Master en Ciencia y Tecnología desde el Espacio

Ingeniería y Gestión de Proyectos Espaciales

Tema II. Oportunidades de negocio con la

Agencia Espacial Europea

Daniel Meziat Luna y Agustín Martínez Hellín

meziat@aut.uah.es hellin@aut.uah.es

Contenidos
† Programas ESA
† Financiación de los programas
† Tipos de contratos con la ESA
† Proceso de participación
„ Estructura general de las ITTs
„ Estructura general de las Propuestas
„ Reglas generales de selección
„ Evaluación de las Propuestas
„ Relación entre ITT/Evaluación/Propuesta
† Consejos para escribir una buena oferta para la ESA
† Control y ejecución de los contratos con ESA
† Bibliografía y Referencias

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Programas ESA

† Obligatorios:
„ Programa científico http://sci.esa.int/
http://www.esa.int/esaSC/index.html
„ Actividades previstas en el presupuesto general
Ejemplos:
† Programa de Investigación Tecnológica
TRP – Technology Research Programme
† Programa de Estudios Generales
GSP – General Study Programme
† Opcionales:
„ Vuelos tripulados
„ Investigación en microgravedad
„ Observación de la Tierra
„ Telecomunicaciones
„ Navegación
„ Desarrollo de lanzadores
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Financiación de los programas

† Las actividades obligatorias se financian con

las contribuciones de los estados miembros
(función de su PIB)
† Cada estado miembro decide en que programa
opcional desea participar y la cantidad con que
desea contribuir, dentro de un mínimo estimado
† Sobre el 90 % del presupuesto (~ 3 Billones de €)
se invierte en contratos con la industria europea
† Aunque el principio básico de contratación es un
“concurso libre”, la ESA opera bajo la base de
“retorno geográfico” Ö a las industrias de cada
país cantidades más o menos equivalentes a la
contribución de dicho país

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Tipos de contratos con la ESA (I)

Según la modalidad administrativa

„ Concursos públicos
„ Negociaciones directas
Según la actividad a realizar:
„ Contratos para hacer estudios
„ Investigación y desarrollo (ej. Tecnologías Básicas)
„ Grandes desarrollos
(ej. Satélites, Estación Espacial, Lanzadores, …)
Según los tipos de precio
„ Precio fijo
„ Precio tope, para convertirse en precio fijo
„ Reembolso del coste
Según las fases que cubren

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Tipos de contratos con la ESA (II)

Iniciativas especiales de la ESA
† Programa para estados colaboradores europeos
(PECS – Plan for European Cooperating States)
Aproximación a estados miembros de la ESA
(plan de 5 M€ para 5 años)
República Checa, Rumania, Hungría, Polonia, Estonia* y Eslovenia*
† Iniciativa para incorporar PYMEs y Centros de Investigación
y Desarrollo
„ (Iniciativa SME - Small and Medium size Enterprises)
Medidas para ofrecer oportunidades de trabajar más con la ESA o
con contratistas principales (Primes)
Ejemplos:
† Anuncios de Oportunidades que reservan parte a SMEs
† Proporcionar soporte técnico y de ingeniería a SMEs
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Proceso de participación (I)
† Publicación de la oferta (EMITS) en la “Lista de
Invitaciones para Participar Previstas”
„ Se accede a la información básica
„ Los potenciales participantes pueden expresar su
interés y ver que otras compañías lo hacen
„ Hay libertad para contactar con los responsables
técnicos de la ESA para aclarar detalles técnicos
† Publicación de la oferta (EMITS) en la “Lista de
Invitaciones para Participar” (ITT)
„ Los que declararon su interés reciben notificación
automática del ITT, aunque es oportunidad abierta
„ Los contactos con la ESA sólo pueden ser a través de
la oficina responsable del contrato (por escrito).
Las respuestas a las consultas se publican en EMITS
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Proceso de participación (II)

† El limite temporal de presentación de ofertas es
muy estricto (día/hora, típicamente 13 h.).
El documento (en papel) debe estar registrado en
el establecimiento de la ESA en ese plazo.
† Entre las ofertas recibidas en plazo se hace un
primer filtrado de las que no cumplen
condiciones
† Evaluación (de las admitidas):
„ 100 Perfecta
‰ 50 Suficiente
„ 90 Excelente ‰ 40 Aceptable “rasamente”
„ 75 Muy buena ‰ 0 Insuficiente
„ 60 Buena
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Proceso de participación (III)
† Resolución de la Mesa de Evaluación de Ofertas
(TEB – Tender Evaluation Board)
Comité de Adjudicación (AC)
Comité de Política Industrial (IPC)
† Reunión de Negociación
„ Revisar la propuesta frente a los requerimientos ITT
„ Negociar un Plan de pagos
Las actas de la reunión forman parte del contrato final
† Firma de la versión final del contrato
Comienzo de la actividad
Notificación a los no seleccionados
(Informe breve oral sobre la evaluación de la propuesta)

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Estructura general de las ITTs

† Carta de presentación/Invitación (Letter of Invitation)

† Definición del trabajo (SOW-Statement of Work)
Requerimientos Técnicos y de Gestión
„ Introducción/Antecedentes
„ Objetivos
„ Descripción de tareas
„ Entregables
† Borrador de contrato (Contract Conditions)
† Condiciones especiales de la oferta (Special Tender Conditions)
† Clarificaciones

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Estructura general de las Propuestas
† Carta de presentación (Cover letter)
(Opcional: resumen ejecutivo)
† Propuesta Técnica
SOFSO
„ Introducción
Ejemplos
„ Discusión técnica SolO
„ Descripción técnica
† Propuesta administrativa
† Propuesta de Gestión
„ Estructura de los paquetes de trabajo (WBS)
„ Descripción de los paquetes de trabajo (WP)
„ Equipo y personal clave Planes básicos
„ Organización temporal (Schedule)
„ Entregables
† Propuesta Financiera Ejemplo completo
† Propuesta Contractual
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Evaluación de las propuestas (I)

Reglas generales de selección

† Calidad técnica

† Justicia e imparcialidad

† Economía

† Política industrial

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Evaluación de las propuestas (II)
Criterios típicos
1. Antecedentes y Experiencia
General y referida al campo específico, de la compañía y del equipo de la
propuesta (incluyendo la adecuación de las facilidades disponibles)

2. Comprensión de los requerimientos y objetivos. Discusión

de los aspectos críticos.
3. Calidad y adecuación del programa de trabajo propuesto.
Especialmente de la propuesta de ingeniería.
4. Adecuación de la gestión, coste y planificación para la
ejecución del trabajo.
5. Cumplimiento de las condiciones administrativas y
aceptación de las condiciones del contrato.
Los criterios 1,2 y 3 representan, habitualmente, un alto
porcentaje de la evaluación.
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Relación entre ITT/Evaluación/Propuesta (I)

ITT
Definición del trabajo (SOW)
• Descripción de tareas
• Requerimientos técnicos
• Requerimientos de gestión
Condiciones especiales
• Gestión
• Facilidades
Definición del trabajo (SOW)
• Introducción
• Ámbito y objetivos
• Descripción de tareas
• Requerimientos técnicos
• Restricciones
Definición del trabajo (SOW)
• Objetivos
• Organización del trabajo
• Descripción de tareas
Condiciones especiales
• Exigencias sobre WBS
• Exigencias sobre WPD
IGPE 2012
Criterios de Evaluación Propuesta
1. Conocimientos y experiencia Propuesta de Gestión
Experiencia (general y relacionada • Descripción de la/s compañía/s
con campo específico) de la • Personal clave, con sus CVs
compañía/s y del personal (incluyendo • Descripción de las facilidades
la adecuación de las facilidades necesarias para llevar a cabo el
propuestas) trabajo propuesto
2. Comprensión Propuesta Técnica
de los requerimientos y objetivos y • Introducción
discusión de las áreas de problema • Objetivos
• Análisis de compromiso de
factores contrapuestos*
• Discusión sobre potenciales áreas
de problema y aportación de
posibles soluciones
• Matriz de cumplimiento de los
requerimientos técnicos*
3. Calidad y adecuación Propuesta Técnica
• Programa de trabajo • Matriz de cumplimiento de los
• Propuesta de Ingeniería requerimientos técnicos*
• Descripción detallada del WP
• Salidas
• Filosofía de modelos*
• Propuesta de PA/QA*
* Si es aplicable
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Relación entre ITT/Evaluación/Propuesta (II)
ITT
Definición del trabajo (SOW)
• Objetivos
• Organización del trabajo
• Descripción de tareas
• Requisitos de gestión y de
cumplimiento de estándares
• Calendario y restricciones
Condiciones especiales
• Exigencias de Gestión
Definición del trabajo (SOW)
• Objetivos
• Organización del trabajo
• Descripción de tareas
• Requisitos de gestión y de
cumplimiento de estándares
• Calendario y restricciones
Condiciones especiales
• Exigencias Financieras
Carta de Presentación
• Medidas de política Industrial
Especial
• Otras instrucciones
Condiciones especiales
• Todas las secciones
Borrador de contrato
Criterios de Evaluación
4. Adecuación de
• La Gestión
• El Coste
• La Planificación
para la ejecución del trabajo
5. Cumplimiento de las condiciones
administrativas y aceptación del
contrato
Propuesta
Propuesta de Gestión
• Organización de la/s compañía/s
• Matriz de cumplimiento
• Procedimientos y Plan de Gestión
• Descripción detallada del WP
• Personal clave, función y
dedicación
• Planificación, incluyendo
diagrama de barras, definición de
hitos básicos, caminos críticos,
etc.
• WBS y descripción de WP
• Lista de entregables
• Plan de reuniones
Propuesta de Financiera
• Resumen de precios
(por compañía o por fase)*
• Desglose del coste, de acuerdo
con PSS-A2, A8
(por compañía y/o por fase)*
• Plan de pagos
(de acuerdo con la propuesta de
gestión y el borrador de contrato)
Toda la propuesta
(mirando los “aspectos formales” de
la respuesta a todas las condiciones
aplicables)
Propuesta contractual
• Estado de cumplimiento
• Comentarios

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (I)

Una buena propuesta es muy sencilla, lo que es

difícil es escribirla (P. Schiller)
Consejos generales
† Estar informado sobre la planificación de la ESA
„ Documentos programáticos
„ EMITS
„ Delegados nacionales
„ Contacto personal
† Estar preparado para iniciar las actividades
„ Estudios internos de la compañía
„ Preparación de un equipo

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (II)

Relación ESA Ö Solicitante

ESA Solicitante (Bidder)

Anuncio de la ITT Experiencia empresa (equipo)

Trabajo de
preparación

Invitation to Tender (ITT)

Propuesta

Criterio de evaluación

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (III)

Esquema de decisión
Habilidades
requeridas Proponer
Cubiertas completamente
según ITT (con o sin subcontratistas)

Cubiertas excepto
Buscar subcontratistas
partes específicas

Comparar

Sólo cubiertos Encontrar Prime, actuar

campos específicos como subcontratista

Mínimamente o nada No (Ahorrar dinero)

Habilidades
disponibles
en la empresa

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (IV)

Consejos específicos

(Aunque todo es bastante genérico, los detalles

específicos se refieren a la respuesta a una ITT de

Investigación y Desarrollo)

† Conocer la estructura de las ITTs

† Conocer la estructura de las Propuestas

† Conocer los criterios de evaluación

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (V)

Conocer la estructura de las ITTs

† Carta de invitación (Cover/Invitation letter)
† Definición del trabajo (SOW-Statement of Work)
Requerimientos Técnicos y de Gestión
„ Introducción/Antecedentes
„ Objetivos
„ Descripción de tareas
„ Entregables
† Condiciones especiales
† Borrador de contrato
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (VI)

Carta de invitación (I) (Cover/Invitation letter)

Contiene los aspectos esenciales para
caracterizar la actividad cubierta con la ITT:
† Referencia al correspondiente Programa de la
ESA y al Item de la actividad, tal como aparece en
la lista de ITTs previstas.
† El nombre de la oficina de contratos responsable
† Restricciones. Por ejemplo: países participantes
en un programa opcional
† Medidas especiales de la política industrial. Por
ejemplo: medidas a favor de las PYMEs
† Indicaciones sobre el tipo de precio
† Indicaciones sobre el rango de precios
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (VII)

Carta de invitación (II) (Cover/Invitation letter)

(continuación):
† Avisos sobre elementos importantes de la ITT, tales
como:
„ Secciones específicas del SOW
„ Artículos o condiciones especiales del borrador de
contrato
„ Elementos de las Especiales Condiciones para
Ofertar
† Condiciones formales de la oferta:
„ Duración del plazo para ofertar (típico de 6 a 10
semanas)
„ Lugar, Día y Hora final de entrega (típico 13 h.)
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (VIII)

Definición del trabajo (Statement of Work)

Constituye la base para elaborar las propuestas. Define:
„ Objetivos de la actividad
„ Organización general del trabajo
Tareas, incluyendo entradas, descripción del trabajo y
salidas
„ El producto o productos a entregar al final de la
actividad
„ Requisitos técnicos a cumplir, restricciones que han de
ser tenidas en cuenta, etc.
„ Requisitos específicos sobre la gestión de la actividad:
informes, reuniones, revisiones y entregables
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (IX)

Condiciones especiales de la oferta

Contiene instrucciones especiales de la ITT
† Da o repite información básica:
„ Longitud esperada de la propuesta
„ Duración del trabajo
„ Presupuesto disponible
† Incluye las cláusulas especiales, aplicables, en
relación con la política de suministros. Por
ejemplo, si hay actividades reservadas a PYMEs o
a organismos de investigación y desarrollo
† También contiene una lista de comprobación, para
ayudar a los ofertantes, antes de su remisión, a
que verifiquen que su propuesta esta completa

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (X)

Borrador de contrato

Contiene la versión actualizada de las Condiciones y

Cláusulas Generales para contratos con la ESA,

adaptadas a las necesidades de la actividad

cubierta por la ITT.

„ Refleja las reglas del juego.

„ Se espera el cumplimiento total

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XI)

Conocer la estructura de las Propuestas

† Carta de presentación (Cover letter)
(Opcional: resumen ejecutivo)
† Propuesta Técnica
„ Introducción
„ Discusión técnica
„ Descripción técnica
† Propuesta administrativa
„ Propuesta de Gestión
† Estructura de los paquetes de trabajo (WBS)
† Descripción de los paquetes de trabajo (WP)
† Equipo y personal clave
† Organización temporal (Schedule)
† Entregables
„ Propuesta Financiera
„ Propuesta Contractual
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XII)

Carta de presentación (Cover letter - Propuesta)

Debería, como mínimo, incluir:
† Nombres de los autores de la propuesta y nombre y
coordenadas de las personas de contacto durante el proceso de
oferta y los gestores técnico y contractual en caso de ganar
† Indicación clara del cumplimiento de los requerimientos técnicos
y de gestión, así como de las condiciones aplicables del contrato
y, en su caso, de las especiales medidas de política industrial.
† El precio estimado, tipo de precio y, si es aplicable, desglose por
subcontratista.
† Lista de subcontratistas, si es aplicable.
† Confirmación de la validez requerida para la propuesta
(Típicamente, 4 meses)
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XIII)

Propuesta Técnica

Introducción
Escribir
la propuesta
incrementando
Discusión
progresivamente
el nivel de detalle
(“principio del embudo”) Descripción

Salida = Objetivo
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XIV)

Propuesta administrativa (I)

† Propuesta de Gestión
„ Conocimientos y experiencia (relevantes Ö oferta)
„ Organización de la compañía/s.
Posición del equipo proponente dentro de la Cía
„ Personal clave, experiencia, funciones y dedicación
„ Lista de entregables
„ Plan de Gestión, Políticas y Procedimientos
„ Facilidades disponibles para la ejecución del trabajo
„ Estructura de los paquetes de trabajo (WBS) y
Descripción de los paquetes de trabajo (WPD)
„ Plan detallado de Revisiones y Reuniones de Trabajo
„ Planificación, incluyendo un diagrama de barras que
cubra la ejecución de las diferentes tareas y eventos
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XV)

Propuesta administrativa (II)

† Propuesta Finaciera
„ Información general sobre precios
† Tipo de precio
† Precio total
† Desglose de precios
„ Por fases (si es aplicable)
„ Por compañías (si se proponen subcontratistas)
„ Compromiso para llevar a cabo el trabajo requerido por el
precio ofertado
„ El desglose de precios ha de usar el formato del estándar
PSS-A
„ Plan de viajes
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 Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XVI)

Propuesta administrativa (III)

† Propuesta Contractual
Es la respuesta del ofertante a las condiciones del borrador
de contrato
La ESA espera el cumplimiento total e incondicional
El ofertante puede:
„ Proponer desviaciones sobre el borrador (sabiendo que se
considera negativo al evaluar)
„ Requerir la aplicación de sólo parte de la cláusulas
„ Completar lo que está en blanco en el ITT
„ Proponer un plan de pagos
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XVII)

Pasos recomendados (P. Schiller) para preparar una oferta (I)

Paso 1
† Leer todos los documentos (-leer de nuevo- marcar)

† Enfocar de manera especial el SOW

† Comprender “Objetivos” en SOW

† Extraer las tareas a realizar

(WPD Work Package Descriptions)

† Crear el árbol de paquetes de trabajo

(WBS Work Breakdown Structure)

† Leer SOW de nuevo. Comparar con el WBS creado

† Consultar con alguien que revise este primer paso

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XVIII)

Pasos recomendados (P. Schiller) para preparar una oferta (II)

Paso 2
Concentrarse en especificación/requerimientos
† Comprobar completitud y consistencia con WBS
† Comprobar disponibilidad de las destrezas requeridas en el
equipo/compañía
† Definir claramente las tareas de los subcontratistas
† Generar la estructura de la propuesta (índice de contenidos) y
el estudio lógico de las actividades, estableciendo su
planificación temporal.
† Desarrollar el equipo de trabajo para la propuesta
(Gestión/Técnico/Calidad)
† Discutir los requerimientos
† Desarrollar soluciones en equipo
(Lluvia de ideas Ö “Brainstorming”)
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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XIX)

Pasos recomendados (P. Schiller) para preparar una oferta (III)
Paso 3

† Leer SOW y Requerimientos

Comprobación de la consistencia del trabajo realizado hasta este

momento

† Comprobar WBS, Estudio lógico e Índice de contenidos

† “Comenzar” a escribir la propuesta

„ Definir el plan general de la propuesta

„ Asignar capítulos a personas responsables

„ Definir fechas de entrega de cada documento

„ Implicar a todo el equipo en las discusiones

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XX)

Pasos recomendados (P. Schiller) para preparar una oferta (IV)

Se recomienda evitar:

† La pura repetición del SOW

† Extensas consideraciones filosóficas

† Contribuciones inconsistentes de contratistas

† Quejas permanentes sobre la limitación del presupuesto

† Inconsistencia entre la matriz de cumplimiento y la descripción

técnica

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Consejos para escribir una buena oferta para la ESA (XXI)

Pasos recomendados (P. Schiller) para preparar una oferta (V)
Se recomienda hacer:
† Leer el ITT de nuevo y comprobar su cumplimiento
„ ¿Están reflejados los objetivos con claridad?
„ ¿La discusión técnica es completa y consistente?
„ ¿Se ha propuesto una línea base clara en la
descripción técnica?
„ ¿Son consistentes los paquetes de trabajo con la
propuesta técnica?
„ …
† Comprobar la legibilidad y comprensión con personas
ajenas a la preparación de la propuesta
† Aplicar los criterios de evaluación (1 al 3)
„ (Hacer una autoevaluación)
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Control y ejecución de los contratos ESA
Usa técnicas de control y monitorización:
„ Informes de progreso
„ Reuniones de progreso
„ Revisiones
„ Lista de acciones
„ Pagos
„ Penalizaciones
„ Cláusulas de cancelación
„ Etc.
Para vigilar que el contrato se ejecuta cumpliendo:
„ Especificaciones técnicas
„ Precio
„ Calendario
„ Entregables
„ Provisiones contractuales específicas
„ Etc.

Derechos intelectuales en los contratos con ESA

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Bibliografía y Referencias

† Página ESA de ¿How to do business with ESA?

http://www.esa.int/SPECIALS/industry_how_to_do_business/

† EMITS http://emits.esa.int/

† http://www.ecss.nl/
† Cursos de la ESA para preparar a las industrias

Especialmente:

ESA Training Courses for Industry

impartido en ESTEC en junio de 2007

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