Gestión de Proyectos con MS Project

Módulo 7
Gestión de Costos
 Agenda de la Sesión
• Introducción
• Cálculo del Costo del Proyecto
• Requisitos para calcular el costo del Proyecto
• Formas de distribuir los Costos
• Introducir Costos Fijos en las Tareas y el Proyecto
• Introducir los Costos de los recursos Tipo Trabajo, Material y Costo
• Estimación de los Costos
• Costos en Recursos Limitados de Tiempo
• Costos Totales
 Introducción
• Los costos son un aspecto importante para las programaciones y el control
de un proyecto.
• Las consideraciones de costos pueden determinar la rapidez de ejecución
de las tareas, así como la manera en que se utilizan los recursos.
• La comparación de costos de fin de proyecto y costos programados nos
sirve para medir el éxito del proyecto.
• Microsoft Project puede gestionar los costos vinculados a las tareas y los
costos vinculados a los recursos.
Cálculo del Costo del Proyecto

• El costo de un proyecto dependerá del costo de sus tareas.

• El costo de la tarea dependerá del costo fijo de la tarea y del costo de los recurso.

El costo de los recursos dependerá de la tasa estándar, de la tasa por horas extras y del
costo por uso del recurso.
 Requisitos para calcular el costo del Proyecto

• Se requiere la información definida del:

Cronograma. Se deben tener las tareas que forman el proyecto y su distribución a

lo largo del tiempo.
Costo de las tareas. Estimación de los costos, tanto los internos como los de los
paquetes subcontratados
Formas de distribuir los Costos

Proporcional o según avance. El coste se distribuye de forma proporcional al avance de

la tarea (prorrateo).

Final. El costo se aplica en su totalidad al finalizar la tarea.

Inicio. El costo se aplica en su totalidad al inicio de la tarea.

 Introducir un Costo Fijo en una tarea

• En la vista Diagrama de Gantt seleccione la tabla Costo.

• Los campos que se utilizan para las tareas son Costo fijo y Acumulación
de costos fijos. Introduzca el costo de las tareas en la columna Costo fijo.
 Introducir un Costo Fijo para el Proyecto

• Esta función le permite introducir costos fijos para el conjunto del proyecto si
solo le importan los costos globales o si desea añadir tarifas generales.
• En la vista Diagrama de Gantt seleccione la tabla Costo.
• Muestre la Tarea de resumen del proyecto marcando la opción Tarea de
resumen del proyecto en la pestaña Formato, grupo Mostrar u ocultar.
 Introducir los Costos de los recursos Tipo Trabajo

• Esta función le permite establecer una tasa de costo o un costo por uso para un
recurso de trabajo.
• En la Hoja de recursos elegir Tabla de recursos.
• Utilice los campos Tasa estándar, Tasa hora extra, Por uso y Acumular para
introducir los diferentes costos de recursos de tipo Trabajo vinculados a las
tareas.
• Tasa Estándar: Es el costo de hora base.
• Tasa Hora Extra: Es el valor de hora extra realizado por el recurso.
• Costo/Uso: Es el coste por uso fijo de cada unidad del recurso. Esta cantidad se suma cada
vez que se asigna una unidad de recurso a una tarea.
• Acumular: Es el método para contabilizar los gastos (Comienzo, Fin, Prorrateo)
 Especificación de Costos de Recursos de Trabajo

• El Costo de los Recursos de Trabajo se calcula multiplicando su tasa

estándar por hora con las horas de esfuerzo.
• El Administrador de tareas crea los recursos de trabajo y carga a estos
recursos la rata por hora.
• Cuando se hace el seguimiento del esfuerzo real dedicado a estas tareas,
tiempo de esfuerzo real de la tarifa horaria más cualquier costo por uso es
igual al coste real del recurso.
 Especificación de Costos de Recursos de Trabajo

• Los pasos para ingresar la rata por hora o costo por uso para los recursos
son los siguientes:
• Selecciona Hoja de Recursos de la lista del Gráfico de Gantt.
1
• Clic en la columna Tasa para asignar un costo.
2
• Ingrese la unidad de rata por hora para el recurso de trabajo seleccionado.
3
• Opcionalmente, para la rata de sobretiempos está la columna Tasa horas extras.
4
• Si el recurso tiene una tarifa plana por cada uso, use la columna Cost/Use e
ingrese el monto.
5
 Especificación de Costos de Recursos de Trabajo

• La ficha Costos del cuadro Información de Recurso permite al usuario

ingresar información de los costos del recurso, tales como Tasa Estándar,
Tasas horas extras, Costo por uso.
 Especificaciones de Costos Recursos Materiales

• El costo del recurso material es calculado multiplicando su unidad de rata

estándar con el número de unidades.
• Los pasos para asignar una unidad de rata estándar para un recurso
material es:
• Seleccionar Hoja de Recurso del Gráfico de Gantt.

• En la columna Etiqueta de material ingrese las unidades de medida del recurso.

• En la columna Tasa Estándar introduzca el costo por unidad del recurso

 Introducir los Costos de los recursos Tipo Material

• Se puede aplicar una o varias tasas para cada recurso de tipo Material y, de esta
manera, calcular el coste de este recurso consumible.
• En la Hoja de recursos elegir Tabla de Entrada.
• Seleccione el recurso de tipo material deseado, rellene el campo Etiqueta de
material -> Introduzca las tasas por hora estándar.
• Si el costo es un costo por uso que se utilizará una sola vez en la tarea vinculada
a este recurso, en el campo Costo por uso, introduzca el valor de costo
 Introducir los Costos de los recursos Tipo Costo

• Un recurso de tipo Costo le permite asignar un costo a una tarea determinada.

Este recurso no depende del volumen de trabajo realizado en esta tarea ni de la
duración de la tarea.
• Pestaña Vista, grupo Vistas de tareas clic en el botón Uso de tareas.
• Seleccione la tarea en la que se ha asignado el recurso costo y muestre, la lista
de recursos asignados a esta tarea.
• Introduzca el costo del recurso en el campo Costo fijo.
 Estimación de los Costos
• El proceso Estimar los Costos, consiste en realizar una aproximación de
los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del
Proyecto.
• Los costos se estiman para todos los recursos asignados al Proyecto.
• Para la elaboración del presupuestos de un proyecto debemos fijarnos en
los siguientes aspectos:
• Presupuesto basado en un Plan Previsto.

• Presupuesto basado en los Costos Reales de las actividades y el uso de

materiales.
 Costos en Recursos Limitados de Tiempo
• Los pasos para especificar los costos de un recurso por un periodo limitado
de tiempo:
• En la Hoja de Recurso selecciona el recurso y muestre la Información del Recurso.
1
• En Disponibilidad del Recurso en la ficha General, ingrese el periodo que estará
disponible y su disponibilidad.
2
• En la columna de las Unidades haga clic en las flechas para aumentar o disminuir
la disponibilidad del recurso en porcentajes.
3
• Repetir los pasos anteriores para ingresar los demás periodos. Clic en Aceptar
para guardar la información.
4
Costos en recursos limitados de Tiempo
 Ver los Costos Totales de las Tareas
• En la pestaña Vista, elija la flecha del Diagrama de Gantt, a continuación,
elija Más vistas…
• En la lista de Vistas, seleccione Hoja de tareas, a continuación, Aplicar.
• Muestre la tabla de Costo. La columna Costo Total muestra el costo total
de las Tareas.
 Ver los Costos Totales de los Recursos
• En la pestaña Vista, elija la Hoja de Recursos
• Elija Ver tablas de Costo para aplicar la tabla de costos a los recursos.
• La columna Costo muestra el costo total de los recursos.
 Calcular el Costo Total de Horas Extras
• Muestre la vista Uso de la tarea y la tabla Trabajo.
• Haga clic con el botón secundario en el campo Trabajo y elija Insertar
columna.
• En la lista nombre de campo, elija Trabajo de horas extra.
• En la columna trabajo de horas extra, escriba la cantidad de trabajo de
horas extra para la asignación de recursos.
 Costo Total del Proyecto
• Para ver el costo total del proyecto, se utiliza la opción de Estadísticas:

En la pestaña Proyecto de la Cinta de Opciones,

seleccione Información del Proyecto.

Seleccione el botón Estadísticas para abrir el cuadro

Estadísticas.
 Resumen
• Los recursos contribuyen a la mayoría de los costos de proyecto.
• Basado en los tipos de recursos, los costos del proyecto pueden ser de tres
tipo: costo del recurso trabajo, costo del recurso material y recurso de
costo.
• El costo del recurso trabajo es calculado multiplicando su taza estándar por
hora con el esfuerzo por hora, mientras el costo del recurso material es
calculado multiplicando su taza de unidad por el número de unidades.
• En caso de que el proyecto requiera recurso para horas extras, la taza de
horas extras puede ser incluida en la estimación del costo del presupuesto.
• El Administrador puede ajustar la disponibilidad de los recursos para un
proyecto como un porcentaje del total del horas de trabajo.