Fundación Universidad de América

Gerencia de la Calidad
Posgrados
Taller Final

Nombres: Juan José Morales, Juliana Rodríguez Ávila, Erika Gómez Ávila.

Estudio de Caso “Distrimay”

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA.

Estimado Estudiante: esta evidencia le permite analizar situaciones críticas para dar soluciones
oportunas a problemáticas presentadas en el ámbito productivo y social. Por tal motivo es
importante que realice la consulta de los materiales complementarios y el material de formación.

Procedimiento para el desarrollo de la evidencia: estudio de caso “DISTRIMAY”

Descripción del CASO:

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no estaban contemplados
como temas prioritarios para el desarrollo y la competitividad de los empresarios o comerciantes
medianos de nuestro país. Por lo tanto, no se incluían como un rubro dentro del presupuesto anual
de inversión, ya que en ese entonces los costos de desarrollo e implementación de sistemas
requerían de inversiones importantes. Solo las grandes empresas tenían el privilegio de
sistematizar los procesos administrativos, de ventas y producción. Esto redunda en mejoras
sustanciales en los procesos con un gran impacto en los resultados finales de la gestión. Por lo
tanto, las mayores posibilidades de acceder a nuevas tecnologías las hacía cada vez más
competitivas en comparación con el resto. Hoy, luego de más de veinticinco años, el panorama ha
cambiado. Es mucho más accesible para el pequeño empresario contar con tecnología que le
permita reducir la brecha competitiva que lo separa de la gran empresa. Sistematizar la
administración de una empresa significa por ejemplo contar con herramientas que permitan
gestionar inventarios, cuentas corrientes de clientes, proveedores, registrar las compras y las
ventas, llevar libros de caja y banco, emitir reportes y listados para la liquidación de impuestos y
más.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la ciudad
de Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma comercializa
los productos a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y fidelización de sus
clientes.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el negocio llevando
todas las operaciones financieras y administrativas, prácticamente se evidencia una contabilidad de
bolsillo y solo le basta con algunas anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su
actividad productiva por muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso.
Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en el día, se pasa
buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos, además a medida que la
empresa crece ya no puede almacenar toda la información en la cabeza, por la cantidad de
productos que posee en el punto de venta y bodega, sin embargo, trata de mantener un control
sobre todas las actividades más importantes, como son: vender, cobrar, comprar, pagar
proveedores, impuestos al Estado. muy seguramente cuenta con una base mucho más sólida de
información para seguir llevando los números en su cabeza, pero con una reducción importante del
trabajo operativo necesario para obtener dichos números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable y de calidad, y por su manejo tan
limitado y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello que la mayoría
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de estos se vienen realizando en forma manual, el cual implica disponer de mayor tiempo de
llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control estricto del inventario, una
presentación ante la DIAN, de la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones
económicas a la empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial, disminuyendo su
competitividad. Por tanto, contar con un sistema de calidad para mejorar todos los procesos en la
empresa “Distrimay” significa reducir las tareas de ingreso y registro de las operaciones al mínimo
necesario, reducir errores, eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil para
mejorar la toma de decisiones comerciales, económicas y financieras con relación al negocio y
aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y capacitada en esta área,
se dispone a consultar por diferentes medios, con quién puede contratar este servicio y de acuerdo
a las recomendaciones de sus conocidos, decide llamar al especialista de calidad llamado
“ingeniero de calidad” y acordó una fecha y hora para una entrevista.

Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y equipos de cómputo:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un kardex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.
- Algunos formatos de planeación estratégica.

El empresario está en busca de diseño de estrategias de gestión de la calidad para definir sus
metas a largo plazo, el quiere analizar sus mayores debilidades y amenazas que presenta la
situación problémica de su empresa y cuáles son sus fortalezas y oportunidades que le permitirán
llegar a la solución del problema.

1. Describa la empresa caso de estudio, su misión, visión, políticas y valores.

2. Determine las oportunidades y amenazas externas de la empresa mediante la matriz
POAM, considerando los factores económicos, políticos, sociales, tecnológicos y
geográficos.00
3. Determine las fortalezas y debilidades internas de la empresa, mediante el perfil de
capacidad interna (PCI), considerando la capacidad directiva, competitiva, financiera,
técnica o tecnológica y de talento humano
4. Realice el análisis DOFA a partir de los factores de mayor impacto obtenidos de la matriz
POAM y el PCI.
5. Establezca las alternativas estratégicas que se derivan de las relaciones entre fortalezas y
oportunidades (FO), oportunidades y debilidades (DO), fortalezas y amenazas (FA) y
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debilidades y amenazas (DA), que permiten el desarrollo de la misión y la visión, y

contribuyen a maximizar el valor de la empresa en el mercado.
6. Detalle las conclusiones que se derivan del análisis interno y externo, y las alternativas
estratégicas propuestas.

SOLUCION

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

 MISION  Distrimay es una empresa dedicada a la producción y comercialización de

productos alimenticios de primera necesidad en Bucaramanga, con altos estándares de
calidad y precios, promoviendo la sana alimentación a todos nuestros clientes para así
fidelizarlos con nuestros productos. 

 VISION  Para el 2025 seremos los distribuidores de abarrotes más grandes de

Bucaramanga, distribuyendo nuestros productos al resto de municipios y departamentos
del país, teniendo siempre productos frescos y listos para el consumo.

 VALORES  Liderazgo: Serviremos a nuestros clientes con el orgullo de ser líderes.
Satisfacción: Brindamos satisfacción a nuestros consumidores con cada producto.
Confianza: Trabajamos para que nuestras marcas siempre sean las preferidas del
mercado. Calidad: Es la esencia de nuestros productos

 POLITICAS  Formar líderes de trabajo para orientar el proceso de calidad, ofrecer

precios accesibles que causes atracción al consumidor, rechazar la corrupción, formar
nuevos trabajadores de forma directa e indirecta.

 MATRIZ POAM
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 PCI

 ANALISIS DOFA
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 ALTERNATIVAS ESTRATEGICAS

Oportunidades Amenazas
Productos con buena aceptación en el mercado Aparacion de nuevos competidores

FODA Reconocimiento en el mercado

Subsidios y apoyo entidades publicas
Uso de tecnologia para automatizar procesos
Productos de menor precio por la competencia
Sanciones por incumplimiento de obligaciones

Reduccion de impuestos
Fortalezas Estrategia FO Estrategias FA
Trabajo en equipo Venta de productos con un precio mas asequible Ampliar variedad de productos aprovechando la
Conocimiento del negocio Adquirir un sistema de informacion contable y buena posicion en el mercado
Calidad del producto financiero
Responsabilidad Estrategia de marketin, ofertas, publicidad, concursos

Debilidades Estrategia DO Estrategias DA

Falta de capital para inversiones de trabajo Solicitar recursos financieros a traves de creditos Compra directa con los proveedores
Limitacion a la hora de adquirir producto Aprovechar en materia tributaria por parte del estado Estrategia vertical hacia atrás, estudiar la
Desactualizacion de equipos Estandarizar metas mesuales de ventas y posibilidad de hacerse de una finca productora
minimizacion de errores contables

 CONCLUSIONES

Externas Internas
1. Locación: Dentro de este factor está 1. Personal: Capacitación de nuevo
implícita la competencia, esta es muy alta, personal.
por ende, se debe tener en cuenta, precio, 2. Stock: Ya que son productos
calidad, atención, para fidelizar clientela. perecederos no se debe tener un gran
2. Proveedores: Es factor es importante, stock.
así que debe hacerse una excelente 3. Herramientas: Para trabajar de manera
selección, porque deben cumplir con idónea, actualizar herramienta.
tiempos y calidad del producto. 4. Sistema de gestión: Para llevar un
3. Socioeconómico: Se debe tener en orden en los procesos de, calidad,
cuenta que a lo largo de los años se han despacho, contabilidad, comercial,
presentado paros o protestas que han compras.
afectado la comercialización de estos
productos y se debe considerar planes
alternos en estos casos, adicional de la
inflación, productos de importaciones y
exportaciones.
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4. Político: Cumplir normas de salubridad,

impuestos y normativa legal.