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COMO SE DOCUMENTA UN PROCESO?

Documentar un proceso es vital para un sistema de calidad. Sin


embargo, muchas veces se observan procesos deficientemente
documentados. En este artculo les doy mis impresiones sobre cmo
hacerlo bien.
Hay que tener en cuenta que en un proceso se pueden identificar 5
partes claves, que deben estar muy bien alineadas para que se cumpla
con el objetivo de la documentacin:
El objetivo del proceso,
Las actividades,
El producto del proceso o resultado final.
Los indicadores de gestin.
Los controles del proceso.
Para un sistema de calidad son muy importantes estas partes porque
aqu se sustenta la eficacia y la mejora continua de los procesos.
El levantamiento del proceso se debe realizar con el personal a cargo del
mismo.
Empiece a describirlo en una hoja en blanco. No use por el momento
formatos o plantillas prediseadas. Djelas para el final.
El xito de un proceso documentado, es la sntesis de las actividades
que se realizan.

Pasos a seguir:

Determine claramente el objetivo del proceso. El para que se


realizara ese proceso. Sea concreto, no revuelva la misin, ni la
visin, ni los valores de la empresa en el objetivo.
Determine el o los productos del proceso, que se espera y en que
condiciones ser el resultado final.
Identifique las entradas claves del proceso y sus respectivos
procesos proveedores.
Establezca la primera fase como de planificacin del proceso. Que
recursos requieren ser planificados? personas, maquinas, tiempo?
Haga un flujo libre de pasos, puede ser con smbolos o el simple
texto.
Verifique que cada paso enunciado cumpla con las 3 condiciones:
Es necesario? Transforma las entradas?
Est enfocado a
satisfacer al cliente? Si algn paso no agrega valor entonces, trate
de eliminarlo o minimizarlo.

Establezca las relaciones y la secuencia de los pasos, con lneas.


No se preocupe por armar una red al detalle, sino por la
comprensin de los hechos. La realidad es mucho ms compleja
que un flujograma.
Agrupe los pasos de acuerdo a su afinidad, en fases o etapas. Ud.
debe tratar de hacer un proceso con el menor nmero de
actividades. Quienes usarn dicho documento apreciarn la
brevedad y claridad del mismo.
Identifique las actividades de verificacin importantes. Extrigalas
del flujo y renalas en el Plan de Seguimiento y Medicin
(controles del proceso). De esta forma Usted habr organizado el
flujo del proceso de acuerdo al ciclo PHVA.
Verifique que el producto final del proceso corresponda con lo
esperado.
Identifique los subproductos o salidas secundarias y sus
respectivos procesos clientes.
Determine los indicadores de resultados del proceso verificando su
alineamiento con el objetivo establecido del proceso.
Disee el formato o la plantilla donde documentar el proceso
levantado.
Si se identifican fases o etapas muy largas o complejas se sugiere
levantar un procedimiento especfico para esa parte.