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DESARROLLO DE UNA BASE SÓLIDA: ES MOMENTO DE LOS PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN DIGITALES EN COLOMBIA 2
La gran dependencia de procesos en papel exige una mayor
agilización en la adopción de procesos de documentación digitales
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Figura 1
Los desafíos que enfrentan los encargados de tomar decisiones en un entorno
de fuerza de trabajo virtual
La falta de tecnología y
herramientas adecuadas está
afectando la productividad de los
empleados en este entorno de
74 %
fuerza de trabajo virtual.
La comunicación y colaboración
eficaces son más desafiantes en este
entorno de fuerza de trabajo virtual. 56 %
La gestión de documentos e
información es más desafiante en este
entorno de fuerza de trabajo virtual.
50 %
Base: 50 encargados sénior de tomar decisiones empresariales y de TI, ubicados en Colombia, que tuvieran a cargo el procesamiento
de documentos digitales en su organización
Fuente: Un estudio encomendado realizado por Forrester Consulting en nombre de Adobe en diciembre del 2021
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• El cambiante entorno de trabajo aumenta las barreras percibidas
para la implementación. Los encargados de tomar decisiones en
Colombia están doblegando los esfuerzos para implementar procesos de
documentación digitales, con mayores preocupaciones por la velocidad
de ejecución (54 %). Las barreras principales para la implementación
siguen siendo los riesgos relacionados con la seguridad (58 %) y el
cumplimiento normativo (58 %). Además, los encargados de tomar
decisiones están enfrentando dificultades con las iniciativas de gestión
de cambios (40 %) y las mayores preocupaciones por los costos (46 %),
posiblemente, debido a un presupuesto ajustado a partir de la pandemia.
El aumento percibido en las barreras para la implementación destaca
una evaluación más realista de la situación y los requisitos en las
organizaciones, lo que indica la presión que sienten los encargados de
tomar decisiones en el entorno de trabajo actual.
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La digitalización de los procesos de documentación es un pilar
fundamental para lograr un mejor rendimiento organizacional
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• Unifica la CX y mejora el rendimiento financiero. La digitalización
de los procesos de documentos permitió a los encargados de tomar
decisiones en Colombia, seguir atendiendo a sus clientes de forma
remota durante la pandemia, lo que ayudó a mantener y, en ocasiones, a
aumentar los ingresos para el 60 % de ellos. Sin embargo, el papel que
desempeñan estas tecnologías va más allá de la resiliencia del negocio
y se espera que prosiga después de la pandemia. El uso de procesos
de documentación digitales para unificar la CX seguirá ofreciendo
oportunidades comerciales y mejorando los ingresos por ventas en las
organizaciones de Colombia, ya que el 70 % de los encargados de tomar
decisiones locales, afirmó que sus clientes desean mejores alternativas
Figura 2
Beneficios de los procesos de documentación digitales
Brasil Colombia
66 %
Aumento de la accesibilidad a los datos
56 %
Base: 100 encargados sénior de tomar decisiones empresariales y de TI, ubicados en Brasil y Colombia, que tuvieran a cargo
el procesamiento de documentos digitales en su organización
Fuente: Un estudio encomendado realizado por Forrester Consulting en nombre de Adobe en diciembre del 2021
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e interacciones digitales. Además, el 54 % de los encargados de tomar
decisiones, informó que la realización de procesos de documentación
en línea aumenta la satisfacción del cliente, ya que proporciona una
experiencia omnicanal sin complicaciones.
• Aumenta la seguridad de los datos. Más de la mitad de los encargados
de tomar decisiones encuestados en Colombia (52 %) reconoció que
garantizar la seguridad y privacidad de los datos es más difícil en
este entorno de fuerza de trabajo virtual. Esto los impulsa a buscar
tecnologías que puedan mejorar la gestión del riesgo y proteger su
organización, una prioridad esencial o alta para el 78 % de ellos
en los próximos 12 meses. Como resultado, las soluciones de procesos
de documentación digitales se han convertido en capacidades
solicitadas, que ofrecen funciones sólidas de seguridad y trazabilidad
de datos. Por ejemplo, el 52 % de los encargados de tomar decisiones
dijo que esto ayudó a mejorar el seguimiento de datos, información y
documentos para fines de auditoría.
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Digitalización de los procesos de documentación: una importancia
empresarial para el futuro de las organizaciones en Colombia
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“Con los procesos de documentación digitales, los
estudiantes pueden enviar de forma directa los proyectos,
y los educadores pueden comunicarse de forma fácil y
rápida. Continuaremos digitalizando los procesos de
documentación porque hace que el aprendizaje a distancia
sea más eficiente y accesible para los estudiantes que no
pueden estar presentes de forma física”.
Director de operaciones, educación superior, Colombia
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Figura 3
Principales prioridades de los encargados de tomar decisiones durante los próximos 12 meses
No es una prioridad inmediata Prioridad baja Prioridad alta Prioridad crítica
Agiliza nuestra respuesta a los cambios del mercado
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Recomendaciones clave
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Intégrela en su capacitación de incorporación y desarrolle procedimientos
estándar que los empleados sigan cuando utilicen los procesos de
documentación. Si pertenece al nivel directivo, dé el ejemplo en el uso
de soluciones digitales y enséñele a su equipo los beneficios de emplear
procesos de documentación digitales.
Asóciese con proveedores que conozcan su organización y puedan
demostrar el valor que proporcionan con claridad.
Tener conocimiento o experiencia en la industria de su organización fueron
los principales criterios de selección de proveedores para los encargados de
tomar decisiones en Colombia. Los encargados de tomar decisiones locales
también prefieren tener proveedores cuya credibilidad se haya comprobado
mediante la realización exitosa de proyectos anteriores con ellos y cuando
los proveedores tienen la capacidad de demostrar un retorno de la inversión
claro en relación con los objetivos comerciales. El éxito y el conocimiento
previos pueden ofrecer soluciones personalizadas a su organización,
y los niveles de confianza más altos pueden reducir las barreras de
implementación, como las iniciativas de gestión de cambios y la velocidad de
ejecución. Acudir a un proveedor experimentado también significa que este
puede superar los desafíos junto con su equipo y proporcionar la experiencia
necesaria para que usted desarrolle una base digital sólida.
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Anexo A: Metodología
Adobe encomendó este estudio para conocer cómo las Director del proyecto:
tecnologías de procesos de documentación digitales, Line Larrivaud,
como las firmas electrónicas, fortalecen las organizaciones Consultor de impacto en el mercado
en Colombia, lo que mejora la resiliencia y adaptabilidad
Wendy Zhang,
empresariales, y facilita el futuro del trabajo.
Consultora adjunta de impacto en el
mercado
Para lograr estos objetivos, Forrester realizó una encuesta
en línea a 50 encargados sénior de tomar decisiones
Investigación de contribución:
empresariales y de TI, ubicados en Colombia, que tuvieran
Grupo de investigación de
a cargo el procesamiento de documentos digitales en su
profesionales de nivel de director
organización.
informático de Forrester
Forrester Consulting proporciona servicios de consultoría independientes y objetivos basados en investigación para ayudar a los
líderes a alcanzar el éxito en sus organizaciones. Con actividades que van desde sesiones breves de estrategias hasta proyectos
personalizados, los servicios de Forrester Consulting le permiten conectarse directamente con analistas de investigación, quienes
aplican conocimientos expertos a sus desafíos empresariales específicos. Para obtener más información, visite forrester.com/
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