1 12-13 PZO PZO FCF Modificación a EAT

Modificación de Procedimiento Corporativo

0 03-11 S.B.D. O.R.V C.Z.B.
800704-OT-P002, generalización de Procesos
REV FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIONES

800711-CAL-P004

ARCHIVO TECNICO, INICIO Y TERMINO DE

CONTRATO

EL PRESENTE PROCEDIMIENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE LAS SOCIEDADES OPERATIVAS DEL GRUPO SALFACORP S.A. Y, POR LO TANTO,
ESTABLECE PROCEDIMIENTOS, FACULTADES Y DEBERES PARA LOS EMPLEADOS Y TRABAJADORES DE TALES EMPRESAS, QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA
RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO, QUE ES DE PROPIEDAD DE LA RESPECTIVA EMPRESA. EN CONSECUENCIA, SALFACORP
S.A. NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO NI RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS

UNIDAD O ÁREA DESCRIPTOR PÁGINA

SALFA MANTENCIONES S.A. GESTION DE LA CALIDAD 1 de 9

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1. OBJETIVOS

Este procedimiento establece una metodología y las responsabilidades para planificar y asegurar una gestión
trazable y controlada de documentos desde su recepción o creación hasta la disposición final. La metodología
contiene la retroalimentación de los contratos a la oficina central de información relevante generada y recibida por
ellos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable desde que se conforma el Archivo Técnico de los contratos hasta el envío de
documentos según la disposición que corresponda.

3. RESPONSABILIDADES

Se establecen en este procedimiento.

4. DEFINICIONES

ATC: Archivo Técnico de Contrato

EAT: Estructura de Archivo Técnico
GC: Gerente de Contrato
AC: Administrador de Contrato
JC: Jefe de Calidad
RATC: Responsable Archivo Técnico de Contrato
CD: Control de Documentos
SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
PIE´s: Planes de Inspección y Ensayo

5. METODOLOGÍA

5.1 Archivo Técnico Inicio de Contrato (Aspectos Generales del Archivo Técnico)

Se establece que el Archivo Técnico de Contrato (ATC) dependerá del Administrador de Contrato (AC) quien
asignara un responsable de su administración (RATC) o/y del control de la documentación (CD). Al inicio de
Contrato el AC deberá implementar la infraestructura adecuada; espacio, planeras, capacidad de almacenamiento,
redes de comunicación, etc., a fin de asegurar el almacenamiento, protección y distribución de los documentos de
acuerdo con los requerimientos de este procedimiento.

El AC o RATC, según sea el caso, deben definir los siguientes aspectos en relación al archivo técnico de la obra y en
consideración con los aspectos propios y particulares del contrato:

5.1.1 Planificar la estructura del archivo técnico para lo cual se debe emitir el registro 800711-CAL-P004-R001
Estructura de Archivo Técnico (EAT) en que se establece para cada tipo de documento su lugar de
almacenamiento, responsable, modo de protección y destino final. En particular se deberá indicar aquellos
documentos que serán almacenados de modo digital, siendo esto requisito obligatorio para los siguientes
documentos:

a) Documentos Contractuales
b) Información de Gestión del Contrato (Control de Costos, Estados de Pago, otros)
c) Documentación de SSOMA de acuerdo a lo indicado en el MC-SSMA-E-063 Estándar N° 63: Envío
de Información de Cierre de Obra.
d) Registros del Dossier Final de Obra.

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El registro de EAT debe ser actualizado periódicamente según sea requerido. Se adjunta a este procedimiento un
archivo base para su confección (800711-CAL-P004-D001 Estructura Archivo Técnico (Ref.))

Podrán utilizarse Estructura de Archivo Técnicos diferentes (locales, de contrato) siempre y cuando sean elaborados
con el mismo espíritu del EAT recomendado por este documento.

5.1.2 Timbres: Definir y materializar los timbres oficiales a través de los cuales se identificarán los documentos y
sus estatus (ver Anexo A). Los timbres deberán ser a color rojo o azul con el objeto de identificar las copias
autorizadas y controladas por el Contrato.

5.1.3 Copias y Fotocopias: EL RATC deberá definir, en caso que sea necesario, la metodología para el uso
controlado y trazable de copias y fotocopias de la documentación emitida y recibida para la ejecución de los
procesos o servicios.

5.1.4 Identificación de la Documentación: La documentación debe ser archivada tal como lo establece el registro
800711-CAL-P004-R001 Estructura de Archivo Técnico en carpetas identificadas con lomos y carátulas que
se establecen en el Anexo B “FORMATO DE LOMOS DE CARPETAS”

5.2 Recepción

Este punto hace referencia a los documentos recibidos por el Contrato, en particular especificaciones técnicas,
respuestas de RFI, manuales, planos, procedimientos y aquellos que contienen información para la ejecución del
proceso o servicio.

La recepción de tales documentos se debe realizar de un modo trazable. Para ello su recepción sea vía transmital
papel o digital deberá ser registrada de modo que permita consultar la revisión del documento, fecha de recepción,
quien recibe, número de transmital, disciplina y cualquier información relevante asociada.

El RATC o CD será responsable de mantener un estatus que de cuenta de los documentos vigentes del contrato,
indicando su revisión, fecha de recepción, etc. y será actualizado cada vez que se reciban nuevos documentos.

El RATC o CD deben identificar todos los documentos en su recepción, antes del envío o distribución a terreno, a
través de un timbre “Recibido por ATC” que especifique la fecha y firma de quien lo recibe e indique si el
documento está “Autorizado para Proceso o Servicio” o es “Sólo Información”. En caso de ser un plano a utilizar en
construcción se debe indicar si este esta “Autorizado para Construcción” o es “Sólo Información”.

Antes de la distribución de los documentos el RATC o CD deberá considerar que al menos el original o una copia
controlada de la documentación recibida debe ser dispuesta para consulta en el ATC.

5.3 Documentos Generados o Emitidos por el Contrato

El registro EAT contendrá del mismo modo que los documentos externos recepcionados aquellos que sean generados
o emitidos en el contrato y cuyo almacenamiento y control sean importantes para la gestión de este. Entre ellos:
documentos contractuales, procedimientos e instructivos tanto de: calidad, operativos como SSOMA, PIE’s,
certificados, registros e información de gestión como: programas, estados de contrato y otros.

5.4 Distribución de Documentos

Una copia controlada, por ende autorizada para su difusión y utilización, por el AC o RATC será aquella que
cuente con su timbre de “COPIA CONTROLADA N°_________”1, siendo un documento interno y además con el

1
Se recomienda utilizar como Nº de copia controlada el Nº de Rol del trabajador.

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timbre de “Recibido por ATC” para documentos externos.

La distribución de copias controladas de documentos en el contrato se realizará según el registro MC-CAL-P002-

R002 Registro de Entrega de Documentos, el cual contiene la fecha, el nombre de quien recibirá la documentación e
identificación de la documentación con sus revisiones respectivas y número de copia controlada.

Cuando un documento posea una nueva revisión, el RATC o CD al momento de su entrega deberá solicitar y retirar
la copia obsoleta. El RATC o CD deberá registrar la recepción de copias obsoletas a fin de comprobar que todas
aquellas que fueron controladas y autorizadas se encuentran fuera de circulación. El destino de las copias obsoletas
deberá ser definido por el AC o RATC y deberá considerar los requisitos del cliente en esta materia, se recomienda
su destrucción, de no ser así, las copias obsoletas deben ser estampadas con el timbre “NULO” indicando fecha de
caducación.

Todo documento que no sea controlado y su uso sea informativo en el contrato deberá ser estampadas con el timbre
“SOLO INFORMACION” indicando fecha de distribución o publicación.

5.5 Dossier Final de Contrato

El Dossier Final de Contrato consta de todos los documentos que serán entregados al cliente, de acuerdo a lo
estipulado en el contrato o a este procedimiento y que establezcan garantías de la conformidad de los trabajos
ejecutados. El AC y Jefe de Calidad (JC) serán responsables de la revisión de tales antecedentes con el objeto de
incluir tales requerimientos en los PIE’s de especialidades y procesos del Contrato.

La estructura del Dossier Final de Contrato, carpetas de entrega u otra, debe ser planificada y definida por el AC o
RATC tan temprano como sea posible. De este modo y en consideración con los requisitos contractuales, se
indicará en el registro EAT aquellos documentos cuyo destino final sea el Dossier.

La entrega del Dossier Final de Contrato, sea esta, única o por partes a través de carpetas de entrega debe cumplir
con:
- Entrega vía carta o documento contractual
- Debe contener un índice de todos los documentos que se incluyen.
- Se debe dejar una recepción conforme del cliente.

El contrato debe dejar copia electrónica del Dossier Final, según se establece en 5.1.1

5.6 Documentación del Dossier Final de Contrato

5.6.1 Documentación Contractual

La Documentación Contractual que debe incluir el Dossier Final de Contrato y que debe ser controlada según este
procedimiento en el ATC como minima es:

- Oferta Técnica
- Oferta Económica
- Carta de Adjudicación
- Contrato
- Pólizas de Seguros y sus alcances
- Boletas de Garantía
- Actas y Cartas de Inicio de Contrato
- Cartas Contractuales y su seguimiento
- RFI y su seguimiento
- Libro de Obra y su seguimiento

A su vez cualquier otro documento que sea definido como contractual por el AC, RATC o el cliente serán
catalogados y especificados en el EAT.

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El AC o RATC deberá establecer una metodología para mantener copia electrónica tanto de los documentos
contractuales como del listado resumen de los mismos.
5.6.2 Documentación del Proceso o Servicio

La Documentación del proceso o servicio que debe incluir el Dossier Final de Contrato y que debe ser controlada
según este procedimiento en el ATC como minima es:

- Procedimientos del Sistema de Gestión interno del Contrato

- Plan de Calidad
- Planes de Seguridad y Medio Ambiente
- Procedimientos de Calidad
- Procedimientos de Seguridad y Medio Ambiente

- Procedimientos del Proceso o Servicio

- Procedimientos Operativos
- Diagramas de Procesos
- Instructivos

- Programa o Planificación del Trabajo

- Programas As Built
- Permisos o autorizaciones de Trabajos
- Certificación del Personal
- Certificación de Equipos o Herramientas criticas
- Registro de Control de Equipos o Herramientas criticas
- Planes de Inspección y Ensayo
- Protocolos del PIE´s
- Protocolos y Registros de ejecución del trabajo
- Planes y Registros de Control de suministros del Cliente
- Planes y Registros de Control a Sub-contratos

A su vez cualquier otro documento que sea definido como del Proceso o servicio por el AC, RATC o el cliente serán
catalogados y especificados en el EAT.

El AC o RATC deberá establecer una metodología para mantener copia electrónica tanto de los documentos del
Proceso o Servicio como del listado resumen de los mismos.

5.7 Disposición Final de Documentos (Archivo Técnico Final de Contrato)

El destino final de los documentos del Contrato y el tiempo de retención de los mismos debe ser establecido en el
800711-CAL-P004-R001 Estructura de Archivo Técnico. Ambos parámetros deben atender tanto los requisitos
legales como los establecidos en el contrato. Los siguientes documentos deberán obligatoriamente ser indicados con
envío a Storbox donde deberán permanecer como mínimo 5 años:

- Documentos Contractuales
- Documentos del Proceso o Servicio
- Documentos de SSOMA

Los tiempos de retención de documentación pueden variar de acuerdo a tipo de contrato y mandante, por lo cual
deben ser revisados por el GC y AC.

Al término del contrato el RATC o CD debe preparar y enviar la información para almacenamiento de acuerdo a lo
establecido en la Estructura del Archivo Técnico.

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Por su parte, los respaldos electrónicos serán enviados según se indica a continuación:

Copias Electrónicas Enviado a: Con Copia:

Documentos Contractuales Fiscalía Vicepresidencia de Montajes Gerencia General
Documentos del Proceso o Servicio Gerencia General
Documentación de SSOMA Gerencia General SSOMA
Registros del Dossier Final de Obra. Gerencia General

6. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE (SSOMA)

No Aplica

7. REFERENCIAS

7.1 800711-CAL-P004-D001 Estructura Archivo Técnico (Ref.)

7.2 MC-SSMA-E-063 Estándar N° 63: Envío de Información de Cierre de Obra.

8. REGISTROS

8.1 800711-CAL-P004-R001 Estructura Archivo Técnico

8.2 MC-CAL-P002-R002 Registro de Entrega de Documentos

9. ANEXOS

9.1 Anexo A Timbres

9.2 Anexo B Lomos de Carpetas

10. CONTROL DE CAMBIOS

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ANEXO A
TIMBRES

Formatos de timbres necesarios para la implementación de este procedimiento son:

RECIBIDO ATC
Fecha:
Firma:
Autorizado para Proceso o Servicio
Autorizado para Construcción
Solo Información

COPIA CONTROLADA
Nº __________________

SOLO INFORMACION
Fecha: _______________

NULO
Fecha: __________

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ANEXO B
FORMATO DE LOMOS DE CARPETAS

Los Lomos de las carpetas deben ser de acuerdo al siguiente diseño

Logo de la Empresa que establece la

relación contractual
"NOMBRE DEL PROYECTO"

CENTRO DE GESTIÓN

DOCUMENTOS DE
LICITACIÓN Título de Carpeta de acuerdo a
Estructura Archivo Técnico

"SUBTÍTULO"
En caso de que dentro del tema haya
un desglose que amerite una nueva
carpeta se colocará “Subtítulo”

ARCH.ATC-01/01
Código de Carpeta de acuerdo a
Estructura Archivo Técnico. Si para
un mismo tema hay varias carpetas
se coloca ARCH.OT-01/01,02…n

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