REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

(ROF)
El Reglamento de Organización y Funciones – ROF es un documento
normativo que contiene disposiciones técnico-administrativas que completan,
regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad, con sujeción a su
naturaleza, fines y funciones establecidos en las normas legales que le dan
origen y otras disposiciones complementarias y, precisa las funciones
generales y específicas, atribuciones y relaciones entre los Órganos y
Unidades Orgánicas que la constituyen, debiendo a su vez, tener una vigencia
que permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades
institucionales, por ello, deben evitarse las modificaciones que conlleven a
cambios significativos o generalizados en la organización, que puedan afectar
negativamente la gestión y resultados. Este Instrumento Normativo de Gestión,
sirve de guía y regula el funcionamiento de los diversos órganos de la
administración municipal, para el mejor cumplimiento de sus funciones y el
consiguiente logro de las metas y objetivos programados en el Plan Operativo
Institucional (POI), en el Plan de Estratégico Institucional (PEI) y el Plan de
Desarrollo Concertado (PDC).

• El ROF es un documento:

• Técnico, dado que es el resultado del proceso de planeación

organizacional en el cual una entidad define el modelo de organización
que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

• Normativo, porque constituye una norma de carácter público y de

obligatorio cumplimiento para la entidad.

• De gestión, ya que es una guía administrativa para la entidad y su

personal, sobre có

El ROF es un instrumento útil para diferentes actores:

PARA LA ENTIDAD

• Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y

unidades que la componen
 • Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los
órganos y unidades orgánicas que la componen, evitando duplicidades e
identificando responsables

PARA EL PERSONAL DE LA ENTIDAD

• Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones

y responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y
unidades orgánicas en los que labora, de modo tal que oriente su labor
al cumplimiento de tales funciones.

• Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento

que lo orienta sobre el quehacer de los órganos y unidades de la
entidad.

PARA OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS

 Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas,

contribuye a una mejor coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda
respecto de “con quién coordino y sobre qué materias”.

PARA QUIENES EJERCEN CONTROL SOBRE LA ENTIDAD

 Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad

al identificar a los órganos responsables del cumplimiento de las
funciones encomendadas a la entidad.

El ROF se encuentra estrechamente ligado a cada uno de los

instrumentos de gestión con los que cuenta una entidad pública. Para
comprender mejor esta interrelación es bueno diferenciar los siguientes
instrumentos:

 Los instrumentos de gestión vinculados con la parte

organizacional de una entidad, tales como el ROF, el Manual de
Organización y Funciones (MOF), el Cuadro de Asignación de Personal
(CAP), entre otros.
 Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de
metas y objetivos a cargo de una entidad, tales como los Planes
 Estratégicos Sectoriales (Ministerios), los Planes Estratégicos
Institucionales y/o Planes de Desarrollo Institucional (entidades públicas,
Gobiernos Regionales y Locales), los Planes de Desarrollo
Concertados, entre otros.

¿Qué entidades deben contar con un ROF?

• No todas las entidades conocidas como públicas están sujetas a la

elaboración de un ROF en el marco de lo señalado en los Lineamientos
para la Elaboración y Aprobación del ROF aprobados por Decreto
Supremo N° 043-2006-PCM, de aquí en adelante Lineamientos.

• En ese sentido, las entidades que requieren un ROF son aquellas

organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las
normas ejercen actividades de manera permanente.

• Asimismo establece que aquellas organizaciones que fueron creadas

con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser
el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron
constituidos para una razón específica y un tiempo determinado, no
requieren de un ROF.

Entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con los

Lineamientos:

• Los Ministerios y sus Organismos Públicos Descentralizados, incluyendo

los Reguladores, y demás entidades del ejecutivo con calidad de pliego
presupuestario.

• El Poder Judicial, el Ministerio Público, el Jurado Nacional de

Elecciones, la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el Registro
Nacional de Identificación y Estado Civil, el Consejo Nacional de la
Magistratura, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la
República, el Tribunal Constitucional, la Superintendencia de Banca,
Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones y el Banco Central
de Reserva del Perú.

• Los Gobiernos Regionales, los Gobiernos Locales y sus Organismos

Públicos Descentralizados
 • Así como toda organización que cumpla con funciones de carácter
permanente, es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley
que le otorga personería jurídica, siempre que la norma no establezca
un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada
para atender una necesidad temporal cuya culminación o desaparición
conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en los
Lineamientos.

¿Cuándo una entidad debe reformular su ROF?

Modificación o actualización de un ROF se puede producir en los siguientes

supuestos:

a) Por un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a ley

 La reorganización de una entidad implica una transformación o

cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una
modificación a su Ley de creación.
 De esta manera, la estructura orgánica preexistente a dicho cambio
que respondía a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad.
 La necesidad de reorganización de una entidad se produce por una
decisión del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a través
de un cambio en la Ley de creación de la entidad. Un ejemplo de Ø
En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les
confiere la facultad de crear Organismos Públicos Descentralizados,
por lo que el Manual no hace mención a estos. Ø Los Programas y
Proyectos que cumplan con las características previstas en los
Lineamientos para ser calificados como tales deben aprobar un
instrumento distinto denominado: Manual de Operaciones. 20 Manual
para elaborar el ROF reorganización es el caso de la fusión de dos o
más entidades públicas, ya sea cuando se fusionan para crear una
nueva entidad o cuando una entidad es absorbida por otra existente.

b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano o
unidad orgánica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir o
dejar de hacer cierta actividad
  Supone una reestructuración parcial de la entidad por mandato de
un dispositivo legal que la obliga a crear un nuevo órgano o
unidad orgánica para cumplir las nuevas funciones
encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de
Contraloría de la República que obligan a las entidades a contar
con un órgano de control).
 O una modificación simple de las funciones para adecuarla al
cambio que se ha producido en las normas sustantivas.
 La transferencia de funciones en el marco del proceso de
Descentralización está incluida en este supuesto.

c) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan

cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones

 Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razón de ser

de la entidad, es decir no implica una reorganización.
 Supone la reestructuración de una entidad en el sentido de
redefinir su estructura orgánica de modo que pueda cumplir de
una mejor manera con sus objetivos, sin implicar un cambio en su
finalidad o razón de ser.
 A través de una reestructuración se busca la optimización o
simplificación de los procesos de la entidad, ya sea priorizando
determinadas funciones o reasignándolas entre sus órganos de
una manera más eficiente.
 La reestructuración de una entidad puede ser total, por ejemplo
cuando decide cambiar su modelo organizacional o, puede ser
parcial, cuando reestructura únicamente determinadas áreas de la
entidad.
 La reestructuración de una entidad se da por mandato de la
máxima autoridad de la entidad.