Guía de Integración del Curso

PLAN DE ACCIÓN - AUTOMATIZACIÓN

ACCIÓN 1. Generar un Plan de Automatización

TAREA 1

Haz un listado de todos los procesos que se dan en tu negocio e inclúyelos en una tabla
similar a la que te propusimos en el curso, con una columna para señalar los procesos que han
sido “Descritos”, otra columna para señalar los que han sido “Probados” y una última columna
para señalar los procesos “Aprobados”.

Puedes ayudarte separando los procesos por Departamento o Áreas del Negocio.

Quedará así:

PROCESOS DPTO. ADMINISTRACIÓN DESCRITO PROBADO APROBADO

PROCESOS DPTO. COMERCIAL DESCRITO PROBADO APROBADO

PROCESOS GERENCIA DESCRITO PROBADO APROBADO

TAREA 2

Ahora puedes calcular qué porcentaje de procesos te quedan por “Describir”, “Probar” y
“Aprobar”, de forma que puedes establecer un plan de automatización. Rellena a continuación
con estos cálculos:

Nº PROCESOS LISTADOS:

% PROCESOS DESCRITOS

% PROCESOS PROBADOS:

% PROCESOS APROBADOS:

Es posible que más adelante aparezcan nuevos procesos, la lista no está nunca cerrada pero
este es tu punto de partida.

También puedes hacer los cálculos por cada Departamento o Área de Negocio.

TAREA 3

Asigna un responsable para cada uno de ellos, comparte con tu equipo esta tarea para que
sientan que forman parte de ello y ayúdate con sus conocimientos sobre aquello que es
procesado.

Plantéate una fecha para tener descrito, probado y aprobado cada proceso. ¿Qué porcentaje
de procesos descritos, probados y aprobados vas a tener al mes? ¿Cuántos meses tardarás
en acabarlo todo?

Finalmente, añade esas fechas objetivo a la tabla anterior y ya tienes tu Plan de

Automatización.

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Al menos, uno de ellos tendrá como fecha de aprobación el 9 de octubre, eso quiere decir que
habrá sido descrito y probado previamente.

FECHA OBJETIVO
PROCESOS DPTO. ADMINISTRACIÓN
Descrito Probado Aprobado

FECHA OBJETIVO
PROCESOS DPTO. COMERCIAL
Descrito Probado Aprobado

FECHA OBJETIVO
PROCESOS GERENCIA
Descrito Probado Aprobado

TAREA 3

Todo Plan debe contar con un seguimiento de la acción. Al finalizar cada mes chequea si has
cumplido con el objetivo de automatización y establece las medidas necesarias si no has
llegado.

ACCIÓN 2. Puesta en marcha del Plan de Automatización

TAREA 1

Es hora de ponerte en acción.

Según el Plan que te has marcado comienza con la descripción del primero de los procesos.
Sigue estos pasos (tu y/o el responsable que has asignado):

1. En un Word en blanco pon título y fecha a este proceso en el nombre del archivo.

2. Escoge el tipo de proceso que te permita describirlo adecuadamente: escrito,

audiovisual (video o audio), físico, plantilla o informático (CRM, ERP, etc.).

La mayoría de las veces es mejor comenzar por un proceso escrito, pues te ayudará a
poner en orden las ideas y comprobar fácilmente si falta algo.

3. Redacta el proceso de forma detallada. Comprueba que se explica quién lo hace,

cuándo lo hace, dónde lo hace, cómo lo hace y con qué lo hace.

Recuerda ser simple pero extremadamente preciso. Cuando creas que has sido
preciso, sé tres veces más preciso.

TAREA 2

Prueba el proceso descrito con la persona o personas implicadas. ¿Estáis seguros de que es
la mejor forma de hacerlo? ¿La más eficiente?

Modifica todo lo necesario en la descripción hasta que sea fiel reflejo de la realidad.

Tener un proceso y que las cosas se ejecuten de forma diferente no sirve de nada y al revés
tampoco.

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 Guía de Integración del Curso

TAREA 3

Da el visto bueno al proceso descrito y probado.

Una vez que el proceso ha sido aprobado, debes comunicarlo de forma fehaciente a todos los
implicados y establecer un seguimiento para chequear que se ejecuta conforme a lo descrito y
con la intención de establecer las adaptaciones necesarias para que siempre sea vigente y el
más eficiente.

En sí mismo, el seguimiento de los procesos es un “nuevo proceso” que deberás establecer.

TAREA 4

Repite una y otra vez con todos los procesos de tu negocio hasta finalizar el Plan de
Automatización.

Como ya he mencionado identificarás nuevos procesos mientras pones en marcha el Plan, así
que repite una y otra vez.