Elementos esenciales de la organización administrativa

La administración pública conforma por elementos básicos, sin los cuales no

podría existir. El alcance de dichos elementos son legislativamente tratados;
asimismo, se pueden deducir sus características a través de un estudio
detallado de las normas que rigen la estructura del Estado, la cual, se regula a
través de leyes orgánicas y de creación, y la de sus ministerios, a través de
leyes de organización y funciones.

1.1. Las actividades de gestión administrativa y la actividad organizativa

a) Actividades de gestión administrativa
La Administración pública se gestiona de acuerdo a un conjunto de
consideraciones que permitan hacer eficiente su labor. Ello implica, la
realización de cuatro actividades fundamentales: la planificación o
planeamiento, organización, dirección y control.

En primer lugar, la planificación o planeamiento, que implica la determinación

de objetivos a obtener, lo cual a su vez, requiere la elaboración de planes
necesarios para la generación de dichos objetivos. Toda organización requiere
de esta actividad, a fin de determinar adecuadamente el resto de actividades
de gestión a ser realizadas. Para ello, es indispensable generar una estrategia
o plan estratégico, que consiste en medidas de mediano plazo, necesarias para
la generación de objetivos más bien generales. Ello distingue la planificación
estratégica de la generación de planes operativos, que más bien componen los
planes estratégicos y que funcionan en el corto plazo. A su vez, los planes
estratégicos se enmarcan en una misión determinada y en la implementación
de la visión que se tiene de la entidad y de la Administración pública en su
conjunto.
En el Perú esta labor se encuentra a cargo del Sistema Nacional de
Planeamiento Estratégico, que sin embargo requiere mostrar una mayor
presencia en la gestión de las entidades. De más está señalar que este
planeamiento no implica limitar la libertad o iniciativa de los particulares, con lo
cual no debe confundirse planeamiento estratégico con planificación
centralizada o con economía planificada.
En segundo lugar, la gestión administrativa requiere una organización, vale
decir, una estructura adecuada para la obtención de sus objetivos; a lo cual
haremos referencia seguidamente en esta entrega. Como tercera de las
actividades que venimos reseñando, se encuentra la actividad de dirección,
que consiste en guiar la gestión, una vez que se ha determinado la estructura
organizativa.

Finalmente, la gestión administrativa requiere de la actividad de control, por la

cual se verifica que ella haya generado los resultados esperados, conforme los
planes diseñados por la entidad.

b) Actividad organizativa
La Administración pública se compone de organismos y órganos, que se
diferencian entre sí en cuanto a su autonomía. Los organismos gozan de
autonomía, que puede ser variable, mientras que los órganos, que componen
los organismos, carecen de ellas. Sin embargo, existen ciertos órganos que
son dotados de autonomía por la naturaleza de sus atribuciones, como son por
ejemplo los tribunales administrativos.

Por otro lado, no debe omitirse la referencia a lo que actualmente se

denominan sistemas, que pueden ser funcionales o administrativos, que
consisten en la coordinación de diversos entes que realizan funciones similares
y complementarias entre sí, que funcionan a través de diversas relaciones, que
veremos más adelante en una próxima entrega.
Ahora bien, la organización, como actividad de gestión administrativa, consiste
en disponer las partes de un todo para la obtención de los resultados más
adecuados. Organizar implica determinar la forma en que se distribuyen las
actividades a realizar. Al organizar, se coordinan los recursos y las acciones de
una entidad determinada.

Una entidad administrativa requiere entonces un diseño organizacional

determinado, que es el proceso de seleccionar una estructura organizacional
apropiada para el organismo, en el contexto de una estrategia y ambientes
dados. El diseño organizacional resulta fundamental para toda organización y
en especial para la Administración pública.
El concepto de estructura organizacional, o simplemente estructura, es clave
en la actividad administrativa. Es el que le da sentido. La estructura es la forma
en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan.
En una entidad pública dicha estructura está definida por las normas legales
del sector que corresponde, pero además, se encuentra definida por el
denominado Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el que establece
de manera operativa los contenidos organizativos de la entidad, en mérito a la
potestad organizativa limitada que posee la Administración pública.

Como resultado, la doctrina establece que es necesario aplicar cinco pasos

para el establecimiento de la estructura idónea en una organización: 
En primer lugar, se divide el trabajo en actividades menores que son
desempeñadas por individuos o grupos. Ello es lo que se denomina
genéricamente división del trabajo. Seguidamente, se debe combinar las
actividades de la empresa de manera lógica y eficiente. Al agrupar empleados
y actividades efectuamos lo que se denomina departamentalización, que a su
vez permite la creación de direcciones, oficinas, jefaturas y gerencias al interior
de un organismo público.

Al mismo tiempo, a fin de estructurar debidamente, elaboramos el esquema de

jerarquías y niveles de la entidad, que es denominado organigrama y que se
constituye a partir de las denominadas líneas de mando. La línea o cadena de
mando es el plan que especifica el número de subordinados que reportan
directamente a un administrador determinado.
 
La línea de mando es de especial importancia para una organización eficiente.
Es de rigor, entonces, determinar la línea de mando apropiada. Primero, para
efectos de eficiencia, una línea de mando muy ancha ocasiona poca dirección y
control; una línea muy angosta, por otro lado, puede generar un desperdicio del
personal.
 
Segundo, la línea de mando tiene que ver con la estructura.  Líneas muy
angostas, crean las llamadas estructuras verticales. Estas estructuras pueden
entorpecer la toma de decisiones. Líneas de mando anchas, crean estructuras
horizontales o planas con menos niveles y jerarquías. La tendencia actual
utiliza estructuras horizontales. A ello, algunos autores la llaman reducción de
tamaño. La reducción de tamaño corrige la burocratización y permite dar
flexibilidad a las relaciones laborales. Ello a su vez, está muy relacionado con
la necesaria gestión por procesos (a la cual nos hemos referido anteriormente
en este blog), donde además la jerarquía es cada vez menos necesaria.
 
Asimismo, y como resultado del establecimiento de unidades especializadas,
se establecen mecanismos de integración al interior del organismo. La citada
integración de individuos, grupos y departamentos, facilita el logro de objetivos,
no obstan que la misma puede ser más difícil conforme la entidad aumenta de
tamaño, dificultad que puede corregirse a través de mecanismos de delegación
y desconcentración. Finalmente, debe controlarse la efectividad de la
organización realizada y ajustarlas a las necesidades, mecanismo que se hace
efectivo a través del control administrativo interno.

1.2. El organismo administrativo o entidad administrativa

Se define en general como organismo público a todo aquel ente que goza de
autonomía, encuentra encargado de una actividad o de varias conexas entre sí,
cuya regulación proviene del derecho público y cuya existencia se debe a la
Constitución o la Ley. El organismo es el resultado de la división del trabajo al
interior de la Administración Pública, estableciéndose un régimen especializado
.
En términos generales, la autonomía que venimos señalando es variable,
puesto que puede involucrar determinados niveles dependiendo en general de
la actividad que se realiza. Como resultado, el organismo público goza de
personalidad jurídica pública , la misma que le otorga determinadas
prerrogativas , conforme la Constitución y las leyes que correspondan.
Finalmente, definimos como organismo administrativo aquel al cual se ha
encargado fundamentalmente el ejercicio de función administrativa.
Dentro de los organismos públicos existen diversas modalidades de interés,
como pueden ser los organismos constitucionales, los organismos públicos
descentralizados, los ministerios, los gobiernos locales; cada uno de ellos con
sus características propias y su respectivo régimen de autonomía.

El órgano administrativo.

A su vez, entendemos por órgano administrativo – concepto que muchas veces

se confunde con el de organismo administrativo – toda aquella repartición de
un organismo encargada de una actividad determinada, y que se encuentra al
mando de una autoridad administrativa. Al órgano se le atribuye un conjunto de
funciones para resolver o gestionar al interior del aparato organizativo, y
constituye un conjunto de competencias y medios ordenados para realizar
determinadas funciones . El órgano, en consecuencia, no goza de autonomía ni
de personalidad jurídica propia. El típico ejemplo de órgano administrativo se
encuentra en la relación entre los ministerios y las diversas direcciones que lo
componen. Ninguna de dichas direcciones goza de autonomía y se encuentran
subordinadas jerárquicamente a sus superiores, dentro de lo que se denomina
un organigrama funcional.

Clases de órganos por su función genérica.

Una importante clasificación de los órganos administrativos se basa en un

criterio funcional y es bastante tradicional. De ahí surge la clasificación de
órganos activos, deliberantes y consultivos. Los órganos activos, que son la
mayoría de los existentes en la Administración Pública, emiten resoluciones,
sin resolver conflictos. Ejemplos de estos órganos son la dirección de un
ministerio, o de los organismos públicos descentralizados. Estos órganos
pueden ser de dirección o de gestión, según su importancia relativa.
Los órganos deliberantes emiten decisiones resolviendo conflictos, como
pueden ser los tribunales administrativos o las comisiones administrativas que
existen al interior de los organismos administrativos. Estos órganos dirigen,
entre otras, la actividad cuasijurisdiccional de la Administración, a través del
empleo del procedimiento trilateral. Constituyen siempre órganos colegiados,
es decir, conformados por una pluralidad de funcionarios.
Los llamados órganos consultivos emiten juicios, dictámenes e informes, los
mismos que generan efectos jurídicos, sean directos o indirectos. Ejemplos de
estos órganos pueden encontrarse en la oficina de asesoría legal o la oficina de
planificación de alguna entidad pública. Los órganos consultivos pueden ser
permanentes o transitorios, e incluso pueden estar conformados por
particulares o entes representativos de intereses diversos, que asumen una
función consultiva .

Clases de órganos por su función al interior de los organismos.

a) Órganos de Asesoramiento y Apoyo, también denominados
órganos staff :
Son los que prestan servicios al interior de la entidad, haciendo posible
la labor de los órganos de línea, orientando o administrando. Ejemplos
de ello son las oficinas de asesoría jurídica, de presupuesto, de
planificación, de racionalización, de administración, de relaciones
públicas, de comunicaciones, entre otras. Los órganos consultivos,
según la clasificación que hemos visto previamente, son siempre
órganos staff.

b) Órganos de Línea o Técnico Normativos (u órganos line):

Ejecutan las tareas propias de los organismos, según las tareas de cada
uno. Les compete velar por el cumplimiento de la norma en un ámbito
particular y la ejecución de las tareas asignadas por la norma
respectiva . Ejemplos de ello son las llamadas direcciones nacionales o
direcciones generales o las gerencias cuando estas existen.
CONCLUSIÓN

La organización administrativa en una institución pública consiste en dotarla de

todos los elementos necesarios para el desarrollo de sus actividades y
cumplimiento adecuado de sus funciones para lograr los objetivos propuestos.
Además, en esta se crea un sistema de control organizado para lograr las
metas y objetivos establecidos en la etapa de planeación y gestión, la premisa
acerca de que es organización en el proceso administrativo todo proceso debe
tomar decisiones y de planeación

BIBLIOGRAFÍA
 DE VAL PARDO, Isabel - Administración de entidades públicas, Instituto
de Estudios Económicos, Madrid. Obtenido el 27 de septiembre del 2022
de https://blogposgrado.ucontinental.edu.pe/la-actividad-organizativa-en-
la-estructura-de-la-administracion-publica

 Guzman, Napurí, Elementos esenciales de la organización

administrativa. Universidad Pontífica del Perú Blog Derecho Público,
Administración Pública, Ciencia Política y Economía. Obtenido el 27 de
septiembre del 2022 de
http://blog.pucp.edu.pe/blog/christianguzmannapuri/2007/12/03/elemento
s-esenciales-de-la-organizacion-administrativa/