¿Qué es la línea base del costo?

La determinación del presupuesto es uno de los 4 procesos de esta área de conocimiento llamada
la administración de los costos y, en este proceso, la definición nos dice que es la preparación del
presupuesto de costos, que implica la suma de los costos estimados de cada una de las actividades
del cronograma o de los paquetes de trabajo, ya que se han definido en el cronograma del trabajo,
a fin de determinar lo que es la línea base de costos. Es decir, ya tenemos una estimación de
costos para cada actividad, y lo que tenemos que hacer ahora, simplemente, es ir sumando cuánto
nos cuesta cada uno de esos paquetes de trabajo.

Por decir algo, en el diseño, pues tengo una serie de 10 actividades. Tengo que sumar el costo de
cada una de esas 10 actividades, y eso nos va a dar el costo final de lo que sería el paquete de
diseño. Eso sería la determinación del presupuesto para esa etapa principal, y así todas las demás
etapas.

Aquí podemos ver una gráfica donde podemos identificar la estructura del presupuesto para un
proyecto.

En la parte derecha lo que podemos ver es que cada una de las actividades o tareas que tenemos
en el proyecto, ya tiene una estimación de costo. Sumamos esos costos y nos da el costo de las
actividades. A esto le tenemos que agregar lo que sería una reserva para contingencias,
recordando que las reservas para contingencias son para aquellos conceptos de riesgos conocidos.
Riesgos que ya hemos analizado y que ya hemos cuantificado y, entonces, ahí establecemos ese
colchón de seguridad a ese costo o presupuesto de las actividades.

Si sumamos esto, tenemos lo que se llama el costo para el paquete de trabajo, el presupuesto para
el paquete de trabajo, que tenemos ahí.
Ese paquete de trabajo, que es la suma de las actividades, de los costos de las actividades,
también, a su vez, tenemos que determinar una reserva para contingencias de ese paquete de
trabajo.

Eso es lo que, a final de cuentas, va a ser, como vemos en la gráfica, el costo del proyecto, y el
costo del proyecto como línea base, es decir, el presupuesto aprobado. A ese costo final del
proyecto además hay que agregarle lo que sería una reserva de la administración.

¿Qué son las reservas de la administración?

Son presupuestos de trabajo que tenemos o debemos de tener para fines de imprevistos, para
fines de riesgos que no han sido identificados, no han sido cuantificados y que podrían
presentarse. El gerente de proyecto regularmente no tiene control sobre esa reserva de la
administración, ahí tiene que solicitar aprobación a la oficina del proyecto o a la alta dirección para
ejercer ese recurso de reservas de la administración.

Como vemos, ese total es lo que sería la estimación del presupuesto final del trabajo para el
proyecto que, resumiendo, pues nos incluye los costos de cada actividad, la suma de esos costos
nos determina el paquete de trabajo en costo más sus reservas y eso es el costo de la línea base, y
a eso le agregamos la reserva de la administración para tener el costo final aprobado para el
proyecto. Eso es la estructura, en general, de lo que sería este recurso financiero para el proyecto.

¿Cómo se determina la línea base de costo?

Podemos observar que hay un cronograma de proyecto, en donde hay diferentes etapas.
Cimentación, ingenierías, estructuras, etcétera. Cada uno de esos paquetes de trabajo tiene un
costo ya estimado.

Ese costo estimado para esos paquetes o trabajos, que vamos a tener, si los sumamos, pues nos va
a dar un total. Ese es el presupuesto final que tendríamos ahí.
¿Cómo se distribuye a lo largo del proyecto?
Podemos observar que la etapa de ingenierías puede tener diferente duración. El costo de esas
ingenierías se distribuye a lo largo de la duración que tenemos ahí. Y así, conforme tenemos el
cronograma, al final, por ejemplo, en el mes 1 tenemos una cierta cantidad de dinero, que sería la
suma de la actividad o etapa que tenemos ahí, para el mes 2, tenemos así respectivamente y, eso
que tenemos, sería el flujo de efectivo o flujo de caja del proyecto.

Si nosotros vamos sumando ese flujo de efectivo y lo vamos teniendo en la última línea que
tenemos en la gráfica, y graficamos esos números, vamos a tener, a continuación, una gráfica
conocida como la curva S del proyecto, o la línea base de costo del proyecto, que nos dice cómo
se debe de ir gastando, de manera planeada, el presupuesto que tenemos a lo largo del proyecto.
Esa curva que tenemos ahí representada es la suma de los costos que se van acumulando a lo
largo de la duración del proyecto. Al final podemos observar el costo final que tenemos en el
proyecto y, en el eje de las x, en el eje vertical, las unidades monetarias.

Esta gráfica nos sirve para ir revisando qué vamos gastando contra lo que teníamos planeado.

Hay diferentes gráficas o curvas s:

A continuación podríamos ver una gráfica donde hay una curva s para los tiempos más tempranos
y una curva s para los tiempos tardíos.
Esa forma o ese comportamiento se deriva si en el escenario más temprano posible tenemos
holguras para las actividades. Entonces, el presupuesto o el flujo de efectivo lo vamos no gastando
en las fechas más tardías o complicadas que tendríamos en el proyecto, y nos da una gráfica que
está más hacia la parte vertical. También tenemos que, si todas las actividades las vamos
posponiendo lo más que se pueda, es decir, las holguras las vamos gastando de cada actividad, el
flujo de efectivo lo vamos posponiendo, y la gráfica que vamos teniendo es hacia abajo.

Esta gráfica nos representa el margen de variación que podríamos tener en nuestro presupuesto,
es decir, en una fecha, podríamos tener un máximo y un mínimo. Si nos salimos de esa área que
está sombreada, va a implicar que nuestro proyecto va a costar más o va a costar menos. Si
estamos dentro de esa área en azul, lo más probable es que terminemos dentro del presupuesto
aprobado. Esto nos va a servir para, posteriormente, en el proceso de control de los costos. Vamos
a tener la comparación de lo que realmente hemos gastado contra lo que hemos planeado, para
hacer un seguimiento y tomar acciones correctivas.
Ahí podemos ver una gráfica donde está la curva s del proyecto. Hay una línea vertical que
representa la fecha en la cual revisamos el avance. En esa línea vertical podemos observar que en
el punto sobre la curva s tenemos un valor llamado PV que, simplemente, es el presupuesto que
teníamos planeado a esa fecha. Tenemos otra variable que se llama AC y eso es lo que realmente
hemos gastado en esa fecha. Y, tenemos, finalmente, otra variable, más abajito, que se llama EV y
eso es lo que hemos gastado conforme a lo que teníamos realizado o lo que vamos avanzando.

Esas 3 variables nos dan la diferencia entre lo que hemos planeado en un proyecto contra lo que
vamos haciendo en el proyecto o lo que realmente hemos gastado. Ahí ya estamos hablando de
que este proyecto, en esa gráfica, no va conforme a lo que teníamos planeado y vamos a tener
que tomar acciones correctivas para ajustar nuestro presupuesto y regresar a lo que teníamos
establecido en la línea base.