REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICION
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad,
orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales
de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones
y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe formularse la
organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-administrativas que
completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades
Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional,
tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de decisin y jerarqua as
como el mbito de supervisin en la institucin.
4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.
5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el modelo de
gestin.
6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad
de la organizacin.
7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer campos
funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y control. El ROF
describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales
de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgnica.
b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un
instrumento de empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada a reforzar a
la presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor en los
procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.
f. Contener informacin por lo menos sobre:
- Unidades Orgnicas.
- Cadena de mando.
- Funciones de las unidades orgnicas.
- Relaciones funcionales previstas.
- Atribuciones especficas.
g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones corresponde a las
Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.
h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus
veces.
i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede la
modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente
la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o
empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1. NDICE
Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCIN
Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de desarrollo que se
pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla.
As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones, resaltando la
funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.

3. GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de
funcionamiento.

4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES.

Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas permanente que ha
recibido por mandato constitucional.

La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la institucin y a la
que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que productos o servicios genera, y
a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y
mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones
fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos
establecidos.

5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de los rganos de
la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las facultades y
atribuciones de los actos administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.

Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de vacunacin,
rol de vacaciones, etc.);
c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional,
Local, etc.).
d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas funcionales,
cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de planeamiento,
organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.
f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo.

Clasificacin de las funciones:

a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico normativo/
Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se
descompone el Proceso Administrativo.
c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurdicas,
nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES

Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los
funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el origen de su
patrimonio.
Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas establecidas en
los rubros anteriores.
Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada
implementacin de la Entidad.
Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas.

8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaracin en
cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos.
Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de
gestin priorizadas.
Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las prioridades que
se establezcan para el desarrollo.
Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de
personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se
obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a
la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe analizar competencias
son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es
necesario que las autoridades definan la poltica Institucional en la referente a:

1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin directa, por
contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.
4. Niveles jerrquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y Funciones son
documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de que se trate. Sin
embargo presenta las diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una entidad sobre
la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que Funciones est supeditado
a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.
El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los Manuales son
ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de
procedencia diversa.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF

DEFINICION
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas
a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales
establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de
cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de
accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro
de la estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin dentro de
la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las funciones que
le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el
flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en
servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido
asignados as como aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF.
Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de
segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u
rgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede
propiciarla.
 Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1. PLANEAMIENTO
En esta fase se determinar lo siguiente:
Propsitos del Manual
Usuarios del Manual
Designacin del personal responsable de su elaboracin
Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
Recursos materiales necesarios.
Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.

2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigacin
documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y
operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos
especiales o dudosos la entrevista.
3. ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra
ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como especficos.
Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del rgano,
hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando
en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades estructurales, luego las
actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4. REDACCIN DEL PROYECTO
Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que integrar
la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se debern
emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
5. REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para
que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin, se
formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en
vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.
6. PRESENTACIN E IMPRESIN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el
documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
7. DIFUSIN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo
de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8. ACTUALIZACIN
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu puntos
hay que mejorar o sustituirlos por otros.

MOF:

CONCEPTO :

El MOF es un documento de gestin institucional, quedescribe las funciones especfica a nivel de

cargo,desarrolladas a partir de las funciones generalesestablecidas en el Reglamento de Organizacin
yFunciones ( ROF ) y de los cargos considerados en elCuadro para la Asignacin de Personal ( CAP )

OBJETIVOS :

Indicar las funciones especficas de cada cargo,precisando las interrelaciones jerrquicas,

funcionales,de autoridad, responsabilidad y coordinacin.

Servir como instrumento de base para las supervisionesy auditorias.

IMPORT ANCI A:

Describe en forma clara la estructura orgnica interna,las funciones y las lneas de responsabilidad
ycoordinacin de la institucin.

Facilita la normalizacin, evaluacin y control de lasactividades.

Permite que el personal conozca con claridad lasfunciones y responsabilidades asignadas,

sudependencia jerrquica y mando, segn el caso.

Determina el equilibrio de funciones y evita lainterferencia o duplicidad de las mismas.

CARACTERSTICAS :

El MOF debe guardar concordancia y coherencia con la LeyOrgnica, ROF y el CAP.

El MOF no debe contener las funciones que ya estn establecidasen el ROF.

El MOF debe estar referido a las funciones y responsabilidadescorrespondiente a cada uno de los cargos
que se encuentrenhabilitados para cumplir con los objetivos de la entidad.

El MOF no es un medio para crear nuevas Unidades o readistintas en el ROF o para crear cargos al
margen de lasestablecidas en el CAP.

El lenguaje utilizado en la formulacin del MOF debe ser claro,sencillo y breve y estar redactado el
verbo en modo infinitivo. (ejemplo : Supervisar )

El tamao de la letra deber facilitar su lectura y comprensin,asimismo, la numeracin de las pginas y

de los cargos sercorrelativo y correspondiente a cada unidad.

El MOF debe ser impreso en hojas de tamao DIN A-4, segn normadel Instituto Nacional de
NormasTcnicas y Certificacin (ITINTEC).
BASE LEGAL :

Ley N 28044, Ley General de Educacin y susReglamentos.

Dispositivo que aprueba el Reglamento de Organizaciny funciones de las Direcciones Regionales y

Unidades deGestin Educativa Local.

Dispositivo que aprueba el Cuadro para la Asignacin dePersonal de la Institucin.

Decreto Supremo N 009-2005-ED que aprueba elReglamento de la Gestin del Sistema Educativo.

Resolucin Jefatura N 095-95-INAP/DNR, Normaspara la formulacin del MOF.

ROF:

CONCEPTO:

Es un instrumentoTcnico-normativo de Gestin Institucional,que formaliza la estructura orgnica de una

entidad orientadaal logro de sus objetivos.

Contiene la naturaleza, la finalidad,funciones generales y funciones especficas de las unidadesorgnicas,

estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

Asimismo, elROFtipifica las atribuciones de los cargosdirectivos y especifica la capacidad de decisin y

jerarqua delcargo as como el desarrollo organizacional para adecuarse alos nuevos desafos.

Este instrumento de gestin contiene por tanto, lossiguientes elementos de la organizacin :

Estructura Orgnica

Funciones

Relaciones funcionales

Atribuciones especficas

UTILIDAD :

El ROF debe ser empleado como un instrumento degestin para campos funcionales, precisar
responsabilidades y como un medio para efectuar elseguimiento de las Instituciones Educativas.

El ROF de las Direcciones Regionales de Educacin(DRE) y unidades de Gestin Educativa Local (UGEL)
noser empleado para crear nuevas unidades orgnicasdistintas a las contenidas en el Reglamento de la
Gestindel Sistema Educativo, salvo que exista una disposicinlegal que faculte en tal sentido, tampoco se
utilizar paracrear nuevos cargos. Slo deber formalizar lasunidades orgnicas que se consideren
necesarias y quese encuentren justificadas tcnicamente.

CARACTERSTICAS :El ROF tiene las siguientes caractersticas :

Contiene informacin pertinente, concreta y clara.

Es funcional para permitir su fcil manejo, identificaciny actualizacin

 Presenta una estructura, segn se requiere en ttulos,captulos y artculos, teniendo en cuenta el
desarrollo delesquema bsico recomendado por la Oficina de Apoyo ala Administracin de la Educacin-
Unidad deOrganizacin y Mtodos.

BASE LEGAL :

Ley N 28044, Ley General de Educacin.

Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de laGestin del Estado.

Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin.

Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales ysu modificatoria, Ley N 27902.

Decreto Supremo N 009-2005-ED, Reglamento de laGestin del Sistema Educativo.