TALLER ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. Escoger un tipo de evento y realizar la siguiente guía.

ESTRUCTURA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

En la siguiente guía van a encontrar un ejemplo de cómo se organiza un evento, teniendo en cuenta las tres
fases del evento y las diferentes etapas que se desarrollan dentro de las mismas, cada uno debe escoger tipo de
evento diferente para el cual van a realizar la planeación completa del mismo, apoyándose en los apuntes y las
orientaciones de las sesiones de clase.

I. PRE – EVENTO (ANTES)

1. Etapa de la Previsión.
A. Tipo de evento.
a. Elección del tema:
 Evento académico.
 Asamblea general. Empresarios del sector turístico del municipio.
 Nombre: III ASAMBLEA PRO AQUITURISMO PA SUMERCE.
b. Cubrimiento: Local.
c. Tipo de Participantes:
 Participan los 15 socios de la asociación XXXXX.
 Invitados Especiales: alcalde de Aquitania, Secretaria de cultura, rector dl colegio.
B. Sede del Evento:
 Municipio de XXXXXX.
 Salón unidad de servicios públicos de XXXXXX.
 Por comodidad, iluminación, ayudas audiovisuales.
 Cercanía del parque principal.
 Cercanía al restaurante (Refrigerio).
 Sillas cómodas.
 Capacidad adecuada.
C. Fecha y Duración:
 Miércoles 16 de Agosto.
 De 08:30 a.m. – 12:00 m.

2. ETAPA ORGANIZACIÓN: Conformar comités según el tipo de evento.

 Comité académico.
 Comité financiero.
 Comité de promoción publicidad y .
 Comité de servicios turísticos.
 Comité de Logística.

3. ETAPA DE LA PLANEACION:
A. Programa Oficial.
  Introducción: La Asociación Pro Aquiturismo reúne a los principales empresarios del sector turísticos del
municipio de , quienes tienen una trayectoria de 5 años proponiendo actividades que fomenten el turismo
en el municipio.
 Presentación: La III Asamblea Pro Aquiturismo; se reúne esporádicamente para tomar decisiones que
ayuden a crecer a la asociación; por eso es primordial darle continuidad a este proceso.
 Objetivos.
 Someter a votación el nuevo nombre de la asociación “Pro Aquiturismo pa´sumerce”.
 Elegir al nuevo presidente.
 Proponer programas de actividades II semestre 2018.
 Programa General:
08:30 a.m. Ingreso y acomodación de los asambleístas.
08:45 a.m. Lectura del programa.
08:45 a.m. Instalación y apertura.
Incluye actos Protocolarios (himnos, palabras del actual presidente,
Presentación de invitados).
09:15 a.m. Servicio de bebida caliente (Coffe breack).
09:20 a.m. Votación del nuevo nombre de la asociación.
09:40 a.m. Refrigerio.
10:10 a.m. Propuesta actividades II semestre del 2018.
11:00 a.m. Registro de Asistentes.
11:30 a.m. Bebidas calientes.
11:45 a.m. Conclusiones y varios.
12:00 m Clausura y marcha final.
B. Campaña Promocional:
 Invitación vía email.
 Publicitarlo en Facebook.
 Voz del lago.
C. Cotizaciones.
D. Presupuesto:
Alquiler del salón………………………………………………………….. $ 30.000=
Publicidad voz del Lago…………………………………………………. $ 30.000=
Refrigerios (18)……………………………………………………………… $126.000=
Servicio bebida caliente ……………………………………………….. $ 27.000=
SUBTOTAL …………………………………………………………………… $213.000=
10% …............................................................................. $ 21.300=
TOTAL ………………………………………………………………………….. $234.300=
E. Opciones de financiamiento:
Patrocinador oficial: restaurante Pueblito Viejo.
Cuota por socio: $5.000
F. Programación de Salones.
G. Recursos:
 Recursos Humanos: Maestros de ceremonia y 2 meseros.
 Recursos Técnicos: video beam, sonido, música de ambientación, micrófono, atril, papelografo, mesa
principal con su respectiva mantelería, siguiendo el plano de ubicación del montaje, sillas, telón, mesa
auxiliar con material profesional necesario, escarapelas.
 Recursos Materiales: listado de asistentes, lápices, lapiceros, carpetas, hojas blancas, papel bond,
fotocopias.
H. Sistematización Digital:
 Listado de asistencia.
 Listado de control (firmas, email, teléfono, dirección).
 Memorias de la asamblea o acta,
 Certificados de asistencia.
II. EVENTO (DURANTE).
Desarrollo del evento. Aplicación de todos los instrumentos planteados en la planeación.
III. POST – EVENTO (DESPUES).
 Encuesta de satisfacción según modelo.
  Informe.

Encuesta de Evaluación de Eventos

Nombre del evento:___________________________________________ ID: _____________

Nombre de la persona responsable del evento:______________________

Asesor del Centro de Servicios: _________________________________

Fecha: ______________________________

Su opinión y sus sugerencias son importantes para nosotros, ya que nos permiten conocer su grado de satisfacción, sus
necesidades y expectativas con respecto al servicio que brindamos, por lo que le pedimos sea tan amable de contestar
cuidadosa y objetivamente las siguientes preguntas, utilizando la escala mostrada a continuación:

Excelente Bueno Regular Malo Pésimo No aplica

1 2 3 4 5 NA

1. Atención y Asesoría por parte la coordinación de eventos de la

Dirección de Planta Física:

 La asesoría para la organización de su evento _____

 El tiempo dedicado para la organización de su evento _____
 La atención por parte del personal que lo atendió _____
 El tiempo de respuesta con respecto a sus peticiones _____
 La entrega de montaje y evento en general por personal de
la Coordinación de eventos

2. Instalaciones:
 El montaje de la sala (entregada como la solicitó) fue _____
 Las condiciones del mobiliario fueron _____
 La limpieza de la sala fue _____
 El mantenimiento e iluminación de la sala fue _____
 La limpieza de los baños utilizados fue _____

3. Servicios Audiovisuales:
 La disponibilidad del equipo solicitado fue _____
 La puntualidad en la colocación / entrega del equipo audiovisual solicitado _____
 El funcionamiento del equipo audiovisual fue _____
 El estado físico del equipo audiovisual (limpio, funcionamiento, etc.) fue _____
 La asesoría para el uso de equipo audiovisual por parte del personal de
la Coordinación de eventos fue _____

 La atención por parte del personal que lo atendió fue _____

4. Los servicios que se ofrecieron estuvieron de acuerdo a sus expectativas?

Si_________ No_______

¿Por qué? _____________________________________________________________

 5. Seguridad Interna
 La atención del guardia en el lugar de su evento fue _____
 La puntualidad del personal de seguridad fue _____
 El servicio ofrecido por seguridad interna fue _____
 La presentación (uniforme) del guardia fue _____

COMENTARIOS Y SUGERENCIAS:
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
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¡Gracias por su tiempo y colaboración!

Informe de Eventos

Es un memorando para información interna del establecimiento, del área de eventos para los diferentes departamentos o
secciones involucradas en el evento, con la información necesaria para cada una. Se debe entregar con no menos de 48
horas de anticipación.
 .
ADJUNTAR PRESUPUESTO Y TODAS LAS FACTURAS

UN PRESUPUESTO

Se refiere a la cantidad de dinero que se necesita para hacer frente a cierto número de gastos necesarios para realizar el
evento. De tal manera, se puede definir como una cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de
dicho objetivo.
ACTIVIDAD CONCEPTO O CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
ARTICULO

Las actividades son por ejemplo en un evento académico:

 Las inscripciones y escarapelas
 Servicio de alimentos y bebidas.
 EL PROGRAMA

El diseño del programa es la base del evento. Si ha sido bien estructurado y cumple con los objetivos trazados, entonces
nuestra reunión será un éxito; de no ser así. Desafortunadamente no llenará las expectativas y puede provocar
frustraciones o fracasos. Corrientemente los eventos de mayor trascendencia comprenden tres tipos principales de
sesiones, lo que da lugar a varios programas particulares:

1. Programa técnico o científico.

2. Programa social.
3. Programa para acompañantes.
4. Visitas técnicas.
5. Programa turístico

La combinación equilibrada de estos elementos es de máxima importancia, siendo clave para garantizar el éxito de la
reunión.

PROGRAMA TECNICO O CIENTIFICO

El diseño del programa técnico de un evento requiere de mucho conocimiento del tema, así como de una serie de
componentes que da la experiencia. Diseñar un excelente programa, definir con precisión el tema básico del evento,
escoger unos extraordinarios conferenciantes, determinar el número de sesiones, designando sus respectivos
presidentes y moderadores, no son tareas fáciles.

El comité de programa tiene bajo su responsabilidad el diseño y la estructuración del mismo, por lo que debe de
antemano conocer y estar muy claro en el objetivo principal, a fin de poder seleccionar los temas adecuados y cubrir las
expectativas que tienen los participantes. No existe una única definición del programa técnico ni un solo tipo de comité de
programa. En función del objetivo del evento y de otras consideraciones importantes, son muchas las vías a través de las
cuales se llega a la definición o formulación más adecuada de ese programa, así como a la conformación del comité que
tendrá a su cargo las tareas contempladas. En todo caso, lo que sí es imprescindible es que las personas que integren el
comité, en especial el presidente del mismo y los moderadores y relatores, sean individuos que tengan autoridad
profesional en su especialidad. Esto es muy importante porque a menudo es necesario dirigirse a personal experto, que
puede o no ser miembro de la asociación que convoca el escrito, solicitándole formalmente su colaboración profesional
(ponencias, papers, comentarios por escrito, etc.) y esto se ve facilitado por la calidad y el reconocimiento académico o
socio profesional de los miembros del comité.

Al estructurar y dar forma al programa conviene tener en cuenta los siguientes criterios:

 Abarcar temas muy puntuales.

 Las sesiones de trabajo no deben tener una duración superior a dos horas y media o tres, con el consiguiente
descanso.
 Seleccionar buenos conferenciantes y excelentes moderadores.
 Si el evento tiene una duración de cinco o más días y sesiones previstas tanto en la mañana como en la tarde, es
aconsejable dar medio día libre.
 Se debe fijar el horario teniendo en cuenta las costumbres del lugar, así como las condiciones climatológicas.
 Es muy importante el dinamismo que se le imprima al programa, cuando se trata de actividades muy largas, tanto
en días como en horas, se recomienda alternar diferentes técnicas.
 La puntualidad es muy importante, se debe comenzar a la hora estimada y se debe concluir, de igual manera, a
la hora pautada.
 Dejar libre el tiempo necesario para un descanso poder tomar un refrigerio, hacer llamadas telefónicas o
simplemente compartir.
 Si se planifican actividades consecutivas o simultáneas. y hay que ir de una sala a la otra, se recomienda pautar
el tiempo suficiente para el traslado.
 No estructurar muchas sesiones simultáneas, ya que se crea confusión entre los delegados, se hace difícil
escoger a cuál asistir (especialmente si todas las sesiones son muy interesantes).
 Después de los almuerzos las actividades deben ser muy dinámicas, preferiblemente interactivas.
 Si la actividad dura varios días no se debe programar la actuación de todos los conferenciantes “estrella” en solo
un día y mucho menos en actividades simultaneas.
  De igual modo conviene tener presente que la relación de intercambio ente los expositores y su audiencia es
crítica para el aprendizaje de los conocimientos impartidos en el evento.

En este sentido la Dra. Sara R Torrence experta en ACTIVIDAD PORCENTAJE DE

organización de eventos, cita en su libro How to CAPTACION Run
Scientific las siguientes estadísticas que indican el OIR SOLAMNETE 10%
porcentaje diferencial de captación audiovisual de VER SOLAMENTE 30% las
personas según el tipo de actividad que realizan al OIR Y VER 50% asistir a
congresos, charlas o seminarios: OIR, VER Y HBLAR 70%
OIR, VER, HABLAR Y 90%
Lo que esta información pone de relieve es que si HACER los
organizadores de eventos desean realmente que la
audiencia aprenda, retenga información y actúe en función de lo que ha aprendido en la reunión es recomendable,
entonces, combinar actividades cognoscitivas, no concentrándose en una o dos de ellas. Las sesiones de apertura y
clausura son muy importantes, razón por la cual siempre es conveniente organizarlas del modo más memorable posible.
Por ello, a los fines de hacerlas impactantes no deben ser muy prolongadas, sino más bien cortas (de no más de dos
horas de duración). Se deben enviar las cartas de invitación a cada expositor, explicando con mucha claridad:

• El tema sugerido a tratar.

• La fecha, el lugar y la hora en que va a hacer la presentación.
• Tiempo a utilizar.
• Tipo de auditorio al que se va a dirigir.
• Términos en los cuales se hace la invitación.

Es también muy importante enviar el esquema preliminar del programa, asá como indicar cuáles otros temas ponentes se
han seleccionado. También se debe informar cuáles organismos o asociaciones están auspiciando y patrocinando el
evento.

Luego que los expositores y/o ponentes aceptan su participación se procede a enviar otra carta de confirmación, en la
que se les informará de otros detalles, tales como si se requiere pasaporte, visa, vacunas o de algún permiso especial,
también se les notificará la fecha límite para que envíe la ponencia o algún material que deba distribuirse. Igualmente, se
le solicitará un breve currículo vitae y fotografía si es necesario. Es útil y conveniente que el comité organizador
Mantenga una constante comunicación con los ponentes. El invitado y/o ponente deberá solicitar, con antelación y por
escrito, información sobre todos los requerimientos: equipos audiovisuales, transporte, alojamiento, alimentación, etc.,
para él y sus acompañantes. Deberá informar, además, si requiere algún tipo de seguridad. Cuando el comité
organizador asume el pago de los gastos de transporte y alojamiento de los ponentes, debe informarles con mucha
claridad las condiciones de los mismos: lugar donde debe retirar los boletos y hotel en el cual se hospedará; y si también
se incluyen las comidas o bien se le van a entregar viáticos al llegar. En caso de honorarios profesionales: la cantidad a
cancelar, en qué tipo de moneda y de qué manera se va a efectuar el pago.

EL MODERADOR

Es bastante frecuente que la función o papel del moderador, coordinador y/o presentador en los eventos no se tome con
la debida seriedad. De allí que muchas veces no se le da importancia a la información de la persona que se escoge,
porque se tiene el mal concepto de que cualquiera puede cumplir ese rol. En eventos de cierta envergadura se requiere
que la persona, sea un especialista en el tema que se va a tratar, que tenga buen timbre de voz, buena dicción,
seguridad de sí mismo y sea una persona ecuánime. En reuniones pequeñas generalmente esa función la asume la
misma persona que convoca. En muchos cursos el profesor puede actuar como moderador.

Las funciones del moderador son las siguientes:

• Abrir la sesión.
▪ Presentar a los ponentes.
• Ceder la palabra a quien vaya a participar.
• Moderar el coloquio.
• Invitar al receso y/o refrigerio.
• Invitar a continuar las sesiones.
• Cerrar la sesión.
EJEMPLO PROGRAMA SOCIAL DE UN EVENTO DURANTE TRES DIAS

DIA 1 DIA2 DIA3

 REFRIGERIO DE LA MAÑANA REFRIGERIO DE LA MAÑANA REFRIGERIO DE LA
MAÑANA
ALMUERZO ALMUERZO ALMUERZO

REFRIGERIO DE LA TARDE REFRIGERIO DE LA TARDE REFRIGERIO DE LA TARDE

BRINDIS BIENVENIDA NOCHE TIPICA CENA CLAUSURA

EJEMPLO ESQUEMA DE UN EVENTO DE UN DIA DE DURACION

8:00 AM REGISTRO
9:00 INAUGURACION
9:15 CONFERENCIA
10:00 SESION PREGUNTAS Y RESPUESTAS
10:15 RECESO Y?REFRIGERIO
10:30 CONFERENCIA
11:15 SESION DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS
11:30 FORO
12:30 ALMUERZO
2:00 CONFERENCIA
2:45 SESION DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS
3:00 RECESO Y/O REFRIGERIO
3:15 MESA REDONDA
4:15 SESION DE CONCLUSIONES
5:00 CLAUSURA
6:00 RECEPCION Y/O BRINDIS

PROGRAMA SOCIAL

Las actividades sociales de quienes intervienen directamente en congresos, convenciones, seminarios, talleres, etc.; o
de quienes los acompañan a estos eventos, han ido ganando importancia progresivamente, al punto de que su
organización requiere de dedicación y esfuerzos especiales. Por esta razón las actividades sociales deben contemplarse
en el presupuesto a objeto de garantizar su realización. En verdad, gran parte del éxito de los congresos, seminarios y
jornadas dependen de una buena selección y organización del programa social. Éste está condicionado por el tipo de
evento que se está organizando y el propósito principal es lograr integrar en las reuniones o actos previstos a todos los
delegados y participantes, y a los acompañantes cuando los haya. Esto contrasta con lo que ocurría en un pasado no un
remoto, cuando el programa social del evento se limitaba a un gesto de bienvenida, hospitalidad o reconocimiento
público a los participantes, por ejemplo, una cena, un con-cierto, visitas a sitios históricos, etc. Por el contrario, hoy en día
el programa social es parte integral del evento y tiene gran valor e importancia, especialmente en lo relacionado con las
relaciones interpersonales.

Para los responsables de elaborar el programa social son dos los factores clave a tener en cuenta: la duración del evento
y el presupuesto de gastos. La influencia de la duración del evento se ejerce en dos sentidos: por una parte, mientras
más prolongado sea éste, mayor será la necesidad de disponer de un amplio programa social, como condición para
evitar fases prolongadas de inactividad, e incluso de franco aburrimiento, entre participantes y acompañantes. Por otra
parte mientras más dure el evento, mayores serán las exigencias de socialización de quienes asistan al mismo, razón por
la cual un buen organizador siempre deberá estar atento para prever el tipo de actividad social o de distracción que
permita satisfacer esas exigencias.

A su vez, la incidencia del factor presupuestario sobre el diseño del programa social es clara, ya que si los organizadores
disponen de recursos financieros será mucho más fácil diversificar las actividades contempladas en ese programa. Por el
contrario, un presupuesto muy austero limita fuertemente estas posibilidades. En el caso extremo, lo imperdonable sería
no incluir en el presupuesto general del evento un mínimo de recursos para atender actividades de tanta importancia.
Para evitar situaciones de este tipo, es muy corriente que el costo de los programas sociales sea incluido en el costo de
inscripción del delegado, o bien, como se ha hecho cada vez más frecuente, que esos gastos sean patrocinados por una
o varias empresas o instituciones. Cualquier actividad del programa social, en especial la le bienvenida o clausura, sea
un coctel de recepción, una cena de gala o una noche típica, debe ser organizada con mucha dedicación, pues conviene
convertirla en un evento grato que se recuerde por mucho tiempo. Para cada reunión social a realizar se debe escoger el
sitio más adecuado. Generalmente el brindis de bienvenida se suele hacer en el mismo lugar donde se desarrolla el
evento o en el hotel donde se encuentren alojados la mayoría de los participantes. Otras actividades pueden ser
programadas en otros lugares.

Al organizar el programa social se recomienda:

• Escoger y reservar por escrito los salones, teatros. etc. con suficiente antelación.
• Seleccionar el área para realizar los refrigerios.
• Enviar carta confirmando los servicios solicitados así como los costos y formas de pago.
• Operar de igual modo para la contratación de grupos musicales, cantantes, orquestas, etc.
• Cercano al evento, enviar carta confirmando la hora exacta lugar y servicios requeridos.
• Asegurar la flexibilidad en los horarios.
• Seleccionar adecuadamente las comidas y bebidas, y determinar el tipo de servicio que se requiere.
• Conocer las costumbres alimentarias de los invitados especiales y participantes.
• Informar a los participantes sobre estas actividades, hora de comienzo y finalización y el tipo de vestuario que
debe llevar. • Elaborar y repartir las invitaciones.
• Elaborar y vender las entradas en caso de que no estén incluidas en la cuota de registro.
• Cuidar con mucho esmero cada detalle en la organización de estos eventos.

LOS TIPOS DE EVENTOS SOCIALES MÁS FRECUENTES SON:

Recepción de bienvenida
Evento Cultural
Desayunos
Refrigerios
Almuerzos

Recepción de bienvenida

Es un encuentro que, según el caso, puede ser Informal y realizarse la víspera del evento, cuando ya están abiertas las
inscripciones de los delegados, o bien el mismo día en que se inaugura e instala el escrito. Su prepósito es el de permitir
a los participantes un primer contacto con el personal de secretaría, con los expositores s *o con los colegas
participantes, en especial con quienes tienen del exterior. Ésta es una actividad de mucha utilidad cuando se trata de
eventos internacionales, ya que ayuda al proceso de instalación de los participantes, permitiéndoles, de sr necesario
resolver problemas que pueden haber surgido con motivo del traslado al país sede. Casi siempre la recepción de
bienvenida incluye un buffet o coctel de bienvenida.

Evento Cultural

Se ha convertido en una actividad casi obligada en los eventos con una duración de tres a cuatro días. Cuando el evento
es de carácter internacional y generalmente participan personas que hablan diferentes idiomas, conviene realizar una
actividad que no implique ningún problema en este sentido, por ejemplo, un concierto, un ballet o un espectáculo
musical. A los fines de reducir los costos con-viene que los organizadores lleguen a acuerdos operativos, con
instituciones que, en el momento del evento, presenten este tipo de espectáculo. En este caso es fácil conseguir
descuentos importantes en los precios de las entradas, logrando que el espectáculo se presente con exclusividad a los
participantes. Otro tipo de actividad cultural que goza de mucha popularidad es la apertura nocturna de un museo,
convertida con los responsables de éste y con carácter de exclusividad para los participantes del evento.

Desayunos

Existen diferentes maneras de hacerlos, pueden ser tipo buffet o servido especialmente. La decisión que se adopte
dependerá de la cantidad de personas que van a asistir y la hora de la actividad programada después del desayuno.

Refrigerios

A media mañana y a mitad de la tarde se realiza un receso, se ofrece café, té y jugos en ambas ocasiones, con paste-
les salados en la mañana y galletas o pasteles dulces en la tarde.

Almuerzos
Si hay dos horas o menos entre las sesiones de la mañana y tarde, y no existen suficientes restaurantes cercanos al sitio
del evento para la cantidad de participantes, entonces lo más conveniente es contratar los almuerzos con casas
especializadas. Naturalmente, el precio de los mismos deberá incluirse en la cuota de inscripción. Esto permite
economías de costo y garantizar un mínimo de calidad en las comidas. También encontrarnos la modalidad almuerzo-
conferencia: ésta se utiliza especialmente en eventos de poca duración o cuando se invita a algún expositor afamado.

Suites de hospitalidad

Es común que las empresas contraten este servicio al hotel, bien por un día o por todos los que dure el evento, con el
objetivo de invitar y atender a los delegados que les interesen o bien a sus clientes. Una desventaja de este tipo de
actividad es que se corre el riesgo de no saber exactamente cuántas personas asistirán al mismo, ya que en ellos resulta
sumamente difícil controlar la asistencia.

Programa de acompañantes

Como un complemento, y a menudo como una extensión del programa social, se lleva a cabo el llamado programa para
acompañantes, el cual conlleva el diseño de un plan de actividades orientarlas a hacer lo más grata posible la estancia
de los familiares o amigos que suelen acompañar a quienes participan en los eventos. Con esto los organizadores del
evento procuran reforzar el espíritu de grupo y mantener la solidaridad y cohesión entre los participantes. Algunas de las
actividades contempladas en este tipo de programa tienen un carácter prácticamente exclusivo para estos
acompañantes, pues tienen lugar en horas en las que el evento propiamente dicho se está realizando. Otras son
compartidas con quienes tienen un interés puntual en el evento en Sí.

La naturaleza de las actividades contempladas en el programa para acompañantes suele ser muy variada, sin embargo
predominan las visitas guiadas a la ciudad donde se realiza el evento, o a sitios de interés histórico o turístico situados
en lugares cercanos a la ciudad sede. También suelen incluirse visitas a museos, galerías, centros comerciales, teatros,
espectáculos musicales o artísticos y restaurantes de comida típica.

En el caso de estas visitas, y con miras a evitar que se trate a los acompañantes como simples turistas, conviene
organizar las excursiones teniendo siempre en cuenta:

 El tiempo que se tarda en ir y regresar a los lugares seleccionados.

 La duración de los paseos.
 Se debe ser cuidadoso con todo lo relativo a la logística de estos paseos, en particular con los autobuses,
conductores y guías.
 Cuando asisten niños hay que planificar actividades relacionadas con su edad.
 Analizar el promedio de las edades de los acompañantes para saber qué actividades se pueden programar.
 La nacionalidad, o si es un evento nacional conocer el estado del que proceden.
 Tomar en cuenta si hay mayoría de mujeres o de hombres entre los participantes. Solicitar por escrito la visita a
los lugares previstos.
 Adquirir previamente las entradas.
 Contratar salones y/o espacios si se requieren.
 Enviar carta de confirmación indicando con exactitud la fecha, hora y la cantidad de personas que asistirán a esa
actividad.
 Determinar el tipo y cantidad de medios de transporte.
 Designar el personal de guías de protocolo y turísticos que acompañarán a este grupo.
 En el lugar del evento, prever un salón en donde se registren, se les haga entrega del programa, puedan obtener
información cada vez que lo requieran o bien puedan esperar al delegado.
 Prever obsequios

VISITAS TECNICAS

En algunos eventos se organizan actividades de índole técnica relacionadas con el evento, así se planifican visitas a
fábricas y o establecimientos. Esta actividades suelen ser organizadas y financiadas por empresas.

PROGRAMA TURÍSTICO
Dentro del marco del tema general que estamos tratando el motivo turístico es un apéndice de la participación en el
evento, por lo que se suele aprovechar esta oportunidad para planificar actividades de turismo en fecha previa o posterior
al evento. Estos paseos son una excelente oportunidad para mostrar las bellezas naturales y la cultura del lugar a
delegados e invitados, sitios de interés que muchas veces son desconocidos. Se recomienda contratar los servicios de
una agencia de viajes o una empresa especializada de turismo, para que se puedan planificar los cotos con antelación y
hacer las reservaciones de todos los servicios requeridos. Se debe enviar a los delegados toda la información detallada y
con suficiente tiempo de anticipación. De manera que estén en capacidad de tomar la mejor decisión.