Herramientas para informar sobre los resultados del proyecto

Una de las técnicas generalmente utilizadas para controlar el avance del proyecto es lo que se denomina
revisión del avance que consiste en realizar reuniones periódicas para discutir el estado de avance del
proyecto. En estas reuniones se pueden aplicar algunas de las herramientas que se mencionan a
continuación.

El análisis de las variaciones del proyecto es una herramienta que compara los resultados actuales con
los resultados planeados del proyecto. Generalmente, estas técnicas se utilizan para medir el desvío de
costos y tiempos estimados, pero pueden utilizarse para medir los desvíos de alcance, recursos, calidad
y riesgo del proyecto.

En el análisis de tendencias se analizan los resultados del proyecto a través del tiempo para evaluar si el
desarrollo del mismo es positivo o negativo.

Por último, una de las herramientas más utilizadas para evaluar el estado de avance del proyecto es lo
que se denomina análisis del valor ganado (earned value analysis) que se explica a continuación.

ANALISIS DEL VALOR GANADO (EV)

El análisis del valor ganado (earned value analysis) es una herramienta para el control de gestión donde
se integra la medición del alcance, el costo y la agenda del proyecto. Para llevar a cabo este análisis es
necesario calcular tres valores claves para cada actividad: el costo presupuestado, el costo real y el
valor del trabajo realizado.

Para explicar este método, se desarrollará un caso sencillo para analizar el cumplimiento en los costos
de un proyecto que consiste en abrir una nueva tienda de supermercado cuyas actividades son: diseñar
la estrategia comercial, construir el supermercado y equipar el local. Estas actividades tienen la
secuencia lógica y el presupuesto total que se presenta a continuación.

En primer lugar, hay que establecer la línea base de los costos presupuestados del proyecto. Esta
situación base presupuestada se define como los costos acumulados del proyecto a través del tiempo.

En la tabla a continuación se desarrolla el presupuesto del proyecto y se calculan los costos totales
estimados acumulados, o sea la línea base. Por ejemplo, los costos totales acumulados presupuestados
para el mes de marzo ascienden a $5.000
Costo real devengado

Una vez que se está ejecutando el proyecto, el costo presupuestado no necesariamente coincide con el
costo real que se está devengando. Por lo tanto, para realizar el control presupuestario, una vez que el
proyecto está en ejecución, hay que calcular cuál es el costo real ejecutado.

Por ejemplo, al finalizar el mes de abril la evolución de los costos reales devengados del proyecto son los
que se presentan a continuación

Aplicando métodos simples de análisis de variación de costos, al comparar los costos reales con los
presupuestados, se puede decir, por ejemplo, que durante enero-marzo siempre se gastó en términos
acumulativos por debajo de lo presupuestado. Por su parte, en el mes de abril se gastaron $1000 más de
lo presupuestado por lo que podría parecer como un problema. En la Tabla a continuación se presenta
el análisis de los desvíos presupuestarios.

Sin embargo, esta metodología de análisis de desvíos presupuestarios es incorrecta ya que con esa
información no se sabe con qué grado de eficiencia se han utilizado los recursos. Por ejemplo, si en el
mes de abril el proyecto está un 100% terminado, haber gastado sólo $8.000 es muy bueno porque se
gastaron $2.000 menos que lo que había presupuestado para todo el proyecto ($10.000) y además se
terminó el proyecto 2 meses antes de lo previsto.

En el otro extremo, si en el mes de abril no se ha realizado nada del proyecto, haber gastado $8.000 es
excesivo y el proyecto está al borde del fracaso.

Por lo tanto, no es correcto comparar la línea base del proyecto (presupuesto) con el costo real
devengado únicamente, ya que esto no incluye el estado de avance del proyecto. Para poder evaluar el
desempeño del proyecto es necesario conocer el valor que se ha trabajado en el mismo.

Valor del trabajo realizado

Para poder estimar el valor del trabajo realizado es necesario recopilar información sobre el porcentaje
de terminación de cada actividad del proyecto y luego convertir ese porcentaje en un valor monetario al
multiplicarlo por el costo total presupuestado para esa actividad.

El porcentaje de terminación para las actividades del proyecto se presenta en la tabla a continuación.
Esta información generalmente es provista por los responsables de cada actividad del proyecto.

Multiplicando estos porcentajes de terminación de las actividades por su respectivo costo total
presupuestado, se obtiene el valor del trabajo realizado como se presenta a continuación.

Desvíos presupuestarios

Una vez calculado el valor del trabajo realizado, estamos en condiciones de llevar a cabo un adecuado
seguimiento de los desvíos presupuestarios del proyecto. El gráfico a continuación resume la
información de las tablas anteriores y es de gran utilidad para analizar el control presupuestario del
proyecto.

Por ejemplo, si se analizan todas las actividades del proyecto en su conjunto, se observa que en el mes
de abril el costo real ($8.000) fue $1.000 superior al costo presupuestado ($7.000). Sin embargo, el
administrador del proyecto debería estar más preocupado aún, ya que el valor del trabajo realizado es
$1.000 inferior a lo presupuestado. En otras palabras, en este proyecto se ha trabajado por un valor de
$6.000 y se han gastado $8.000. Por lo tanto, el desvío presupuestario es de $2.000 en lugar de los
$1.000 calculados originalmente.

Índice de desempeño del costo (IDC)

Para analizar los desvíos presupuestarios se debe comparar el valor trabajado (T) contra el costo real
devengado (R). Esta comparación se puede hacer a través del índice de variación de costos (VC = T-R) o
el índice de desempeño del costo (IDC = T/R).

En nuestro ejemplo del proyecto supermercado, se observa que en el mes de abril el índice de variación
del costo es de -2.000 (VC=6.000-8.000). Si este índice es negativo está indicando ineficiencia en la
utilización de los recursos, o sea se gasta más de lo que se trabaja. Por el contrario, si el índice es
positivo indica eficiencia.

Por su parte, el mismo análisis se puede realizar con el índice de desempeño del costo (IDC). En este
caso el IDC = 0,75 (6.000/8.000). Si el IDC es menor que 1 está indicando ineficiencia, en caso que fuera
mayor que 1 indica eficiencia en la utilización de los recursos

Al finalizar el mes de abril se

tienen los siguientes
indicadores:
Presupuesto $7,000
Costo Real $8,000
Trabajado $6,000