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AUDITORÍAS INTERNAS 
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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO 2
2 ALCANCE 2
3 DEFINICIONES 2
4 POLÍTICAS 2
5 FLUJO DE PROCEDIMIENTO 2
5.1 Flujo Subprocedimiento “Nombre del subprocedimiento” 2
5.1.1 Descripción del Subprocedimiento “Nombre del subprocedimiento” 2
6 DOCUMENTOS ASOCIADOS 2
7 CONTROL DE CAMBIOS 3

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1 OBJETIVO

Realizar las auditorías internas al Sistema de Gestión Integrado con el fin de evaluar su
cumplimiento, conformidad y desempeño, como base para la mejora continua de
acuerdo con los requisitos definidos en la norma NTC ISO 9001:2015, NTC ISO
14001:2015, NTC ISO 45001:2018 y PESV

2 ALCANCE

Aplica a todos los procesos de la organización involucrados en el Sistema Integrado de

Gestión, desde la programación de la auditoría hasta la definición de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora para el tratamiento de los hallazgos.

3 DEFINICIONES

 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

 Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del

producto y/o servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o
efectividad. Ejemplo: Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos
más estrechos de tiempo. Mejorar la Eficiencia es obtener igual resultado con
menos recursos.

 Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

 Administración del Riesgo: Políticas, procedimientos y prácticas de

administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo

 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
nivel una entidad.

 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta qué
punto los criterios de auditoria se cumplen.

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 Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.

 Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados.

 Auditor Interno de Calidad: Profesional certificado y con la competencia para

efectuar las Auditorías Internas de Calidad.

 Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en

una auditoría.

 Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado

para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar
que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el
cierre de los hallazgos (No conformidades y Observaciones según los plazos
acordados).

 Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de

resultados de la auditoría interna de calidad.

 Cierre de los hallazgos: Verificación que las acciones de mejora hayan sido
implementadas dentro del plazo acordado, determinar su eficacia y registrar su
grado de cumplimiento y las observaciones relevantes.

 Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.

 Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria proporcionada por el

equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos
de la auditoría.

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o

procedimiento.

 Coordinador de Auditorias: funcionario a quien se le haya asignado la

responsabilidad de coordinar las auditorías internas de calidad en el Ministerio del
Interior.

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 Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad

detectada.

 Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen
en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas
administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser
utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las
expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita.

 Equipo Auditor: Una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

 Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.

 Finalización de la Auditoria: La auditoría finaliza cuando todas las actividades

descritas en el plan de Auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria
aprobado se haya distribuido.

 Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo
una auditoría.

 Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

 Lista de Verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que

serán verificados en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del proceso a
auditar.

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito contemplado en la norma,

proceso o procedimiento.

 Observador: Persona que acompaña al equipo de auditoría, pero que no actúa

como auditor.

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 Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de

una auditoría.

 Programa de Auditoría: Establecimiento de criterios y acuerdos para la ejecución

de la auditoría, teniendo en cuenta aspectos como tiempos, responsable de la
auditoría y proceso a auditar.

 Reunión de Apertura: Reunión entre los responsables del proceso auditado y el

equipo auditor, presidida por este último, con el propósito de: confirmar el plan de
auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las
actividades de la auditoria, confirmar los canales de comunicación y proporcionar
al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

 Reunión de Cierre: Reunión presidida por el equipo auditor con el objeto de

presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean
comprendidos y reconocidos por el(los) jefe(s) de la(s) Dependencia(s)
involucrada(s) dentro del proceso auditado y el (los) Responsable(s) del Proceso y
establecer los términos para la presentación e implementación de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora correspondientes.

 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que

se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones
implementada.

4 POLÍTICAS

EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS

 Ecocapital establece como criterios para el desarrollo de sus auditorías internas,
basado en las Normas NTC ISO 9001: 2015, NTC ISO 14001: 2015, NTC ISO
45001:2018, documentación del Sistema de Gestión Integrado, requisitos de ley
aplicables a la organización, requisitos contractuales y aquellos propios de la
organización, entre otros.

 La actividad de auditoría interna obedecerá en todos los casos a los principios de

integridad, imparcialidad, confidencialidad y objetividad, con el fin de garantizar la
eficaz evaluación del Sistema de Gestión Integrado implementado.

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 Para el desarrollo de la auditoría interna, el equipo auditor tendrá acceso a toda la

documentación relacionada con los procesos a auditar, tales como: manuales,
procedimientos, instructivos, anexos, planes, programas, matrices, formatos,
registros, etc.

 Todos los procesos de la organización deben ser auditados como mínimo una vez
al año y se podrán programar auditorias adicionales cuando ocurre alguna o la
totalidad de las siguientes causas:

- Cambios en la estructura del proceso, que pueda afectar el Sistema Integrado

de Gestión.
- Resultados de la identificación o actualización de impactos/riesgos
relacionados con las actividades de la organización.
- Resultados de auditorías anteriores (estado del proceso).
- Importancia del proceso.
- Acciones correctivas derivadas de auditorías, que no son eficaces para la
mejora del Sistema Integrado de Gestión.
- Fallas continuas en los procesos.
- Resultado de Revisión por la Dirección

EQUIPO AUDITOR
 Los auditores internos, deberán realizar entre otras las siguientes actividades:
1. Elaborar el plan de auditoría que les corresponda.
2. Realizar las auditorías internas de manera ética, imparcial, sincera, honesta y
con mucha discreción de acuerdo con el Plan de Auditorias.
3. Elaborar y utilizar la Lista de Verificación y documentos de trabajo necesarios
para realizar las actividades de auditoría.
4. Recolectar, analizar y registrar la información a través de entrevistas,
observación y revisión de documentos o registros.
5. Mantener mentalidad abierta y considerar los puntos de vista del auditado.
6. Verificar que los procedimientos y otros documentos de trabajo estén a
disposición y sean comprendidos.
7. Confirmar que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para apoyar
los hallazgos y conclusiones de la auditoría.
8. Identificar las observaciones, No conformidades y diligenciar los reportes
9. Elaborar los informes sobre los resultados de las auditorías efectuadas.
10.Elaborar las conclusiones de las auditorias de manera clara y oportuna.

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11.Mantener la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante

la auditoría interna de calidad.

 La organización cuenta con el siguiente perfil definido para el personal que realice la
auditoría interna:

- Educación: Profesional en ingenierías, ciencias administrativas o ambientales.

- Formación: Auditor en NTC ISO 9001 (Calidad), NTC ISO 14001 (Ambiental)
y NTC ISO 45001:2018 (Seguridad y Salud en el Trabajo)
- Experiencia: Experiencia en implementación y auditorias en sistemas de
gestión con normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC ISO
45001:2018, para grandes empresas.

 Las auditorías pueden ser realizadas por auditores externos que cumplan con el
perfil definido por la organización bajo los controles como proveedor crítico
dados desde el documento COM _DOC_001 Procedimiento de compras.

 El equipo auditor estará conformado por un auditor líder, encargado de coordinar

el desarrollo de la auditoria y velar por que ésta logre los resultados establecidos
en el objetivo de la misma, además, pueden participar en el proceso auditores
internos en formación.

 Los auditores no pueden auditar su propio proceso.

 Es responsabilidad de los jefes de área incentivar la participación de sus

colaboradores para el desarrollo de auditorías internas al sistema.

 Es responsabilidad de cada una de las personas auditadas contar con toda la

información necesaria para la ejecución de la auditoría, teniendo en cuenta toda la
información de su ubicación y su acceso (físico o virtual).

5 FLUJO DE PROCEDIMIENTO

5.1 Flujo Subprocedimiento “Nombre del subprocedimiento”

5.1.1 Descripción del Subprocedimiento “Nombre del subprocedimiento”

ACTIVIDAD
N° Nombre Descripción Medio
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Defina el objetivo del programa de

auditorías, los criterios a evaluar, el
alcance de las auditorías y los recursos
necesarios para la ejecución de estas se
debe tener en cuenta los aspectos para la
selección del equipo auditor y así mismo
los riesgos y oportunidades de las
auditorías con la finalidad de establecer
PROGRAMACIÓN
acciones para abordar los riesgos y las
1 DE AUDITORIAS N.A.
oportunidades. De la misma forma se
debe definir los tipos de auditoría, el
método a utilizar, los procesos a auditar,
fechas propuestas y tiempos para la
ejecución de auditorías y responsable de
ejecución (Auditor Líder); se debe tener
en cuenta que todos los procesos de la
organización deben ser auditados como
mínimo una vez al año.

Registre información definida en el

SGI_FOR_001
formato SGI_FOR_001 Programa
1.1 Programa
Auditorias y solicite aprobación por la
Auditorias
Gerencia.
Una vez aprobado el programa de
auditorías por la Gerencia, realice SGI_FOR_001
1.2 divulgación a cada uno de los jefes de Programa
Proceso correspondiente con mínimo 5 Auditorias
días de anterioridad.
Verifique y analice la información para
tener en cuenta del proceso a auditar:
PLAN DE
- Documentación del proceso SGI_FOR_002
2 AUDITORIA - Informe de Auditorias anteriores Plan de
Numerales aplicables al proceso Auditoría
correspondientes a las normas
NTC ISO 9001:2015, NTC ISO
14001:2015 Y NTC ISO 45001:2018
2.1 Determine objetivo, criterios de SGI_FOR_002

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auditoría, alcance, fecha, lugar y equipo

auditor y registre información requerida
en el formato SGI_FOR_002 Plan de
Auditoría y envíelo al Jefe de Sistemas de Plan de
Gestión para su aprobación. Auditoría

Una vez aprobado el Plan de Auditoria,

divúlguelo al jefe de proceso a auditar.
Verifique la información del formato
SGI_FOR_002 Plan de Auditoría y en
caso de tener algún requerimiento de
cambios comuníquelo inmediatamente al
área de Sistemas de Gestión quien
2.2 N.A
validara la viabilidad del cambio.

NOTA: De no presentarse objeción

alguna, se entiende por confirmado y
aprobado el plan de auditoria por todos
los involucrados.
De acuerdo con los criterios definidos en SGI_FOR_006
ELABORACIÓN
el plan de auditoria (Documentos, Lista de
LISTA DE
Numerales de norma, entre otros), realice Verificación de
3 VERIFICACIÓN
elaboración de lista de verificación en el Auditoria
formato SGI_FOR_006 Lista de
Verificación de Auditoria
EJECUCIÓN DE De acuerdo con el método de auditorías
AUDITORIA establecido (virtual o presencial) inicie la
4 INTERNA ejecución de la auditoria en los horarios N.A.
establecidos en el formato SGI_FOR_002
Plan de Auditoría.
4.1 Una vez se encuentre el quórum GHU_FOR_008
necesario, realice la reunión de apertura Control de
de la auditoria en la cual se le comunique asistencia a
eventos de
al auditado:
capacitación
- Presentación del Equipo Auditor y sus reunión y
roles, además de los observadores en charlas
caso de ser necesario.
- Objetivos, alcance y criterios de la

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auditoria
- Disponibilidad de los recursos para la
ejecución de la auditoría
- Elementos de seguridad y salud en el
trabajo que sean necesarios para la
ejecución de la auditoría
- Metodología a utilizar para el
desarrollo de la auditoría
- Riesgos y oportunidades del proceso
de auditoria

Resuelva las posibles inquietudes

iniciales de los auditados y registre las
firmas de apertura de auditoria en el
formato GHU_FOR_008 Control de
asistencia a eventos de capacitación
reunión y charlas.

4.2 De inicio a la auditoria, realice la SGI_FOR_006

recolección de las evidencias objetivas Lista de
que aseguren la conformidad o no Verificación de
Auditoria
conformidad del sistema de gestión y
registre información en el formato
SGI_FOR_006 Lista de Verificación de
Auditoria

NOTA: La recolección de
evidencias se hace por:
entrevistas, revisión de
documentos, observación de
actividades, verificación de
registros, anotaciones y
mediciones (si esto último se
requiere), y observación de las
condiciones en las áreas de
interés.

Durante la auditoría también debe

comunicarse periódicamente los avances
de la auditoría, así mismo de informar al
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auditado los hallazgos significativos que

se presenten o dudas e inquietudes que
presente el equipo auditor frente a la
actividad.
Una vez finalizada la jornada de auditoría,
revise en conjunto con el equipo auditor
los hallazgos encontrados y clasifíquelos
4.3 N.A.
de acuerdo con Conformidad, No
conformidad, observaciones y/o
oportunidades de Mejora
Una vez revisados los hallazgos realice
retroalimentación al personal auditado
sobre los mismos.

Nota: En el caso donde el equipo

auditor identifique la necesidad de
4.4
realizar una segunda jornada de
auditoría, esta debe ser
consensuada con el jefe de
Proceso y el jefe de sistemas de
gestión quienes definirán su
aprobación
El equipo auditor en cabeza del auditor
líder realizará el informe con los hallazgos
de la auditoria de acuerdo con los
criterios definidos en las normas NTC
ISO 9001, NTC ISO14001 y NTC ISO
ELABORACIÓN DE 45001:2018. El informe debe elaborarse
INFORME DE en el formato SGI_FOR_004 Informe SGI_FOR_004
5 AUDITORIA Auditoría. Informe
Auditoría.
NOTA: Si el proceso de auditoria
es realizado por una empresa
externa contratada, el informe
puede manejarse bajo el formato
establecido por dicha empresa.

5.1 Programe reunión de cierre a la cual debe N.A.

asistir el Equipo Auditor y el jefe de
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Proceso Auditado, con el fin de realizar la

entrega de los resultados obtenidos.

NOTA: El informe de auditoría

interna debe ser conciliado con el
Jefe de Proceso Auditado a más
tardar 5 días hábiles posterior a la
auditoria.
Mencione los resultados de la auditoria al
jefe de Proceso Auditado, de acuerdo
con los hallazgos y evidencias objetivas
obtenidas y así mismo la definición de un
tiempo para la ejecución de planes de
acción de acuerdo con los hallazgos
REUNIÓN DE
evidenciados.
6 CIERRE N.A.
Cualquier opinión divergente que se
presente con respecto a los hallazgos
evidenciados o conclusiones de la
auditoría debe en lo posible realizar un
debate con la finalidad de generar una
conciliación, en caso de que no se
resuelva, debe registrarse en el informe
de auditoría.
Realice revisión del informe de auditoría
entregado, revise cada uno de los
hallazgos y evidencias objetivas
entregadas y comunique cualquier
6.1 N.A.
objeción que pueda tener al equipo
auditor con el fin de realizar la
conciliación de la categorización asignada
al hallazgo.
Una vez conciliado el informe de
Auditoría, solicite al jefe de Proceso SGI_FOR_015
6.2 auditado realizar la evaluación de la Evaluación de
auditoria en el formato SGI_FOR_015 Auditor
Evaluación de Auditor.
6.3 Una vez finalizada la reunión de cierre de GHU_FOR_008
la auditoria solicite el registro de las Control de
firmas del auditado y equipo auditor en el asistencia a
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eventos de
formato GHU_FOR_008 Control de
capacitación
asistencia a eventos de capacitación
reunión y
reunión y charlas
charlas
Para el Caso de las No conformidades
identificadas, cada una debe ser
registrada en el formato de
SGI_FOR_011 Acciones Correctivas y/o
Preventivas
PLANES DE
SGI_FOR_011
ACCIÓN DE NO Realice análisis de causas y defina plan de
Acciones
7 CONFORMIDADES acción para la solución de cada una de las
No Conformidades evidencias durante la Correctivas y/o
auditoria interna en el formato Preventivas
SGI_FOR_011 Acciones Correctivas y/o
Preventivas de acuerdo con los criterios
definidos en el documento
SGI_DOC_003 Procedimiento acciones
correctivas y preventivas.
Envié información de los planes de
acción de las NC al área de Sistemas de
Gestión a más tardar 15 días calendario
posterior a la entrega del informe de Correo
auditoría. electrónico con
7.1
planes de
NOTA. En caso de ser hallazgos Acción
que representan un riesgo alto
para la operación, el plan de
acción debe manejarse de manera
inmediata.
7.2 Realice revisión del análisis de causas y Correo
planes de acción de cada una de las NC electrónico
enviadas por el proceso auditado y
asegure que la información registrada
este acorde a la solución de la NC y
prevenga su recurrencia.

NOTA: En caso de encontrar

falencias en el análisis y o planes
de acción compartidos, estas
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deben ser informadas de forma

inmediata al jefe de Proceso
Auditado para su corrección

6 DOCUMENTOS ASOCIADOS

DOCUMENTO
Código Nombre
SGI_FOR_001 Programa Auditorias
SGI_FOR_002 Plan de Auditoría
SGI_FOR_004 Informe Auditoría
SGI_FOR_006 Lista de Verificación de Auditoria
SGI_FOR_011 Acciones Correctivas y/o Preventivas
SGI_FOR_015 Evaluación de Auditor
SGI_DOC_003 Procedimiento acciones correctivas y preventivas
GHU_FOR_008 Control de asistencia a eventos de capacitación reunión y charlas

7 CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción Fecha
1 Creación del documento 25/07/2016
Se realiza actualización de tiempo
estimado para la entrega del Plan de
Auditoria, Informe de Auditoría y
Planes de Acción de No
2 conformidades generadas, 07/06/2017
adicionalmente se realiza
reestructuración de actividades
realizando asignación de responsables
y registros
3 Se actualizan cargos de acuerdo a 03/11/2018
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nueva estructura organizacional y

nuevas normas
Se realiza actualización del
procedimiento en cuento a normas,
4
como requerimiento para 2019, se
actualizan cargos, se ingresa nota de
Se añade definiciones como (equipo
auditor, observador, programa de
auditoría), se establece dentro de los
criterios la responsabilidad de cada
una de las personas auditadas contar
5 con toda la información necesaria 27/08/2020
para la ejecución de la auditoría
teniendo en cuenta toda la
información de su ubicación y acceso.
Así mismo se realizan ajustes frente a
los numerales 5.9., 5.10., 5.15. y 5.19.
Se realiza el cambio de: " NTC
OSHAS18001" a " NTC ISO
45001:2015", en todo el documento

Se realiza el cambio de: "ISO

6 9001:2015" a " NTC ISO 9001:2015", 09/07/2021
en todo el documento.

Se realiza el cambio de: " ISO

14001:2018" a " NTC ISO
14001:2015", en todo el documento.

ELABORA

Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

REVISA

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Nombre: Nombre
Cargo: Cargo:

APRUEBA

Nombre:
Cargo:

DUEÑO DEL Nombre:

PROCESO Cargo:

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