CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO SOSTENIBLE

SURCOLOMBIANO

INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCIÓN DE LA FPI

INSTRUCTIVO 3: PROYECCIÓN DOCUMENTAL

(Trabajo colaborativo)

Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

ID ficha: 2236076.
Competencia: 210601001 - PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
Resultado de Aprendizaje: 3989 - PROYECTAR LA REDACCIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA EL ASUNTO, EL TIPO Y LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA, DE ACUERDO CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS.
Actividad de Aprendizaje: ELABORAR DOCUMENTOS EMPRESARIALES SEGÚN NORMAS
ORTOGRÁFICAS, GRAMATICALES Y SINTÁCTICAS, Y ACORDE A LA ESTRUCTURA DE LAS NORMAS
TÉCNICAS COLOMBIANAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN LOS PROCESOS
COMUNICATIVOS ORGANIZACIONALES.

Para el desarrollo de esta actividad se propone realizar el siguiente

procedimiento de forma colaborativa:

1. En equipo de 3 o 4 aprendices deben seleccionar una empresa local y

realizar una visita programada.

Nota: antes de iniciar la actividad programada debe concertar una cita con
el administrador de la empresa, explicando la intencionalidad de la
actividad y presentando la documentación pertinente que lo avala como
aprendiz SENA (carnet o uniforme).

2. En esa visita deben ubicar una de las siguientes área o departamentos

para desarrollar la actividad:
Descripción de la
Actividad
 Departamento de Recursos Humanos.
 Departamento de Contabilidad.
 Departamento de Marketing.
 Departamento de Gestión de Archivo.
 Departamento de Informática y Telecomunicaciones.
 Departamento de Gestión de la Calidad.

Nota: cada grupo se enfocará en uno de los procesos listados

anteriormente y la asignación se hará al azar durante la formación.

3. Una vez dentro del área asignada, deben comunicarse con el encargado
de liderarla y solicitarse que le muestre entre 5 y 7 documentos que se
generan dentro de su área. El documento puede ser impreso o digital.

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4. Solicite permiso para tomar evidencia fotográfica de los documentos

mostrados.

Nota: la fotografía debe retratar al documento completo y si este tiene

información crítica que no pueda mostrarse en la fotografía, deberá
taparla cuidadosamente, garantizando que la estructura del documento
no se vea afectada. Por ejemplo:

Documento original:

Documento protegido:

5. Cada aprendiz deberá ingresar a la plantilla que se presenta a

continuación y registrar la información correspondiente a los documentos
generados en el área o departamento asignado:

 Nombre del documento.

 Propósito del documento: se debe indicar el objetivo o
funcionalidad del documento.
 Elementos del documento: listar y describir los componentes que

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tiene el documento.
 Periodicidad: indicar cada cuanto tiempo se debe diligenciar el
documento.
 Responsable de la elaboración: cargo de la persona que elabora o
diligencia el documento.
 Responsable de la firma: cargo de la persona que firma el
documento para darle aval.
 Responsable de su archivo: cargo de la persona que se encarga de
archivar el documento una vez ha finalizado su ciclo de vida.

Ejemplo:

Nombre del documento Cheque

Propósito del El objetivo del cheque es permitir el
documento desembolso de dinero a terceros desde
una Entidad Bancaria donde la empresa
tiene sus fondos.
Elementos del 1. Código cuenta del cliente: número de
documento (con cuenta del cliente bancario de donde se
descripción) retirarán los fondos para pagar el cheque.
2. Páguese a la orden de: nombre de la
persona que recibirá el desembolso de
dinero.
3. Firma: autorización escrita del dueño
de la cuenta para validar ante la Entidad
Bancaria el desembolso de dinero.
Periodicidad de Los cheques se generan los últimos 10
elaboración. días antes de finalizado el mes.
Responsable de la La persona encargada de elaborar los
elaboración cheques es el auxiliar contable.
Responsable de la firma La persona encargada de firmar el
documento es el representante legal de la
empresa.
Responsable de su La persona encargada de archivar el
archivo documento una vez finalizado su ciclo de
vida es el auxiliar contable.

Para acceder a la plantilla de trabajo colaborativo dar clic en el siguiente

enlace:

Platilla proyección documental: http://bit.ly/TGA2236076_INST3

O acceder desde la cámara de un teléfono móvil a través del siguiente

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código QR:

Nota: para el diligenciamiento de la plantilla oriéntese con el ejemplo

presentado por el instructor.

Listado de recursos, Para el desarrollo de esta actividad se requiere la guía de aprendizaje,

materiales, equipos, algún dispositivo electrónico para el procesamiento de texto e imágenes,
herramientas acceso a Internet, papel, tijeras y Plantilla de proyección documental.
No produce
Tipo de Evidencia Desempeño Conocimiento Producto X entrega de
evidencia
Cada aprendiz debe entregar la evidencia de la actividad en un documento
de Word incluyendo los siguientes elementos:

1. Portada.
2. Pantallazos de la plantilla de proyección documental diligenciada.
Producto y Forma de 3. Link de la plantilla de proyección documental.
Entrega
La evidencia de conocimiento deberá ser entregada a través de la
plataforma Territorium en la siguiente ruta: Fase 3 Ejecución/CARLOS
ANDRÉS PINILLA DÍAZ/COMP. 210601001: PRODUCIR LOS DOCUMENTOS
/RAP 3989: PROYECTAR LA REDACCIÓN/4. Evidencias de
aprendizaje/Evidencia instructivo 3
Fecha de Inicio: 31/05/2021
Fecha de Fin: 04/06/2021
Intensidad /duración 14 horas

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