IDAT MICROSOFT EXCEL

BLOQUES DE INFORMACIÓN CON RESUMENES

Y GRÁFICOS
SEMANA 3

LOGRO ESPERADO:
Presentar la información con datos calculados resumidos que faciliten su análisis a través de gráficos.

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HERRAMIENTA SUBTOTALES

El programa cuenta con esta herramienta que permitirá crear bloques de información las cuales ayudaran en la
creación de informes con datos calculados organizados en grupos.

Muestra:

En el siguiente cuadro se requiere totalizar el pago agrupado por sexo,

para lo cual se realiza los siguientes pasos:

1. Clic en el encabezado SEXO y ordenarlo

de forma ascendente
2. Luego ingresar a la ficha DATOS
3. En el grupo Esquema, Clic en Subtotal
4. En la ventana que se muestra configurar
lo siguiente

Elegir el campo de
grupo

Elegir la función
para la operación
de cálculo
• Si el cuadro tiene subtotales los
nuevos cálculos reemplazarán los
valores
• El salto de página se hará evidente Seleccionar el
en la impresión campo para
• Resumen debajo presentará los realizar el cálculo
resultados de los cálculos

Para generar subgrupos solo

debe repetir el procedimiento
indicado y en la ventana de
subtotales asegúrese de
desactivar la opción “Reemplazar
subtotales actuales” para evitar
perder los cálculos en los
subgrupos.

Pág. 1 GUIA RÁPIDA

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FUNCIÓN SUBTOTALES

Permite realizar operaciones de cálculo omitiendo subtotales y/o resultados erróneos para los nuevos resultados.

Sintaxis:
=SUBTOTALES(Nro_función,Referencia)

El número de función le ayudará en el cálculo, se cuenta con bloques del 1 al 11 y del 101 al
111, donde las funciones son repetitivas, la diferencia entre ellas es que el primer grupo calculará
los datos incluyendo las celdas ocultas y el segundo grupo las omitirá.

=SUBTOTALES(9,F2:F12) =SUBTOTALES(109,F2:F12)

FUNCIÓN AGREGAR

Permite realizar operaciones de cálculo administrando los resultados a través de las opciones de cálculo.

Sintaxis:
=AGREGAR(Nro_función,Opciones,Matriz)

Detalle:
Número de función Número de opciones

Muestra:
En el siguiente cuadro se tiene la columna de NETO con datos erróneos, si se utiliza la función SUMA para
obtener el resultado será un valor de error; para evitar esto se usa la función AGREGAR con el código 9 que
corresponde a suma y la opción 3 que corresponde a omitir filas ocultas, valores de error e incluso subtotales
que puedan existir calculados con la función agregar y/o subtotales.

Calculando con SUMA

Calculando con AGREGAR

Pág. 2 GUIA RÁPIDA

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GRÁFICOS

Los gráficos son parte fundamental para el análisis de la información, Excel cuenta con diferentes tipos de gráfico
que facilitan el proceso de creación.

Pasos a seguir:
1. Seleccione los datos
2. Ingresa a la ficha “Insertar”
3. En el grupo “Gráficos” clic sobre el tipo de gráfico que desea crear

Al tener el gráfico seleccionado puede personalizarlos usando la barra “Herramientas de gráficos”, en la ficha
Diseño podrá hacer cambios rápidos agregando elementos de lectura, diseños para la distribución de los
elementos del gráfico, combinar colores, elegir uno de los estilos preestablecidos, distribuir y/o editar los datos,
intercambiar entre los tipos de gráfico y mover el gráfico para verlo en una hoja independiente.

En la ficha Formato. Podrá personalizar los elementos del gráfico, modificando los colores de relleno, trazo,
estilos de forma y fuente.

Se debe considerar que puede modificar de forma rápida los elementos, estilos e incluso filtrar la información
con los controles que se muestran junto al gráfico.

Si hace doble clic

sobre un elemento del
gráfico se mostrará el
panel de
personalización
donde podrá editar de
acuerdo a su criterio y
necesidad.

Pág. 3 GUIA RÁPIDA

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Actividad

Observa el siguiente cuadro y realiza los paoss que se indican para generar el gráfico, puedes modificar
colores, fuentes u otros elementos para mejorar la presentación de acuerdo a tu criterio.

Pág. 4 GUIA RÁPIDA