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EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Históricamente, Henry Fayol, máximo representante de la escuela clásica fue el primero en


desarrollarla.

Definición. Conjunto de funciones y actividades desarrolladas dentro de una organización


orientados a logro de fines y objetivos de la misma, donde dicho proceso se considera una
metodología importante por la cual se ejecuta la administración

Consiste en estudiar a la administración, como un proceso integrado por un lado por fases, y
por la otra, por etapas. La unidad temporal de la administración implica que esta comprende
varias fases, etapas o funciones que existen, ya sea por separado o simultáneamente y por ello
forman parte de un proceso.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases, una estructural donde se
determina su finalidad y rumbo, así como las alternativas para conseguirlo; y otra operativa,
donde se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el
periodo de estructuración, a estas dos fases se les conoce como, fase mecánica donde se
engloba la teoría y la fase dinámica, donde se ejecuta la práctica.

La fase mecánica, es donde se establece que debe hacerse, mientras que la fase dinámica se
refiere a cómo manejar la empresa. Existen diversos criterios y enfoques en cuanto al número
de etapas que constituyen el proceso administrativo, aunque finalmente existe un consenso
en el que se establecen cuatro: planeación, organización, dirección y control.

En los que la planeación y la organización forman parte de la fase mecánica de la


administración; y la dirección y control de la fase dinámica.

Cada una de las etapas del proceso administrativo formula preguntas para llevar a cabo su
operación:

 En el caso de la planeación, se pregunta, ¿Qué se va a hacer?, debido a que se debe


establecer el objetivo que se va a alcanzar.
 La organización se pregunta, ¿Cómo se va a hacer?, considerando al capital humano,
recursos materiales, financieros y técnicos con los que se cuenta.
 La dirección se pregunta, ¿Cómo se está haciendo?, que busca guiar y dar seguimiento
a la ejecución de los planes y la organización.
 El control pregunta, ¿Cómo se hizo?, debido a que es la parte que retroalimenta a
todo el proceso para evaluar y verificar que todas las actividades se hayan ejecutado
conforme se planeó, se organizó, se dirigió, con el objeto de corregir desviaciones que
hayan complicado llegado a un resultado.

Por último, cabe mencionar que el proceso administrativo, cumple con el principio de
universalidad de la administración, es decir es aplicable en todas partes, además que se
caracteriza por tener un efecto ESPEJO. Es decir, que cada etapa del proceso administrativo,
posee a su vez sus propias etapas.
Por ejemplo, la etapa de planeación, requiere para ser llevada a cabo, de planeación,
organización, dirección y control. Además, que a su vez, todos estos procesos requieren de los
mismos procesos, y así sucesivamente. El efecto recibe este nombre, debido a que cuando
colocamos un espejo frente a otro, podemos ver el reflejo de estos en cantidades infinitas. El
proceso administrativo tiene el mismo efecto en cada una de las etapas que la conforman.

Concluyendo, podemos observar que el proceso administrativo es la fase en la cual la


administración, se lleva desde el punto de vista teórico y practico, y sirve de cimiento tanto
para la ejecución de actividades, a nivel personal como organizacional; esto nos da la facilidad
de llevar un orden cronológico y poder verificar que los resultados se hayan obtenido de la
mejor manera posible.
LA PLANEACIÓN

Forma parte de la fase mecánica o teórica del proceso administrativo

Definición. Determinación de objetivos y la elección de cursos alternativos de acción para


lograrlos con base a la investigación y a la elaboración de un esquema detallado que habrá de
realizarse en un futuro.

La planeación siendo la etapa que encabeza al proceso administrativo se plantea la pregunta


¿qué se va hacer?, con el objeto de conocer hacia dónde se van a dirigir los esfuerzos y cómo
se llegara a cumplir el objetivo predeterminado.

El proceso de planeación incluye cinco pasos principales; el primero que es definición de los
objetivos organizacionales; seguido por determinar en donde se está en relación a los
objetivos y el tercero desarrollar premisas considerando condiciones futuras; cuarto
identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; quinto, puesta en marcha de los
planes y evaluar los resultados; y esto cierra nuevamente el proceso para que esto se vuelva
un círculo virtuoso, es decir, que cada vez que se ejecute existe una mejora continua.

Por otro lado la planeación cuenta con principios que la rigen

 Factibilidad, que dice que lo que se planea debe ser realizable


 Objetividad y cuantificación, ya que deben basarse en planes reales, razonamientos
precisos y exactos, además de que la planeación será más confiable mientras pueda
ser medida en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones.
 Flexibilidad, que debe poder adaptarse a la situación considerando situaciones
imprevistas.
 Unidad, todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general
y dirigirse al logro de propósitos y objetivos.
 Cambio de estrategias, cuando un plan se extiende en relación del tiempo se debe de
hacerlo completamente

La planeación también puede medirse de acuerdo al factor tiempo y puede realizarse en tres
plazos:

 el primer plazo es a corto, cuya duración es menor o igual a un año.


 El mediano, el cual se mide de 01 a 05 años.
 El largo plazo, que es de 5 años en adelante.

Por otra parte, los planes son el resultado del proceso de planeación, y pueden definirse como
diseños o esquemas detallados realizables a futuro, y estos tienen que tener especificaciones
necesarias para realizarlos.

La planeación es esencial para el adecuado uso de cualquier grupo social, ya que prevé
contingencias y cambios en el futuro, y se establecen las medidas necesarias para enfrentarlas,
y además de que esta planeación permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos que se
realicen.
Por último, podemos concluir que el proceso que maneja la planeación es muy importante,
debido a que si la planeación es la etapa que encabeza el proceso administrativo es donde se
plantean objetivos inicialmente y todos los esfuerzos deben encaminarse para poder plasmar
qué es lo que se quiere hacer y la manera en la cual se va a buscar plasmar esos planes para
darle un seguimiento.

LA ORGANIZACIÓN

La organización, al igual que la etapa de planeación forma parte de la fase mecánica o teórica
del proceso administrativo

Definición. Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los


recursos mediante la determinación de jerarquías y correlación y agrupación de actividades
con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

La organización, al ser la segunda etapa del proceso administrativo, se plantea la pregunta


¿cómo se va a ser?, con el objeto de conocer con qué recursos financieros, materiales, técnicos
y el capital humano se cuenta para hacer las cosas.

El proceso de organización está dividido en dos etapas:

 División del trabajo


 Coordinación

La división del trabajo consiste en la delimitación de las actividades con el fin de realizar el
trabajo con la mayor precisión eficiencia y con el mínimo esfuerzo, considera a su vez lo que es
la descripción de procesos, que es la manera de establecer las actividades en cierto orden a
realizar; la segunda es la jerarquización, disposición de funciones en una organización por
orden de mando o importancia; departamentalización, que es la división y agrupación de
funciones y actividades en unidades específicas conocidas como departamentos; la
descripción de habilidades, que recopila ordenadamente los factores y actividades para
realizar el trabajo.

La coordinación es el proceso de sincronizar y armonizar los esfuerzos para llevar a cabo de


manera eficiente una función, tarea o actividad.

Por otro lado la organización cuenta con principios que la rigen:

 DEL OBJETIVO, referida a que todas y cada una de las actividades de la organización
deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
 ESPECIALIZACIÓN, referida a que mientras menor sea el campo de acción de un
individuo mayor será su eficiencia y destreza.
 JERARQUÍA, en el que se deben establecer centros de autoridad desde el más alto
ejecutivo hasta el más bajo, en donde emané la comunicación necesaria para lograr los
planes.
 PARIDAD, AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, referida que a cada grado de
responsabilidad conferido debe corresponderle el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.
 UNIDAD DE MANDO, los empleados no deberán reportar a más de un superior, sólo
deberán tener un solo jefe.
 DIFUSIÓN, las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito a
disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con los mismos.
 AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL, se deben establecer grupos pequeños de
colaboradores que reporten a un superior para que este pueda realizar sus funciones
eficientemente.
 DE LA COORDINACIÓN, las unidades de la organización siempre deberán mantenerse
en equilibrio es decir trabajar armónicamente.
 CONTINUIDAD, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones cambiantes del medio ambiente.

La organización es importante porque evita la lentitud e ineficiencia de las actividades,


reduciendo costos e incrementando la productividad, además de ser un medio, en donde a
través de este, se establece la mejor manera de lograr objetivos para un grupo social.

Concluyendo, la organización es fundamental porque establece un orden, además de cómo se


deben de realizar las cosas; así de como poder saber con qué tipos de recursos se cuenta para
poder llevar a cabo lo establecido en la planeación, y posteriormente esto poderlo ejecutar en
la segunda parte del proceso administrativo.

LA DIRECCIÓN

La dirección forma parte de la fase dinámica o práctica del proceso administrativo.

Definición. Ejecución de los planes a través de la estructura organizacional, mediante los


esfuerzos del grupo social, a través de la comunicación, la motivación y la supervisión.

La dirección al ser la tercera etapa del proceso administrativo se plantea la pregunta, ¿cómo se
está haciendo?, con el objeto de conocer cómo se van a ejecutar los planes y fungir como guía
de los mismos.

La dirección al igual que la planeación y la organización cuenta con su propio proceso, el cual
se encuentra formado por las siguientes etapas:

 Toma de decisiones, que es el proceso en donde se elige un curso de acción entre


varias alternativas
 La integración, que se refiere a homogeneizar las actividades considerando la
capacitación de las personas y las cosas o herramientas de trabajo
 La comunicación, que es el proceso de intercambio de información entre un emisor
utilizando un canal, un mensaje llegando un receptor y consecuentemente con una
retroalimentación.
 La motivación, que es el conjunto de actividades que impulsan al individuo a una
acción.
 La supervisión, que es el proceso de verificación de que las actividades están
realizando adecuadamente.
Y esto cierra este proceso que también se convierte en un círculo virtuoso en donde este ciclo
cada vez que se realiza debe de ser mejor.

Por otro lado La dirección se rige por los siguientes principios:

 LA ARMONÍA DEL OBJETIVO, en donde los objetivos de todos los departamentos y


secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
 LA IMPERSONALIDAD DEL MANDO, se refiere a que la autoridad y su ejercicio surgen
como una necesidad para la organización para obtener ciertos resultados.
 SUPERVISIÓN DIRECTA, es el apoyo prestado del superior a los colaboradores durante
la ejecución de los planes para que estos trabajen con mayor facilidad.
 DE LA VÍA JERÁRQUICA, postula el respeto a los canales de comunicación y líneas de
autoridad establecidos en la organización formal.
 DE LA RESOLUCIÓN DEL CONFLICTO, se deben resolver los problemas en cuanto
aparezcan para evitar que se desarrollen y causan problemas colaterales.
 APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO, los conflictos proporcionan indicios de que algo
está funcionando mal, pero se pueden establecer opciones para aprovecharlos y que
no se salgan de control.

La dirección es importante porque pone en marcha todos los lineamientos establecidos


durante la planeación y también durante la organización, su calidad refleja el logro de los
objetivos y a través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización
funcione.

En conclusión, la organización es la forma de guiar los esfuerzos del grupo social para poder
llegar a los resultados esperados, y esto se utiliza constantemente en un proceso
administrativo por esa necesidad de contar con esa guía que permita que estos esfuerzos que
ya mencionamos puedan reflejarse en los resultados esperados.

EL CONTROL

El cual forma parte al igual que la dirección de la fase dinámica o práctica del proceso
administrativo.

Definición. Evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever
desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

Siendo la última etapa del proceso administrativo se plantea la pregunta, ¿cómo se hizo?, con
el objeto de evaluar si las actividades ejecutaron como se había planeado desde el principio y
de no ser así aplicar las medidas correctivas pertinentes.

El control cuenta con su propio proceso en dónde está formado por cuatro etapas:

 EL ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES, que es una unidad de medida que sirve como


modelo guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
 LA MEDICIÓN DE RESULTADOS, que consiste en cuantificar la ejecución y los
resultados de acuerdo a los estándares predeterminados.
 LA CORRECCIÓN, que son las acciones para modificar las situaciones que no llevaron a
buen término al plan.
 LA RETROALIMENTACIÓN, que es la parte que evalúa los resultados obtenidos durante
todo el proceso y está retroalimentación cierra el ciclo de todo el proceso de control.

El control cuenta con principios que lo rigen:

 DE EQUILIBRIO, DEBE DARSELE el grado de control correspondiente


 DE LOS OBJETIVOS, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos
 DE LA OPORTUNIDAD, el control debe aplicarse antes de que se efectúe el error de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
 DE LAS DESVIACIONES, se deben analizar todas las desviaciones al plan para conocer
las causas que las originaron y así establecer las medidas correctivas pertinentes.
 DE LA COSTEABILIDAD, el costo de todo sistema de control debe encontrarse
justificado en tiempo y dinero.
 DE EXCEPCION, el control debe aplicarse aquellas actividades que sean representativas
o muy especiales.
 DE LA FUNCIÓN CONTROLADA, la persona o función que realiza el control no debe
involucrarse con la actividad a controlar debe ser imparcial.

Por último el control es debido a que establece las medidas correctivas en las actividades para
tener planes exitosos, puesto que reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y
retroalimenta para que no se vuelvan a presentar desviaciones al plan en un futuro.

Concluyendo podemos establecer el control al ser la etapa que cierra el proceso


administrativo es la forma de evaluar al proceso íntegramente con el objetivo de poder
determinar si hubo éxito o fracaso en el plan y de qué manera corregir aquellas situaciones
que salieron de los parámetros establecidos y poder mejorar este proceso cada vez más,
nosotros utilizamos este control en un proceso administrativo tanto a nivel personal como a
nivel organizacional.

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