Importancia de la comunicación en las organizaciones

Julie Forero
Universidad de Cundinamarca

Resumen
La comunicación dentro de una organización juega un papel muy importante, cierto el
determinante de que los procesos se realicen correctamente, y hay un sistema de
información que se retroalimente a todas las áreas de la empresa. La comunicación abarca
temas mas alla de lo escrito, siendo la interaccion directa entre las personas lo que define
que tipo de comunicación hay.
Pero no solo se entiende la comunicación a un nivel interno, porque la empresa no solo se
comunica entre directivos, accionistas, colaboradores y demás; sino que abarca todos los
interesados que pueda tener una empresa, entendiendolo como stakeholders.
Existen varias herramientas de apoyo hacia la comunicación de la información tanto interna
como externamente en la organización, lo esencial es identificar cuales son las mas
apropiadas para cada tipo de empresa, ya que todas son diferentes y a su vez con el clima
organizacional pueden variar las formas de comunicación.
Para la correcta aplicación de las herramientas y técnicas de comunicación cada empresa
debe plantear un plan de comunicación adaptado a sus propias necesidades, y que responda
efectivamente a los intereses de la compañía.
Dentro del contexto de la comunicación se puede tomar el concepto del couching, debido a
que este método apoya la comunicación asertiva para todos los colaboradores, creando un
ambiente de comunicación clara y eficaz para toda la empresa.

Comunicación organizacional
Como lo expresan (Peiró & Bresó, 2012):
Las organizaciones están compuestas por personas, las cuales para conseguir
desempeñarse como miembros de aquellas necesitan de la comunicación. Por otra
parte, las organizaciones se orientan a fines que para ser conseguidos han de ser
comunicados. Además, las organizaciones, como sistemas sociales complejos,
requieren de la diferenciación de funciones, y dicha diferenciación solo es posible
por la comunicación. p.42
La comunicación corporativa nos habla tanto de la realidad de la organización como de la
identidad corporativa interna, por lo que puede ser definida como el repertorio de procesos,
mensajes y medios involucrados en la transmisión de información por parte de la
organización; por tanto, no se refiere sólo a los mensajes, sino a los actos, al
comportamiento mediante el cual todas las empresas transmiten información sobre su
identidad, su misión, su forma de hacer las cosas y hasta sobre sus clientes. (Trelles, 2005)

A nivel de organizaciones esto no es ajeno, teniendo en cuenta que la comunicación ha

sido, es y será por mucho tiempo, un eje fundamental dentro de los planes de acción y de
mejoramiento continuo de las empresas, por medio de estrategias que promueven la
fidelización de clientes, la creación de sentido de pertenencia entre los empleados y la
misma mejora de la imagen corporativa. (Molina, 2017)

La comunicación organizacional es una importante herramienta de mucho aporte

laboral en la actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro de
las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de la organización y
los colaboradores de la misma. La comunicación organizacional llega a permitir el
conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa, productividad
en los departamentos de trabajo.

Este fenómeno organizacional que implica darle importancia a los departamentos

u oficinas de comunicaciones dentro de las empresas, como factor estratégico de
estar a la par ante  lo que exige el mercado, es un común denominador de todos
los sectores y todas las naciones del mundo. Hoy sin importar si se es micro,
macro o mediana empresa, hay presencia de marketing digital, liderado y
explotado por oficinas de comunicaciones. (Molina, 2017)

Importancia de la comunicación organizacional

Esta comunicación, que ya se postuló como eje central dentro de las organizaciones, ha sido
acompañada en los últimos años por la incursión de las nuevas tecnologías de la
información, mejor conocidas como TIC’s, quienes aportan mayor adaptabilidad,
inmediatez y cercanía con los clientes, lo que permite generar retroalimentación que es
usada como constructor de calidad. (Molina, 2017)
Nuestra época y nuestra sociedad se caracterizan como era de la información o sociedad del
conocimiento. ¿Qué se quiere decir con ello?: que la información ha alcanzado una
importancia y un valor esencial en nuestra sociedad en múltiples sentidos y que el
conocimiento es un elemento determinante en la generación de riqueza y calidad de vida, y
es esencial para conseguir el desarrollo y progreso sostenible. p 44 (Peiró & Bresó, 2012)

La importancia de la comunicación en las organizaciones permite que un ambiente interno

y externo este identificados con la misma, adicionalmente este conduce a que el ambiente
externo como los contratistas, proveedores y clientes sientan y perciban que toda la
organización se encuentra comunicada. Que no existen las frases esto a mi no me pertenece,
no es mi responsabilidad, no estoy enterada, no me informaron. Las expresiones las divisa
los clientes y esto hace que no se preste un buen servicio hacia ellos. p. 5 (Rodriguez, 2016)

Esto para el bien de la organización, sabiendo que una cosa es la comunicación y

otra muy distinta la información, sin desconocer que ambas son complementarias
y una es el resultado de la otra. Si hay buenos procesos de comunicación se
genera información asertiva al servicio del cliente, y si el cliente recibe una óptima
información, hay fidelización, calidad institucional y protagonismo en el mercado.
(Molina, 2017)

Comunicación interna
Partiendo que la comunicación en toda organización es un mecanismo que es insoslayable
es el eje fundamental para un buen funcionamiento interno como externo permite que los
empleados se sientan conectados y fusionados que son parte de la misma, Se considera que
la comunicación interna está conformada por todos los funcionarios de la organización, se
puede transmitir a través de diferentes medios de comunicación y poder difundir la
información de diferente maneras. El objetivo fundamental es lograr la aceptación e
integración de los empleados manteniéndolos informados de todos los acontecimientos
realizados o por realizar. p. 5 (Rodriguez, 2016)

Comunicación externa
Para que la organización logre una comunicación efectiva externa siempre debe diseñar
planes de comunicación, teniendo claro cuál es el mensaje que desea transmitir y los grupos
de intereses a los que desea ser participe.p. 6 (Rodriguez, 2016)
Herramientas de Comunicación Interna
es importante diseñar el sistema de comunicación con sus condiciones, requisitos,
prerrogativas, etcétera, de acceso y uso, con el fi n de que la organización logre sus fi nes
de forma efi caz y efi ciente, y de que sus miembros puedan también conseguir que los
suyos sean legítimos así como una participación satisfactoria y positiva en la organización.
p.43 (Peiró & Bresó, 2012)

 Manual/ portal del empleado

Se encuentra la información necesaria para que el empleado logre un excelente

desempeño en sus funciones, como también las condiciones y reglamentos de la
organización.

Comunicaciones escritas

Los memorandos (o escritos que deben ser recordados), son un medio útil de
transmitir los cambios que se produzcan en las distintas políticas y
procedimientos de la organización.

 Boletín informativo

Publicación con periodicidad definida donde se puede encontrar información de

acontecimientos importantes de reuniones y cambios de puestos de trabajo o
novedades de la organización.

 Intranet

Permite infinidad de posibilidades, como el intercambio de información

interdepartamental, formación a través de la red, entre otros.

 Reuniones

Facilitan el diálogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo entre

empleados que no suelen interactuar entre sí, frecuentemente por encontrarse
separados.

Las reuniones mal planificadas pueden convertirse en una pérdida de tiempo que
tenga como consecuencia una reducción de la productividad de la empresa.

 Procedimientos de apelación
Permiten a los empleados dar respuesta a las actuaciones de la gerencia y discutir
las decisiones de la dirección.

El menos reglamentado es el programa de puertas abiertas, el denominador

común de este tipo de programas es que los empleados, disponen de acceso
directo a cualquier director o directivo de la empresa. Tiene dos importantes
ventajas: hace que los empleados se sientan más seguros y confiados con la
empresa y que los directores actúen con menos arbitrariedad.

 Buzón de sugerencias

Está diseñado con el fin de solicitar, valorar las ideas valiosas de los empleados.
Los directores deben seguir los siguientes tres directrices para diseñar el sistema
de sugerencias:

Tener un Comité de evaluación de sugerencias con el fin de evaluar objetivamente

las ideas sugeridas.

Aplicar las sugerencias que se acepten y dar un agradecimiento a la persona que

la haya realizado.

Establecer el valor de la recompensa al beneficio que suponga para la empresa la

sugerencia. (Pacheco Ortiz, 2016)

Otras herramientas de comunicación son:

Cartelera: Este debe ser ubicado donde transítela mayor parte de los empleado0s de la
organización.
2. Correos electrónicos: esta es la mas herramienta usada por los funcionarios de la
organización ya es que mas rápido y confiable. Pero, tiene sus desventajas muchas veces se
nos llena el correo y no logramos ver todos los correos en el tiempo adecuado.
Videoconferencia: esta herramienta permite si hay funcionarios al momento de una reunión
o capacitación se encuentra ausente evitando desplazamiento, tiempo y dinero
Encuestas: Con esta herramienta las organizaciones sabrán cual es la opinión de sus
empleados y como se sienten dentro de ella.
10. Canales como Whatsapp: permite la creación de grupos por miembros determinados y
así podrán mantenerse informados hasta de pequeños acontecimientos, su manejo debe ser
adecuado
Teléfono: Los medios que se van a utilizar para comunicar un mensaje dentro de la
organización se deben analizar detalladamente para que este sea totalmente efectivo. P.8
(Rodriguez, 2016)
Otro elemento relevante por gestionar en la organización es la comunicación informal. La
organización debe tener la sensibilidad sufi ciente para identifi car y recibir dicha
comunicación y establecer también mecanismos para que tenga cabida. Actividades que
potencian la comunicación informal de la dirección con los trabajadores son de interés para
facilitar esa comunicación (desayunos con la dirección, actividades lúdicas, de carácter
informal, etcétera). P. 47 (Peiró & Bresó, 2012)

Coaching en la comunicación organizacional

El coaching es una herramienta utilizada para el autodesarrollo. Es una ayuda externa que
nos facilita en nuestra actuación sin sentirnos atacados, porque el verse a uno mismo es
difícil aunque a lo largo de la vida las personas puedan avanzar en auto conocerse.
Se requiere implementar Coaching en las organizaciones cuando se pretende emplear
competencias específicas al personal para alcanzar objetivos propuestos. Cuando se
presentan Un ambiente negativo entre el personal o compañeros de la organización, Cuando
se identifica vacios de habilidades entre los empleados y niveles de ejecución, cuando se
requiere `hacer cambios entre las organizaciones y así puedan ser aceptados. P.11
(Rodriguez, 2016)
A través del Coaching se tiene beneficios en la empresa como:
 Mejorar la productividad.
 Mejora la calidad del trabajo.
 Contribuye a construir un clima laboral sano, creando relaciones laborales sanas y
creando colaboradores comprometidos.
 Aprovecha al máximo las oportunidades que surgen en el trabajo para recoger
enseñanzas en situaciones reales.
 Hay dedicación hacia el cliente.
 Hay mejor comunicación.
 Mejora resultados empresariales
 Mejorar el clima laboral haciendo procesos más efectivos y por ende resultados
positivamente visibles.
 Facilita la transferencia de lo aprendido.
 Fomenta un ambiente de continua formación, apoyo y responsabilidad. P. 12
(Rodriguez, 2016)

Plan de Comunicación
El plan de comunicación es el plan de desarrollo de una organización que permita integrar
todo el público interno y externo o también el plan de desarrollo se puede hacer por
proyectos involucrando a los departamentos o personas realmente necesarios.p. 17
(Rodriguez, 2016)
El plan de comunicación debe tomar a todas las personas que conforman a cada uno de los
públicos de la organización, sean internos o externos. Son realmente ellos quienes son una
organización. Aunque la alta dirección son los que deciden hasta donde y quienes va a
llegar el plan de comunicación. Un buen plan de comunicación será exitoso, cuando el
mensaje debe ser desarrollado hacia el público objetivo, transmitiendo el impacto deseado y
la retroalimentación en su momento.p 17 (Rodriguez, 2016)
En el plan de comunicación de la organización se deben contemplar también las estrategias,
los medios y las prácticas para potenciar y facilitar la comunicación ascendente. Es
importante que las principales vías de esa comunicación estén establecidas y previstas. Los
empleados con frecuencia quieren y necesitan comunicar diversos mensajes a la
organización (sugerencias, críticas, quejas, aportaciones para mejorar, información
relevante recogida de los clientes y de la organización, resultados de aprendizaje en el
entorno del negocio, peticiones y solicitudes). P. 47 (Peiró & Bresó, 2012)