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Enfoque en el liderazgo de opinión de Forrester Consulting

Encomendado por Adobe


Febrero de 2022

Desarrollo de una base sólida:


es momento de los procesos de
documentación digitales en Colombia
La rápida virtualización de la fuerza de trabajo exige que los
responsables de tomar decisiones respondan debidamente con las
herramientas y tecnologías adecuadas. Para lograr la consolidación
digital, los encargados de tomar decisiones deben revisar su
estrategia digital y enfocarse en equipar a toda la fuerza de
trabajo con soluciones digitales de apoyo, cuyos procesos de
documentación digitales son un componente clave. ¿Qué función
desempeñan las soluciones de procesos de documentación
digitales en la respuesta al entorno de trabajo cambiante
y en la facilitación de la experiencia del cliente (CX) y
la experiencia del empleado (EX)? ¿Cómo pueden los
encargados de tomar decisiones en Colombia desarrollar
una base sólida para sus organizaciones mediante
procesos de documentación digitales?
Adobe le encomendó a Forrester Consulting que
respondiera estas preguntas y evaluara de qué
manera los procesos de documentación digitales
secundan la consolidación digital. Para la
investigación de este tema, Forrester realizó
una encuesta en línea a 50 encargados sénior
de tomar decisiones empresariales y de TI,
ubicados en Colombia, que tuvieran
a cargo el procesamiento de
documentos digitales en sus
organizaciones.

DESARROLLO DE UNA BASE SÓLIDA: ES MOMENTO DE LOS PROCESOS DE 1


DOCUMENTACIÓN
Descubrimos que los encargados de tomar decisiones en Colombia,
necesitarán agilizar de forma continua, la adopción de soluciones digitales para
adaptarse a una fuerza de trabajo híbrida. Los procesos de documentación
digitales pueden establecer una base sólida para futuras soluciones digitales y
beneficiar a toda la organización en términos de CX, EX y eficiencia operativa.
Las inversiones en los procesos de documentación digitales aumentarán
rápidamente en los próximos 12 meses en Colombia. Se recomienda a los
encargados de tomar decisiones que adopten un enfoque de implementación
por fases: deben hacer que los procesos de documentación digitales sean el
protocolo estándar en su organización y seleccionar socios que tengan una
buena comprensión de su organización.
HALLAZGOS CLAVE
• Los encargados de tomar decisiones en Colombia aún no aprovechan
al máximo los procesos de documentos digitales. A medida que la
pandemia del COVID-19 se intensificó, la necesidad de contar con
soluciones digitales se volvió cada vez más pertinente. Los encargados
de tomar decisiones en Colombia se esforzaron para satisfacer la
demanda, pero la falta de tiempo para la planificación dejó rezagados
a algunos departamentos funcionales. Si bien diversas soluciones
digitales se han convertido en prácticas recomendadas, hay muchas
oportunidades para que las organizaciones las transformen en un
protocolo estándar.
• Los procesos de documentación digitales son esenciales para lograr
un mejor rendimiento organizacional. Los beneficios de digitalizar los
procesos de documentación se extienden a toda la organización y son
fundamentales para la CX, la seguridad de datos, la EX y la eficiencia
operativa. La digitalización de los procesos de documentación agiliza
el procesamiento de documentos, mejora la accesibilidad a los datos,
aumenta la flexibilidad del flujo de trabajo de los documentos y optimiza
la capacidad de consumir y buscar contenido.
• Los procesos de documentación digitales minimizan los costos y
serán una inversión tecnológica fundamental. La implementación de
procesos de documentación digitales puede ser mucho más simple
y rentable en comparación con otras iniciativas digitales. Adopte
un enfoque por fases y priorice los departamentos con mayor
necesidad de digitalización para mejorar la productividad de los
empleados y la EX. También sirve como tecnología base, ya
que ofrece la oportunidad de integrarse en otros proyectos
digitales y de permitir la automatización inteligente, por
ejemplo, servicios de IA, capacidades de la nube y
aprendizaje automático.

DESARROLLO DE UNA BASE SÓLIDA: ES MOMENTO DE LOS PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN DIGITALES EN COLOMBIA 2
La gran dependencia de procesos en papel exige una mayor
agilización en la adopción de procesos de documentación digitales

Las interrupciones que presentó la pandemia,


obligaron a los responsables de tomar decisiones
en las organizaciones colombianas, a agilizar
sus iniciativas digitales y facilitar un ambiente de
46 %
trabajo virtual. Esto incluye la forma en que crean, de la fuerza laboral
distribuyen, firman y almacenan documentos. colombiana ahora
• El cambio al trabajo híbrido requiere respuestas utiliza soluciones de
a los nuevos desafíos de la fuerza de trabajo.
procesamiento de
Los encargados de tomar decisiones informaron
que solo el 17 % de la fuerza de trabajo de su documentos digitales.
organización se encontraba en un entorno
laboral híbrido en el período prepandémico,
pero la pandemia ha virtualizado de forma drástica el 42 % de la fuerza
de trabajo. A medida que el país se recupere de la pandemia, el 30 %
de la fuerza de trabajo continuará con el estilo de trabajo híbrido, lo
que requerirá que los responsables de tomar decisiones proporcionen
soluciones digitales adecuadas para no afectar la productividad de los
empleados. Los encargados de tomar decisiones están reconociendo los
desafíos que implican trabajar en un entorno virtual. Un 58 % coincidió con
que trabajar desde casa impactó la productividad de los empleados y un
56 % estuvo de acuerdo con que la comunicación y colaboración eficaces
se han vuelto más desafiantes (consulte la figura 1).
• La pronta adopción de procesos de documentación digitales permite
que los encargados de tomar decisiones respondan a los cambios. Los
responsables de tomar decisiones, que reconocen que la digitalización
de la fuerza de trabajo es crucial para la EX y la productividad de los
empleados, informaron que el 46 % de su fuerza laboral ahora utiliza
soluciones de procesos de documentación digitales, superior al 21 %
antes de la pandemia. La mayoría de los encargados de tomar decisiones
sigue utilizando una combinación de procesos digitales y en papel para la
gestión de documentos en sus organizaciones. Mientras tanto, el 32 % de
las organizaciones indicó que utiliza procesos de documentación digitales
en su mayoría o de forma exclusiva, lo que hace que Colombia tenga
un nivel similar a los países de Asia-Pacífico en términos de la tasa de
adopción de procesos de documentación digitales (30 %).1

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Figura 1
Los desafíos que enfrentan los encargados de tomar decisiones en un entorno
de fuerza de trabajo virtual

La falta de tecnología y
herramientas adecuadas está
afectando la productividad de los
empleados en este entorno de
74 %
fuerza de trabajo virtual.

Trabajar desde casa está afectando la


58 % productividad de los empleados en este
entorno de fuerza de trabajo virtual.

La comunicación y colaboración
eficaces son más desafiantes en este
entorno de fuerza de trabajo virtual. 56 %

Garantizar la seguridad y privacidad


52 % de los datos es más difícil en este
entorno de fuerza de trabajo virtual.

La gestión de documentos e
información es más desafiante en este
entorno de fuerza de trabajo virtual.
50 %

Base: 50 encargados sénior de tomar decisiones empresariales y de TI, ubicados en Colombia, que tuvieran a cargo el procesamiento
de documentos digitales en su organización
Fuente: Un estudio encomendado realizado por Forrester Consulting en nombre de Adobe en diciembre del 2021

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• El cambiante entorno de trabajo aumenta las barreras percibidas
para la implementación. Los encargados de tomar decisiones en
Colombia están doblegando los esfuerzos para implementar procesos de
documentación digitales, con mayores preocupaciones por la velocidad
de ejecución (54 %). Las barreras principales para la implementación
siguen siendo los riesgos relacionados con la seguridad (58 %) y el
cumplimiento normativo (58 %). Además, los encargados de tomar
decisiones están enfrentando dificultades con las iniciativas de gestión
de cambios (40 %) y las mayores preocupaciones por los costos (46 %),
posiblemente, debido a un presupuesto ajustado a partir de la pandemia.
El aumento percibido en las barreras para la implementación destaca
una evaluación más realista de la situación y los requisitos en las
organizaciones, lo que indica la presión que sienten los encargados de
tomar decisiones en el entorno de trabajo actual.

• La caída en la adopción de documentos digitales pone en riesgo los


ingresos comerciales y a los clientes. La mitad de los encargados de
tomar decisiones indicaron que no estaban preparados para adoptar
o ampliar las firmas electrónicas, mientras que el 38 % no estaba
preparado para digitalizar los procesos de documentación. La falta
de tiempo de las organizaciones para la planificación deja rezagados
a algunos departamentos funcionales en cuanto a la implementación
de documentos digitales. Los departamentos de Recursos Humanos
(RR. HH.) siguen siendo quienes más emplean procesos en papel, lo que
marca la pauta para toda la EX. Los encargados de tomar decisiones
han informado que un promedio del 25 % de los ingresos empresariales
y el 15 % de los clientes se encontraban en riesgo debido a la falta
de alternativas digitales para prestarles servicio, lo que destaca la
importancia de digitalizar la fuerza de trabajo.

• Los procesos en papel impiden el rendimiento organizacional. La


dependencia de los procesos en papel puede disminuir la productividad
debido a las ineficiencias en la adición manual de información (74 %),
la repetición de trabajo (60 %) y los retrasos en los procesos (48 %).
Los riesgos en seguridad y cumplimiento normativo también son
más frecuentes debido a la dificultad de mantener el acceso a los
documentos (46 %) y la falta de registros de auditoría (30 %). Los casos
de uso comunes en la industria que siguen siendo en papel incluyen
procesos de documentación de subvenciones y préstamos en el
Gobierno y el desarrollo de acuerdos de ventas y servicios en la industria
de ciencias biológicas.

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La digitalización de los procesos de documentación es un pilar
fundamental para lograr un mejor rendimiento organizacional

Si bien la mayoría de los encargados de tomar Realizar procesos de


decisiones solo han comenzado a adoptar estas
documentación en
soluciones como protocolos estándar en sus
organizaciones, están informando beneficios línea aumenta la
que se extienden a toda la organización. Estos satisfacción del
beneficios, demuestran cómo la implementación cliente, ya que
de capacidades inteligentes y prácticas de
proporciona una
procesos de documentación digitales, es
fundamental para una empresa adaptable e experiencia omnicanal sin
innovadora. Nuestra investigación determinó complicaciones.
que la digitalización de los procesos de
documentos favorece lo siguiente:

• Genera eficiencias y beneficios operativos. Los encargados de tomar


decisiones en Colombia aún no informan tantos beneficios operativos a
partir de la digitalización de los procesos de documentación respecto de
sus contrapartes en Brasil (consulte la figura 2). Sin embargo, esto va a
cambiar a medida que la adopción de estas tecnologías alcance la de sus
contrapartes en Brasil. Hasta la fecha, los encargados de tomar decisiones
locales informaron que la digitalización de los procesos de documentación
agiliza el procesamiento de documentos (66 %), mejora la accesibilidad a los
datos (56 %), aumenta la flexibilidad del flujo de trabajo de los documentos
(44 %) y optimiza la capacidad de consumir y buscar contenido (44 %). Estos
son elementos fundamentales de las futuras estrategias tecnológicas, lo que
permite el desarrollo de capacidades avanzadas, como tecnologías de IA,
automatización de procesos y aprendizaje automático.

• Mejora la EX y el compromiso de los empleados. Los encargados


de tomar decisiones en Colombia también reconocen que las
características, como el uso compartido de documentos y la
colaboración en documentos en tiempo real, promueven la colaboración
de los empleados y permiten un entorno de trabajo híbrido (66 %). Estas
soluciones ayudan a reducir las tareas manuales y rutinarias (54 %), lo
que aumenta la productividad y el compromiso de los empleados. Por
último, mejoran la imagen de la marca, ya que abordan la necesidad de
sus empleados de tener mayores alternativas digitales, lo que fortalece
su conexión con la organización (48 %).

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• Unifica la CX y mejora el rendimiento financiero. La digitalización
de los procesos de documentos permitió a los encargados de tomar
decisiones en Colombia, seguir atendiendo a sus clientes de forma
remota durante la pandemia, lo que ayudó a mantener y, en ocasiones, a
aumentar los ingresos para el 60 % de ellos. Sin embargo, el papel que
desempeñan estas tecnologías va más allá de la resiliencia del negocio
y se espera que prosiga después de la pandemia. El uso de procesos
de documentación digitales para unificar la CX seguirá ofreciendo
oportunidades comerciales y mejorando los ingresos por ventas en las
organizaciones de Colombia, ya que el 70 % de los encargados de tomar
decisiones locales, afirmó que sus clientes desean mejores alternativas

Figura 2
Beneficios de los procesos de documentación digitales
Brasil Colombia

Agilización del procesamiento de 62 %


documentos 66 %

66 %
Aumento de la accesibilidad a los datos
56 %

Mayor flexibilidad en el flujo de trabajo de 62 %


documentos 44 %

Mejor capacidad para consumir y buscar 54 %


contenido 44 %

Menos costos de impresión y 58 %


almacenamiento 30 %

Aprovechamiento del análisis y la 42 %


información de los datos 24 %

Base: 100 encargados sénior de tomar decisiones empresariales y de TI, ubicados en Brasil y Colombia, que tuvieran a cargo
el procesamiento de documentos digitales en su organización
Fuente: Un estudio encomendado realizado por Forrester Consulting en nombre de Adobe en diciembre del 2021

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e interacciones digitales. Además, el 54 % de los encargados de tomar
decisiones, informó que la realización de procesos de documentación
en línea aumenta la satisfacción del cliente, ya que proporciona una
experiencia omnicanal sin complicaciones.
• Aumenta la seguridad de los datos. Más de la mitad de los encargados
de tomar decisiones encuestados en Colombia (52 %) reconoció que
garantizar la seguridad y privacidad de los datos es más difícil en
este entorno de fuerza de trabajo virtual. Esto los impulsa a buscar
tecnologías que puedan mejorar la gestión del riesgo y proteger su
organización, una prioridad esencial o alta para el 78 % de ellos
en los próximos 12 meses. Como resultado, las soluciones de procesos
de documentación digitales se han convertido en capacidades
solicitadas, que ofrecen funciones sólidas de seguridad y trazabilidad
de datos. Por ejemplo, el 52 % de los encargados de tomar decisiones
dijo que esto ayudó a mejorar el seguimiento de datos, información y
documentos para fines de auditoría.

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Digitalización de los procesos de documentación: una importancia
empresarial para el futuro de las organizaciones en Colombia

La digitalización de procesos de documentación Las organizaciones en


permite cerrar la brecha entre las aspiraciones
Colombia aumentarán
digitales y los enfoques tácticos. Por lo tanto, los
encargados de tomar decisiones de las principales su inversión en procesos
organizaciones en Colombia comprenden de documentación
que están aprovechando cada vez más los digitales en un 28 % en
procesos de documentación digitales y las firmas
los próximos 12 meses.
electrónicas para agilizar la transformación digital
en sus organizaciones. Sin embargo, con muchos
más procesos aptos para la digitalización, las
oportunidades de mejora en términos de flujos de trabajo e interacciones
siguen siendo altas. Nuestra investigación determinó que los encargados
de tomar decisiones en Colombia deben seguir fomentando ese cambio de
mentalidad en los próximos años para alcanzar por completo el valor de los
procesos de documentación digitales y preparar su organización
para el futuro.

• Los encargados de tomar decisiones están invirtiendo en procesos


de documentación digitales para aumentar la flexibilidad y seguridad
de los datos. Agilizar su respuesta a los cambios del mercado es
fundamental o de alta prioridad para el 80 % de los encargados de
tomar decisiones locales en los próximos 12 meses (consulte la figura 3).
Esta necesidad de obtener agilidad está impulsando la inversión en
tecnologías digitales con sólidas funcionalidades de automatización,
por ejemplo, soluciones de procesos de documentación digitales.
Nuestra investigación reveló que los encargados de tomar decisiones
en Colombia aumentarán el gasto en estas soluciones en un 28 % en
promedio durante el mismo período. Este es un aumento importante
si se considera la incertidumbre económica y cuando los líderes
empresariales tienen la tarea de reducir el gasto.

• Los encargados de tomar decisiones aumentarán raudamente la


adopción de soluciones de procesos de documentación digitales
durante los próximos 12 meses. Mediante el establecimiento de bases
para sus futuras estrategias tecnológicas, la mitad de los encuestados
(50 %) pretende implementar o ampliar el uso de procesos de
documentación digitales en sus organizaciones. La mayoría comenzará

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“Con los procesos de documentación digitales, los
estudiantes pueden enviar de forma directa los proyectos,
y los educadores pueden comunicarse de forma fácil y
rápida. Continuaremos digitalizando los procesos de
documentación porque hace que el aprendizaje a distancia
sea más eficiente y accesible para los estudiantes que no
pueden estar presentes de forma física”.
Director de operaciones, educación superior, Colombia

por identificar y digitalizar los procesos con complicaciones clave que


ralentizan o retrasan el valor comercial debido a procesos manuales o en
papel, por ejemplo, tener que imprimir, firmar y escanear
un documento.

• Los encargados de tomar decisiones de las principales organizaciones


adoptarán un enfoque moderno de plataforma para experimentar la
arquitectura mediante la integración de procesos de documentación
digitales en otras tecnologías. Los líderes locales dijeron que integrar
procesos de documentación digitales en aplicaciones de productividad
de uso diario (56 %) y sistemas empresariales esenciales (57 %) es un
requisito clave para fortalecer la estrategia digital de su organización.2
Integrar estas soluciones en otras tecnologías les permite digitalizar
completamente los flujos de trabajo teniendo en cuenta a los usuarios
finales, un pilar fundamental para una arquitectura de experiencia
moderna.
• Los encargados de tomar decisiones digitalizarán los procesos de
documentación para abordar la crisis climática y disminuir el impacto
medioambiental negativo de sus organizaciones. La disminución del
impacto medioambiental negativo es una prioridad clave para el 58 %
de los encargados de tomar decisiones en Colombia. Para lograr estos
objetivos, priorizarán las inversiones en tecnologías que les permitirán
cumplir con los objetivos medioambientales, sociales y administrativos
(ESG, por sus siglas en inglés) internos. Esto incluye procesos de
documentación digitales que, de forma considerable, reducen el
desperdicio de papel y recursos de impresión (38 %), secundan la
gestión medioambiental (26 %) y disminuyen la huella de carbono (18 %).

DESARROLLO DE UNA BASE SÓLIDA: ES MOMENTO DE LOS PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN DIGITALES EN COLOMBIA 10
Figura 3
Principales prioridades de los encargados de tomar decisiones durante los próximos 12 meses
No es una prioridad inmediata Prioridad baja Prioridad alta Prioridad crítica
Agiliza nuestra respuesta a los cambios del mercado

20 % 25 % 55 %


Mejora la gestión del riesgo, incluidas la seguridad y privacidad de los datos

4 % 18 % 34 % 44 %


Mejora la CX

2 % 32 % 28 % 38 %


Reduce los costos

4 % 32 % 28 % 36 %


Permite un trabajo híbrido sostenible y servicios al cliente o a los ciudadanos

6 % 38 % 20 % 36 %


Mejora nuestro uso de la información de los datos en la toma de decisiones

6 % 18 % 42 % 34 %


Adopta las prácticas recomendadas sostenibles

4 % 38 % 34 % 24 %


Mejora la EX

54 % 32 % 14 %


Mejora nuestra capacidad de innovar

2 % 52 % 34 % 12 %


Base: 50 encargados sénior de tomar decisiones empresariales y de TI, ubicados en Colombia, que tuvieran a cargo el procesamiento de
documentos digitales en su organización
Fuente: Un estudio encomendado realizado por Forrester Consulting en nombre de Adobe en diciembre del 2021

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Recomendaciones clave

La detallada encuesta de Forrester a 50 encargados sénior de tomar


decisiones empresariales y de TI, ubicados en Colombia, que tuvieran a cargo
el procesamiento de documentos digitales en su organización, produjo varias
recomendaciones importantes:
Digitalice los procesos de documentación como inversión tecnológica
fundamental para reducir costos.
La estrategia actual de contratar más empleados como la única manera de
aumentar la productividad permite un uso más sofisticado de las inversiones
en tecnología. Cuando se aborda el cambio a un enfoque digital y nuevas
formas de trabajo, los procesos de documentación digitales constituyen una
inversión sólida que aumenta la productividad de los empleados existentes
y ofrece beneficios inmediatos. Esto ayudará a eliminar las tareas repetitivas
y rutinarias, lo que brinda tiempo para que sus empleados se centren en
actividades de valor agregado. Esto también es rápido de implementar,
mientras que las iniciativas de digitalización más complejas tardan algo de
tiempo en proporcionar beneficios.
No se quede atrás. Opte por una implementación por fases.
Las soluciones de procesos de documentación digitales se pueden implementar
de forma aislada y antes de la digitalización completa del proceso, lo que le
permite adoptar una implementación por fases. En la fase inicial, ejecute con
rapidez una implementación de forma aislada o con integraciones basadas
en aplicaciones para asegurarse de que su empresa pueda ofrecer una CX y
EX sólidas, a la vez que mantiene la continuidad del negocio. Mientras tanto,
planifique cómo integrará aún más estas soluciones, optimizarlas e implementarlas
de forma más amplia a medida que la tecnología heredada se moderniza y que los
procesos habilitados para la nube se digitalizan a gran escala.
Haga que los procesos de documentación digitales sean el protocolo
estándar en su organización para obtener beneficios a largo plazo.
No se conforme solo con tener procesos de documentación digitales como
práctica recomendada en su organización. Tendrá que hacerlos cumplir como
protocolo estándar para garantizar la coherencia en los procesos, mantener
la integridad de los datos y obtener el mayor beneficio de esta solución.

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Intégrela en su capacitación de incorporación y desarrolle procedimientos
estándar que los empleados sigan cuando utilicen los procesos de
documentación. Si pertenece al nivel directivo, dé el ejemplo en el uso
de soluciones digitales y enséñele a su equipo los beneficios de emplear
procesos de documentación digitales.
Asóciese con proveedores que conozcan su organización y puedan
demostrar el valor que proporcionan con claridad.
Tener conocimiento o experiencia en la industria de su organización fueron
los principales criterios de selección de proveedores para los encargados de
tomar decisiones en Colombia. Los encargados de tomar decisiones locales
también prefieren tener proveedores cuya credibilidad se haya comprobado
mediante la realización exitosa de proyectos anteriores con ellos y cuando
los proveedores tienen la capacidad de demostrar un retorno de la inversión
claro en relación con los objetivos comerciales. El éxito y el conocimiento
previos pueden ofrecer soluciones personalizadas a su organización,
y los niveles de confianza más altos pueden reducir las barreras de
implementación, como las iniciativas de gestión de cambios y la velocidad de
ejecución. Acudir a un proveedor experimentado también significa que este
puede superar los desafíos junto con su equipo y proporcionar la experiencia
necesaria para que usted desarrolle una base digital sólida.

DESARROLLO DE UNA BASE SÓLIDA: ES MOMENTO DE LOS PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN DIGITALES EN COLOMBIA 13
Anexo A: Metodología
Adobe encomendó este estudio para conocer cómo las Director del proyecto:
tecnologías de procesos de documentación digitales, Line Larrivaud,
como las firmas electrónicas, fortalecen las organizaciones Consultor de impacto en el mercado
en Colombia, lo que mejora la resiliencia y adaptabilidad
Wendy Zhang,
empresariales, y facilita el futuro del trabajo.
Consultora adjunta de impacto en el
mercado
Para lograr estos objetivos, Forrester realizó una encuesta
en línea a 50 encargados sénior de tomar decisiones
Investigación de contribución:
empresariales y de TI, ubicados en Colombia, que tuvieran
Grupo de investigación de
a cargo el procesamiento de documentos digitales en su
profesionales de nivel de director
organización.
informático de Forrester

Anexo B: Notas al pie


1
Fuente: “How Digital Document Processes Are Shifting From Best Practice To Business
Necessity”, estudio encomendado realizado por Forrester Consulting en nombre de
Adobe en agosto del 2020.
2
Los sistemas comerciales esenciales incluyen, entre otros, gestión de relaciones con
clientes (CRM, por sus siglas en inglés), planificación de recursos empresariales
(ERP, por sus siglas en inglés) y gestión de capital humano (HCM, por sus siglas en inglés).

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