REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICION
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que
formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo
institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las
funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los
rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y
responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de

gobierno, han decidido que debe formularse la organizacin de una
entidad. As al ROF establecer:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene
disposiciones tcnico-administrativas que completan, regulan y fijan
la estructura orgnica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones
generales, y atribuciones de las Unidades Orgnicas y sus
relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones
complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgnica de las
dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las
atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad
de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la
institucin.
4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y
que cosas las encargara a terceros.
5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas
deben existir para desarrollar el modelo de gestin.
6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica,
que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organizacin.
7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de
trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las
unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin
administrativa, para establecer campos funcionales y
responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de
direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del
rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los
Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan
hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos
siguientes:
a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y
competencias de cada unidad orgnica.
b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y
responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de
empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y
objetivos de la institucin y orientada a reforzar a la presentacin de
los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con
delegacin y buscando generar valor en los procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los
cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.
f.

Contener informacin por lo menos sobre:

Unidades Orgnicas.

Cadena de mando.

Funciones de las unidades orgnicas.

Relaciones funcionales previstas.

Atribuciones especficas.

g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de

Organizacin y Funciones corresponde a las Oficinas de
Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.
h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la
Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces.
i.
La Oficina de Racionalizacin es responsable de la
actualizacin del ROF. En general, procede la modificacin del ROF
cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o
indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios
que ofrece la Entidad.
j.
Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena
de mando corta y facultacin o empoderamiento, con pocos niveles
jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1.

NDICE

Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que

contiene el ROF.

2.

INTRODUCCIN

Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las

polticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el
corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de

operatividad para que esta se cumpla. As mismo, se describir las
caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones,
resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de
Servicios Pblicos.

3.

GENERALIDADES

Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del

Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.

4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD,

OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES.
Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia
propiedad y caractersticas permanente que ha recibido por
mandato constitucional.

La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para

la que ha sido creada la institucin y a la que debe orientar su
existencia. Generalmente se define en funcin de que productos o
servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin
tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y
mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo

como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades
globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y
objetivos establecidos.

5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y

ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la
naturaleza y funciones de los rganos de la Entidad. Se podr
agrupar los rganos afines en captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen
llevar a efecto.
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en
el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos
administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.

Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular,
supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin
(Educacin de adultos, programas de vacunacin, rol de
vacaciones, etc.);
c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta
(Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional, Local, etc.).
d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de
accin de las diferentes reas funcionales, cuidando de no incurrir
en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos
cumplan con los propsitos de planeamiento, organizacin,
direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.
f)

Su redaccin considera el verbo en infinitivo.

Clasificacin de las funciones:

a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin
administrativa), De Gestin (tcnico normativo/ Ejecutivos) y
Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones
vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el
Proceso Administrativo.
c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de
ejecucin, control, asesora y apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES.
Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener
relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales o
extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a
los fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS,

TRANSITORIAS Y FINALES
Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los
cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con
precisin de sus pautas, as como el origen de su patrimonio.
Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo
mejor aplicacin de las normas establecidas en los rubros
anteriores.
Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en
forma temporal para la adecuada implementacin de la Entidad.
Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se
dejan en suspenso con las normas previstas.

8.

ORGANIGRAMA GENERAL

Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.

9.

GLOSARIO DE TRMINOS

Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el

Reglamento, que requieren aclaracin en cuanto a su significado,
debiendo ser presentados en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE

ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres
planos.
Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno
de sus autoridades y las modalidades de gestin priorizadas.

 Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los

servicios de mayor demanda y las prioridades que se establezcan
para el desarrollo.
Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad
teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes,
los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente,
etc.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y
atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr un listado
de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

Luego proceder a establecer una comparacin entre las

competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las
que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe
analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por
la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario
que las autoridades definan la poltica Institucional en la referente a:

1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la

entidad.
2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por
proyecto, por administracin directa, por contrato, con alianzas,
tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades
organizativas.
4.

Niveles jerrquicos y organizacionales.

5.

Tipos de departamentalizacin o utilizarse.

6.

Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual
de Organizacin y Funciones son documentos tcnico normativo

sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de que se

trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y
establece la organizacin interna de una entidad sobre la base de
objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras
que Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de
base legal.
El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin
general; mientras que los Manuales son ms especficos, tienden a
aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan
instrucciones de procedencia diversa.

Qu es el MOF? Manual de Organizacin y Funciones

El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento

formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma
de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para
todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional,
comnmente llamada organigrama y la descripcin de las funciones
de todos los puestos en la empresa. Tambien se suelen incluir en la
descripcin de cada puesto el perfl y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de
documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad
(ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno
y diario minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades,
divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital
importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin.
Qu se necesita para elaborar un MOF?
La participacin y compromiso de toda la organizacin,
especialmente de los lderes como promotores.

Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para
las desiciones referentes a estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno
como externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente,pues sin esto
no se podr realizar el MOF
Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del
cornograma y para que el plan estratgico se refleje en las
funciones.
Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con
los cambios fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo,
colgarlo en la intranet institucional.

MOF VENTAJAS Y DESVENTAJAS

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANUAL

DE ORGANIZACINVENTAJAS:
Presentar una visin conjunto de la unidad administrativa.
Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa,
para evitar duplicidad, detectar omisiones y
deslindar responsabilidades.
Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades
encomendadas al personal y proporcionarla uniformidad.
Permitir el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecucin de las
funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar
medidas de modernizacin administrativa.
Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.
Ser un instrumento til de orientaciones informacin sobre las
funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas
a travs del tiempo.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir
al control por excepcin
DESVENTAJAS
Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentacin y rigidez.
Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado
los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la
misma.
Muy sinttica carece de utilidad, muy detallada los convierte en
complicados