir, que funciona exclusivamente
cuando sus miembros se reúnen con el lleno de los requisitos de quórum, es
decir, con la presencia de la mitad más uno del total de sus miembros, sus
integrantes no pueden solicitar, en forma individual, información o
documentos a la administración.  
Los integrantes del Consejo solo pueden realizar solicitudes de información
durante sesión de consejo, bien sea que se haga de manera conjunta y se
autorice su entrega a uno de los miembros, o que un solo miembro realice la
solicitud y por el voto de la mayoría de sus integrantes se autorice al
administrador a entregarla.
Sobre la segunda inquietud, la Supersociedades indicó que “se puede negar
la información a quien la solicite, si este actúa de forma independiente, a
menos que los estatutos sociales dispongan otra cosa, toda vez que este tipo
de situaciones no están reglamentados en la ley, de manera específica”.
En el caso de la propiedad horizontal funcionaría exactamente igual, pues si
el consejero que solicita la entrega de documentos o información, actúa de
manera independiente, el administrador se debe negar a entregar la
información, salvo que el reglamento de propiedad horizontal expresamente
permita su entrega.
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Grabaciones de sesiones de consejo

En relación con las grabaciones que se realizan en una reunión de Junta
Directiva, el concepto de la Supersociedades recuerda que “es procedente la
realización de grabaciones con el fin de facilitar la elaboración de las actas y
preservar la información de las mismas, no obstante, el modo en que se hará
el tratamiento de los datos personales de los miembros que han sido objeto
de la grabación deberá ser autorizado de manera individual por cada uno de
ellos, por lo que si alguno de los miembros se opone a la grabación de sus
datos personales, no podrá hacerse la misma con respecto a ese miembro y
menos ser utilizada o tratada dicha información.”
Teniendo en cuenta que el fundamento de la respuesta de la
Supersociedades se encuentra en las normas sobre tratamiento de datos
personales, aplicable por igual en las sociedades comerciales que en la
propiedad horizontal, podemos afirmar entonces que las reuniones de
consejo podrán ser grabadas, pero exclusivamente para facilitar la
elaboración de las actas y preservar la información de las mismas, pero su
conservación, circulación y en general su tratamiento, deberá ser autorizada
de manera individual por cada miembro del consejo.
Revisión de temas ya discutidos
Sobre el tiempo para solictar aclaración de un tema de Junta Directiva, la
Supersociedades indicó que “la información requerida por la Junta Directiva,
se puede solicitar en cualquier momento a menos que se tenga previsto algo
diferente en los estatutos o reglamento que regle a la Junta Directiva, lo único
que debe tenerse en cuenta es que la Junta Directiva actúe como órgano
colectivo.”
Con base en la anterior información podría indicarse que por ser el consejo
de administración un órgano colegiado, sus miembros podrán solicitar
información sobre un tema determinado, en la sesión convocada para tal fin,
o en cualquier otra sesión, si así lo decide la mayoría del total de sus
miembros en una sesión, salvo que el reglamento de propiedad horizontal
disponga algo diferente.