Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Fecha:
Programa de formación: Nombre del programa de formación Abril. de 2017
Nivel: TECNICO
Versión 2.0
Sistema de Gestión
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PARAMETROS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. Elección del tema

2. Determinación del cubrimiento

3. Determinación del tipo de participantes

4. Fecha y duración

5. Sede del evento: Descripción de la sede, ubicación de sede con fácil

acceso, comunicación no muy lejos de los centros urbanos, con equipos
mobiliarios y utensilios necesarios.

6. Definición de comités: Describir las funciones de cada comité

correspondientes al evento a organizar. Comité académico, comité de
finanzas, comité de promoción, comité logística, técnico y de seguridad.

7. Plan de acción y Presupuesto: Plan con todas las actividades que se

deberán que se van a desarrollar durante el pre-evento, evento y post-
evento, al igual como se obtendrán y se gastaran los fondos. Debemos
tener en cuenta: Gastos de participantes, sede, promoción instalación
clausura, cuotas de inscripción (según los asistentes esperados),
requerimientos de equipos ayudas audiovisuales, mobiliario, utensilios de
los salones, montaje y adecuación de los salones de acuerdo a las
diferentes actividades a realizar. Para esto se debe elaborar el plan de
acción del evento con todas las actividades

Plan de acción para pre-evento, evento y post evento.

¿Qué actividad? ¿Cómo se va a ¿Qué se necesita ¿Quién es el ¿Cuándo se Observaciones

desarrollar la para llevar a responsable? va realizar la
actividad? Explicar cabo la actividad actividad?
de forma detallada (material
profesional para
la organización
de eventos,
equipos, talento
humano,
instalaciones
físicas)?
1.
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2.

3.

Presupuesto para pre-evento, evento y post evento

ACTIVIDAD CONCEPTO/ARTÍCULO CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

1. $ $
$ $
$ $
SUBTOTAL ACTIVIDAD $

2. $
$
$
SUBTOTAL ACTIVIDAD
IMPREVISTOS 10% $
TOTAL PRESUPUESTO $

8. Plano de distribución de espacios e identificación de salidas de

emergencias.

9. Programa oficial (para eventos académicos, deportivos y culturales). En el

caso de eventos deportivos y culturales, elaborar programa para el acto de
inauguración, desarrollo de las competencias, premiación y acto de
clausura. Cada parte del evento tiene un protocolo diferente.

10. Palabras de apertura y de cierre

11. Guion del acto protocolario (para eventos académicos, deportivos y

culturales). En el caso de eventos deportivos y culturales, elaborar un guion
protocolario, para el acto de inauguración, desarrollo de las competencias,
premiación y acto de clausura. Cada parte del evento tiene un guion
diferente.

12. Elección de los expositores o conferencistas, recolección de hojas de vida,

en caso de eventos académicos, para eventos deportivos convocatoria y
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formatos de inscripción de los equipos al igual que para eventos culturales.

Anexar evidencias.

13. Reglamento para eventos deportivos y culturales, debe ser claro el proceso
de convocatoria, inscripción, conformación de equipos, reglas para el
desarrollo de las competencias, proceso de eliminación y premiación.
14. Campaña promocional: Selección de los medios adecuados que permitan
llegar al público objetivo teniendo en cuenta el listado de participantes
potenciales. Elaborar material publicitario. Anexar evidencias de la
campaña promocional.

15. Definición del mobiliario: Listar los equipos y el material profesional para la
organización del evento. (estación de café, atril, distribución de sillas,
ubicación banderas, mesas si requieren, equipos, tarimas, de acuerdo a
cada tipo de evento).

16. Definir posibles patrocinadores del evento. Elaborar cartas para gestionar
recursos. Anexar cartas con los respectivos recibidos.

17. Cotizaciones. Anexar las cotizaciones de los equipos y materiales que se

requieran para ejecutar el evento.

18. Contrato. Elaborar contratos por la labor determinada para la contratación

del talento humano, al igual que el contrato entre en cliente que solicita el
servicio y la empresa.

19. Sistematización de la información: base de datos de toda la información

para el manejo de las memorias del evento, de las inscripciones,
escarapelas, listas de asistencia, diplomas y premiación.

20. Diseño de encuestas de satisfacción para determinar las acciones de

mejora del evento. Anexar encuestas.

21. Elaborar informe final del evento, el cual debe contener:

 Datos estadísticos del número de personas que participo en el

evento. Datos demográficos. Anexar listas de asistencia
 Informe sobre quienes fueron los patrocinadores del evento y cuál
fue su aporte.
 Descripción detallada del desarrollo del evento, identificando
aspectos positivos y aspectos por mejorar del mismo, por cada
comité.
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 Tabulación e interpretación de las encuestas de satisfacción.

 Presupuesto detallado sobre cuáles fueron los ingresos, gastos del
evento y costos de patrocinios.
 Evidencias fotográficas de la ejecución del evento
 Cartas de agradecimiento patrocinadores, con su respectivo
radicado.

22. Propuesta de acciones mejora para organizar un próximo evento.