FACULTAD DE INGENIERÍA

INGENIERIA CIVIL EN OBRAS CIVILES

Asignatura: Programación y Control de proyectos

Guía N°1
Principios Generales de Administración

La función administrativa tiene por tarea que las personas dentro de la organización actúen como
un equipo tras la conquista de las metas de la empresa. Todo jefe de área tiene la obligación de
buscar la eficiencia de su sector, para lo que debe empeñarse en guiar o dirigir a su grupo de trabajo
hacia las metas u objetivos de la organización, es decir, debe “administrar”.

“Administrar es aplicar un proceso o forma de trabajo que consiste en guiar o dirigir a un grupo
de personas hacia las metas u objetivos de la organización”.

Terry & Rue (1982)

El Proceso de administración de proyectos involucra la aplicación e integración de los procesos de

inicio, planeación, ejecución, control y cierre. En pocas palabras, administrar es decidir con
anticipación lo que se quiere lograr y el cómo se va a lograr, para luego, utilizar los recursos
disponibles y ejecutar las actividades planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas
establecidos.

Planeación

Control Organización

Ejecución

Figura 1 Proceso administrativo (4 funciones principales).

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La administración de proyectos en la construcción varía dependiendo de la persona encargada de

realizar dicha acción, por ejemplo:

• El cliente realizará una planeación general, cuya escala de tiempo será en meses o semanas.
Esto le permitirá estimar el costo total de la obra, así como los diferentes flujos de efectivo
que se requieran.
• Los encargados del diseño del proyecto necesitan establecer la secuencia de actividades a
realizar, como investigaciones, estudios del terreno, cálculos, elaboración de planos y
documentos de especificaciones técnicas e instalaciones, entre otras. Las actividades deben
ser planeadas para evitar pérdida de tiempo o retrasos, así como posibles omisiones.
• El contratista elabora una planeación detallada, donde normalmente la escala de tiempo
utilizada será diaria. Esta puede ser mayor o menor según se requiera, para organizar sus
recursos y controlar en forma efectiva todo el desarrollo de la obra.

Planeación

Son procesos para establecer el alcance, definir el objetivo y el curso de acción requeridos para
alcanzar los resultados esperados del proyecto.
Esto origina las preguntas; ¿Qué objetivo se quiere alcanzar?, ¿Cuándo y cómo se hará?, ¿Cuáles
serán los componentes necesarios del trabajo?, etc. En resumen, se debe formular un plan de
trabajo predeterminando las futuras actividades y trazar el programa de acción.
Actividades importantes de la planeación:

• Determinar o Pronosticar los objetivos Generales.

• Establecer condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar nuevos y
mejores medios de desempeñar el trabajo.
• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
• Anticipar los posibles problemas futuros.

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Organización

Son procesos para distribuir o señalar las actividades necesarias de trabajo entre los miembros del
grupo e indicar la participación de cada uno. Es decir, organizar los recursos requeridos para cada
proceso o actividad, estos recursos pueden ser materiales, herramientas, mano de obra o equipo y
seleccionar el personal adecuado para la realización de los trabajos.
Esta distribución del trabajo estará guiada por consideraciones como; la naturaleza de las
actividades que componen el proyecto, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades se deben agrupar y asignar de manera que un mínimo de gastos o un máximo de
satisfacción de los trabajadores se logre o se alcance algún objetivo similar.
Actividades importantes de la organización

• Subdividir y agrupar el trabajo y obligaciones en unidades operativas.

• Definir los requisitos de los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
• Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
• Ajustar la organización a la luz de los resultados esperados del control.

Ejecución
Proceso que se desarrolla para llevar a cabo físicamente las actividades definidas en los pasos de
planeación y organización. Es necesario que el administrador tome medidas que inicien y continúen
las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten las tareas.
Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están; dirigir,
desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
Actividades importantes de la ejecución:
• Poner en práctica la filosofía de participación de todos los afectados por la decisión.
• Conducir, retar y motivar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
• Recompensar con reconocimiento y una remuneración acorde a un trabajo bien hecho.
• Satisfacer las necesidades de los colaboradores a través de esfuerzos en el trabajo.
• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados esperados del control.

Control
Se requiere el seguimiento, la revisión, la regulación del progreso y desempeño de un proyecto para
identificar cualquier cambio que se requiera realizar sobre el plan de trabajo, logrando asegurar que
el proyecto este progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.
De acuerdo con lo anterior se puede decir que el control y la planeación van de la mano. La
planeación es un proceso continuo, debido a que conforme se mantiene el control del proyecto, es

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probable que se requiera de modificaciones en la programación para cumplir con lo establecido en

el plan general.
El control nos permite estar al tanto de la situación del proyecto, sus avances y posibles anomalías,
para así resolver los problemas y desviaciones a tiempo.
Actividades importantes de control:
• Comparar y evaluar los resultados con los planes generales.
• Diseñar y comunicar los medios efectivos para medir las operaciones.
• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones,
para lograr tomar las acciones correctivas.
• Ajustar la planeación a la luz de los resultados del control.

Interrelación entre las funciones

En la práctica las 4 funciones fundamentales de un proceso de administración están entrelazadas e
interrelacionadas, el desarrollo de una función no termina por completo antes que se inicie la
siguiente, Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo
la situación.
Por ejemplo, al establecer una nueva empresa el orden de las funciones podrá ser como se indica
en la Figura 1, pero en una empresa en marcha el gerente puede encargarse del control en un
momento dado, y a continuación de esto ejecutar y luego planear. La secuencia debe ser adecuada
al objetivo específico. Típicamente el administrador es involucrado en muchos objetivos y estará en
diferentes etapas en cada uno.