FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Aplica las bases de la administración, a través del estudio de sus elementos teórico-
metodológicos, para identificar la función e importancia de ésta en la organización.
4. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Objetivo Particular

Esboza el proceso administrativo, señalando cada una de sus fases, identificándolo como método
básico de la administración para la planeación y toma de decisiones efectiva.

Generalidades

Toda empresa para conseguir su objetivo, tiene que desarrollar sus recursos (humanos, materiales
y técnicos) en forma equilibrada, lo cual se consigue con el acomodo o estructuración de cada
uno de aquellos, hasta formar un organismo, en el que cada una de sus partes, tienda a obtener el
objetivo del conjunto.

Esta organización debe, antes que todo, planearse concienzudamente, a fin de definir el problema
-que éste quede claro- y así se conocerán las soluciones al mismo, mismas que al ser analizadas,
mostrarán la acción a tomar, darán a la decisión y se podrá construir un programa pormenorizado,
del cual deben desprenderse los presupuestos, que periódicamente nos van a servir de
herramientas de control.

Teniendo el objetivo y habiendo planeado a fondo cómo conseguirlo, el siguiente paso es

organizar los recursos y estructurarlos en un organismo funcional, para lo cual es necesario
acomodarlos en la forma prevista, dividiendo el trabajo para determinar la cantidad de puestos y
sus categorías y, asimismo, fijar las labores adscritas a cada uno.

A continuación, se escogen los individuos que ocuparán dichos puestos, fijándose que los
atributos de estas personas llenen lo más posible o coincidan con las características de cada
puesto; de aquí los resultados que ahora se está en posibilidad de prever, la enseñanza o clase de
capacitación, que se le debe suministrar al personal para nivelarlo a las de los puestos. Después de
capacitado, debe delegársele la autoridad que sea necesaria, para que llevar a cabo su labor.

Una vez estructurados y acomodados los recursos de la empresa, el siguiente paso es conseguir
que cada uno de los ocupantes de los diferentes puestos diseñados sientan deseos e interés por
poner en obra la orden de… (ejecutar); por lo tanto, es necesario motivarles y, obtenido esto, se
facilitará la comunicación con ellos, con lo que estarán informados y conocerán las funciones que
deben desarrollar.

El administrador debe corroborar que el mensaje sea recibido, pues hasta entonces, se considerará
completa la comunicación. Cuando los esfuerzos de los individuos se están obteniendo, el
administrador deberá procurar conseguir la unidad de dirección, es decir, que todos los esfuerzos
se dirijan al objetivo, con lo cual estará en posibilidad de adecuarlos en cantidad, tiempo y
espacio, a fin de lograr la coordinación esencial para los mejores rendimientos.
Cuando la organización está funcionando según se ha explicado, es necesario comprobar o
controlar periódicamente sus logros; por lo que, basándose en los presupuestos desarrollados
durante la planeación se debe ahora, en primer lugar, medir los resultados con objeto de
compararlos con dichos presupuestos y posteriormente analizar las diferencias o desviaciones
respecto al objetivo a fin de corregirlas; es decir, hay que planear nuevamente para evitar la
desviación, hay que organizar o estructurar este planeamiento, hay que conseguir que el personal
asuma la solución del problema (ejecución) y, por último, controlar nuevamente la obtención del
objetivo.

El proceso administrativo debe, para su estudio, ser dividido en 5 partes esenciales:

Planeación, Organización, Integración, Ejecución y Control.

El proceso administrativo es único e inseparable en cada acto o etapa, si se estudia por separado
deja de funcionar como tal, denominándose función administrativa. Desde un punto de vista
conceptual y para su estudio, lo vamos a separar y así facilitar su comprensión.

Diversos criterios de división:

Lyndall F. Urwick, cita seis elementos:

 1. Previsión.
2. Planeamiento.
3. Organización.
4. Integración.
5. Mando (Dirección).
6. Control.
¿Que puede hacerse?
¿Qué se va a hacer?
¿Cómo se va a hacer?
¿Con que se va a hacer?
Ver que se haga.
Investigar que se hizo

Para analizar estas 6 partes, se divide en dos fases y para tener una mejor idea de dicho proceso
veremos cada uno de ellos.
Fase mecánica

4.1. Previsión.

Consiste en la primera etapa del proceso administrativo, aunque algunos autores la consideran
como parte de la planeación, la veremos de acuerdo a lo establecido por Urwick y Agustín Reyes
Ponce.

Concepto: Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por

medio de un organismo social, la investigación y valoración de cuales serán las condiciones
futuras que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción
posibles.

En pocas palabras, podemos decir que la previsión no es otra cosa que estructurar el futuro. Consta
de tres etapas para su realización:

 Objetivos o propósitos: que es fijar los fines.

 Investigación: es el descubrimiento y el análisis de los medios con que se puede
contar.
 Cursos alternos: son la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines
propuestos, para ver cuantas posibilidades de acción distintas existen.

4.2. Planeación.

Esta la parte más importante del proceso administrativo, pues si no se tiene ningún plan, es lógico
que no se tendrá nada que organizar, ejecutar o controlar, y, por lo tanto, no existirá la
administración.

La planeación, lleva involucrada la necesidad de imaginar y relaciona las actividades, al

desarrollarlas permitirán obtener una propuesta.

Toda planeación empieza con el deseo de conquistar un objetivo, debiendo considerar a

continuación las restricciones o limitaciones, es decir, el establecimiento de las políticas a
observar, con lo cual estamos en posibilidad de decidir los métodos a usar y, por ende, los
procedimientos para efectuar lo planeado, por lo que es posible hacer los programas, a fin de
considerar cronológicamente las diferentes actividades a desarrollar.

Para llevar a cabo la planeación de una manera lógica, debe procederse como en cualquier otro
plan, ya, sea de ingeniería civil o electrónica. Primero, por considerar el objetivo y de ahí se
"retrocederá" hasta llegar a la primera labor por efectuar. Por ejemplo, si se desea poner aire
acondicionado a algún local, se empieza primero por determinar, de acuerdo al volumen de éste,
cuál es la temperatura y humedad que debe existir en él, con lo que se conocerá la potencia
necesaria en el equipo de aire acondicionado, así como la disposición de éste, y,
consecuentemente, se estará en posibilidades de calcular, la energía que debe entregarse al equipo
para su correcto funcionamiento, lo cual nos proporciona los datos necesarios para dimensionar
los fusibles y conductores que llevarán al equipo dicha energía. Sería infructuoso proceder en
forma contraria, es decir, empezando por los conductores hasta terminar con el volumen de
aire acondicionado que éstos pueden
entregar; es claro que se tendría algún resultado después de varios intentos, pero seguramente por
casualidad se llegaría al óptimo.

También en la planeación administrativa debe seguirse esta mecánica, a saber: primero decidir
cuándo y a donde se quiere llegar; después, partiendo de este supuesto, es necesario considerar
nuestras limitaciones de acción, nuestros recursos (hombres, materiales, métodos, etc.) y, por
último, dimensionar las labores en monto (cantidad de trabajo por efectuar) y tiempo.
Hasta este momento podremos saber, a ciencia cierta, cuándo podemos empezar para terminar en
la fecha propuesta y, además, ahora podremos presuponer las acciones, costos y tiempo, que se
deben suceder periódicamente, con el fin de vigilar y corregir las probables desviaciones al
objetivo.

Vemos, por lo tanto, que la planeación es una toma de decisiones constante y que involucra lo
siguiente:

 Objetivos.
 Políticas.
 Planeación.
 Procedimientos.
 Programas.
 Presupuestos.

Objetivo. Es el resultado final al que se desea llegar; el objetivo orienta los esfuerzos del
dirigente y aclara el panorama, facilitando la previsión de las acciones que hay que tomar para
conseguirlo. Durante las juntas de planeación, el objetivo debe ser perfectamente discutido y
aclarado hasta poder enunciarlo por escrito a todos los integrantes y éstos deben estar
plenamente de acuerdo con el mismo.

Ejemplo de objetivos:

De Personal
 Aumentar el interés del personal por conseguir su autorrealización.
 Mejorar las relaciones obrero patronal.
 Reducir los accidentes de trabajo.

De un Departamento de Producción
 Aumentar la producción anual en un 7% con respecto al año anterior.
 Disminuir el desperdicio de materiales.
 Mejorar el procedimiento de producción de botellas de vidrio.

De un Departamento de Ventas
 Conquistar el mercado de la ciudad de Torreón.
 Mejorar el procedimiento de pedidos y entregas.
 Vender el producto que no tiene demanda.
Políticas. Estas son normas que limitan las acciones de la organización y pueden ser escritas,
verbales o simplemente sobreentendidas; su importancia está en la orientación que proporcionan
a la administración, para poder conquistar el objetivo, dentro de los límites que imponen los
recursos de la empresa y considerados en la planeación.

También permiten una mejor delegación de la autoridad, ya que con las políticas establecidas y
perfectamente conocidas, los supervisores, gerentes o mandos de cualquier nivel, pueden normar
su criterio facilitándoles la torna de decisiones, pues éstas les indican, aunque en términos
generales, lo límites que tienen durante su actuación.

Existen muchos tipos de políticas de acuerdo con la función en la cual deben aplicarse (ventas,
producción, economía, etc.) y todas ellas son generalmente normas amplias y dinámicas.

Es necesario que en toda empresa existan las políticas escritas, aunque hay casos especiales en
que éstas pueden ser implícitas, como lo son aquellas que norman el criterio sobre asuntos
confidenciales o delicados. La alta gerencia debe decidir cuáles son las políticas que deben
formar el manual escrito y cuáles otras deben entenderse como políticas implícitas y conocidas
por un escogido número de dirigentes.

Procedimiento. El procedimiento es una serie de labores interrelacionadas cronológicamente y las

cuales constituyen la forma de efectuar un trabajo.

En el momento de la planeación y de acuerdo con el objetivo a conquistar, se estudian los

diferentes trabajos por realizarse, a fin de coordinar y relacionar cada una de sus partes. Este
estudio generalmente es concienzudo y detallado, con el propósito de permitir la elaboración de
procedimientos sencillos para lograr que éstos fácilmente se vuelvan rutinarios.

El estudio que aquí debe realizarse se hará sobre hechos concretos, sin suposiciones ni
ambigüedades y tomando en cuenta, además del objetivo, los recursos humanos y materiales con
que se cuenta y la clase de trabajo a desarrollar, ya que puede tratarse de una labor tan repetitiva,
que exija estudios muy profundos para lograr su máxima simplificación.

Métodos. Estos corresponden a una parte de un procedimiento e indican la manera de hacer una
labor específica, generalmente por un solo hombre. Cuando se quiere mejorar un procedimiento,
es necesario estudiar cada uno de sus métodos, a fin de tratar de eliminarlos, sustituirlos o
modificarlos; esta operación corresponde a la ingeniería de métodos, de la cual hablaremos
someramente más adelante, y es precisamente, lo que hace posible la simplificación del trabajo
de cualquier tipo (administrativo, de mantenimiento o de producción).

Como corolario de lo antes mencionado, se deduce que en toda empresa deben existir manuales
de procedimientos escritos y perfectamente explicados, con el objeto de que el personal que ha
de ponerlos en práctica los conozca a fondo y en caso de duda pueda tener la fuente de
información necesaria.
Aun en el caso de que se tengan métodos y, por lo tanto, procedimientos deficientes, es preferible
construir con ellos el manual necesario y no esperar hasta que sea posible su depuración, ya que
ésta vendrá más rápida y fácilmente al estudiar el manual existente, pues lógico que se tendrá
alguna experiencia al respecto. No así cuando los procedimientos existen sólo implícitos,
entonces la empresa vive un caos originado por ideas equivocadas de cada sobrestante o
supervisor, al tratar de aplicar procedimientos que ellos suponen mejores y que con el tiempo van
cambiando, hasta en la mente de la misma persona. Conforme ésta avanza en nueva experiencias
y conocimientos.

Programas. Los programas son listas o gráficas que muestran claramente la línea de conducta que
ha de seguirse para alcanzar el objetivo; en ellos también se indica quién debe hacer cada trabajo,
cuándo empezarlo y cuándo terminarlo, por lo que facilita la coordinación de los recursos, al
equilibrar estos o con las necesidades a cubrir.

Los programas son producto de la planeación y serán más valiosos y exactos mientras la
planeación sea ejecutada con más cuidado y esmero. No se pueden obtener buenos programas, sin
tomar en cuenta una planeación perfectamente ponderada, pues dichos programas tendrán bases
tan deficientes, que su variabilidad los hará inservibles, generalmente poco tiempo después de
haberlos hecho.

Es claro que, no existen programas invariables, pero es una verdad indiscutible que mientras más
acuciosa sea la planeación, más firmeza y seguridad habrá en el programa, el cual no tendrá que
ser revisado con tanta frecuencia, lo cual simplifica grandemente las labores de control.

Presupuestos. Estos son formatos especialmente trazados y que muestran las necesidades o
resultados futuros a los que se presupone llegar. Los presupuestos se elaboran con base a los
programas resultantes de la planeación y pueden indicarse en diferentes unidades, y no
exclusivamente la monetaria; así, pueden existir presupuestos de mano de obra, de materiales, de
horas extras, de ventas o, de producción.

Los presupuestos son imprescindibles para llevar a cabo el control, ya que en base a ellos se
puede comparar lo obtenido y saber el grado de desviación que se pudo haber efectuado, para
aplicar el correctivo que se juzgue necesario.
4.3. Organización.

Organizar es estructurar y dar forma a un complejo previamente planeado, disponiendo los

recursos de la empresa (hombres, máquinas, materiales, etc.), de tal forma que ésta pueda
funcionar según lo previsto en la planeación. Así, por ejemplo, si se ha planeado para controlar la
calidad de determinado producto y se decide que es necesario disponer de un puesto de ingeniero
industrial, un ayudante y una secretaria, necesitándose además tres escritorios, una máquina de
escribir, un vehículo, archiveros, aparatos de pruebas, entre otros.

Organizar esto obliga a definir las labores de cada puesto (análisis de puesto), escoger al personal
adecuado para ocuparlos, así como disponer en forma funcional al resto de los recursos
(escritorios, máquina de escribir, vehículo, etc.), verificando que cada uno pueda servir para
desarrollar plenamente su labor; sobre todo, tratándose de los recursos humanos (ingeniero
industrial, ayudante y secretaria); éstos deben conocer perfectamente las exigencias de su puesto y
de los que tienen nexos con el mismo, a fin de que pueda delegárseles a estas personas la
autoridad necesaria.

En muchas empresas es costumbre que su organización quede a cargo de los jefes de cada
departamento, quienes, sin conocimiento en la materia, "organizan" sus oficinas de la manera que
creen más adecuada. Esto es contrario a todo buen juicio, pues dichas empresas crecen como
fenómenos, con los consiguientes perjuicios de altos costos y pérdida de coordinación
interdepartamental.

Lo indicado es hacer responsable a un departamento especializado, a las órdenes de la dirección

general, a fin de que estudie la proyección de la empresa a 10 ó 15 años y establezca premisas de
organización para ese entonces. Así se tendrá una idea del desarrollo genera de la misma,
pudiendo prever el de cada departamento, organizado, cada uno de éstos de acuerdo con las
necesidades del conjunto y no en una forma individual.

Con este se puede establecer un programa anual de organización de cada entidad, lo que evitará
no contar con los recursos necesarios a tiempo, pues éstos estarán previstos. Cada año se revisará
el programa, actualizándolo de acuerdo con las modificaciones obligadas por cuestiones
imponderables.
ELEMENTOS DE ORGANIZACIÓN

División del trabajo

Es la separación y delimitación de actividades con el objeto de efectuar con mayor precisión,

eficiencia y menor esfuerzo las funciones de la empresa por medio de la especialización y el
perfeccionamiento en las labores. Se logra a través de tres etapas:

1.- Jerarquización: Es la disposición de una organización por orden de rango, grado o

importancia.

Los niveles son el conjunto de órganos agrupados con el grado de autoridad y responsabilidad
que posean, independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica la
definición de la estructura de la empresa a través del establecimiento de centros de autoridad y
comunicación que se relacionen entre sí con precisión.
2. Departamentalización

Es la división y el argumento de funciones y actividades en unidades específicas, con base en su

similitud (principio de especialización).

Se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus
diversas actividades, siendo los tipos de departamentalización más comunes son los siguientes:

3. Descripción de Funciones

Después de establecer los niveles jerárquicos y departamentales de la empresa es necesario definir

claramente las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades de
trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización. Esta última etapa de la
división del trabajo consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y
actividades necesarias para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo; la descripción de
funciones se realiza principalmente a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de
distribución del trabajo.
Coordinación

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin
de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos

Nace la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos de los individuos para realizar
eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la
división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente
con la coordinación, que no es más que lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y
resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad y que se sincronicen. La función básica de
la coordinación es lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados
en el grupo social.

FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN

Para organizar, hay que atender a los siguientes factores:

 Puestos.
 Hombres.
 Autoridad.
 Responsabilidad.

Puestos

Como hemos visto, al planear la forma de obtener un objetivo, generalmente se llega a la

necesidad de organizar un complejo que lo logre, Por lo tanto, el primer paso es organizar todas
las labores a realizar, separarlas en grupos afines de funcionalidad, determinar en forma
aproximada, las horas-hombre de cada grupo, con el objeto de decidir cuántos puestos de esa
categoría son necesarios (uno por cada hombre).

A continuación se hace el análisis de puestos, con el propósito de saber no sólo las labores que
corresponden a cada uno de ellos, sino su descripción genérica, el grado de habilidad (instrucción,
experiencia, destreza), esfuerzo (físico y mental), responsabilidad (propia y ajena) y, por último,
las condiciones de trabajo a que van a estar sometidos los ocupantes de dichos puestos.

El análisis de puestos nos va a permitir hacer una buena selección de personal, de desarrollo bien
equilibrados y facilitará la administración de sueldos y salarios.

Hombres

Conociendo el puesto, estamos en posibilidad de escoger a la persona más adecuada, pues

sabemos qué atributos necesitaremos de ella, por lo que la selección estará basada en el análisis
del puesto. Es muy raro encontrar a la idónea, por lo menos, podremos saber qué atributos le
faltan a la que hayamos seleccionado, para desempeñar sin dificultad su puesto, y es lógico que la
empresa debe facilitarle los medios necesarios (cursos, libros), para que se complemente y si es
posible, progrese en su puesto.
Debemos recordar que siempre hay que llevar el hombre al puesto y no el puesto al hombre.
Desgraciadamente esto todavía se observa en muchas de nuestra, empresas, que por razones
políticas o de cualquier otra índole, menos administrativas, “hacen” puestos para colocar
personas.

Autoridad

Ya estando las personas ocupando sus puestos, es indispensable delegarles la autoridad necesaria
para la buena función del mismo.

El superior delegará esta autoridad, de acuerdo con la capacidad que el subordinado tenga para
hacer buen uso de ella, pero no le delega la autoridad, si considera el superior la existencia de
deficiencias en su subordinado.

Es responsabilidad del superior, facilitar y reforzar la instrucción de su subordinado, capacitarlo

para que ésta ejerza toda la autoridad que necesite; cuando esto se consigue, se obtiene
automáticamente que los subordinados acepten la responsabilidad que trae aparejada la autoridad
de que hacen uso. Es necesario hacer hincapié en la autoridad, o sea, la facultad de dirigir y
controlar a los subordinados, no debe basarse en el uso de la fuerza, o la compulsión, sino en la
persuasión, en sanciones adecuadas al caso.

Se puede considerar que hay dos tipos de autoridad, aquella que se exige por parte del superior y
aquella que por voluntad da el inferior, al reconocer en el jefe ciertos atributos que lo catalogan
como su líder ideal.Y para que un supervisor, gerente o director, pueda dar órdenes razonables, es
indispensable estén seguros de que el subordinado posee los recursos necesarios para cumplir con
tales órdenes, recursos materiales, técnicos y personales, es decir, que además de contar con las
herramientas, los vehículos y los materiales, también cuente con los conocimientos que exige su
puesto y, además, que se encuentre lo suficientemente motivado, a fin de que exista en él la
conjugación del querer y del poder.

La autoridad se puede definir como la facultad que tiene una persona para dar órdenes y exigir que
se cumplan, encaminadas a la consecución de los objetivos de la organización.

Tipos de autoridad:

 Formal. La que se recibe de un jefe superior para ejercerse sobre los subordinados.
La cual, a su vez puede ser lineal; se ejerce por un jefe sobre una persona o grupo,
y funcional; ejercida por uno o varios jefes que manden sobre funciones distintas.
 Técnica. Se da en razón del prestigio, la experiencia que una persona posee sobre
determinada materia.
 Personal. Es la que poseen las personas en base a sus atributos morales, sociales y
psicológicos.
Delegación

 Para delegar con éxito, debemos identificar las funciones, que los subordinados
pueden asumir con mayor facilidad.
 El delegar es más que una simple asignación de autoridad.
 Requiere demostrar una confianza sincera, en las habilidades de los subordinados,
para ejecutar efectivamente las funciones delegadas.
 La delegación debe darse tanto con el corazón como con la cabeza, cuando no somos
sinceros con los subordinados, éstos nos pierden confianza.
 Debemos capacitar a los subordinados para asumir autoridad y responsabilidad.
 Enseñarlos a ejecutar eficientemente las tareas, además, a que aprendan de sus
propios errores.
 Crear confianza en sí mismos y motivarlos con incentivos, ya sea económicos o de
otro tipo.

Concepto de Delegación. Con lo anteriormente expuesto, podemos decir que delegar es conceder
autoridad y responsabilidad a los subordinados, para que realicen exitosamente sus funciones.

Mando

La forma en que puede ejercerse el mando es como sigue:

Concepto de Órdenes. Consiste en el ejercicio de la autoridad, a través del cual, un superior transmite
a un inferior, la indicación de que una actividad debe ser llevada a cabo.

Concepto de Instrucciones: Lineamientos que habrán de tomarse en consideración, para llevar a

cabo determinada acción.

Tanto las órdenes como las instrucciones, deben darse ya sea de forma verbal o escrita.

Responsabilidad

Esta es la obligación que tiene una persona de responder ante sus superiores, por su actuación,
durante el desempeño de sus labores. La responsabilidad no puede delegarse como la autoridad,
es decir, el superior puede delegar autoridad a un subordinado, pero no por eso deja de ser
responsable ante su jefe, del buen o mal uso que el subordinado pueda dar a la autoridad que le fue
delegada.
Fase dinámica

4.4. Integración

Importancia

La integración, se debe dar en forma constante dentro de la empresa, lo anterior, debido a los
cambios que se puedan ir presentando.

Para llevar a cabo los planes y programas previamente establecidos, es necesario contar con los
recursos materiales, humanos y técnicos, que nos permitan desarrollar eficientemente las
actividades de la organización.

El recurso humano dentro de cualquier organización, es un factor determinante para lograr las
metas fijadas, ya que de acuerdo a su accionar, se podrán optimizar los recursos con que cuenta la
empresa. Lo que se pretende mediante la integración, es contar con el elemento humano, acorde a
los puestos de la organización. Tenemos que concientizarlo de los objetivos, además, invitarlo a
que desarrolle su máxima capacidad en beneficio personal y de la empresa.

Aspectos para una integración eficiente:

1. Independientemente de las funciones que tenga que desarrollar el elemento humano en

la organización, éste debe reunir las características deseables para su desarrollo
adecuado. Esto es, adaptar al personal a las funciones y no éstas al personal.

2. Debemos proveer a cada miembro, de los elementos necesarios, para el desarrollo

eficiente de las actividades inherentes al puesto.

3. Para llevar a cabo la integración del personal a la empresa, es necesario:

a) Realizar el reclutamiento de candidatos a ocupar un puesto en la empresa.

b) Seleccionar de entre esos candidatos, al más apto para ocupar el puesto, de acuerdo a
las técnicas utilizadas para tal efecto.
c) Una vez que se tiene el candidato, conjuntarlo con los objetivos de la organización, así
como con el ambiente de trabajo, un apoyo puede ser el manual del empleado.
d) Por último, capacitarlo en cuanto al desarrollo de sus habilidades y aptitudes, en
función del puesto para la obtención de su máximo desenvolvimiento.

Además, es conveniente inducir al personal de nuevo ingreso y al ya existente, para que conozcan
todos los puestos (cómo funcionan, actividades principales que realizan, herramientas que
utilizan) de la organización; esto, con el fin de tener otras opciones, en el supuesto caso de que
algún trabajador renuncie, o que por situaciones de accidente tenga que dejar de prestar sus
servicios temporal o definitivamente.
4.5. Dirección

Dentro del proceso administrativo, encontramos la etapa de dirección, considerada dentro de la

fase dinámica, la cual, reviste gran importancia debido a su ejercicio en cualquier organización.
La función de dirección, está íntimamente ligada con la propia administración; motivo por el cual,
algunos autores la consideran el corazón o esencia de la administración.

La dirección es parte medular de la administración, porque cuando dirigimos, se aplican en mayor

porcentaje las funciones inherentes a la administración. Existen varios conceptos sobre dirección,
de los cuales se describirán algunos de ellos:

Kontz y O’donell, dicen: Es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados.

Joel J. Lerner y H.A. Baker, señalan: Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación
del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad a través de la
motivación y la supervisión.

Leonard J. Kasmier menciona: Es la guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para
alcanzar las metas de la organización.

De acuerdo a los conceptos plasmados por los autores en torno al concepto de dirección; se
concluye con lo siguiente: La Dirección, es la función de guiar y supervisar a los subordinados,
motivándolos a la unión de esfuerzos para el logro de los objetivos de la empresa, en base a los
planes establecidos.

De la conceptualización anterior destacan elementos como:

• Guiar.
• Vigilar.
• Esfuerzo de los subordinados.
• Motivación.
• Logro de metas.

La importancia de la dirección radica en que a través de ella, se va a verificar que las actividades
se realicen como fueron planeadas y organizadas, para la consecución de los objetivos de la
empresa. Además, se ejecutan los planes y políticas previstas, en las etapas que la anteceden.

El proceso de dirección influye en la moral del elemento humano, encaminada a la elevación de

la productividad; si se aplica eficientemente, se alcanzarán los objetivos de la empresa, mediante
la comunicación, se logrará que todas las áreas trabajen de manera coordinada, para el buen
funcionamiento de la empresa.
Principios

Coordinación de intereses. Para que se puedan lograr los objetivos de la organización, es

necesario que el proceso de dirección esté enfocado a los intereses de la misma; esto trae implícito
el interés que puedan tener los subordinados para alcanzar las metas previamente fijadas; además,
todos los objetivos de los departamentos que integran a la empresa, estarán encaminados a la
obtención de un fin general.

Impersonalidad de mando. Es conveniente que los subordinados tengan responsabilidad

solamente ante un supervisor, así podremos tener menor problema en cuanto a la interpretación
de las instrucciones; también se puede mencionar que la autoridad se da como una necesidad de
la empresa, y es precisamente de esta forma como el director debe de entender su función,
procurando no abusar de la autoridad. Además, los problemas familiares no deben reflejarse
dentro del ambiente de trabajo de los subordinados, ya que esto ocasiona ciertas situaciones
perjudiciales para la empresa.

Supervisión directa. Otro aspecto que analizar es referente a la supervisión que debemos llevar a
cabo como dirigentes, siendo esta de manera directa.

El hecho de supervisar no es simplemente vigilar a los subordinados desde el escritorio; se

requiere acudir al área donde se realiza el trabajo, esto es, con la finalidad de apoyar y si es
necesario comunicar la forma en que deben desarrollarse las actividades en base a los
lineamientos establecidos.

Vía jerárquica. Al transmitirse una orden, debemos seguir los conductos previamente
establecidos, de tal forma que sea transmitida mediante los niveles jerárquicos; esto se hace con
la finalidad de evitar problemas, lo cual trae pérdidas a la empresa.

Resolución de conflictos. En toda organización surgen conflictos de diversas índoles, estos deben
irse resolviendo de la mejor manera. Desde el momento en que aparezca un conflicto en la
empresa, debe resolverse lo antes posible. Debemos actuar y tomar decisiones oportunas y
contrarrestar su posible expansión a las diversas áreas de la empresa. No siempre, las decisiones
que se toman en torno a la resolución de un conflicto, son las idóneas; sin embargo, es
conveniente que esto suceda y no que el conflicto permanezca, ya que ocasiona incertidumbre en
el personal y, por lo tanto, disminuye el rendimiento del mismo.

Aprovechamiento del conflicto. Cuando se presenta un conflicto en la empresa, es un síntoma de

que algo esta fallando, pero un conflicto puede ser constructivo, ya que mediante éste tendemos a
forzar a nuestra mente, a buscar soluciones que sean ventajosas para ambas partes (Mary Parker
Follet).

Debemos tener la capacidad de aprovechar los conflictos, sin que éstos sean una limitante para la
consecución de los objetivos de la organización. Se considera que en cada conflicto que se nos
presente, debemos adquirir la experiencia para enfrentar con madurez los subsecuentes, y así
evitar pérdida de tiempo y las implicaciones que trae consigo.
Etapas de la dirección

 Toma de decisiones.
 Motivación.
 Comunicación.
 Supervisión.

Toma de decisiones

Importancia. La toma de decisiones, se puede definir como la selección consciente de varias

alternativas.

La toma de decisiones normalmente se lleva a cabo en cada una de las etapas del proceso
administrativo, ya sea para fijar objetivos, elegir ciertos métodos y determinar controles. Al tomar
una decisión está en juego el éxito o fracaso de la organización, por ello, debemos seleccionar la
mejor opción de acuerdo a los recursos con que cuenta la empresa.

Existen varias técnicas para la toma de decisiones, sin embargo, no podemos hablar de una que se
catalogue como la mejor. Estas van de acuerdo a la naturaleza del problema, además de la
persona que la aplica; esto, debido a que cada ejecutivo tiene la herramienta a utilizar acorde a la
situación que se presente.

Recomendaciones para la toma de una buena decisión

Identificación del problema. Debemos definir claramente el problema a solucionar, ya que así la
decisión será más efectiva.

Analizar detalladamente el problema. Al identificar el problema, es conveniente determinar sus

elementos, conocer las posibles soluciones, asegurarnos de tener toda la información necesaria
para una buena decisión.

Evaluación de alternativas. Aquí realizaremos un comparativo de todas las alternativas, a fin de

determinar sus ventajas y desventajas, tomando en consideración los recursos para su acción.

Elección de alternativas. Una vez realizada la evaluación de las alternativas, procederemos a

eliminarlas, hasta llegar a la que nos traiga mejores resultados. Además, debemos elegir o tener en
cuenta otras alternativas para cuando se nos presente otra situación que resolver.

Poner en práctica la decisión. En base a la alternativa elegida, aplicarla de acuerdo al plan

establecido, el cual contempla recursos, programas; necesarios para la implantación de la
decisión.

El hecho de llevar a cabo los puntos antes descritos, no garantiza que la decisión va a ser la
acertada; sin embargo, existen grandes posibilidades de lograr el éxito conjugando la capacidad y
habilidad que tenga el administrador para enfrentar la situación.
Motivación

Importancia: Todo administrador de una empresa, debe tener el don de saber motivar a los
subordinados; este factor se considera tanto importante como complejo. Sin embargo, a los
subordinados los tenemos que hacer sentir parte de la empresa, debemos influir en su moral; de
acuerdo a nuestro comportamiento se elevará el estado de ánimo de nuestros trabajadores y como
consecuencia habrá un incremento en la productividad.

Se considera que en muchas organizaciones desafortunadamente, el aspecto motivacional hacia los

trabajadores pasa desapercibido; sin embargo, de acuerdo a la experiencia laboral, ésta debe
manifestarse por encima de cualquier situación. Una simple felicitación verbal por los trabajos
realizados, sería más que una recompensa económica.

En términos generales, en toda organización el aspecto motivacional debe estar siempre presente,
impulsando a lograr la superación personal como de la empresa, todo esto encaminado a la
obtención de los objetivos trazados.

Varios autores han desarrollado sus teorías sobre la motivación en las organizaciones, los factores
que influyen en la conducta de los trabajadores; y en general, el aspecto motivacional que incide
sobre el elemento humano en el desempeño de sus labores.

Teorías de la motivación

Se analizan dos teorías, las cuales se consideran importantes y completas: La primera de ellas es
la de Abraham H. Maslow, la cual ya se vio con anterioridad y que refleja los motivos de la
siguiente forma:

 Fisiológicas: Comer, dormir.

 Seguridad: No amenazas del medio.
 Pertenencia: Compartir sentimientos.
 Estimación: Afecto de las demás personas.
 Autorrealización: Satisfacción de lograr algo.

La segunda, es la Teoría de Frederick Herzberg, la cual se divide en varios factores:

Factores intrínsecos Factores extrínsecos

Factores de motivación Factores higiénicos Factores
Factores satisfactorios de insatisfacción

 El reconocimiento.  La supervisión
 El logro.  Comunicación.
 El ascenso.  Seguridad del trabajo.
 La responsabilidad.  Condiciones de trabajo.
 El trabajo en sí.  Prestaciones.
 La posibilidad de mejorar.  El pago.
Comunicación

Importancia: Cuando se habla de comunicación, no nos referimos concretamente a las

características en que se requiere cierto producto, también la utilizamos enfocada a lograr un
ambiente de trabajo óptimo que permita al subordinado desarrollar todo su potencial.

La comunicación juega un papel importante dentro de la empresa, de ella depende en gran parte
que las actividades se lleven a cabo de manera coordinada en las diferentes áreas de trabajo. La
información debemos proporcionarla de manera clara, es necesario contar con sistemas de
comunicación, que nos permitan tener el mínimo de errores, ya que esto nos trae bajo
rendimiento en la producción y la obstaculización de los objetivos de la empresa. La
comunicación se debe dar vía telefónica, por correspondencia, manuales y revistas, respetando
siempre los niveles jerárquicos.

Cuando no existe buena comunicación dentro de una organización, se originan conflictos, que
van en detrimento de los intereses de la empresa. Debemos preparar la comunicación antes de
proporcionar cualquier tipo de información, ser claros para que ésta no se desvirtúe, lo cual trae
como consecuencia bajo rendimiento y cierta incertidumbre de quien no la recibe de manera
efectiva.

Elementos de la comunicación

Emisor Transmisor Receptor Contenido Respuesta Ambiente

Donde se Medio o canal Quien recibe y Mensaje que Retroalimentac Elementos que
origina la donde fluye la debe interpretar queremos ión, reacción intervienen en
comunicac comunicación el mensaje transmitir de quien la el proceso de
ión recibe comunicación

Clasificación de la Comunicación. La comunicación se puede dar de manera formal ó informal:

Se dice que existe comunicación formal, cuando ésta se origina en la estructura precisamente
formal de la empresa. Y puede ser: órdenes, correspondencia, reporte de trabajo; por mencionar
algunos. Por el contrario la comunicación informal surge de los canales no fijados en la
organización, por ejemplo: comentarios, rumores, chismes. También la comunicación puede fluir
vertical u horizontalmente, y se transmite en forma verbal ó escrita.

Vertical Horizontal Verbal Escrita

De un nivel Niveles jerárquicos Personal, Correspondencia,

administrativo superior a semejantes: Memoranda, telefónica memoranda,
uno inferior: Reportes, circulares, juntas, mesas folletos, informes
manual de redondas
organización, avisos
en tableros
Aspectos a considerar para una comunicación efectiva:

 La comunicación debe darse en forma clara y sencilla, con términos comúnmente usuales.
 El mensaje debe llegar íntegro, el contenido no debe sufrir distorsiones, para que el receptor
lo reciba como originalmente fue enviado.
 Se debe cuidar que el mensaje sea transmitido en un ambiente de cordialidad,
aprovechar el momento propicio para enviarlo.
 La comunicación debe ser lo más precisa posible, ya que cuando caemos en excesos puede ser
no interpretada.
 Debemos adaptar la información a quien la recibe y no a quien la emite; esto se hace para que
el mensaje sea comprendido.
 Tenemos que ir actualizando los sistemas y canales de comunicación, ya que, conforme crece la
empresa, se vuelve cada vez más difícil el proceso comunicativo.

Barreras de la comunicación

 Uso inadecuado del lenguaje.

 Problemas psicológicos de quien da o recibe el mensaje.
 Distinto nivel cultural entre el emisor o receptor.
 Canales demasiados largos, papeleo excesivo.
 Problemas de audición de quien recibe el mensaje o explicación de quien lo envía

Supervisión

Para supervisar debemos analizar las características del ambiente de trabajo, conocer la
tecnología que se emplea en el proceso productivo, considerar el grado de cultura del trabajador,
entre otras.

Concepto: Se puede definir como la misión de vigilar a los subordinados, para que éstos realicen
las actividades como fueron programadas y así se logren los objetivos de la empresa.

Como supervisores de una empresa: Seremos encargados de verificar que las cosas se hagan
como fueron ordenadas; transmitiremos órdenes, información; además, recibiremos las inquietudes,
necesidades, temores de los trabajadores Y estaremos en contacto directo con los trabajadores.

Funciones del supervisor

 Distribución del trabajo.

 Trato cordial a los subordinados.
 Calificar e instruir al personal.
 Recibir quejas de los subordinados y mantener la disciplina.
 Elaboración de informes.
 Coordinarse con los demás jefes.
4.6. Control

Introducción

En la actualidad, las exigencias de nuestro país requieren que las empresas sean competitivas en
el exterior, que sus productos sean de la calidad deseada en el mercado tanto nacional como
internacional. Es por ello, que las empresas se interesan más en la administración, como solución
a los múltiples problemas que se presentan en su operación.

Para competir en el mercado internacional, las empresas requieren obtener sus productos de la
más alta calidad, y para ello, es indispensable contar con tecnología de punta, personal
capacitado, además de capacidad económica para hacer frente a todos sus compromisos.

En la operación de toda empresa u organización, se presentan una serie de obstáculos que

impiden ó retrasan alcanzar sus objetivos. Uno de los problemas es la falta de un buen control, que
permita al ejecutivo detectar las fallas, así como establecer los mecanismos para su corrección.

El control es estudiado como la última etapa del proceso administrativo, y es tan importante como
las demás etapas. El control es aplicable a todos los negocios no importando su magnitud o giro.
Un control siempre reflejará lo obtenido con lo esperado de acuerdo a los planes preestablecidos.

El control responde a la pregunta ¿Cómo se ha realizado? Dentro de una empresa debemos contar
con los recursos adecuados, planes y programas bien delimitados, además de una buena
dirección; pero si no contamos con un proceso de control, no podremos verificar ó cuantificar lo
que estamos realizando en la organización.

El control implica la comparación de lo obtenido con lo esperado, lo anterior, normalmente se

realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se hace para determinar si se
alcanzaron, se igualaron ó fueron superados de acuerdo a lo esperado.

Definiciones de control:

 Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.

 George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo
y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.

 Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado,
con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Elementos del Concepto

 Congruencia con los planes establecidos. El control estará encaminado, a verificar el logro de
los objetivos que se establecen en la planeación.
 Medición. Para llevar un control, es indispensable la medición y cuantificación de los
resultados.
 Detectar desviaciones. Aquí analizaremos las diferencias que pudieran presentarse entre lo
planeado y lo ejecutado.
 Establecimiento de medidas correctivas. Si detectamos errores en la aplicación del control,
es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios.

De las diversas definiciones de Control podemos concluir que:

“El Control es el proceso mediante el cual, determinaremos si los resultados obtenidos son acordes
a los planes establecidos y, en caso contrario, establecer las medidas correctivas pertinentes cuya
importancia radica en la injerencia que tiene en todas las actividades de la empresa, con el fin de
vigilar el estricto cumplimiento a los planes formulados, y así contribuir a la consecución de los
objetivos de la organización”.

Por medio del control:

 Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos.

 Se da en todas las demás funciones administrativas.
 Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden originar desviaciones.
 Obtenemos información respecto de la situación de los planes, sirviendo como base al
reiniciarse el ciclo administrativo.
 Reducimos costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados.
 Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la empresa, y
consecuentemente en alcanzar los niveles máximos de productividad de los recursos de la
empresa en general.
Principios:
 Equilibrio.
 De los objetivos.
 De la oportunidad.
 De las desviaciones.
 Costeabilidad.
 De excepción.
 De la función controlada.

Equilibrio
Se refiere a la importancia que tiene el hecho de delegar autoridad y verificar que la
responsabilidad conferida se cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.

De los objetivos
El control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijados y será mejor, cuanto
más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Es obvio que para llevar a cabo el control,
debemos comparar lo realizado con lo esperado, de acuerdo con los objetivos establecidos, es por
ello que el control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos.

De la oportunidad
No tiene sentido aplicar los controles en cualquier momento, trataremos de aplicarlo antes de que
se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente, ya que
de lo contrario disminuye el logro de los objetivos de la empresa.

De las desviaciones
Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para
conocer las causas que la generaron, haciendo un análisis detallado para identificarlas, y establecer
las medidas necesarias para evitarlas en un futuro, las cuales obstaculizan el logro de los
objetivos previstos.

Costeabilidad
La implantación de controles representa un costo para la empresa, debido a ello, es importante
que los beneficios que se obtengan con la implantación de éstos, sea mucho mayor que los del
costo de operación de los controles.

De excepción
Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a la
empresa, con el fin de reducir costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no se lograron los
planes establecidos, ya que precisamente esa es una de las funciones del control.

De la función controlada
Se refiere a la determinación de quiénes han de realizar las funciones de controlar.
Etapas de control

1. Establecimiento de estándares.
2. Medición de resultados.
3. Corrección.
4. Retroalimentación.

1. Establecimiento de estándares

Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el cual se efectúa el
control. Los estándares son el parámetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa, no
deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, además, deben
abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:

Rendimiento de beneficios: Es la utilidad que obtenemos de comparar ésta con la inversión de

capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.

Posición en el mercado: Estándares que se utilizan para determinar la aceptación de algún

producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercialización para tal efecto.

Productividad: Se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas que conforman la
empresa, se obtiene en base al estándar horas-máquina, horas-hombre.

Calidad del producto: Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro
producto en comparación con la competencia.

Desarrollo del personal: Estándar enfocado al elemento humano, concerniente a su

desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.

Evaluación de la actuación: Determina los límites de productividad del elemento humano en la

empresa.
Tipos de estándares

La aplicación de los estándares que a continuación se analizan, van en función de las necesidades
específicas del área donde se implementen.
Estándares estadísticos: Para su elaboración se requiere de información de hechos históricos, ya
sea de la propia empresa o de la competencia. No inspiran mucha confiabilidad debido a que la
información pasada ha variado en gran escala en comparación con la actual, por lo que, al obtener
la información ésta debe ser conjuntada con el criterio del ejecutivo.

Estándares fijados por apreciación: Se derivan principalmente en base a las experiencias del
administrador. Se concreta a situaciones intangibles, tales como la conducta del personal.

Estándares técnicamente elaborados: Por el contrario de los anteriormente señalados, éstos se

concentran en el estudio tangible ó cuantitativo, y están encaminados a desarrollar el análisis sobre
la productividad tanto del equipo, maquinaria como de los trabajadores. Son los estándares de
producción y de tiempos y movimientos.

Clasificación de los estándares más usuales

Estadísticos

En cuanto Por apreciación. Técnicamente

al método elaborados.

Físicos. Unidades de producción, unidades rechazadas.

De costo. Costo de operación, costos directos e indirectos por unidad.
De capital. Rendimiento de inversión, utilización de activos, razones financieras. De
Cuantitativos ingreso. Importe de ventas, ingresos promedio por cliente.
De programas. De investigación de mercados, de ventas.
Estándares

Evaluación de la actuación.
Curvas de comportamiento.
Cualitativos Perfiles.
 2. Medición de resultados

Como su nombre lo indica, en esta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado,
aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas en relación con los estándares.
Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de información de la
empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo, la información que obtengamos debe
ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.

Al realizar la medición y obtención de la información arriba señalada, es conveniente comparar

los resultados medidos con los estándares previamente fijados, obteniendo así las posibles
desviaciones, mismas que deben reportarse inmediatamente. Las unidades de medida
normalmente aplicables son: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado y
horas-máquina utilizadas.

3. Corrección

Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos fallas, debemos
verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el responsable y así tomar las medidas de
corrección pertinentes.

Cuando en la medición de resultados encontramos desviaciones en relación con los estándares, es

conveniente hacer el ajuste ó corrección correspondiente.

Normalmente, las tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa; sin
embargo, antes de llevar a cabo el proceso, conviene conocer si la desviación es un síntoma ó una
causa. Podemos ejemplificar lo anterior, cuando un producto en el mercado disminuye su venta,
lo cual, es un indicio de que algo se ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primera actitud
para contrarrestar la poca demanda del producto, no es precisamente elevar el número vendedores
o someterlos a capacitación, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe a mala calidad
del producto, o si el proceso de comercialización ha sido muy raquítico.

Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la retroalimentación, de

acuerdo a lo anterior, es en éste proceso donde se entrelaza la planeación y el control.

4. Retroalimentación

Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control, se ajusta al sistema

administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la calidad de la información que se
obtenga, para que la retroalimentación fluya de manera rápida.
Características de control

El control debe reunir algunas características necesarias, para el logro de los objetivos de la
empresa:

 Reflejar la estructura de organización. Los sistemas de control deberán adecuarse a las

necesidades de la empresa y al tipo de área que se vaya a aplicar, y no romper con los
canales de la misma. Difiere mucho el control que tenga que implantarse en una empresa
pequeña y en una grande, además, no serán los mismos controles para el departamento de
recursos materiales y el de recursos financieros.

 Oportunidad. Esta característica se refiere a que el control debe detectar oportunamente

las desviaciones, preferentemente antes de que se originen. Los controles deben
actualizarse lo más que se pueda, se les debe dar preferencia a los controles que tengan
preestablecido su estándar, por ejemplo, presupuestos, estimaciones y pronósticos.

 Accesibles. Es importante que la información que se obtenga de los controles sea

accesible para las personas que han de interpretarlos, evitar al máximo los
tecnicismos, ya que éstos provocan confusiones a quienes intervienen en su operación.

 Ubicación estratégica. Debemos detectar las áreas estratégicas para implantar los
controles en la empresa, de nada serviría pagar altos costos en su implantación si no nos
reditúan ningún beneficio. Además, hay áreas clave donde los controles son
imprescindibles.

Como pudimos observar, la finalidad de la aplicación de los controles, se centra en la corrección

de errores, en base a los planes de la empresa para la toma de decisiones.

Cabe señalar también, que el control no es un fin, sino un medio para llegar al objetivo último, de
todo el proceso administrativo.

Existen otros tipos de controles llamados generales y aquí se agrupan aquellos que pueden
ejercerse en todos los campos y con toda clase de fines aplicables a cualquier área de la empresa,
de los cuales podemos mencionar los reportes, gráficas y estadísticas.
Técnicas de control (controles)

Tienen por objeto garantizar que los ejecutivos reciban oportunamente los informes, reportes,
concentraciones, estadísticas y gráficas, que habrán de requerir y son precisamente las
herramientas auxiliares, para llevar a cabo el proceso de control, pueden ser, desde simples
agendas en las que se anote cada día lo que debe recibirse, hasta los sistemas más modernos.

Técnicas de control más usuales

 Sistemas de  Contabilidad
información  Auditoria (financiera, administrativa)
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias, expedientes)
 Computarizados
 Mecanizados
 Técnicas de control  Gráficas  Proceso, procedimientos, Gantt
(controles)  Diagramas  Procedimiento, hombre-máquina

 Estudio de  Tiempos y movimientos, estándares

métodos
 Métodos  Redes (camino critico, PERT)
cuantitativos  Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticos
 Control interno
 Programas

Sistemas de información. Son los medios a través de los cuales nos allegamos de los datos e
informes concernientes al funcionamiento general de la empresa, éstos se deben ajustar a las
características particulares de cada empresa. Los sistemas de información normalmente usados
son técnicas como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, archivos,
formas y reportes e informes.

Informes. Constituyen un efectivo medio de control siempre y cuando sean bien formulados, para
lo cual, es necesario considerar algunas observaciones:

 Que sean sencillos y claros.

 Que su contenido sea analizado, a fin de determinar su grado de confiabilidad.
 Apoyarse con gráficas, audiovisuales y explicación verbal.
 Que sea presentado con oportunidad.
 Que contenga información estratégica, no dando importancia a la cantidad sino a la calidad.
 Incluir conclusiones o interpretaciones y sugerencias.
Formas. Son herramientas que se utilizan en cada una de las áreas de la empresa, para la
transmisión y registro de datos de las actividades inherentes a cada puesto, las formas más
utilizadas son tarjetas de control de asistencia, permisos, pólizas de diario, de egresos, tarjetas de
almacén, entre otras.

Control interno. Es la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la

empresa. Su finalidad es la optimización del manejo de todos los recursos propiedad de la
organización, esto se hace para disminuir desperdicios, aprovechamiento adecuado del tiempo,
establecimiento de políticas; lo cual redunda en la disminución de costos.

Se considera que los controles en las empresas son importantes, debido a la utilidad que éstos
tienen en el desarrollo de las actividades, de todas las áreas que integran la empresa.

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