Tabla de contenido

PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS....................................................................................................2

Equipo de Trabajo..........................................................................................................................2
Valoración cualitativa y cuantitativa de riesgos.............................................................................2
Escala de probabilidad...............................................................................................................2
Escala de impacto.......................................................................................................................3
Matriz de probabilidad por impacto...........................................................................................4
Análisis del Impacto...................................................................................................................5
Análisis de la probabilidad..........................................................................................................6
Impacto y Probabilidad..............................................................................................................6
Ubicación de los Riesgos en la Matriz de Riesgos.......................................................................8
Monitoreo, seguimiento y control de los riesgos.......................................................................8
PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES........................................................................................9
Necesidad de adquisiciones externas.............................................................................................9
Identificación de adquisiciones....................................................................................................10
Tipos de contrato a utilizar...........................................................................................................10
Proceso de efectuar las adquisiciones..........................................................................................10
Proceso de control de las adquisiciones.......................................................................................11
PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS.........................................................................................12
Registro de interesados................................................................................................................12
Gestión de los interesados...........................................................................................................12
 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS
Equipo de Trabajo
Rol Responsabilidades

Este será encargado de comunicar los riesgos con

el cliente y manifestar los cambios que estos
Gerente del proyecto  puedan presentar debe garantizar que estos sean
comunicados a tiempo y sean resueltos por su
equipo de trabajo.

Sera el encargado de validar los riegos funcionales

que se puedan presentar el proyecto además de
Líder Funcional verificar que los riesgos técnicos sean mitigados
demostrando que cumplen con la funcionalidad
requerida.

Esta encargado de identificar los riesgos técnicos

que se puedan presentar durante el proyecto los
cuales deben ser comunicados al gerente, otro
Líder técnico
punto importante es que debe analizar cada uno de
los cambios para identificar los riesgos técnicos
que se pueden presentar.

Valoración cualitativa y cuantitativa de riesgos

Escala de probabilidad
Puntuación
Probabilida
Escala de
d Cronograma Costo Alcance
Probabilidad
Muy bajo < 10% 0.1 < 2 semanas <1% Cambios en el alcance o correcciones en
las entregas que su afectación es mínima
y en la mayoría de casos no afecta la
fecha de entrega final o su a afectación
 es mínima.
Bajo 10% a < 30% 0.3 2 semanas a 1%<2% Cambios en el alcance que presenta
< 1mes afectación en tiempo y costo muy
mínimos.
Medio 30% a <50% 0.5 1 mes < a 2 2%<4% Cambios en el alcance que representan
meses un análisis de viabilidad ya que su
afectación es nivel medio no solo afecta
tiempo si no recursos.
Alto 50% a <70% 0.7 2 meses a 4% a Se presentan fallas en los entregables
<4 meses <8% presentados ya que no se encuentran a
acorde a lo solicitado por el cliente.
Muy alto 70% O + 0.9 4 mese O + 8% O + Se presenta que el producto final
entregado no cumple con ninguno de los
requerimientos o el cliente solicita un
cambio que se sale del alcance defino.

Escala de impacto
Objetivo del
Muy bajo 0.05 Bajo 0.1 Moderado 0.2 Alto 0.4 Muy Alto 0.8
proyecto
El incremento
El incremento del El incremento El incremento en El incremento en el
en el costo
Costo costo es en el costo es el costo entre el costo es mayos al
entre el 10% y
insignificante menor al 5% 5% y 10% 20%
20%
Se afecta el Se afecta el
Se afecta el
calendario del calendario del
El incremento del El incremento calendario del
proyecto con una proyecto con
Calendario tiempo es del calendario proyecto con una
desviación una desviación
insignificante es menor a 5% desviación general
general del 5% al general del
mayor al 20%
10% 10% al 20%
Alcance Cambios en el Los cambios del Los cambios del Los cambios El producto final no
alcance no son alcance afecta alcance afecta del alcance cumple con lo
perceptible áreas menores áreas medias afecta áreas requerido por el
 Altas cliente.
La reducción de la
Solo se ve La reducción El producto final no
Degradación de la calidad afecta la
afectados de la calidad cumple con lo
Calidad calidad apenas aprobación de
algunas para el cliente requerido por el
perceptible cada paquete
especificaciones. es inaceptable cliente.
entregado.

Matriz de probabilidad por impacto

P
  RIESGO= PROBABILIDAD X IMPACTO
R
O 0,9 0,05 0,09 0,18 0,36 0,72
B
0,7 0,04 0,07 0,14 0,28 0,56
A
B
0,5 0,03 0,05 0,10 0,20 0,40
I 0,3 0,02 0,03 0,06 0,12 0,24
L
0,1 0,01 0,01 0,02 0,04 0,08
I
D 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8
 
A
D   IMPACTO

Fuentes de Riesgo:

 Información errada acerca del espacio físico de la sede

 Información errada o incompleta de cantidad de usuarios que trabajarán en la sede
 Mal cálculo de la cantidad de información o transaciones que se esperan realizar en la
nueva sede
 Problemas de comunicación entre Stakeholders
 Cambio de Infraestructura en la Sede Principal durante el desarrollo del proyecto
 Cambio imprevisto de la locación final de la sede
 El líder técnico no tiene en cuenta el presupuesto para realizar las recomendaciones
 El líder funcional no acota requerimiento del líder técnico de acuerdo al presupuesto
 Problemas financieros externos al proyecto que afecten el presupuesto
 El personal contratado no cumple con el perfil profesional requerido
Análisis del Impacto

Fuente del Riesgo Qué impacta? Impacto

Información errada acerca del espacio Costo Muy Alto 0.8
físico de la sede Calendario Alto 0.4
Alcance Muy Alto 0.8
Calidad Alto 0.4
Información errada o incompleta de Costo Alto 0.4
cantidad de usuarios que trabajarán en
la sede Calidad Alto 0.4

Mal cálculo de la cantidad de Costo Moderado 0.2

información o transaciones que se Alcance Muy Alto 0.8
esperan realizar en la nueva sede
Calidad Muy Alto 0.8
Problemas de comunicación entre Costo Muy Alto 0.8
Stakeholders Calendario Muy Alto 0.8
Alcance Muy Alto 0.8
Calidad Muy Alto 0.8
Cambio de Infraestructura en la Sede Costo Alto 0.4
Principal durante el desarrollo del Alcance Muy Alto 0.8
proyecto Calidad Muy Alto 0.8
Cambio imprevisto de la locación final Costo Muy Alto 0.8
de la sede Calendario Alto 0.4
Alcance Muy Alto 0.8
Calidad Alto 0.4
El líder técnico no tiene en cuenta el Costo Alto 0.4
presupuesto para realizar las Calendario Alto 0.4
recomendaciones Calidad Alto 0.4
El líder funcional no acota Costo Alto 0.4
requerimiento del líder técnico de Calendario Alto 0.4
acuerdo al presupuesto Calidad Alto 0.4
Problemas financieros externos al Calendario Muy Alto 0.8
proyecto que afecten el presupuesto Alcance Muy Alto 0.8
Calidad Muy Alto 0.4
El personal contratado no cumple con el Costo Alto 0.4
perfil profesional requerido Calendario Alto 0.4
Alcance Alto 0.4
Calidad Muy Alto 0.8

Análisis de la probabilidad

Fuente del Riesgo Probabilidad Valoración

Información errada acerca del espacio físico de Muy Alta 0.9
 la sede
Información errada o incompleta de cantidad Alta 0.7
de usuarios que trabajarán en la sede
Mal cálculo de la cantidad de información o Media 0.5
transaciones que se esperan realizar en la
nueva sede
Problemas de comunicación entre Alta 0.7
Stakeholders
Cambio de Infraestructura en la Sede Principal Muy Baja 0.1
durante el desarrollo del proyecto
Cambio imprevisto de la locación final de la Baja 0.3
sede
El líder técnico no tiene en cuenta el Baja 0.3
presupuesto para realizar las
recomendaciones
El líder funcional no acota requerimiento del Baja 0.3
líder técnico de acuerdo al presupuesto
Problemas financieros externos al proyecto Baja 0.3
que afecten el presupuesto
El personal contratado no cumple con el perfil Media 0.5
profesional requerido

Impacto y Probabilidad

Fuente del Riesgo Qué impacta? No. Riesgo Impacto Probabilidad Resultado
Información errada Costo 1.1. 0.8 0.9 0.72
acerca del espacio físico Calendario 1.2. 0.4 0.9 0.36
de la sede Alcance 1.3. 0.8 0.9 0.72
Calidad 1.4. 0.4 0.9 0.36
Información errada o Costo 2.1. 0.4 0.7 0.28
incompleta de cantidad
de usuarios que Calidad 2.2. 0.4 0.7 0.28
trabajarán en la sede
Mal cálculo de la Costo 3.1. 0.5 0.10
cantidad de información Alcance 3.2. 0.8 0.5 0.40
o transaciones que se
esperan realizar en la Calidad 3.3. 0.8 0.5 0.40
nueva sede
Problemas de Costo 4.1. 0.8 0.7 0.56
comunicación entre Calendario 4.2. 0.8 0.7 0.56
Stakeholders Alcance 4.3. 0.8 0.7 0.56
Calidad 4.4. 0.8 0.7 0.56
Cambio de Costo 5.1. 0.4 0.1 0.04
Infraestructura en la Alcance 5.2. 0.8 0.1 0.08
Sede Principal durante Calidad 5.3. 0.8 0.1 0.08
el desarrollo del
proyecto
Cambio imprevisto de la Costo 6.1. 0.8 0.3 0.24
locación final de la sede Calendario 6.2. 0.4 0.3 0.12
Alcance 6.3. 0.8 0.3 0.24
Calidad 6.4. 0.4 0.3 0.12
El líder técnico no tiene Costo 7.1. 0.4 0.3 0.12
en cuenta el Calendario 7.2. 0.4 0.3 0.12
presupuesto para Calidad 7.3. 0.4 0.3 0.12
realizar las
recomendaciones
El líder funcional no Costo 8.1. 0.4 0.3 0.12
acota requerimiento del Calendario 8.2. 0.4 0.3 0.12
líder técnico de acuerdo Calidad 8.3. 0.4 0.3 0.12
al presupuesto
Problemas financieros Calendario 9.1. 0.8 0.3 0.24
externos al proyecto Alcance 9.2. 0.8 0.3 0.24
que afecten el Calidad 9.3. 0.4 0.3 0.12
presupuesto
El personal contratado Costo 10.1. 0.4 0.5 0.20
no cumple con el perfil Calendario 10.2. 0.4 0.5 0.20
profesional requerido Alcance 10.3. 0.4 0.5 0.20
Calidad 10.4. 0.8 0.5 0.40
Ubicación de los Riesgos en la Matriz de Riesgos

  RIESGO= PROBABILIDAD X IMPACTO

1.2. 1.1.
0,9 1.4. 1.3.
4.1.
4.2.
2.1. 4.3.
0,7 5.1. 2.2. 4.4.
10.1. 3.2.
10.2. 3.3.
0,5 3.1. 10.3. 10.4.
6.2.
6.4.
7.1.
7.2.
7.3.
P
R 8.1. 6.1.
O
8.2. 6.3.
B
A
8.3. 9.1.
B 0,3 9.3. 9.2.
I
5.2.
L
I 0,1 5.3.
D 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8
 
A
D   IMPACTO

Monitoreo, seguimiento y control de los riesgos

Documentación y monitoreo de riesgos
Para los riegos se manejara un formato de documento de Excel donde se tendrá toda la
información relevante del riesgo identificado, es decir la descripción del riesgo el nivel de
impacto que tiene sobre el proyecto, si es funcional o técnico, si tiene afectación en
cambios de fecha de entrega, es importante que esta información se diligencia de manera
completa para poder realizar los correspondientes seguimientos, además debe tendrá una
columna donde se actualizara dos veces por semana, esto con el fin de realizar el
respectivo monitoreo que se ara semanalmente en la reuniones de seguimiento del
proyecto.

Seguimiento a la gestión de los riesgos

Para lograr un seguimiento efectivo los riesgos manejaran 3 estados el numero
uno será detectado, el numero dos será en proceso de solución y el numero 3 será
mitigado, para el caso del estado numero dos deberá mostrar el porcentaje de
avance de la solución al riesgo. Este estado nos permitirá saber cómo se
encuentra el riesgo y el porcentaje que lleva de solución garantizando que los
tiempos de respuesta que se analizaron estén de manera correcta en caso de que
no sea así se deberán tomar las medidas necesarias para lograr mitigar este
riesgo.

El seguimiento dentro del equipo se realizara dos veces por semana donde se
documentaran lo avances que se tiene para cada riesgo se actualizarán los
estados en cada uno de los documentos puesto que cada riesgo cuenta con su
respectivo archivo, todo esto con el fi n de que sea compartido con el cliente en la
reuniones semanales sobre los avances del proyecto.

Plan de respuesta a los riesgos

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Necesidad de adquisiciones externas
Debido a que el equipo de trabajo solo cuenta con tres integrantes un gerente de proyectos un
líder técnico y un líder funcional se ve la necesidad de tener dos adquisiciones referentes a
recursos, los cuales deben tener experiencia en la instalación de infraestructura, conocer de
normas ISO, cableado estructurado, VOIP entres otros conocimientos técnicos, van a estar
acompañando la labor del líder técnico debido a que el entregable que se quiere realizar es de un
 contenido extenso y con un alto nivel técnico, al encontrar que el personal asignado al proyecto es
muy corto se decide realizar esta adquisición.

Identificación de adquisiciones

ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Cantidad Descripción
Se requiere dos recursos que
acompañaran el proceso de
2 ejecución del proyecto debido a
que los recursos asignados al
proyecto son pocos.
Especificación de adquisición Costo Utilización
Estos recursos serán
utilizados para la
Ingeniero de sistemas con ejecución del proyecto
conocimientos en normas ISO, es por eso que se
$60.000 por
cableado estructurado, VOIP unirán al grupo de
hora
con experiencia en instalación trabajo después de
de infraestructura tecnológica. que se tenga el diseño
del entregable ya
aprobado.

Tipos de contrato a utilizar

El tipo de contrato a utilizar será Contrato por Tiempo y Materiales (T&M), puesto
que a pesar que se tiene un fecha establecida de inicio y de entrega puede pasar
que se presenten retrasos o por que no se adelante el proyecto y se termine antes
o se requiera el uso de horas extras de los recursos, este tipo de contrato nos
facilita el utilizar los recursos de una manera más controlada y garantiza que se
paga por lo trabajado.

Proceso de efectuar las adquisiciones

El proceso de adquisición se llevara en 5 pasos.

Paso 1: el líder técnico del equipo deberá realizar un formato donde se especifique
que conocimientos, experiencia y que nivel educativo deben tener los recursos
que se piensan adquirir además deberá realizar un formato de prueba para
evaluar el conocimiento de los candidatos, estos documentos deberán ser
presentado al gerente de proyectos y al gerente de infraestructura de la compañía
para dar la aprobación del mismo.

Paso 2: con la aprobación del documentó la líder funcional del equipo empezara
con la búsqueda de distintos proveedores que nos puedan prestar este servicio y
que cumplan con las especificaciones plasmadas en el documento, los
proveedores que cumplan con las condiciones tendrán que enviar sus aspirantes a
entrevista además deberá evaluar el valor que cobra cada proveedor..

Paso 3: el líder técnico deberá realizar la entrevista y calificar las evaluaciones de

los aspirantes.

Paso 4: al tener las calificaciones el líder técnico deberá escoger los 3

proveedores más calificados para realizar la labor que van a desempeñar.

Paso 5: el cliente validara los candidatos seleccionados y deberá escoger el que

se acomode no solo en la parte laboral, sino también en la parte presupuestal, en
caso de que los proveedores seleccionados no cumplan con las expectativas del
cliente se le mostraran todos los candidatos que se presentaron y este deberá
escoger ya que son los únicos autorizados para escoger el personal que va entrar
a ser parte del grupo.

Proceso de control de las adquisiciones

Las adquisiciones estarán a cargo del líder técnico, esta persona será la
encargada de cerciorara el cumplimiento de los recursos en cuanto entregas en
las fechas correspondientes que cumplan con el horario establecido y quien
definirá si es necesario el trabajo de horas extra además de repartir el trabajo y
controlarlo, para ello se tendrá en cuenta que el entregable final está repartido en
4 entregables, ambos recursos deberán estar en el mismo entregable por que
como se estipulo no se arranca una segunda fase sin tener aprobada la anterior.

Los recursos deberán entregar informe de avance dos veces por semana para
garantizar que los avances sean satisfactorios, además cada avance será
 evaluado por el líder técnico para garantizar que este llegue de la manera más
correcta a la hora de la aprobación.

PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

Registro de interesados
Para los interesados que se encuentran involucrados en el proyecto se encuentran tres áreas
involucradas en diferentes aspectos:

Patrocinador: este es el interesado principal del proyecto, es el presidente de la compañía quien

dispuso presupuesto para la realización del proyecto, este interesado se puede ver afectado en
retrasos del proyecto debido a que la inversión planeada puede cambiar, además si la expectativa
que se tiene no se cumple puede darse como fracaso.

Infraestructura Tecnológica: esté interesado es el responsable de validar que se cumpla con lo

solicitado ya que son el área que conoce el requerimiento solicitado además serán el área
encargada de aprobar el entregable final.

Área Comercial: esté interesado solicita el proyecto desde el área funcional, además están
interesados en que la infraestructura que se monte este acorde para que la compañía pueda
prestar un excelente servicio al usuario final.

Gestión de los interesados

Nivel de
Tipo de Gestión del Frecuencia de envió de
Interesado interesado (1 a Acciones Posibles
interesado interesado información
5)
Estará
La información será
Será el encargado encargado de
compartida en las
de dar el apoyar la
Patrocinador Interno 5 reuniones semanales
aprobado a la parte
que se tienen de avance
entrega final. financiera del
del proyecto.
proyecto
Infraestructura Interno 5 Son las personas Están La información será
Tecnológica que evaluaran encargados de compartida en las
cada una de las resolver todas reuniones semanales
entregas y darán las dudas que se tienen de avance
la aprobación de técnicas y del proyecto, además
cada una de ellas. funcionales las 5 entregas que
que se corresponde para la
presenten a lo aprobación de cada
 largo del
fase.
proyecto.
Comercial Interno Área que conoce Estará en la Se entregara un informe
la parte funcional reunión de al final con el aval del
y el cliente final. donde se área técnica y el de
3 hable del presidencia.
requerimiento
y dará a
conocer sus
necesidades.