CORPORACION UNIVERSITARIA IBEROAMERICANA

ACTIVIDAD 4 - TALLER SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

FLOR JASBLEYDY DIAZ RODRIGUEZ

CODIGO ESTUDIANTE

100058987

CONTADURIA PUBLICA

JUAN URREA
 Taller

1. ¿Qué es un sistema contable?

El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que
ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es
el anual.Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para
mostrar finalmente la información financiera de una empresa.Sabiendo que una empresa de
capital está compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de
mercancías o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor.El
diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento
de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera
anotación.Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera
columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama
referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta que se
carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecerá un auxiliar, el débito y el crédito; en el
auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma
tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el
importe que se acredita.El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la
información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario.

2. Explique las características de un sistema contable.

Confiabilidad: Se refiere a la capacidad de una información de expresar, con el máximo

rigor, las características básicas y condiciones de los hechos reflejados, circunstancia que,
junto con la relevancia, persigue garantizar la utilidad de la información financiera. Para que
una información sea fiable debe ser imparcial, objetiva, verificable, constituir una
representación fiel de los hechos que pretenden ser puestos de manifiesto y prudente.

Relevancia: La información se dice que es relevante si influye en las decisiones. Para ser
relevante, la información debe estar disponible en el tiempo, debe ayudar en la predicción, y
ayudar en la regeneración.
Comprensibilidad: La información contable debe poseer la cualidad de importancia
económica para el usuario, es decir, para comprender el contenido y el significado de los
estados financieros e informes. Las cualidades que distinguen entre el bien y el mal la
comunicación de un mensaje son fundamentales para la comprensión de los mensajes. Un
mensaje se dice que se comunica cuando es interpretado por el receptor del mensaje en el
mismo sentido en el que el remitente ha enviado.

Comparabilidad: La calidad de la información que permite a los usuarios identificar los

cambios en los fenómenos económicos durante un período de tiempo, entre dos o más
entidades. Los informes contables deben ser comparables entre las empresas para identificar
las similitudes y diferencias. Para ser comparable, los informes contables deben pertenecer a
un período, utilice la unidad de medida común y el formato común de presentación de
informes.

3. Realice y explique la estructura de las etapas para la implementación de un

sistema de información financiera.

Planeacion Analiis Diseño Pruebas Capacitación Liberación

1. PLANEACIÓN DEL PROYECTO

El objetivo de esta etapa es poner en contacto a tu equipo con el de tu proveedor para que en
conjunto definan la planeación definitiva y detallada del proyecto, entre las actividades a
realizarse están:

 Presentar al equipo de trabajo de tu empresa al consultor que llevará a cabo la

implementación.

 Establecer un cronograma de actividades y empatar el mismo con la agenda de

todos los involucrados.
  Armar una bitácora de compromisos mandatorios para poder arrancar el Proyecto
sin posibles contratiempos o sorpresas.

 Preparar los formatos de cada uno de los procesos así como los datos maestros
iniciales que se ingresarán al sistema.

2. ANÁLISIS DEL PROYECTO

En esta fase lo primordial será obtener la lista de requerimientos y funcionalidades acordadas

de cada una de las áreas de tu empresa para la implementación y así mismo dicho listado
debe ser validado por cada responsable de área para proceder a la configuración de la solución
de acuerdo a los procesos y procedimientos definidos.

Durante esta fase se llevan a cabo las siguientes tareas:

 Se definen los alcances específicos del proyecto.

 Se elaboran diagramas de flujo de tus procesos y procedimientos para cada área
operativa.

3. DISEÑO DEL PROYECTO

En esta etapa de la implementación de ERP se realiza la configuración de la solución de

acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos que en la etapa anterior se
definieron.

Es importante en esta etapa que la persona a cargo del proyecto de parte de la empresa
mantenga el contacto con el proveedor para validar cualquier duda que pudiera surgir ya
que en esta etapa la solución va tomando forma para quedar adecuada a las necesidades
reales del negocio.

4. PRUEBAS DEL PROYECTO

Cuando se llega a este punto de la implementación, es el momento de validar si lo que
definiste en el análisis y planeación va de acuerdo al resultado obtenido. Esto se logra
realizando escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones que recreen las
circunstancias del día a día.
Es indispensable que en esta fase del proyecto cada una de las personas encargadas de las
diversas áreas participen activamente en la revisión y validación de cada proceso así como
de cada funcionalidad de la herramienta y de la información que se obtiene, para asegurarse
que realmente van a recibir del sistema esa ventaja para hacer su trabajo más eficiente. Es
muy importante confirmar que todos los procesos y requerimientos clave de la operación del
día a día estén completamente validados y cerrados en esa etapa para evitar sorpresas en la
etapa de capacitación o liberación del proyecto.

5. CAPACITACIÓN PARA UTILIZAR EL SISTEMA

Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todos los usuarios finales,
aquí la motivación y participación de todos los involucrados muy importante ya que es
cuando van a tener la experiencia real con el ERP y sobre todo se prepararán para dominar
el uso de la solución. La comunicación total con el consultor es muy relevante en este paso,
se deben de externar todas las dudas en cuanto a procesos y funciones, esto con el fin de
obtener el máximo provecho de la herramienta.

Al finalizar la capacitación la empresa se debe asegurar de encargar a cada usuario que realice
operaciones diarias de práctica en el sistema, a manera de tarea, desde ese día hasta la
liberación, para reforzar la capacitación recibida, ya que de no hacerlo existe el riesgo de que
la persona pierda el conocimiento obtenido en esta etapa.

6. LIBERACIÓN DEL PROYECTO

Llegamos al final del proceso de implementación, la etapa de liberación, que es la salida en

vivo para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su totalidad con el apoyo del
proveedor en la etapa inicial. Una vez terminada esta fase y cuando los usuarios ya manejan
de manera eficiente la solución de acuerdo a las tareas asignadas, se inicia un proceso de
mejora continua con el fin de optimizar el trabajo y obtener los resultados esperados en la
etapa de preparación.

La implementación de un ERP representa retos y cambios en la organización, es un proyecto

muy importante que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación de todas las áreas que
forman la empresa, no obstante, si existe un compromiso mutuo de parte del proveedor y del
cliente durante todo el proceso, el resultado será una exitosa integración de tus operaciones,
acceso a información completa para toma de decisiones así como un crecimiento acelerado
y controlado de tu empresa.

4. Mencione los procedimientos para instalar un sistema de contabilidad.

 El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable.

 Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física,
actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc.
 Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa.
 Verificar la aplicación de las normas legales
 Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de procedimientos
respectivos
 Implementar metodologías de recolección de información
 Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad económica de
la empresa.
 Preparar los informes pertinentes
 Registrar las operaciones en los libros correspondientes
 Elaborar los informes financieros

La implementación de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno

de los puntos claves en la conformación de la empresa como tal, este le permite en cualquier
momento evaluar su desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición
financiera.

5. Mencione tres ventajas y tres desventajas de un sistema contable.

Ventajas

 Ahorro: Uno de los principales beneficios de contar con un software contable supone un
ahorro, pensando en dos vertientes: el tiempo, agilizando las tareas en lo que a encuadre
de cuentas y búsqueda de datos se refiere; el dinero, puesto que se emplea una cantidad
 de recursos mucho menor (menos tiempo y menos personas). Además, el tener todo
automatizado reduce la posibilidad de errores.

 Mejora de la gestión del negocio: El llevar la gestión de las cuentas de ingresos y gastos de
empresa en un software de contabilidad supone, no solo tener todos los datos unificados y
almacenados en un mismo lugar; sino que facilitan la gestión y toma de decisiones de la
compañía. Igualmente, se suministrará información útil para llevar la buena marcha del
negocio, llevarlo por el camino correcto.

 Confidencialidad y seguridad: Las soluciones cloud permiten tener la información más

segura que nunca, almacenada en sistemas totalmente fiables y seguros, lejos de cualquier
ataque informático o cualquier accidente.

Desventajas

 Dificultad: Algunos paquetes de software de contabilidad están diseñados y pensados

para personas que no tienen amplios conocimientos acerca de la contabilidad
empresarial. Sin embargo, hay otros muchos paquetes en los que requiere de un alto
conocimiento, tanto contable como técnico, para aprender a usar y sacarle todo el
partido a la aplicación.
 Mantenimiento: Otro de los inconvenientes de los programas contables es que
requieren de un mantenimiento y actualización del paquete contratado, para sacarle
el máximo partido y que trabaje de manera óptima y eficiente.
 Coste: Son muchos los softwares de contabilidad disponibles en el mercado y a un
precio más que razonable. Sin embargo, debes tener en cuenta otro tipo de requisitos,
tales como la RAM, la velocidad del procesador y la memoria del disco duro.
 Referencias Bibliográficas

 Feliz, I.C. (2001) Gestiopolis. Conceptos básicos de sistemas de contabilidad.

Sistemas de Contabilidad.

 Definición de sistema contable.

 Gerencie. 2010. Usuarios de la información contable.