CURSO BASICO DE

ARCHIVOS
ASIGNATURA: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
(14 horas académicas)

Prof. Dalila Calle Castillo.

ARCHIVOS. Cómo se encuentran?
⚫ Estado situacional
del repositorio

⚫ Problemas que
surgen.

⚫ Medidas urgentes
⚫ ¡Como sé que hay,
cómo controlo,
cómo localizo?
ARCHIVOS. Cómo se encuentran?

⚫ Medidas
urgentes

⚫ ¡Como sé que
hay, cómo
controlo, cómo
localizo?
 ¿Donde encuentra el
documento,
que solicitan.
de que fecha,
? quien lo elaboró?

DEBE SER
IMPORTANTE.????
¿Qué UN ARCHIVO
queremos? MODERNO,
ORGANIZADO,
SISTEMATIZADO.
 ORGANIZACIÓN

¿ Como lo hacemos ?
¿Qué es ORGANIZACION?

Es un proceso
Archivístico que
consiste en
clasificar, ordenar
y signar el fondo
documental de una
institución.
Qué es ORGANIZACION?

Es una actividad
responsable que
permite tomar los
criterios mas
adecuados para
lograr los objetivos
planteados.
Importancia
La información juega un papel muy
importante en la competitividad de la Ahorrar costos
empresas y en el campo de la derivados de
innovación. tiempo, personal
empleado en las
Resulta de vital importancia poder búsquedas de
disponer de una información fiable y documentación
actualizada en el momento adecuado. no identificada
de manera clara
Esto ayudará a las empresas a tomar e inequívoca.
decisiones más eficaces y rentables.
CARACTERÍSTICAS
•Sencilla, utilizada por todos sin ser un
entendido en técnicas documentales.
•Flexible, variar cuando sea necesario
recogiendo los cambios que toda
institución tiene durante de su vida.
•Eficaz, para garantizar la recuperación
correcta de la información.
 OBJETIVOS

1. Contribuir a una eficiente

gestión pública y privada.

2. Transparentar la gestión de
todos los niveles de gobierno,
al servicio del país.

3. Disponer de información
organizada y sistematizada
para la institución, para los
administrados y la sociedad.
 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION DOCUMENTAL
1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Relación existente entre

Según el cual cada los documentos y las
organizaciones o
documento debe
personas físicas que los
estar en su fondo
han producido,
de procedencia y acumulado, conservado
no deben y utilizado en el
mezclarse con desarrollo de su propia
otros. actividad
 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
2. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Los fondos deben conservar o

recibir la clasificación
correspondiente a las estructuras
administrativas internas del
organismo que los ha creado o a
las actividades desarrolladas por
las personas o entidades.
6.1. Principios Archivísticos:
Para la aplicación de la organización documental, se consideran dos
principios archivísticos:
6.1.1. Principio de Procedencia
Este principio señala que cada documento debe estar en su fondo de procedencia y no deben
mezclarse con otros.
Corresponde a la relación existente entre los documentos y las
Entidades Públicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo
de su propia actividad.
Mediante este principio se determina la existencia de un productor (Entidad Pública) para
cada fondo documental, reconociendo también como productor a las unidades de
organización de la estructura de la Entidad Pública.
6.1.2. Principio de Orden Original
Los fondos deben tener presente la organización (clasificación y ordenación) correspondiente
a las estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado o a las actividades
desarrolladas por las personas o entidades.
En este sentido no se debe alterar la organización del Fondo Documental de la Entidad
Pública, ya que esta debe reflejar sus funciones de acuerdo a los procedimientos y normas
internas; asimismo los documentos que integran la serie documental deben organizarse de
acuerdo a la clasificación establecida en cada sección de procedencia.
Para la aplicación de este principio, la organización documental se estructura y ordena, de tal
forma que demuestre, sea el reflejo o resultado de una gestión.
¿Qué pasos seguir para realizar
una correcta organización?
IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO
PRODUCTOR

Es la fase del tratamiento

archivístico que consiste en
la investigación,
sistematización de las
categorías administrativas y
archivísticas en que se
sustenta la
estructura de un fondo
 RECONOCIMIENTO DEL ORGANISMO PRODUCTOR
1.Conocimiento exhaustivo de la institución que
ha producido el documento, su evolución
orgánica, funciones competencias, etc.

2. El conocimiento de los tipos documentales en

que se materializan los procedimientos
administrativos y demás disposiciones.

3. Conocimiento del fondo para su organización

total
ELEMENTOS DE RECONOCIMIENTO
1.ORGANISMO PRODUCTOR

2. LA COMPETENCIA.

Brindar atención
3. LA FUNCIÓN medica..

curar

4 TIPO DOCUMENTAL.
RECETA.
 FACTORES
1.ORGANISMO PRODUCTOR

2. LA COMPETENCIA. (LUGAR TIEMPO, MATERIA)

SURCO.

3 LA FUNCIÓN CASAR

4. SERIE - TIPO DOCUMENTAL. ACTA

MATRI
MONIO
EXPEDIENTE
MATRIMONIAL
• ORGANISMO PRODUCTOR: Es la institución, organismo,
organización, entidad, persona jurídica (pública o privada)

• COMPETENCIA.- Potestad que corresponde a cada órgano, de

acuerdo a la materia, lugar y tiempo.

• FUNCIÓN.-Es la capacidad de acción propia de cada unidad

orgánica, a través de actividades, tareas. Estas vienen
determinadas por normas: Aprobar, controlar, gastar, planificar, sancionar,
premiar, cooperar, etc.

• TIPO DOCUMENTAL.- Es la expresión tipificada en unidades

documentales, donde se plasma el ejercicio de funciones y
actividades.
CONFORMACIÓN DE LA SERIE

SERIE

Las series se conforman por:

✓ Se forman siguiendo un tramite
administrativo
✓ Los integran un solo tipo o
varios tipos de documentos
✓ Conservan el orden original.
✓ Representan continuidad en el
tiempo
PROCESO DE CONFORMACIÓN DE LAS SERIES.

PASO 1 ACTIVIDADES
▪Identificación de dependencias
productoras (Organismos, órganos)
Creación y
▪Instrucciones para la gestión
diseño de
administrativa.
documentos
▪Determinación de uso y finalidad de
los documentos
▪Diplomática: imagen corporativa,
características internas y externas,
tipo de letra, firmas autorizadas
(manuales o electrónicas)
PROCESO DE CONFORMACIÓN DE LAS SERIES.

PASO 2 ACTIVIDADES
▪ Definición de tipologías documentales,
formatos y formularios (nombres)
▪ Plantillas predeterminadas
Normalización
▪ Control de la producción de nuevos
de la documentos
producción
▪ Directrices relacionadas con el número
documental de ejemplares (distribución)
▪ Determinación de la periodicidad de la
producción documental (diaria,
semanal, mensual)
 MUNICIPALIDAD DE LINCE
SECRETARIAGENERAL
1 Funciones de 2Actividades 3 Acciones a 4 Documentos generados 5
la Oficina desarrolladas desarrollar para para la ejecución de la Denominación
para cumplir sus cumplir la actividad actividad de la serie.
funciones.
a.Programar 1. Formato matrimonial.
reuniones con 2. Actas de nacimiento de
a.Verificar contrayentes y los contrayentes.
3. Copias de DNI ACTAS DE
EXPEDIENTES
cumplimiento testigos.
b.Elaborar y registrar 4. Certificados o DD.JJ de MATRIMO
MATRIMONI
de requisitos. domicilio. .
sus datos en el NIOALES
CIVIL.
expediente 5.. Certificados médicos de
b. Entrevistas y matrimonial. los contrayentes 6.
coordinaciones c.Celebrar la 6 Recibo por derechode
pago.
con los ceremonia del 7.Publicación en Diario de
contrayentes. matrimonio civil. circulación.
8.Constancia de
matrimonio.
8. Dispensas del caso
b. Realizar la ceremonia ACTAS
del Matrimonio
MATRIMONI
c. Emitir y suscribir la
Constancia y Acta de ALES.
Matrimonio
ETAPAS DE LA ORGANIZACION
O
R CLASIFICAR
G
A
N
I
Z ORDENAR
A
C
I
O
N SIGNAR.
 CLASIFICAR

Es el primer paso del

proceso de
organización dentro
de la fase del
tratamiento
archivístico.
(trabajo operativo técnico)
CLASIFICAR
Operación archivística
que consiste en el
establecer categorías y
grupos que reflejan la
estructura jerárquica de
un fondo.

Clasificas por:
1. Secciones (Unidades de Organización
Órganos u Oficinas)
2. Series
SECCION: TESORERIA

SERIES:
TESO/Tesorería.
• Comprobantes de Pago.
• Recibos de Ingreso.
• Arqueos de Caja.
• Rendiciones por encargos.
• Cajas chicas.
La Sección y las Series Documentales

PERSONAL
01. Legajos de personal
02. Planillas de personal
03. Liquidaciones de beneficios.
04. Licencias
01. Con goce de haber
02. Sin goce de haber
05. Capacitaciones.
06. Correspondencia
ORDENACIÓN
• ES LA SEGUNDA ACTIVIDAD
DENTRO DEL PROCESO DE
ORGANIZACIÓN, DEBERÁ
APLICARSE CON
INDEPENDENCIA A CADA SERIE
DOCUMENTAL, DENTRO DE UN
FONDO O DE UNA SECCIÓN O
BIEN A UN CONJUNTO DE
DOCUMENTOS
RELACIONADOS.
• LA ORDENACIÓN
PERMITIRÁ QUE UN
EXPEDIENTE O
DOCUMENTO SE
UBIQUE EN EL LUGAR
QUE LE
CORRESPONDE, con
exactitud y precisión.
 CLASES
• ALFABÉTICA : Ciudades, apellidos.
• NUMÉRICA : Documentos contables
• CRONOLÓGICA: Fechas. Sesiones, agendas

• COMBINADAS
* alfa-numérica
* numérica-cronológica.
ALFABÉTICA
• NOMBRES / APELLIDOS Pérez Gómez Andrés
Pérez Gómez Carlos
Secuencia exacta
Ruiz Valdez Pedro
de letras

• Apellidos compuestos se colocan al

Gálvez Pérez Juana
final de la serie Gálvez Ruiz Ana
del primer apellido. Gálvez-Díaz Antón Luis

AMAZONAS,
• Regiones, ciudades ANCASH,
AREQUIPA
Lugares.
 SIGNATURA
• SIGNAR: Hacer, poner, o
imprimir un signo.
• SIGNATURA: Señal que se
pone a un documento o
serie, para indicar su
colocación dentro del
Archivo.
 SIGNATURA N°

• A documentos

3
2

1
• A carpetillas TESORERIA
ARQUEO S CAJA
ENE-MAY.
2010

Caja archivera

• A Unidades de instalación
SIGNATURA
NUMERICA
DOCUMENTOS

SIMBOLICA

CARPETILLAS COLOR

ALFABETICA
UNIDADES DE
INSTALACIÓN
CODIFICADA
 Modelo MINISTERIO DE JUSTICIA

OFICINA DE CONTROL
Signatura de una
UNIDAD DE
EXAMENES ESPECIALES
ARCHIVAMIENTO
CAJAS.
2012-2013

549
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos
producidos por una persona natural
o jurídica en desarrollo de sus
funciones o actividades.

Se entiende por fondo documental

la agrupación orgánica de
documentos generados por una
institución o persona física o jurídica
en el ejercicio de sus funciones que
constituyen la expresión del
conjunto de las actividades
desarrolladas
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO DOCUMENTAL
Denominado así a toda la
documentación generada
por una institución pública u
organismo público y privado.
SUB-FONDO El sub-fondo es el
conjunto de documentos dentro de
un fondo, producido por una unidad
administrativa subordinada que
posee cierto grado de autonomía.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO CERRADO.
Es aquel fondo cuya institución
deja de funcionar, dado por
motivos propios o ajenos a
ella.
Ejm. ALDA.
MONTERREY
Banco Hipotecario.
PRONAA.
MUTUAL PERU.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO ABIERTO

Es aquel que esta

generando o recibiendo
documentos.
La institución está en
actividad, en ejercicio.
Ejm. Banco de la Nación.
Hospital 2 de Mayo.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SECCIÓN
SECCIÓN
Es la división mayor dentro FINANZAS.
del fondo y conviene que
concuerde con las funciones
de las instituciones (se puede
determinar fácilmente en el
Organigrama de la entidad).Se SECCIÓN
pueden identificar la unidades VENTAS.
de organización o como las
dependencias de cada
institución.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SECCIÓN
Es un conjunto de documentos SECCIÓN
relacionados entre sí que, por lo FINANZAS.
general, tienen correspondencia con
las subdivisiones administrativas o las
funciones de la dependencia o SECCIÓN
entidad que lo origina. VENTAS.
Corresponde a una diferenciación al
interior del fondo De conformidad con SECCIÓN
los Lineamientos. FISCALIZACIÓN
Las Secciones son las subdivisiones
del Fondo identificadas con
funciones.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Criterios para establecer secciones:

✓ Debe corresponder a funciones

establecidas en un reglamento interno
o semejante, delegadas por el órgano
creador cuyo nivel es el fondo.
✓ Debe pertenecer a un sistema de
archivos.
✓ Debe estar inserta en una organización
capaz de desarrollar las funciones
delegadas.
✓ Debe contar con competencias propias
aunque esté sujeta a otro organismo
superior.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SERIE
LIBROS
Conjunto de unidades CONTABLES.
documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas
de un mismo sujeto productor CONCILIACIONES
como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.
RESOLUCIONES.
✓ Tiene características comunes
✓ Pueden dividirse por sub-
series
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SUB-SERIE

LIBROS CONTABLES
La sub-series son el conjunto
de unidades documentales
que forman parte de una
serie, identificadas de forma Libro caja
separada de ésta por su Libro bancos
contenido y sus
características específicas.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Ejemplo

Fondo: MINISTERIO DE FINANZAS.

Sub-fondo: TRIBUNAL FISCAL.

Sección: Dirección General del Talento Humano

Sub-sección: Oficina de personal

Serie: Legajos de Personal

Sub-serie: Legajos de Personal en actividad.

Sub-serie: Legajos de Personal de jubilados.
 FONDO
SUNAT.
INSTITUCIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN FISCALIZA
UNIDAD DE ORGANIZACIÓN CION

ORGANO.

LA FUNCIÓN SERIE MULTAS

PIEZA
DOCUMENTAL MULTA
PIEZAS SIMPLES Y COMPUESTAS

PIEZAS SIMPLES. PIEZAS COMPUESTAS

Tiene un solo tipo Tiene varios tipos
documental documental
UNA LEGAJO DE
FACTURA PESONAL

UNA CARTA HISTORIA

CLINICA.
UN CHEQUE
LICENCIAS DE
CONSTRUCCIÓN
Archivos de gestión.
• En los archivos de gestión se debe respetar la
formación de las series documentales, en razón
que son sus componentes básicos.
•Dentro de cada serie los expedientes serán
individualizados, puesto que cada uno se refiere a
un asunto en concreto. (un administrado)
•Se mantendrán agrupados todos los
documentos que integran el procedimiento en el
orden estricto que se generaron.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DEL FONDO
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

• Es un instrumento de consulta que

refleja la organización del fondo
documental y aporta datos
esenciales de su estructura. Se
visualiza el fondo, la relación
jerárquica de la institución y las
actividades que desarrollan.
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Se realiza para un fondo

concreto, de manera que si
en un archivo tenemos
diversos fondos, elaboramos
un cuadro para cada uno de
ellos, según el principio de
procedencia.
CLASES DE CUADROS

•Orgánica.
•Funcional.
•Orgánico-funcional.
 ORGÁNICA
Refleja la estructura orgánica de la
institución.

Resulta ser más sencilla de aplicar,

responde básicamente a la forma como
está organizada la empresa. Pero a la
vez es más rígida. G.GENERAL

G. ADMIN. G.FINANC. G.PRODUCC

FUNCIONAL

Viene definido por grandes

funciones y actividades, que se
desarrollan, de manera que por
su permanencia permiten
construir un cuadro de gran
solidez y durabilidad en el tiempo.

Es mas complejo. Se adecúa a

instituciones grandes, complejas.
 ORGÁNICO FUNCIONAL

El criterio orgánico-funcional,
en el cual las secciones son
definidas por la estructura
orgánica y las series y sub
series por las funciones.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES
01. DIRECTORIO
01.01 ACTA
01.02 ACUERDOS
01.03 CORRESPONDENCIA
02. GERENCIA GENERAL
02.01 RESOLUCIONES
02.02 PROYECTOS
02.03 CONVENIOS
02.04 CORRESPONDENCIA
03. GERENCIA DE PRESUPUESTO
03.01 PRESUPUESTOS
03.02 EVALUACIONES
03.03 PARTIDAS PRESUPUESTALES
03.04 CORRESPONDENCIA
04 GERENCIA DE ADMINISTRACION
04.01 RESOLUCIONES
04.02 ANALISIS DE GESTIÓN
04.03 CORRESPONDENCIA
MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION

CONT/00 CONTABILIDAD
01. Auxiliares Standard
02. Libros Contables
01. Diario
02. Mayor
03. Caja Bancos
03. Balances
04. Evaluaciones Financieras
05. Notas de Abono.
06. Conciliaciones Bancarias.
Gerencia de Imagen Institucional GII
1 Memorias
2 Planes Estratégicos.
3 Eventos Oficiales.
4 Planes Operativos
5 Conferencias y/o Notas de Prensa
6 Resúmenes Periodísticos
Materiales
7 Boletines, volantes) publicitarios(Revistas, Trípticos. Dípticos,

8 Directorios
9 Cargos
10Correspondencia.
 Gracias.

dcalle@ena.edu.pe

dgcc001@yahoo.es